Saiba mais sobre coleções no eDiscovery (Premium)

Quando as organizações enfrentam a coleta de comunicações e conteúdo que podem ser relevantes para uma investigação ou um possível litígio, elas enfrentam um desafio significativo sob as melhores circunstâncias. No local de trabalho moderno de hoje, o volume, a variedade e a velocidade do conteúdo estão habilitando a inovação e o trabalho remoto, ao mesmo tempo em que expandem os requisitos e o processo para gerenciar coleções para investigações de descoberta eletrônica.

Coleções no eDiscovery (Premium) ajudam os gerentes de descoberta eletrônica a escopo rápido de uma pesquisa de conteúdo em email, documentos, reações do Teams e outros conteúdos no Microsoft 365. As coleções fornecem aos gerentes uma estimativa do conteúdo que pode ser relevante para o caso. Essa estimativa permite que os gerentes façam decisões rápidas e informadas sobre o tamanho e o escopo do conteúdo relevantes para um caso. Os gerentes de descoberta eletrônica podem criar uma coleção para pesquisar fontes de dados de custódia (como caixas de correio e sites do SharePoint), fontes de dados não custodiais (como sites do SharePoint, caixas de correio do Grupo e Microsoft Teams) e usando critérios de pesquisa específicos (como palavras-chave e intervalos de data) para definir rapidamente o escopo de sua coleção.

Depois que a coleção for definida, os gerentes de descoberta eletrônica devem primeiro enviar a coleção para criar uma estimativa. A estimativa inclui estimativas para o volume de dados, os locais de conteúdo que contêm resultados e o número de acessos para a condição de consulta de pesquisa e muito mais. Esses insights podem ajudar a informar se a coleção deve ser revisada para restringir ou expandir o escopo da coleção antes de avançar na revisão e analisar estágios no fluxo de trabalho de descoberta eletrônica.

Quando o gerente estiver satisfeito com o escopo da coleção e a quantidade estimada de conteúdo que provavelmente responderá, o gerente poderá adicionar ou confirmar o conteúdo a um conjunto de revisão. Ao comprometer uma coleção a um conjunto de revisão, esse gerente também tem as opções para incluir conversas de chat, anexos de nuvem, itens parcialmente indexados e versões de documento. O conteúdo da coleção também passa por outro nível de processamento durante a ingestão no conjunto de revisão. e a coleção será atualizada com o resumo final da coleção. Depois que o conteúdo é adicionado ao conjunto de revisão, os gerentes de descoberta eletrônica podem continuar a consultar, agrupar e refinar o conteúdo para ajudar na minimização e revisão. Além disso, a coleção é atualizada com informações e estatísticas sobre o conteúdo comprometido com o conjunto de revisão. Essas informações fornecem uma referência histórica sobre o conteúdo da coleção.

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Fluxo de trabalho de coleções

Para começar a usar coleções no eDiscovery (Premium), aqui está um fluxo de trabalho básico e descrições de cada etapa do processo.

1. Crie e execute uma estimativa de coleção. A primeira etapa é criar uma estimativa de coleção e definir as fontes de dados custodiais e não custodiais a serem pesquisadas. Você também pode pesquisar outras fontes de dados que não foram adicionadas ao caso. Depois de adicionar as fontes de dados, você configurará a consulta de pesquisa para pesquisar as fontes de dados em busca de conteúdo relevante para o caso. Você pode usar palavras-chave, propriedades e condições para criar consultas de pesquisa que retornam conteúdo que provavelmente é mais relevante para o caso. Para obter mais informações, consulte Criar uma estimativa de coleção.

2. Examine a estimativa e as estatísticas. Depois de criar uma estimativa de coleção e executá-la, a próxima etapa é exibir estatísticas de coleção para ajudá-lo a verificar se o conteúdo relevante está sendo encontrado e os locais de conteúdo com mais acessos. Você também pode examinar uma amostra dos resultados da pesquisa para ajudar a determinar se o conteúdo está no escopo da investigação. Para obter mais informações, consulte Pesquisar estatísticas para obter estimativas de coleção.

3. Revise & executar novamente uma estimativa de coleção. Com base nas estimativas e estatísticas retornadas pela coleção, você pode editar a estimativa de coleta alterando as fontes de dados pesquisadas e a consulta de pesquisa para expandir ou restringir a coleção. Você pode atualizar e executar novamente a estimativa de coleção até ter certeza de que a coleção contém o conteúdo mais relevante para o seu caso.

4. Confirme uma estimativa de coleção em um conjunto de revisão. Quando você estiver satisfeito que a coleção retorna o conteúdo do tipo relevante para o caso, você pode confirmar a coleção no conjunto de revisão. Quando você confirma uma coleção, você tem a opção de adicionar threads de conversa, anexos de nuvem e versões de documento ao conjunto de revisão, que podem ser relevantes para o caso.

   Quando você confirma uma coleção, itens filho, como assinaturas de email e imagens, são extraídos de um item pai (como uma mensagem de email, mensagem de chat ou documento) e processados pelo OCR (Reconhecimento óptico de Caracteres) para extrair qualquer texto do item filho. O texto extraído de itens filho é adicionado ao item pai para que você possa exibi-lo no conjunto de revisão. Ao não adicionar itens filho ao conjunto de revisão como um arquivo separado, a descoberta eletrônica (Premium) ajuda a limitar o número de itens potencialmente imateriais adicionados ao conjunto de revisão. Para obter mais informações sobre como os itens filho são tratados, consulte Estatísticas e relatórios de coleção.

   Para obter mais informações, consulte Confirmar uma estimativa de coleção em um conjunto de revisão.

5. Examine a visão geral da coleção. Depois que você confirma uma coleção em um conjunto de revisão, as informações sobre a coleção são retidas, como estatísticas sobre itens extraídos, indexação profunda, a consulta de pesquisa usada para a coleção e os locais de conteúdo dos quais os itens foram coletados. Além disso, coleções confirmadas não podem ser editadas ou executadas novamente. Você só pode copiá-los ou excluí-los. A preservação de coleções fornece um registro histórico dos itens coletados que foram adicionados a um conjunto de revisão. Para obter mais informações, consulte Estatísticas e relatórios para coleções confirmadas.