Publicar etiquetas de retenção e aplicá-las em aplicações

Microsoft documentação de orientação de licenciamento do 365 para conformidade de segurança&.

Nota

Este cenário é suportado para todas as configurações de etiquetas de retenção, incluindo registos regulamentares.

Utilize as seguintes informações para o ajudar a publicar etiquetas de retenção e, em seguida, aplique-as a documentos e e-mails.

As etiquetas de retenção ajudam-no a manter o que precisa e a eliminar o que não precisa ao nível do item (documento ou e-mail). Também são utilizados para declarar um item como um registo como parte de uma solução de gestão de registos para o seu Microsoft dados 365.

Disponibilizar etiquetas de retenção a pessoas na sua organização para que possam classificar conteúdo é um processo de dois passos:

  1. Crie as etiquetas de retenção.

  2. Publique as etiquetas de retenção com uma política de etiqueta de retenção.

Diagrama de funções e tarefas para etiquetas.

Utilize as seguintes instruções para os dois passos de administrador.

Sugestão

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Before you begin

O administrador global da sua organização tem permissões completas para criar e editar etiquetas de retenção e as respetivas políticas. Se não estiver a iniciar sessão como administrador global, veja as informações de permissões para gestão de registos ou gestão do ciclo de vida dos dados, consoante a solução que estiver a utilizar.

Certifique-se de que criou as etiquetas de retenção que pretende aplicar aos itens.

Como publicar etiquetas de retenção

Decida antes de criar a política de etiqueta de retenção, quer seja adaptável ou estática. Para obter mais informações, veja Âmbitos de política adaptáveis ou estáticos para retenção. Se decidir utilizar uma política adaptável, tem de criar um ou mais âmbitos adaptáveis antes de criar a política de etiqueta de retenção e, em seguida, selecioná-los durante o processo de política criar etiqueta de retenção. Para obter instruções, veja Informações de configuração para âmbitos adaptáveis.

  1. Na Portal de Conformidade do Microsoft Purview, aceda a uma das seguintes localizações:

    • Se estiver a utilizar a gestão de registos:

      • Soluções>Gestão de>> registos Separador Políticas de etiquetas>Publicar etiquetas
    • Se estiver a utilizar a gestão do ciclo de vida dos dados:

      • Soluções>Gestão do ciclo de vida dos> dados Microsoftseparador> Políticas de etiquetas 365>Publicar etiquetas

    Não vê imediatamente a sua solução no painel de navegação? Primeiro, selecione Mostrar tudo.

  2. Siga as instruções para criar a política de etiqueta de retenção. Tenha cuidado com o nome que escolher para a política, uma vez que esta não pode ser alterada depois de a política ser guardada.

  3. Utilize a ligação para selecionar as etiquetas de retenção a publicar e, em seguida, selecione Seguinte.

  4. Para a página Escolher o tipo de política de retenção a criar , selecione Adaptável ou Estático, consoante a escolha que efetuou nas instruções Antes de começar . Se ainda não tiver criado âmbitos ajustáveis, pode selecionar Adaptável , mas como não haverá âmbitos ajustáveis para selecionar, não poderá concluir o assistente com esta opção.

  5. Consoante o âmbito selecionado:

    • Se escolheu Adaptável: na página Escolher âmbitos de política adaptável e localizações , selecione Adicionar âmbitos e selecione um ou mais âmbitos adaptáveis que tenham sido criados. Em seguida, selecione uma ou mais localizações. As localizações que pode selecionar dependem dos tipos de âmbito adicionados . Por exemplo, se só tiver adicionado um tipo de âmbito de Utilizador, poderá selecionar e-mail do Exchange , mas não sites do SharePoint.

    • Se escolheu Estático: na página Escolher localizações, ative ou desative qualquer uma das localizações. Para cada localização, pode deixá-la na predefinição para aplicar a política a toda a localização ou especificar inclui e exclui

    Para obter informações sobre as opções de localização, consulte Localizações.

Para editar uma política de etiqueta de retenção existente (o tipo de política é Publicar), selecione-a e, em seguida, selecione a opção Editar para iniciar a configuração da política de retenção Editar .

Quando as etiquetas de retenção ficam disponíveis para serem aplicadas

Se publicar etiquetas de retenção no SharePoint ou no OneDrive, essas etiquetas são normalmente apresentadas para os utilizadores selecionarem dentro de um dia. No entanto, aguarde até sete dias.

Se publicar etiquetas de retenção no Exchange, pode demorar até sete dias para que essas etiquetas de retenção sejam apresentadas para os utilizadores. Tal como acontece com todas as definições de retenção do Exchange, a caixa de correio tem de conter, pelo menos, 10 MB de dados.

Diagrama de quando as etiquetas publicadas são aplicadas.

