Diretrizes: migrar dos fluxos de trabalho clássicos para os fluxos do Power Automate no SharePoint

Cenário atual

Para os utilizadores empresariais que criam aplicações e automatizações de processos no SharePoint hoje e no futuro, o Microsoft Power Apps e os fluxos no Microsoft Power Automate são as suas ferramentas de eleição. Esta transição natural está em curso, pois o SharePoint evolui do InfoPath e do SharePoint Designer fluxos de trabalho para a simplicidade e versatilidade do Power Apps e fluxos no Power Automate.

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Este artigo fornece especificamente orientações sobre como planear a transição de fluxos de Trabalho clássicos do SharePoint para o Power Automate.

Fluxos de trabalho clássicos no SharePoint

Os fluxos de trabalho clássicos no SharePoint constituem dois sistemas de fluxo de trabalho, nomeadamente

Embora ambos os sistemas de fluxo de trabalho permitam que os utilizadores criem e publiquem fluxos de trabalho no SharePoint, veja as seguintes principais diferenças:

  • Os fluxos de trabalho do SharePoint 2010, lançados juntamente com o Servidor do SharePoint 2010, são alojados e executados no runtime de fluxo de trabalho do SharePoint.
  • Os fluxos de trabalho do SharePoint 2013, lançados juntamente com o Servidor do SharePoint 2013, são alojados no SharePoint e executados no Gerenciador de Fluxos de Trabalho, que é executado de forma independente.

Os utilizadores utilizam principalmente o SharePoint Designer para criar e publicar fluxos de trabalho no SharePoint, enquanto os programadores profissionais, que procuram expandir e criar fluxos de trabalho, utilizam o Visual Studio para criar e publicar fluxos de trabalho no SharePoint.

Importante

Após 1 de agosto de 2020, os novos clientes do Microsoft 365 podem utilizar fluxos de trabalho do SharePoint 2013 ou do Power Automate. No entanto, os fluxos de trabalho do SharePoint 2013 seguirão um caminho de desativação semelhante no futuro, portanto, é altamente recomendável usar o Power Automate ou outras soluções com suporte. Se quiser saber mais sobre a utilização do fluxo de trabalho do SharePoint 2013 no seu inquilino, pode utilizar a ferramenta de Avaliação do Fluxo de Trabalho 2013. Essa ferramenta avaliará seu locatário no uso do fluxo de trabalho do SharePoint 2013 e gerará um relatório do Power BI com as descobertas.

Observação

A Ferramenta de Migração do SharePoint (SPMT) permite-lhe migrar fluxos de trabalho do Servidor do SharePoint 2010 e do SharePoint Designer 2010 & 2013 para o Power Automate. Saiba mais sobre como migrar os fluxos de trabalho do Servidor do SharePoint e do SharePoint Designer com o SPMT.

Fluxos de trabalho modernos com fluxos do Power Automate

Desde o lançamento de fluxos de trabalho clássicos, as aplicações sharePoint e Microsoft 365 evoluíram para proporcionar experiências apelativas, flexíveis e mais eficazes. As experiências modernas no SharePoint integram-se com as restantes aplicações e serviços do Microsoft 365 que impulsionam a segurança, a produtividade e a colaboração.

O Power Automate ajuda os utilizadores e empresas a criar fluxos de trabalho automatizados entre as suas aplicações e serviços favoritos para receber notificações, recolher dados, automatizar políticas empresariais e muito mais.

Ao utilizar Microsoft Power Automate, os utilizadores do SharePoint podem utilizar o Conector do SharePoint para criar automatizações para quando os dados forem alterados numa lista ou biblioteca. Os utilizadores podem criar fluxos de trabalho simples e complexos, tais como, mas não se limitam a:

  • Enviar um e-mail quando um novo item é criado numa lista.
  • Inicie a aprovação quando um novo ficheiro é adicionado a uma biblioteca.

Para criar e criar fluxos, os utilizadores utilizam principalmente o site do Power Automate , enquanto os utilizadores também podem criar fluxos a partir do SharePoint ou através da aplicação móvel do Power Automate.

