Что такое учет в облаке?

Облако изменяет схему учета затрат в ИТ, как описано в статье Создание финансовой модели для перехода на облачные технологии. Поддержка различных моделей учета в ИТ существенно упрощается благодаря тому, как в облаке выполняется распределение затрат. Поэтому перед началом процесса перехода на облачные технологии важно понимать, как учитывать затраты в облаке. В этой статье описаны наиболее распространенные модели бухгалтерского учета ИТ-расходов при использовании облака.

Традиционный бухгалтерский учет ИТ-расходов (модель центра затрат)

ИТ часто правильно рассматривать его как центр затрат. В традиционной модели бухгалтерского учета, ИТ объединяет покупательную способность для всех ИТ-активов. Как мы указали в статье по финансовым моделям, объединение покупательной способности может затрагивать лицензии на программное обеспечение, периодические расходы на лицензии CRM, приобретение настольных компьютеров для сотрудников и другие крупные затраты.

Когда ИТ выступает в качестве центра затрат, наблюдаемая стоимость ИТ в основном рассматривается с точки зрения управления закупками. Такое восприятие затрудняет понимание руководством истинной ценности ИТ. Расходы на закупку, как правило, искажают представление об ИТ, так как перевешивают все прочие вложения организации. Это представление объясняет, почему ИТ часто вменяется в обязанности финансового директора или исполнительного директора. Такое восприятие ИТ ограничено и может быть недальновидным.

Централизованный учет ИТ-расходов (модель центра прибыли)

Для преодоления представления на основе затрат, некоторые директоры по информационным технологиям используют централизованную бухгалтерскую отчетность по ИТ. В модели этого типа ИТ рассматривается как конкурирующее бизнес-подразделение, одного ранга с подразделениями, дающими доход. В некоторых случаях эта модель может быть вполне логичной. Например, у некоторых организаций есть специализированный отдел ИТ-служб, создающий поток доходов. Часто централизованные ИТ-модели не дают значительных доходов, что затрудняет их обоснование.

Независимо от модели доходов централизованные ИТ-модели являются уникальными, в силу того, как ИТ-отделы учитывают затраты. В традиционной ИТ-модели ИТ-группа записывает затраты и оплачивает их из общих фондов, таких как эксплуатация и обслуживание (O&M) или особого счета прибылей и убытков (P&L).

В рамках модели централизованного ИТ-учета ИТ-отдел вносит в отчетность стоимость предоставляемых услуг, чтобы учесть издержки, расходы на управление и другие оценочные расходы. Затем конкурирующим бизнес-подразделениям выставляются счета эти услуги. В этой модели директор по информационным технологиям должен контролировать прибыли и убытки, связанные с продажами этих служб. Это может повысить затраты на ИТ и создать трение между централизованным ИТ-отделом и бизнес-подразделениями, особенно когда ИТ-отделу необходимо сократить затраты или он не выполняет условия соглашения об уровне обслуживания. Во времена изменения технологий или рынка любая новая технология нарушит баланс прибылей и доходов централизованного ИТ-отдела, что усложняет преобразование.

Средства за использование

Одним из частых первых шагов по изменению репутации ИТ в качестве центра затрат является реализация расчетов между подразделениями в бухгалтерском учете. Эта модель особенно распространена в небольших предприятиях или в очень эффективных ИТ-организациях. В этой все ИТ-затраты, связанные с конкретным подразделением, рассматриваются как эксплуатационные расходы в бюджете этого подразделения. Такой подход сокращает совокупные затраты на ИТ, позволяя более четко показывать бизнес-значения.

В устаревшей локальной модели трудно реализовать возможность расчетов между подразделениями, так как кто-то все же должен учитывать большие капитальные расходы и износ. Идущее преобразование с капитальных затрат на операционные расходы, связанные с использованием, является сложной учетной операцией. Эта сложность является основной причиной создания традиционной модели бухгалтерского учета для ИТ и централизованной модели бухгалтерского учета. Модель эксплуатационных расходов по учету облачных затрат почти необходима, если вы хотите эффективно предоставить модель расчетов между подразделениями.

Но не следует реализовывать эту модель без учета последствий. Вот некоторые из последствий, уникальных для модели расчетов между подразделениями:

• Расчеты между подразделениями приводят к значительному сокращению ИТ-бюджета в целом. Для ИТ-организаций, которые неэффективны или нуждаются в обширных технических навыках для работы или обслуживания, эта модель может предоставлять расходы нездоровым образом.
• Утрата управления является распространенным следствием. В высокополитизированных средах расчеты между подразделениями могут привести к утрате управления и перераспределению персонала на предприятии. Это может резко снизить эффективность, а также возможность ИТ-отдела систематически соблюдать соглашения об уровне обслуживания или требования проекта.
• Сложность учета для общих служб — это еще один распространенный результат. Если организация увеличилась благодаря приобретению и в результате получила техническую задолженность, вполне вероятно, что необходимо будет обслуживать высокий процент общих служб, чтобы обеспечить эффективное взаимодействие всех систем.

В число облачных преобразований входят решения для этих и других последствий, связанных с моделью расчетов между подразделениями. Однако каждое из этих решений включает в себя затраты на реализацию и эксплуатационные расходы. Директор по информационным технологиям и финансовый директор должны тщательно взвесить плюсы и минусы модели расчетов между подразделениями, прежде чем вводить ее.

Учет расходов подразделений

Для крупных предприятий модель учета расходов подразделений является более безопасным первым шагом в переходе с ориентации на затраты к ориентации на ценность. Эта модель не влияет на финансовый учет. На самом деле, доходы и расходы каждой из организаций не меняются. Самый важный сдвиг — это ход мыслей и осведомленность. В модели учета расходов подразделений, ИТ-отдел централизованно и консолидированно выполняет закупки, как агент своего предприятия. Он сообщает соответствующему подразделению об ИТ-атрибутах и всех прямых расходах, что уменьшает представления о бюджете, напрямую потребляемом ИТ. ИТ-отдел также планирует бюджет на основе потребностей связанных подразделений, что позволяет ИТ-отделу более точно учитывать затраты на инициативы, связанные чисто с ИТ.

Эта модель обеспечивает баланс между полноценной моделью расчетов между подразделениями и более традиционными моделями ИТ-учета.

Влияние моделей бухгалтерского учета облака

При проектировании системы очень важно выбрать модели учета. Выбор модели учета может повлиять на стратегии подписок, стандарты именования, стандарты тегов, а также проекты политик и схем.

После работы с бизнесом для принятия решений о модели бухгалтерского учета для облака и глобальных рынках, вы можете узнать больше о том, как добиться большего с помощью инвестиций в облако.

Достижение лучших результатов благодаря инвестициям в облако