Se as etiquetas não aparecerem após sete dias, verifique o Estado da política de etiquetas ao selecioná-la na página Políticas de etiqueta no Portal de Conformidade do Microsoft Purview. Se vir (Erro) incluído no estado e nos detalhes das localizações vir uma mensagem a indicar que está a demorar mais tempo do que o esperado a implementar a política ou a tentar reimplementar a política, experimente executar o comando Set-AppRetentionCompliancePolicy ou Set-RetentionCompliancePolicy do PowerShell para repetir a distribuição da política:

  1. Ligar à Segurança & Conformidade do PowerShell.

  2. Execute um dos seguintes comandos:

    • Para as localizações de políticas mensagens de canal privado do Teams, mensagens de utilizador do Yammer e mensagens da comunidade do Yammer:

      Set-AppRetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution
      
    • Para todas as outras localizações de política, como e-mail do Exchange, sites do SharePoint, mensagens de canal do Teams , etc.:

      Set-RetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution
      

Como verificar o estado das etiquetas de retenção publicadas no Exchange

No Exchange Online, as etiquetas de retenção são disponibilizadas aos utilizadores finais através de um processo que é executado a cada sete dias. Ao utilizar o PowerShell, pode ver quando este processo foi executado pela última vez e, por conseguinte, identificar quando será executado novamente.

  1. Ligar ao PowerShell do Exchange Online.

  2. Execute estes comandos.

    $logProps = Export-MailboxDiagnosticLogs <user> -ExtendedProperties
    
    $xmlprops = [xml]($logProps.MailboxLog)
    
    $xmlprops.Properties.MailboxTable.Property | ? {$_.Name -like "ELC*"}
    
    

Nos resultados, a ELCLastSuccessTimeStamp propriedade (UTC) mostra quando o sistema processou a sua caixa de correio pela última vez. Se não acontecer desde a altura em que criou a política, as etiquetas não serão apresentadas. Para forçar o processamento, execute Start-ManagedFolderAssistant -Identity <user>.

Se as etiquetas não aparecerem no Outlook na Web e achar que devem estar, certifique-se de que limpa a cache no browser (CTRL+F5).

Como aplicar etiquetas de retenção publicadas

Utilize as secções seguintes para saber como as etiquetas de retenção publicadas podem ser aplicadas nas aplicações:

Além disso, quando utiliza Microsoft Syntex e publica etiquetas de retenção em localizações do SharePoint, pode aplicar uma etiqueta de retenção a um modelo de compreensão de documentos para que os documentos identificados sejam etiquetados automaticamente.

Depois de etiquetar o conteúdo, veja as seguintes informações para compreender quando é que a etiqueta aplicada pode ser removida ou alterada: apenas uma etiqueta de retenção de cada vez.

Aplicar manualmente etiquetas de retenção

Os utilizadores finais, bem como os administradores, podem aplicar manualmente etiquetas de retenção a partir das seguintes localizações:

  • Outlook e Outlook na Web

  • OneDrive

  • SharePoint

  • site de grupo do Microsoft 365 para o Teams

Utilize as secções seguintes para compreender como aplicar etiquetas de retenção.

Aplicar etiquetas de retenção no Outlook

Para etiquetar um item no cliente de ambiente de trabalho do Outlook, selecione o item. No separador Base do friso, clique em Atribuir Política e, em seguida, selecione a etiqueta de retenção.

Botão Atribuir Política.

Também pode clicar com o botão direito do rato num item, clicar em Atribuir Política no menu de contexto e, em seguida, escolher a etiqueta de retenção. Quando seleciona vários itens, pode utilizar este método para atribuir a mesma etiqueta de retenção a múltiplos itens ao mesmo tempo.

Após a aplicação da etiqueta de retenção, pode ver essa etiqueta de retenção e que ação é executada na parte superior do item. Se um e-mail tiver uma etiqueta de retenção aplicada que tenha um período de retenção associado, pode ver rapidamente quando o e-mail expirar.

Aplicar uma etiqueta de retenção predefinida a uma pasta do Outlook

Pode aplicar etiquetas de retenção a pastas do Outlook como uma etiqueta predefinida que pode ser herdada por mensagens nessa pasta. Clique com o botão direito do rato na pasta, selecione Propriedades, o separador Política e selecione a etiqueta de retenção que pretende utilizar como etiqueta de retenção predefinida dessa pasta.

Quando utiliza uma etiqueta de retenção padrão como etiqueta predefinida para uma pasta do Outlook:

  • Todos os itens não etiquetados na pasta têm esta etiqueta de retenção aplicada.

  • A herança flui para quaisquer pastas subordinadas e os itens herdam a etiqueta da pasta mais próxima.

  • Os itens que já estão etiquetados mantêm a etiqueta de retenção, a menos que tenha sido aplicada por uma etiqueta predefinida diferente.

  • Se alterar ou remover a etiqueta de retenção predefinida da pasta: as etiquetas de retenção existentes aplicadas aos itens nessa pasta também serão alteradas ou removidas apenas se essas etiquetas tiverem sido aplicadas por uma etiqueta predefinida.

  • Se mover um item com uma etiqueta de retenção predefinida de uma pasta para outra pasta com uma etiqueta de retenção predefinida diferente: o item obtém a nova etiqueta de retenção predefinida.

  • Se mover um item com uma etiqueta de retenção predefinida de uma pasta para outra pasta sem etiqueta de retenção predefinida: a antiga etiqueta de retenção predefinida é removida.

Quando são aplicadas etiquetas que não são etiquetas de retenção padrão, mas marcam itens como registos (ou registos regulamentares), estas etiquetas só podem ser alteradas ou removidas manualmente.

Aplicar etiquetas de retenção no Outlook na Web

Para etiquetar um item no Outlook na Web, clique com o botão direito do rato no item >Atribuir política> escolha a etiqueta de retenção. Ao contrário do Outlook para ambiente de trabalho, não pode utilizar este método se selecionar vários itens.

Menu Atribuir política no Outlook na Web.

Após a aplicação da etiqueta de retenção, pode ver essa etiqueta de retenção e que ação é executada na parte superior do item. Se um e-mail for classificado e tiver um período de retenção associado, pode saber rapidamente quando o e-mail irá expirar.

Etiqueta atribuída ao e-mail no Outlook na Web.

Tal como acontece com a versão de ambiente de trabalho do Outlook na Web, também pode aplicar etiquetas de retenção a pastas. Clique com o botão direito do rato na pasta, selecione Atribuir política e altere Utilizar política de pastas principais para a etiqueta de retenção que pretende utilizar como etiqueta de retenção predefinida dessa pasta.

Aplicar etiquetas de retenção no OneDrive e no SharePoint

A aplicação manual de etiquetas de retenção é suportada apenas na nova experiência e não na experiência clássica.

Para etiquetar um documento (incluindo ficheiros do OneNote) no OneDrive ou no SharePoint, selecione o item > no canto superior direito, selecione Abrir o painel de detalhesícone dopainel Informações.>Aplicar etiqueta> de retenção selecione a etiqueta de retenção.

Também pode aplicar uma etiqueta de retenção a um item de lista, pasta ou conjunto de documentos e pode definir uma etiqueta de retenção predefinida para uma biblioteca de documentos.

Aplicar lista de etiquetas para um item no SharePoint.

Depois de uma etiqueta de retenção ser aplicada a um item, pode vê-la no painel de detalhes quando esse item estiver selecionado.

Etiqueta aplicada apresentada no painel Detalhes.

Para o SharePoint, mas não para o OneDrive, pode criar uma vista da biblioteca que contém a coluna Etiquetas ou Item é uma coluna Registo . Esta vista permite-lhe ver rapidamente as etiquetas de retenção atribuídas a todos os itens e que itens são registos. No entanto, tenha em atenção que não pode filtrar a vista por Item é uma coluna Registo . Para obter instruções sobre como adicionar colunas, consulte Mostrar ou ocultar colunas numa lista ou biblioteca.

Aplicar etiquetas de retenção com grupos Microsoft 365

Quando publica etiquetas de retenção na localização Grupos do Microsoft 365, as etiquetas de retenção aparecem no site de equipas do SharePoint, mas não são suportadas por nenhum cliente de e-mail para caixas de correio de grupo. A experiência de aplicar uma etiqueta de retenção no site é idêntica à dos documentos no SharePoint.

Os utilizadores também podem aplicar as etiquetas de retenção diretamente no Teams, a partir do separador Ficheiros :

Aplicar uma etiqueta de retenção num canal do Teams, separador Ficheiros.

Aplicar uma etiqueta de retenção predefinida a todos os conteúdos numa biblioteca, pasta ou conjunto de documentos do SharePoint

Este método requer que as etiquetas de retenção sejam publicadas numa política de etiqueta de retenção.

Além de permitir que as pessoas apliquem uma etiqueta de retenção a documentos individuais, também pode aplicar uma etiqueta de retenção predefinida a uma biblioteca, pasta ou conjunto de documentos do SharePoint. Neste cenário, os documentos nessa localização podem herdar a etiqueta de retenção predefinida selecionada. Embora a mesma etiqueta seja aplicada, cada documento será mantido e eliminado separadamente, de acordo com o início da definição do período de retenção na etiqueta.

Para uma biblioteca de documentos, a configuração da etiqueta predefinida é efetuada na página Definições da biblioteca de documentos . Ao escolher a etiqueta de retenção predefinida, também pode optar por aplicá-la a itens existentes na biblioteca.