Para saber mais sobre como criar fluxos de trabalho com o Power Automate no SharePoint, comece aqui: Aplicações empresariais e Processo de negócio Aplicações empresariais e automatização de processos de negócio.

Pontos de dor ao mover-se entre fluxos de trabalho clássicos nos fluxos do SharePoint e do Power Automate

Muitas pessoas sentem que existem lacunas significativas entre os fluxos de trabalho do SharePoint Designer (clássico) e o Power Automate, mas a lista não é longa. Claro que existem algumas soluções que deve considerar no seu planeamento à medida que passa dos fluxos de trabalho clássicos para os fluxos do Power Automate.

  • Limite de execução de 30 dias para fluxos – o SharePoint Designer fluxos de trabalho podem ser executados infinitamente, mas os fluxos têm uma duração de 30 dias. Ultrapassar esta limitação significa que o fluxo terá de se chamar de forma novamente participante para reiniciar o tique-taque do relógio. Consoante a solução que escolher para o fazer, poderá ser necessária uma licença do Power Automate Premium.
  • Conector HTTP – se fizer chamadas à API REST do SharePoint, pode utilizar a ação "Enviar Pedido HTTP para o SharePoint" disponível no conector do SharePoint. O Flow também tem um conector HTTP genérico (como uma ação), mas é um conector Premium. Se utilizar chamadas HTTP extensivamente, poderá querer criar um utilizador de "conta de serviço" com uma licença do Power Automate e executar estes fluxos com essa conta de utilizador. Isto também facilitará a gestão do conjunto de fluxos que considera fluxos "empresariais".
  • Fluxos Reutilizáveis – ao utilizar algum pensamento modular, pode criar um fluxo de master que um fluxo por lista ou biblioteca pode chamar para fazer o trabalho pesado. De certa forma, isto é até preferível, pois pode editar um fluxo que é utilizado em muitas localizações centralmente. No entanto, isto requer uma licença premium do Power Automate. Em alternativa, pode utilizar ações de fluxo para detetar todas as listas ou bibliotecas que correspondem a alguns critérios e executar o fluxo em todos num temporizador em vez de com base em eventos.
  • Armazenamento do histórico de fluxos de trabalho – os fluxos mantêm um histórico bastante detalhado no contexto do fluxo propriamente dito na dashboard do Power Automate para as execuções que ocorreram nos últimos 28 dias. Se precisar de controlar os seus sites ou manter o registo histórico durante mais de 28 dias, pode ter as informações do registo de fluxo numa lista que criar.
  • Representação – nos fluxos de trabalho do SharePoint 2010, pode adicionar um passo de representação para atuar como um utilizador diferente. Pode obter funcionalidades semelhantes ao utilizar diferentes contas de utilizador com privilégios diferentes (elevados) para determinadas ações. Em alternativa, pode considerar a utilização de um Azure registo da Aplicação do Active Directory, atribuir-lhe permissões e utilizá-lo para chamar diretamente as APIs. Este último irá necessitar de uma licença premium do Power Automate e requer um esforço mais manual para fazer as chamadas.

Embora estes pontos de dor existam, pode ver que existem soluções alternativas para cada um deles. Tenha em atenção que algumas destas soluções irão necessitar de uma licença Power Automate Premium. Leia mais sobre as implicações da licença e quem precisará de ter uma licença Premium.

Aprovações modernas com fluxos do Power Automate

As aprovações são o cenário de fluxo de trabalho mais comum no que diz respeito à automatização de processos empresariais no SharePoint. Ao transitar para fluxos do Power Automate, as aprovações podem ser simplificadas para dados no SharePoint, Dynamics 365, formulários, SQL, entre outros. Pode criar aprovações no fluxo de trabalho e ver pedidos enviados e recebidos num centro de Ações unificado. As aprovações do Power Automate permitem aos utilizadores personalizar fluxos e criar aprovações para os seguintes tipos:

As aprovações do SharePoint, como aprovações de páginas, aprovações de documentos e aprovações de associações de hubs , são todas integradas e suportadas por fluxos do Power Automate, proporcionando aos utilizadores a flexibilidade para personalizar o processo de negócio para cada um dos cenários de aprovação.

