Проверка данных для запроса прав субъекта

Из этой статьи вы узнаете, как просмотреть данные, собранные для запроса прав субъекта, с помощью средств изменения, тегов файлов. Узнайте, как использовать функции совместной работы, в том числе выделенный канал Teams.

После сбора данных для запроса прав субъекта следующим этапом является просмотр элементов контента, выбор элементов, которые следует включить или исключить в рамках запроса, и при необходимости повторное изменение сведений.

Задачи по выполнению проверки данных

Этап проверки данных — это время, когда участники совместной работы проверяют элементы содержимого на вкладке "Собранные данные ". Канал Teams будет автоматически настроен для упрощения проверки содержимого всеми заинтересованными лицами. Дополнительные сведения см. в разделе "Совместная работа" для проверки данных ниже. Основные задачи для шага проверки данных описаны ниже.

Импорт дополнительных файлов

Вам может потребоваться добавить дополнительные элементы содержимого в запрос на проверку данных. Например, файлы, хранящиеся за пределами среды Microsoft 365 вашей организации, или другие элементы, которые вы считаете релевантным, но не были областью поиска. Вы можете импортировать файлы на вкладку " Собранные данные" отдельного запроса для просмотра и работы вместе с другими элементами. Импортированные файлы добавляются в тот же контейнер Хранилище BLOB-объектов Azure с другими элементами содержимого, полученными из поиска.

Выполните следующие действия, чтобы импортировать файлы:

  1. На странице сведений о запросе выберите "Импорт файлов " на панели команд в верхней части страницы.

  2. На экране появится поле "Импорт файлов". Выберите "Выбрать файлы" и в представлении проводника выберите один или несколько файлов для импорта.

  3. Вы вернете в поле "Импорт файлов ", в котором перечислены выбранные файлы. Вы можете снова выбрать "Выбрать файлы ", чтобы добавить в список дополнительные элементы. Чтобы удалить любой из файлов, нажмите кнопку " Очистить", чтобы удалить все файлы, и снова выберите нужные файлы.

  4. Если все нужные файлы перечислены в поле " Импорт файлов ", нажмите кнопку "Импорт". Чтобы выйти без отправки, выберите " Отмена импорта".

Когда импорт начнется, вы вернете на вкладку "Данные" запроса. Сообщение над вкладкой указывает, что отправка выполняется. Если возникла проблема с отправкой, сообщение сообщит вам и предоставит возможность повторить попытку.

После завершения импорта появится сообщение с подтверждением **** на вкладке "Собранные данные".

Дополнительные сведения об импорте файлов:

  • Размер отдельного файла не может превышать 4 МБ. В окне "Импорт файлов" появится **** предупреждающее сообщение, если файл слишком велик для отправки.

  • Прежде чем импортированные файлы будут доступны на вкладке "Собранные данные", может потребоваться до 20 минут.

  • Если импорт уже выполняется для одного пользователя, тот же пользователь не сможет отправить дополнительные файлы, пока не завершится предыдущий процесс отправки. Несколько пользователей могут отправлять файлы в один и тот же запрос одновременно. Однако чем больше операций отправки выполняется, тем дольше они будут выполняться. Сообщения о состоянии в запросе сообщают о завершении отправки и готовности файлов к просмотру.

Пометка элементов как "Включить" или "Исключить" и "Добавить заметки"

Просмотрите элементы, перечисленные на вкладке "Собранные данные" запроса. Если вы решили, что элемент должен быть включен в окончательный отчет субъекту данных, выберите "Включить" на панели **** команд в верхней части списка элементов. Вы также можете нажатие синей кнопки " Включить" в области проверки содержимого справа от списка элементов. При выборе параметра "Включить" появляется всплывающее окно с возможностью добавления заметок. Когда все будет готово, нажмите кнопку "Отправить ", чтобы сохранить состояние проверки элемента как Include.

Если элемент не принадлежит как часть запроса, можно выбрать "Исключить" на **** панели команд или кнопку "Исключить" в области проверки содержимого.**** Для внутренних записей часто требуется явно **** пометить элемент как исключить.

По умолчанию в окончательные отчеты, **** созданные для субъекта данных, будут включены только элементы, которые вы помечаем как Include.

Примечание

Если пометить элемент как " Исключить", необходимо добавить примечание в качестве обоснования того, почему он не относится к запросу прав субъекта. Заметки предназначены для внутренних целей и не включаются в окончательные отчеты.

Если для поискового запроса отображается ложное срабатывание, выберите **** "Не соответствует", а затем на всплывающей панели нажмите кнопку "Подтвердить". Это действие будет помечать элемент как то, что не должно было быть обнаружено в поиске.

Применение тегов

Теги можно использовать для идентификации элементов, которые требуют дальнейшего внимания. Priva предоставляет три тега по умолчанию — " Дальнейшие действия", " Удаление" и " Обновление", для которых можно задать описание. Priva также предоставляет два настраиваемых тега, которые можно использовать для имен и описания.

Например, если во время проверки данных вы определили, что элемент контента не требуется хранить в вашей организации, можно применить тег Delete , а затем экспортировать список всех файлов с тегами, чтобы можно было вернуться и удалить указанные элементы после выполнения запроса.

Пять тегов, управляемых в параметрах , применяются ко всем запросам прав субъекта.

Чтобы добавить или удалить теги:

  • Выберите элемент из списка на вкладке "Данные, собранные " запроса.
  • В области предварительного просмотра элементов справа от списка нажмите кнопку "**** Применить теги" в нижней строке. Можно также выбрать три точки справа от имени элемента и выбрать параметр "Применить теги ".
  • Появится всплывающее окно со списком тегов. Установите флажок рядом с любым тегом, который вы хотите применить к элементу. Снятие флажка приведет к удалению тега.
  • Когда все будет готово, нажмите кнопку " Сохранить", чтобы сохранить выбранные теги и закрыть всплывающую панель.

Чтобы добавить настраиваемые теги или обновить описания тегов:

  • На странице "Запросы прав субъекта" **** выберите "Параметры" в правом верхнем углу экрана, чтобы ступить к параметрам Priva.
  • Перейдите на страницу тегов проверки данных и выберите тег, чтобы ввести описание, а для пользовательских тегов — имя. Дополнительные сведения о параметрах тегов.

Чтобы экспортировать список помеченных элементов:

  • Перейдите на страницу "Собранные данные " в запросе прав субъекта.
  • Над списком элементов выберите команду "Экспорт ".
  • Скачает файл Excel, в котором отображаются свойства всех элементов, собранных при поиске запроса. Найдите столбец "Теги " для идентификации и сортировки элементов по тегу.

Использование команды "Заметки" для повторной обработки текста

Команда Annotate в области проверки содержимого позволяет создавать встроенные разметки и отлагоировать данные в элементе контента. Например, если необходимо включить файл для отдельного пользователя, который также содержит персональные данные другого субъекта данных, можно использовать изменение области под **** кнопкой "Рисование" на панели команд, чтобы отключить все сведения, не относящиеся к пользователю, выполнившего запрос. Когда изменения будут завершены, выберите " Включить ", чтобы добавить в запрос отредактированные файлы. Заметка создает копию файла, который хранится в BLOB-объекте Azure. Исходный файл остается неизменным и хранится в исходном расположении.

Ввод заметок о файле

Чтобы добавить или просмотреть заметки к элементу, выберите его из строки и перейдите на вкладку " Заметки к файлам" в области проверки содержимого справа. Вы также можете использовать параметр "Добавить заметку к файлу", чтобы создать комментарий. Чтобы просмотреть или добавить заметки на общем уровне обращения, перейдите на **** главную вкладку "Заметки" выше и используйте примечание "Добавить регистр". Эти заметки будут видны пользователям, работающим над запросом, но не будут включены в окончательный отчет или иным образом предоставлены субъекту данных.

Совместная работа для проверки данных

Администраторы запроса прав субъекта могут просматривать все запросы. Вы можете добавить других пользователей для совместной работы над запросом, что предоставит им доступ для просмотра этого запроса и работы с данными, собранными в нем, для перемещения запроса к завершению.

При создании запроса для заинтересованных лиц автоматически создается выделенный канал Teams для обсуждения запроса и безопасного обмена входными данными и вкладами. На вкладке "Участники совместной работы" на странице сведений о запросе отображаются все участники, которые могут просматривать запрос и участвовать в нем, а также в любом связанном канале Teams.

Чтобы добавить участников совместной работы, выберите "Добавить участника совместной работы ", начните вводить имя пользователя, выберите имя, когда оно появится, а затем нажмите кнопку "Добавить".

Чтобы начать чат Teams, любой участник совместной работы может **** выбрать чат с участниками совместной работы в правом верхнем углу страницы сведений о запросе. Это действие открывает Teams и помещает вас в канал "Общие " для сайта группы запроса прав субъекта.

Вы можете изменить поведение по умолчанию при создании каналов Teams для запросов прав субъекта, перейдя к параметрам Priva в правом верхнем углу запроса прав субъекта. Выберите совместную работу Teams, а затем снимите флажок на странице, чтобы отключить возможности Teams для всех запросов на права субъекта.

Команда "Поделиться " в правом верхнем углу страницы сведений о запросе создает ссылку для общего доступа, которая переходит непосредственно к запросу в Priva. Предоставьте эту ссылку участникам совместной работы, чтобы они могли получить доступ к добавленным вами запросам.

Завершение проверки

После проверки всех элементов и установки их состояния "Включить ", " Исключить" или "Не совпадать" , нужно закрыть шаг проверки. Любой из участников совместной работы по запросу может завершить проверку.

Нажмите кнопку "Завершить проверку " в правом верхнем углу запроса. Всплывающее меню отобразит сводку данных и добавит все связанные заметки. Эти заметки предназначены для внутреннего хранения записей и не являются общими для субъекта данных.

Нажмите кнопку " Завершить проверку" на всплывающей панели, чтобы завершить шаг проверки. Это действие подготавливает запрос на заключительные этапы процесса: создание отчетов и закрытие запроса. Сводки по вашим решениям будут предоставлены позже на вкладке "Отчеты ".

Дальнейшие действия

Узнайте, как создать окончательный отчет и перейти к завершению запроса на странице "Создание отчетов " и закрытие запроса.

Microsoft Priva заявление об отказе от ответственности