Por exemplo, se tiver uma etiqueta de retenção para materiais de marketing e souber que uma biblioteca de documentos específica contém apenas esse tipo de conteúdo, pode fazer da etiqueta de retenção Materiais de Marketing a etiqueta predefinida para todos os documentos nessa biblioteca.

Opção Aplicar etiqueta na página Definições da biblioteca.

Comportamento da etiqueta quando utiliza uma etiqueta predefinida para o SharePoint

Para etiquetas de retenção padrão que aplica como etiqueta de retenção predefinida a uma biblioteca, pasta ou conjunto de documentos:

  • Todos os novos itens não etiquetados no contentor terão esta etiqueta de retenção aplicada.

  • Para pastas, a herança flui para quaisquer pastas subordinadas e os itens herdam a etiqueta da pasta mais próxima.

  • Se tiver selecionado a opção para aplicar a etiqueta predefinida aos itens existentes: os itens que já estão etiquetados mantêm a etiqueta de retenção, a menos que tenha sido aplicada por uma etiqueta predefinida diferente.

  • Se alterar a etiqueta de retenção predefinida para o contentor: as etiquetas de retenção existentes aplicadas aos itens nesse contentor só serão alteradas se tiver selecionado a opção para aplicar a etiqueta predefinida aos itens existentes e essas etiquetas tiverem sido aplicadas por uma etiqueta predefinida.

  • Se remover a etiqueta de retenção predefinida para o contentor: os itens mantêm as respetivas etiquetas.

  • Se mover um item com uma etiqueta de retenção predefinida aplicada de um contentor para outro contentor: o item mantém a etiqueta de retenção predefinida existente, mesmo que a nova localização tenha uma etiqueta de retenção predefinida diferente. Só se alterar a etiqueta predefinida para esta nova localização é que o item movido pode herdar a etiqueta predefinida da localização atual.

Quando são aplicadas etiquetas que não são etiquetas de retenção padrão, mas marcam itens como registos (ou registos regulamentares), estas etiquetas só podem ser alteradas ou removidas manualmente.

Aplicar automaticamente uma etiqueta de retenção ao e-mail através de regras

No Outlook, pode criar regras para aplicar uma etiqueta de retenção.

Por exemplo, pode criar uma regra que aplica uma etiqueta de retenção específica a todas as mensagens enviadas de ou para um grupo de distribuição específico.

Para criar uma regra, clique com o botão direito do rato num item >Regras>Criar Regras>Regras De Opções> AvançadasAplicar>política de retenção.

Assistente de regras com opção para aplicar políticas de retenção.

Embora a IU se refira a políticas de retenção, são as etiquetas de retenção que são apresentadas aqui e podem ser selecionadas e não as políticas de retenção.

Atualizar as etiquetas de retenção e as respetivas políticas

Se editar uma etiqueta de retenção ou uma política de etiqueta de retenção e a etiqueta ou política de retenção já estiver aplicada ao conteúdo, as definições atualizadas serão automaticamente aplicadas a este conteúdo, além do conteúdo que foi identificado recentemente.

Algumas definições não podem ser alteradas depois de a etiqueta ou política ser criada e guardada, que incluem:

  • Nomes para etiquetas de retenção e respetivas políticas, o tipo de âmbito (adaptável ou estático) e as definições de retenção, exceto o período de retenção. No entanto, não pode alterar o período de retenção quando o período de retenção se baseia no momento em que os itens foram etiquetados.
  • A opção para marcar itens como um registo.

A eliminar etiquetas de retenção

Pode eliminar etiquetas de retenção que não estão atualmente incluídas em políticas de etiquetas de retenção, que não estão configuradas para retenção baseada em eventos ou que marcam itens como registos regulamentares.

Para etiquetas de retenção que pode eliminar, se tiverem sido aplicadas a itens, a eliminação falha e verá uma ligação para o explorador de conteúdos para identificar os itens etiquetados.

No entanto, o explorador de conteúdos pode demorar até dois dias a mostrar os itens etiquetados. Neste cenário, a etiqueta de retenção pode ser eliminada sem mostrar a ligação para o explorador de conteúdos.

Bloquear a política para impedir alterações

Se precisar de garantir que ninguém pode desativar a política, eliminar a política ou torná-la menos restritiva, veja Utilizar o Bloqueio de Preservação para restringir as alterações às políticas de retenção e às políticas de etiquetas de retenção.

Passos seguintes

Para o ajudar a controlar as etiquetas aplicadas a partir das políticas de etiquetagem de retenção publicadas:

A retenção baseada em eventos é outro cenário suportado para etiquetas de retenção. Para obter mais informações, veja Iniciar retenção quando ocorre um evento.