Criar fluxos e fluxos de trabalho clássicos

Para compreender totalmente as melhorias da criação de fluxos de trabalho com fluxos no Power Automate e fluxos de trabalho clássicos com o SharePoint Designer, os utilizadores têm primeiro de se familiarizar com as terminologias de fluxo de trabalho utilizadas pelas ferramentas de fluxo de trabalho, ou seja, o SharePoint Designer e o Power Automate.

Para criar fluxos de trabalho, conforme descrito nas secções anteriores, os utilizadores utilizam principalmente o SharePoint Designer para criar fluxos de trabalho clássicos e o portal do site do Power Automate para criar fluxos.

Veja as tabelas seguintes que comparam as terminologias, acionadores e ações do fluxo de trabalho para obter os conceitos e o suporte mais comuns do fluxo de trabalho.

Embora as listas seguintes mostrem algumas das funcionalidades de fluxo de trabalho mais comuns, o Power Automate oferece muitas mais funcionalidades e é ativamente atualizado com novas funcionalidades. Recomendamos vivamente que visite os seguintes sites do Power Automate para aprendizagem orientada:

Conceitos de fluxo de trabalho

Conceito de fluxo de trabalho Fluxo de trabalho do Microsoft Office SharePoint Online Power Automate
Uma condição que faz com que o fluxo de trabalho seja executado ou executado Opções e eventos de início Gatilho
Blocos modulares que permitem aos utilizadores personalizar o fluxo de trabalho com lógica de negócio Ações Ações
Aplicar e executar lógica de negócio condicional em fluxos de trabalho Condições Condições (disponíveis em Ações)
Obter entradas adicionais dos utilizadores ao executar fluxos de trabalho manuais Formulário de iniciação Entradas do Acionador

Tipos de fluxo de trabalho

Tipo de fluxo de trabalho Fluxo de trabalho do Microsoft Office SharePoint Online Fluxo do Power Automate
Listar fluxos de trabalho Sim Sim
Fluxos de trabalho da biblioteca Sim Sim
Fluxos de trabalho reutilizáveis Sim Não disponível
Fluxos de trabalho do site Sim Não disponível

Integrações do SharePoint

Integração do SharePoint Fluxo de trabalho do Microsoft Office SharePoint Online Fluxo do Power Automate
Criar um fluxo de trabalho personalizado a partir de uma lista ou biblioteca Sim Sim, apenas em Experiências Modernas
Executar ou iniciar um fluxo de trabalho personalizado para um item, ficheiro ou pasta Sim Sim, apenas em Experiências Modernas
Criar e responder à aprovação padrão de um item ou ficheiro Sim Sim
Criar e responder a aprovações de páginas de publicação clássicas Sim Não disponível
Criar e responder a aprovações de páginas modernas Não disponível Sim
Criar e gerir pedidos de aprovação de associação do Site Hub Não disponível Sim

Listar acionadores

Acionador de lista Fluxo de trabalho do Microsoft Office SharePoint Online Fluxo do Power Automate
Quando um item é criado Sim Sim
Quando um item é modificado Sim Sim
Quando um item é criado ou modificado Não disponível Sim
Fluxos de trabalho do site Sim Não disponível
Quando um item é eliminado Não disponível Sim
Para um item selecionado Sim Sim

Ações da lista

Ação listar Fluxo de trabalho do Microsoft Office SharePoint Online Fluxo do Power Automate
Obter itens Não disponível Sim
Criar um item Sim Sim
Atualizar um item Sim Sim
Excluir um item Sim Sim
Copiar um item de lista Sim Sim, ao reutilizar a ação "Criar um item"
Obter anexos Não disponível Sim
Obter conteúdo de anexo Não disponível Sim
Adicionar anexo Não disponível Sim
Excluir anexo Não disponível Sim
Definir valor do campo no item atual Sim Sim, com a ação "Atualizar um item"
Obter alterações para um item Não Sim

