Rever e assinar um pedido de assinatura na eSignature

Quando é criado um pedido de assinatura, é enviada uma notificação por e-mail aos destinatários. (Em alguns casos, os destinatários também podem receber notificações no Teams através da aplicação Aprovações.) A notificação contém detalhes do pedido, incluindo todos os destinatários que têm de assinar e quaisquer instruções de assinatura. Um destinatário não precisa de ter uma licença do SharePoint ou uma conta Microsoft para assinar o pedido.

Aceder ao documento a assinar

Quando receber a notificação por e-mail, selecione Ver pedido no e-mail para iniciar o processo de assinatura.

Consentimento para utilizar a sua assinatura eletrónica

Para continuar o processo de assinatura eletrónica, tem de consentir os termos e condições e concordar em utilizar a sua assinatura eletrónica para assinatura. No ecrã termos e condições da eSignature :

• Selecione Concordo para utilizar a sua assinatura eletrónica e continuar com o processo de assinatura.

• Em alternativa, selecione Recusar se preferir não utilizar a sua assinatura digital e contacte a pessoa que pediu a sua assinatura para concluir a assinatura utilizando um método diferente.

• Se fechar o ecrã de termos e condições da eSignature sem selecionar o botão Concordar , pode reabrir a caixa de diálogo ao selecionar o botão Ver divulgação na área superior esquerda do documento.

  

Assinar o documento

Depois de aceitar os termos e condições da eSignature, o visualizador de documentos é aberto num novo separador do browser. Aqui, pode navegar e ler o documento e rever o conteúdo. Quando estiver pronto para assinar, selecione Iniciar. Esta ação leva-o para a primeira localização onde a sua entrada é necessária.

Existem três tipos diferentes de entrada que lhe podem ser pedidas:

• Assinatura
• Iniciais
• Data

Assinatura

As assinaturas eletrónicas permitem-lhe assinar digitalmente um documento ao permitir-lhe adicionar uma representação da sua assinatura física.

1. Para adicionar a sua assinatura, escreva o seu nome. Se quiser escolher um estilo de tipo de letra diferente para a sua assinatura, selecione Alterar tipo de letra e escolha o tipo de letra que pretende utilizar.

   

2. Selecione Concluído para adicionar a sua assinatura ao documento.

3. Selecione Seguinte para ir para a localização seguinte no documento que requer a sua entrada.

   

Iniciais

Em algumas localizações do documento, poderá ser-lhe pedido para adicionar as suas iniciais para reconhecer uma cláusula específica.

1. Selecione Inicial aqui e introduza as suas iniciais. Esta ação é pré-preenchida se já tiver introduzido a sua assinatura.

   

2. Selecione Seguinte para ir para a localização seguinte no documento que requer a sua entrada.

Data

A data é pré-preenchida com a data do dia atual.

Submeter o documento assinado

Quando tiver introduzido todas as entradas necessárias, selecione Submeter para concluir o processo de assinatura.

O estado do pedido muda de Em curso para Concluído. O documento torna-se só de leitura. Recebe uma notificação por e-mail a informar que a sua assinatura foi recebida e que o requerente foi notificado.

Assim que todas as pessoas assinarem o documento, receberá uma notificação por e-mail a indicar onde pode ver o documento e pedir detalhes. O documento está disponível através do botão Ver pedido no e-mail durante 30 dias, por isso, certifique-se de que o transfere para os seus próprios registos.

Recusar assinar o documento

Se rever o documento e não o quiser assinar, pode recusar-se a assinar.

1. No visualizador de documentos, selecione Mais opções (...) e, em seguida, selecione Recusar para assinar.

   

2. No ecrã Está a recusar-se a assinar , introduza um motivo para não assinar o documento e, em seguida, selecione Recusar. Em alternativa, se mudar de ideias, selecione Cancelar.

   

Depois de recusar, não poderá adicionar a sua assinatura, mas poderá ver o documento no modo só de leitura.

Depois de recusar, é enviada uma notificação por e-mail ao requerente a informar que não pretende assinar o documento. Recusar assinar conclui o processo de assinatura e altera o estado do pedido de Em curso para Recusado.

Se existirem mais destinatários, também receberão uma notificação a informar que o pedido foi recusado.

Ver o histórico de pedidos e os detalhes

Quer seja um requerente ou um destinatário, pode selecionar Ver pedido a partir de qualquer uma das suas notificações por e-mail para ver o documento e saber mais sobre o pedido.

1. No visualizador de documentos, selecione o separador Ver histórico para ver o estado do pedido. No painel Histórico , pode ver os destinatários que ainda não assinaram e as atividades que ocorreram até ao momento, como quando o pedido foi criado e quem são os destinatários.

