Trabalhar com comunicações no eDiscovery (Premium)

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Descoberta Eletrônica do Microsoft Purview (Premium) permite que os departamentos jurídicos simplifiquem seus processos em torno do acompanhamento e distribuição de notificações de retenção legal. A ferramenta de comunicação do custodiante permite que os departamentos jurídicos gerenciem e automatizem todo o processo de retenção legal, desde notificações iniciais até lembretes e escalonamentos, tudo em um único local.

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Uma notificação de retenção legal (também conhecida como contencioso) é uma notificação enviada do departamento jurídico de uma organização para funcionários, funcionários contingentes ou guardiões de dados que podem ser relevantes para uma investigação legal. Essas notificações instruem os guardiões a preservar informações armazenadas eletronicamente e qualquer conteúdo que possa ser relevante para uma questão legal ativa ou iminente. As equipes jurídicas devem saber que cada custodiante recebeu, leu, entendeu e concordou em cumprir as instruções fornecidas.

Uma organização tem o dever de preservar informações relevantes quando souber de um litígio ou investigação regulatória iminente. Para cumprir os requisitos de preservação de uma investigação, a organização deve informar imediatamente potenciais guardiões sobre seu dever de preservar informações relevantes.

Com a descoberta eletrônica (Premium), as equipes jurídicas podem criar e personalizar seu fluxo de trabalho de notificação de retenção legal. A ferramenta de comunicação do custodiante permite que as equipes jurídicas configurem os seguintes avisos e fluxos de trabalho:

  1. Aviso de emissão: Um aviso de retenção legal é emitido (ou iniciado) por uma notificação do departamento jurídico para os custodiantes que podem ter informações relevantes sobre o caso. Este aviso instrui os guardiões a preservarem todas as informações que possam ser necessárias para descoberta.

  2. Aviso de nova emissão: Durante um caso, os custodiantes podem ser necessários para preservar mais conteúdo (ou menos conteúdo) do que foi solicitado anteriormente. Para esse cenário, você pode atualizar o aviso de responsabilidade existente e fazer com que ele se adécar aos guardiões.

  3. Aviso de lançamento: Depois que um assunto é resolvido e o custodiante não está mais sujeito a um requisito de preservação, o custodiante pode ser liberado do caso. Além disso, você pode notificar o custodiante de que eles não são mais necessários para preservar o conteúdo e fornecer instruções sobre como retomar sua atividade de trabalho normal e seus dados.

  4. Lembretes e escalonamentos: Em algumas instâncias, apenas emitir um aviso não é suficiente para atender aos requisitos legais de descoberta. A cada notificação, as equipes jurídicas podem agendar um conjunto de fluxos de trabalho de lembretes e escalonamento para acompanhar automaticamente com guardiões não responsivas.

    • Lembretes: Depois que um aviso de retenção legal foi emitido ou relançado para um conjunto de custodiantes, uma organização pode configurar lembretes para alertar os guardiões sem resposta.

    • Escalações: Em alguns casos, se um custodiante permanecer sem resposta mesmo após um conjunto de lembretes durante um período de tempo, a equipe jurídica pode configurar um fluxo de trabalho de escalonamento para notificar os guardiões sem resposta e seu gerente.

Para obter mais informações sobre como gerenciar o processo de comunicação do custodiante, confira o seguinte: