Usar a interface do Outlook para o Business Central
O Business Central permite que você gerencie as interações comerciais com seus clientes e fornecedores diretamente no Microsoft Outlook. Com o suplemento do Business Central para Outlook, você pode ver dados financeiros relacionados a clientes e fornecedores, além de poder criar e enviar documentos financeiros, como cotações e faturas.
Baixar o suplemento
Você pode instalar o suplemento do Outlook do Business Central de duas maneiras. Você pode optar por executar essa instalação de forma centralizada. Isso significa usuários ou grupos específicos ou toda a organização. Você pode iniciar esse processo por meio da configuração assistida no Business Central.
Pesquise configuração assistida e, em seguida, Outlook. Você encontrará o assistente Implantação Centralizada do Suplemento do Outlook. Para implantar um suplemento usando a implantação centralizada, você precisa ser um administrador global ou um administrador do Exchange na organização.
Esse assistente destina-se a um administrador para atribuir o suplemento diretamente a um ou vários usuários ou a toda a organização. O assistente permite que você selecione a funcionalidade que deseja aproveitar. Você provavelmente deseja atribuir a seus usuários a exibição de documentos e os insights de contato.
Na próxima etapa, você precisará configurar o Microsoft 365 no centro de administração seguindo as instruções de implantação.
Uma segunda opção é usar o assistente para Obter o Suplemento do Outlook no Business central.
Com esse assistente, você pode configurar o Outlook com o Business Central para sua própria conta do Outlook.
Execute o assistente e confirme a opção de receber um exemplo de mensagem de email de um contato da empresa de avaliação para avaliar o suplemento do Outlook.
Confirme a opção de receber um exemplo de mensagem de email de um contato da empresa de avaliação para avaliar o suplemento do Outlook.
Agora você está pronto para começar a usar o Outlook como a interface do Business Central. Você encontrará um email na Caixa de Entrada do Business Central confirmando que agora é possível usar a interface do Outlook para o Business Central.
Usar Insights de Contatos
Você pode procurar e consultar as informações do Business Central diretamente do email com Insights de Contatos.
Selecione o botão do assistente de edição no canto superior direito do email e localize Insights de Contatos no menu Business Central.
Se você executar a configuração assistida com êxito, mas não vir Insights de Contato como mostrado na imagem anterior, aguarde, pois pode demorar um pouco para essa configuração influenciar o cliente do Outlook (pode levar várias horas).
Selecione as Insights de Contato para abrir o menu. Talvez você precise entrar. Você pode fixar e desafixar o menu Insights de Contato.
Neste menu, você pode convenientemente:
Criar novos documentos.
Procurar os detalhes do cliente alternando entre os detalhes.
Edite os detalhes do cliente no Business Central.
Ir para a página do cartão do contato.
Você pode criar os seguintes novos documentos diretamente no Outlook:
Cotações de venda
Faturas de venda
Ordens de venda
Notas de crédito de venda
Lembretes
Selecione Novo, escolha o documento que você deseja criar e inicie o processamento do novo documento. O documento será criado para o contato envolvido. O cabeçalho do documento será preenchido automaticamente para que você possa se concentrar na seção de linhas.
O aplicativo de integração do Business Central verificará o texto do email para procurar itens correspondentes. Se forem encontrados itens correspondentes, itens de linha sugeridos serão criados. Dessa forma, as linhas também serão preenchidas automaticamente.
Você pode consultar somente os detalhes do cliente, se quiser. Use as funções Alternar Detalhes e localize as informações necessárias do cliente.
Se necessário, você pode editar os detalhes do cliente no Business Central diretamente do Outlook.
Você também pode encontrar o contato correspondente para esse cliente. Selecione Mostrar mais opções.
Role para baixo até ver Contato na lista.
Você pode abrir a página do cartão de visita selecionando Contato e usar funcionalidades de gerenciamento de relacionamento, como criar oportunidades diretamente do Outlook.
Esta explicação começou com um cliente existente no cenário. Você recebeu um email da Adatum Corporation, que é conhecida no Business Central como cliente. O aplicativo de conexão do Business Central no Outlook reconheceu esse cliente e conseguiu mostrar todas as informações relevantes do Business Central.
No entanto, em um cenário no qual você recebe um email de alguém desconhecido no Business Central, você será perguntado se deseja registrar essa pessoa como contato no Business Central.
A integração do Outlook com o Business Central funciona no nível do locatário, e você poderá alternar entre empresas.