Exigir aprovação de documentos no SharePoint usando Power Automate

Documentos que contêm informações confidenciais geralmente exigem aprovações. Com o recurso de aprovação de conteúdo no SharePoint, você pode colocar um processo de aprovação simples para documentos em uma biblioteca de documentos específica. Usando esse processo de aprovação de conteúdo, os documentos com aprovação pendente não ficarão visíveis para os usuários até que sejam aprovados.

Gerencie as configurações de aprovação de conteúdo na página de configurações da biblioteca:

Configurações > Configurações > de controle de versão Exigir aprovação de conteúdo para itens enviados

Depois que essa configuração for habilitada, quando os usuários carregarem documentos nessa biblioteca específica, o Status de Aprovação do documento estará em:

• Rascunho (se as versões secundárias e principais estiverem habilitadas) ou
• Estado pendente (se apenas a versão principal estiver habilitada)

Você sempre pode visitar a biblioteca de documentos para aprovar e rejeitar documentos, mas esse exercício é tedioso. Requer o recebimento de notificações sobre o(s) documento(s) pendente(s), a localização do(s) documento(s) apropriado(s) para aprovação, a identificação dos aprovadores e, por fim, a geração do comando para aprovar/rejeitar o(s) documento(s).

Como alternativa, por que não automatizar esse processo de aprovação usando um fluxo?

Fluxo de aprovação de conteúdo no Power Automate

Você pode automatizar todo esse processo de aprovação de conteúdo usando um fluxo de aprovação. Quando aprovado, o status de aprovação de conteúdo do documento é definido automaticamente como Aprovado; se rejeitado, o fluxo define o status de aprovação de conteúdo do documento como Rejeitado.

Para definir o status de aprovação de conteúdo do documento, com o conector do SharePoint, use a ação Definir status de aprovação de conteúdo no fluxo.

As seguintes ações ocorrem:

1. O Power Automate usa um gatilho do SharePoint quando um novo arquivo é adicionado à biblioteca.
2. Obter metadados de arquivo fornece a propriedade ETag (juntamente com muitas outras) necessária ao lidar com aprovações de conteúdo.
   • ETag é um identificador especial que identifica a versão específica desse item com aprovação pendente.
3. Iniciar uma ação de aprovação:
   • Incluir pessoas para aprovar os documentos.
   • Os aprovadores devem ser Proprietários do Site ou Membros do Site.
   • Se você estiver gerenciando usuários em grupos do SharePoint, certifique-se de que os aprovadores façam parte do grupo de nível de permissão Design.
4. Se a resposta de aprovação for aprovada:
   • Defina o status de aprovação de conteúdo do documento como Aprovado.
   • Envie um email ao autor do documento sobre a aprovação, juntamente com comentários.
5. Se a resposta de aprovação não for aprovada:
   • Defina o status de aprovação de conteúdo do documento como Rejeitado.
   • Envie um email ao autor do documento sobre a rejeição, juntamente com comentários.

Configurando o fluxo no Power Automate

Usando o modelo a seguir, crie um fluxo no Power Automate.

1. Na biblioteca do SharePoint, na barra de comandos, selecione Integrar> PowerAutomate>Criar um fluxo.
2. Em seguida, selecione o modelo: Quando um novo arquivo for adicionado ao SharePoint, conclua uma ação personalizada.

1. Adicione as ações conforme descrito nas etapas anteriores.

Definir ação de status de aprovação de conteúdo

A ação de aprovação de conteúdo requer as seguintes entradas:

• Site do SharePoint
• Nome da biblioteca
• Identificador do item (neste caso, a ID do documento)
• Ação de aprovação de conteúdo
• Comments

Para ver a ETag, expanda Mostrar opções avançadas.

Observação

Embora a ajuda da ação de aprovação de conteúdo diga que a ETag é opcional, ela é necessária para documentos e páginas, embora possa ser opcional para itens de lista.

Você deve verificar se inseriu o nome correto do site e da biblioteca. No entanto, você pode obter o restante dos valores das ações anteriores no fluxo.

• Identificador
  • Usando a propriedade Id da saída do gatilho
• Comments
  • Usando a propriedade comments da resposta de aprovação
• ETAG
  • Usando a propriedade ETag da saída da ação Obter metadados de arquivo

Agora você pode usar a ação de status de aprovação de conteúdo para aprovar ou rejeitar o documento com base na resposta de aprovação.

O resultado final é que:

1. Depois que o fluxo é disparado, os aprovadores recebem um email para aprovar/rejeitar o documento com o link do documento.
2. Os aprovadores agora podem:
   • Se o cliente de email oferecer suporte a mensagens acionáveis do Outlook: Aprove-o no email usando mensagens acionáveis se o cliente Outlook der suporte a ele.
   • Se o cliente de email não oferecer suporte a mensagens acionáveis do Outlook: Selecione Aprovar ou Rejeitar isso leva você ao site do Power Automate onde você pode aprovar ou rejeitar o documento.
3. Após aprovação ou rejeição:
   • O criador do documento recebe um email com o status de aprovação junto com os comentários de aprovação.

Essa é uma maneira eficaz de automatizar a aprovação de documentos no SharePoint usando o Power Automate! Use esse procedimento para itens de lista e páginas também.