   

2. Selecione o separador Ver detalhes para ver os detalhes do pedido. No painel Detalhes , pode ver o título do pedido, quaisquer instruções que o requerente tenha adicionado ao enviar o pedido e para quem o pedido foi enviado.

   

Monitorizar o estado de um pedido

Quando cria um pedido de assinatura com eSignature, este passa por diferentes fases que são refletidas nos estados do pedido. Pode ver o estado de um pedido ao selecionar Ver pedido em qualquer uma das notificações por e-mail que recebeu sobre o pedido de assinatura. A tabela seguinte mostra os estados do pedido e o respetivo significado.

Estado	Descrição
Em curso	O pedido está em curso assim que é criado. O estado permanece neste estado até que o pedido tenha sido revisto por todos os destinatários ou cancelado pelo remetente do pedido.
Concluído	O pedido é concluído quando todos os destinatários assinarem o documento.
Cancelado	O pedido foi cancelado pelo remetente.
Recusado	Um dos destinatários recusou-se a assinar.

Quando o estado de um pedido é Concluído, Cancelado ou Recusado, o pedido já não pode ser processado pelo remetente ou pelos destinatários. Por exemplo, se um destinatário recusar um pedido, o remetente terá de enviar um novo pedido depois de o motivo da recusa ter sido resolvido. Não é possível editar o pedido original recusado.

Nota

Para pedidos enviados através de outros fornecedores de assinatura eletrónica, o estado refletido é determinado pelo fornecedor de assinaturas e poderá diferir do estado descrito anteriormente.

Aceder ao documento assinado

Documentos assinados com eSignature

Todas as partes envolvidas no pedido recebem uma notificação por e-mail a informar que o pedido foi concluído e o estado do pedido é Concluído. No e-mail, pode selecionar Ver documento assinado para aceder ao documento assinado e ao histórico de pedidos.

Os signatários podem continuar a aceder e transferir o documento assinado a partir da notificação por e-mail durante 30 dias após receberem o e-mail. Além disso, os remetentes de pedidos podem aceder à pasta de origem na qual o documento assinado foi guardado diretamente a partir do e-mail. O nome de ficheiro do documento assinado será o nome de ficheiro original com "assinado" e a data e hora anexadas ao mesmo.

Nota

Quando abre um documento PDF num site do SharePoint, não verá os detalhes do pedido se o visualizador de PDF predefinido estiver definido como Adobe. Tem de definir o visualizador de PDF como o visualizador predefinido.

Segurança do documento assinado

Depois de todos os destinatários assinarem o documento, as assinaturas são adicionadas e um registo de auditoria é anexado ao PDF assinado. Estão incluídos detalhes do pedido, incluindo atividades e carimbos de data/hora de quando ocorreram ao longo do processo de assinatura. Os detalhes incluem a data e hora que o pedido criou, a data e a hora em que os destinatários assinaram, etc. Estes detalhes fornecem provas da integridade do processo de assinatura. Em seguida, o documento assinado é assinado digitalmente por um certificado da Microsoft para garantir que não pode ser adulterado.

Documentos assinados com outros fornecedores de assinaturas

Todas as partes recebem uma notificação por e-mail do fornecedor quando a assinatura de documentos estiver concluída. Normalmente, o e-mail contém uma ligação para o documento assinado ou como anexo. Além disso, uma cópia do documento assinado é armazenada automaticamente no SharePoint. Depois de armazenado, o criador do pedido recebe um e-mail da eSignature com uma ligação para a localização do SharePoint.

O documento assinado é armazenado numa pasta específica do fornecedor na biblioteca de documentos do SharePoint do documento original (o documento original é o PDF a partir do qual o pedido foi iniciado). O documento assinado pode ser encontrado através deste caminho de pasta: [Biblioteca de documentos] > Aplicações\Documentos assinados\fornecedor (por exemplo, Documentos assinados da Contoso Documentos >>> DocuSign). A política de retenção do documento guardado herda a política de retenção configurada pelo SharePoint ou administrador de inquilinos.

O nome de ficheiro do documento assinado será o nome de ficheiro original com o nome do fornecedor, com "assinado" e a data e hora anexadas ao mesmo.

Nota

Uma cópia do documento assinado não será guardada se o pedido for recusado ou cancelado. Qualquer outro documento carregado através de um fornecedor fora do SharePoint durante a criação de um pedido também não será guardado no SharePoint. Apenas os documentos iniciados a partir do SharePoint são guardados novamente no SharePoint.