Creați opțiuni de răspuns personalizate pentru fluxurile de aprobare

Să presupunem că doriți să trimiteți o solicitare de aprobare de fiecare dată când un angajat încarcă un raport de cheltuieli la SharePoint și apoi permiteți autorizatorului să răspundă cu una dintre cele trei opțiuni: Accept, Need more info sau Respinge.

Cerințe preliminare

  • Un cont Power Automate .
  • O SharePoint listă pentru ca angajații să își introducă rapoartele de cheltuieli.

Sfat

Pentru informații detaliate despre utilizarea SharePoint cu Power Automate, accesați SharePoint documentația.

Creați un flux de aprobare

  1. conectați-vă la Power Automate.

  2. În bara de navigare din stânga, selectați Fluxurile mele.

  3. Selectați Nou>Automat-din gol.

  4. Pe ecranul care se deschide, furnizați un nume pentru fluxul dvs. în Nume flux.

  5. În Alegeți câmpul declanșatorul fluxului dvs., căutați SharePoint.

  6. Din lista de declanșatoare, selectați Când este creat un articol.

  7. Selectați Creați.

    Selectați Creare din gol.

  8. Furnizați SharePoint Adresa site-ului și Numele listei.

    Sfat

    Selectați Introduceți o valoare personalizată din câmpul Adresa site-ului înainte de a introduce text în Site Adresa.

  9. Selectați Pas nou, căutați Aprobare, apoi selectați Începeți și așteptați o aprobare.

  10. Pe Începeți și așteptați un card de aprobare , selectați lista Tip de aprobare .

  11. Selectați Răspunsuri personalizate - Așteptați un răspuns.

    Tip de aprobare.

    Apoi, veți crea răspunsurile personalizate pe care aprobatorii dvs. le vor folosi atunci când răspund la o solicitare de aprobare pentru o cheltuială a angajatului.

  12. În caseta Opțiuni de răspuns Articol , introduceți Accept și apoi selectați Adăugați un articol nou.

    Răspuns personalizat 1.

  13. În caseta Opțiuni de răspuns Articol , introduceți Respinge și apoi selectați Adăugați un articol nou.

  14. În caseta Articol de opțiuni de răspuns , introduceți Necesită mai multe informații.

    Răspuns personalizat 3.

  15. Introduceți un Titlu, Atribuit la (e-mail pentru aprobare) și Detalii (detaliile vor fi incluse în cererea de aprobare).

    Iată un exemplu de ceea ce ați putea include pentru organizația dvs.

    Detalii personalizate pentru răspunsuri.

Acum că ați creat răspunsurile personalizate, este posibil să doriți să faceți diferite lucruri în fluxul dvs., în funcție de răspunsul de la aprobator.

Folosiți răspunsuri de aprobare

Dacă răspunsul la cerere este Accept, este posibil să doriți să trimiteți un e-mail departamentului de contabilitate, solicitându-i să ramburseze angajatului cheltuiala.

Dacă răspunsul este Respinge, poate doriți să trimiteți un e-mail angajatului, informându-i că solicitarea a fost respinsă.

Și, în cele din urmă, dacă răspunsul de la aprobator este Aveți nevoie de mai multe informații, este posibil să doriți să trimiteți un e-mail angajatului, solicitându-i acestuia să furnizeze mai multe informații.

Pentru a efectua oricare dintre acestea în flux, adăugați o Condiție sau o acțiune de comutare la fluxul dvs., apoi selectați câmpul Rezultat al cererii de aprobare din selectorul dinamic de conținut. Asigurați-vă că confirmați dacă valoarea este Accept, Need more info sau Respinge.

Răspundeți la solicitările de aprobare cu un răspuns personalizat

Aprobatorii primesc cereri de aprobare prin e-mail. Cererile sunt afișate și în centrul de aprobare pe Power Automate.

E-mail cerere de aprobare.

Limitări

Mesajele aplicabile Outlook și Outlook Web Access (OWA) au o limită de cinci răspunsuri personalizate. Aceasta înseamnă că numai primele cinci răspunsuri care sunt definite în flux vor fi vizibile în secțiunea acționabilă din Power Automate e-mailurile de aprobare. Puteți trimite opțiunile rămase printr-un e-mail HTML care nu poate fi acționat, la Power Automate centrul de aprobare, la Power Automate aplicația mobilă sau la Teams.

Aprobarile care se bazează pe răspunsuri personalizate pot eșua dacă sunt trimise mai multor utilizatori cu tipul setat la Toată lumea trebuie să aprobe. Acest eșec se datorează limitărilor de dimensiunea datelor din câmpul de rezultate.

Notă

Pentru aprobările care utilizează un singur răspuns personalizat, Outlook și OWA extind câmpul de răspuns, astfel încât utilizatorii să nu fie nevoie să selecteze un buton înainte de a putea răspunde așa cum fac atunci când există mai multe opțiuni de aprobare.

Consultați și