Acionadores de ficheiros

Ação listar Fluxo de trabalho do Microsoft Office SharePoint Online Fluxo do Power Automate
Quando um ficheiro é criado Sim, utilizar acionadores de Lista Sim
Quando um ficheiro é criado numa pasta Não disponível Sim
Quando um ficheiro é modificado Sim, utilizar acionadores de Lista Sim
Quando um ficheiro é criado ou modificado Não disponível Sim
Quando um ficheiro é criado ou modificado numa pasta Não disponível Sim
Quando um ficheiro é eliminado Não disponível Sim
Para um ficheiro selecionado Sim, utilizar acionadores de Lista Sim

Ações de ficheiro

Ação de ficheiro Fluxo de trabalho do Microsoft Office SharePoint Online Fluxo do Power Automate
Obter ficheiros Não disponível Sim
Criar conteúdo de ficheiro Não disponível Sim
Obter propriedades do ficheiro Não disponível Sim
Criar um ficheiro Não disponível Sim
Criar nova pasta Não disponível Sim
Atualizar propriedades do ficheiro Sim, utilizar acionadores de Lista Sim
Eliminar um ficheiro Sim, utilizar acionadores de Lista Sim
Copiar ficheiro Não disponível Sim
Copiar pasta Não disponível Sim
Mover ficheiro Não disponível Sim
Obter alterações para um ficheiro (apenas propriedades) Não Sim

Ações de gestão de documentos

Ação de gestão de documentos Fluxo de trabalho do Microsoft Office SharePoint Online Fluxo do Power Automate
Dar entrada do ficheiro Sim Sim
Dar saída do ficheiro Sim Sim
Eliminar finalização da compra Sim Sim
Eliminar rascunhos Sim Não disponível
Aguarde pela alteração no documento marcar status Sim Não disponível

Ações de gestão de permissões

Ação de gestão de permissões Fluxo de trabalho do Microsoft Office SharePoint Online Fluxo do Power Automate
Conceder acesso a um item ou pasta Sim Sim
Parar de partilhar um item ou um ficheiro Sim Sim
Criar ligação de partilha para um ficheiro ou pasta Não disponível Sim

Ações de aprovação

Ação de aprovação Fluxo de trabalho do Microsoft Office SharePoint Online Fluxo do Power Automate
Definir status de aprovação de conteúdo de um item ou ficheiro ou página Sim Sim
Criar e aguardar aprovação de um item ou ficheiro Sim Sim
Incluir anexos em pedidos de aprovação Não disponível Sim
Responder a aprovações Sim Sim
Criar aprovações sequenciais Sim Sim
Criar aprovações paralelas Sim Sim
Cancelar aprovações Sim Sim
Reatribuir aprovações Sim Sim
Botões de aprovação personalizados Sim Sim
Centro de aprovação unificado Não disponível Sim

Capacidades de controlos de fluxo de trabalho

Capacidade de controlos de fluxo de trabalho Fluxo de trabalho do Microsoft Office SharePoint Online Fluxo do Power Automate
Primitivos do fluxo de trabalho: Ciclos, efetuar até, maiúsculas/minúsculas, paralelos Sim Sim
Fase do fluxo de trabalho Sim Sim, funciona apenas com Permissões Modernas
Fluxos baseados na agenda Sim Sim
Variáveis Sim Sim
Email designer e editor de texto formatado Não disponível Sim
Controlo de versões de fluxos de trabalho Não disponível Não disponível
Copiar/colar ações Sim Sim

Administração de fluxo de trabalho

Administração de fluxo de trabalho Fluxo de trabalho do Microsoft Office SharePoint Online Fluxo do Power Automate
Localização central para ver todos os fluxos de trabalho Sim, apenas disponível para visualização de uma determinada lista ou biblioteca Sim, "Os meus fluxos" lista os fluxos de utilizador
Partilhar fluxos de trabalho com utilizadores de listas ou bibliotecas Sim Sim
Partilhar fluxos de trabalho com utilizadores Não disponível Sim
Guardar uma cópia do fluxo de trabalho para criar uma cópia do fluxo de trabalho Não disponível Sim
Controlo de versões do fluxo de trabalho Não disponível Não
Criar um fluxo de trabalho com permissões elevadas Sim, ao conceder permissões à aplicação de fluxo de trabalho e, em seguida, ao utilizar a ação Passo da Aplicação e suplementos do SharePoint Não disponível
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