Year-End процедур закрытия в управлении запасами в Microsoft Dynamics GP

В этой статье описывается закрытие года и подготовка записей инвентаризации к новому финансовому году в управлении запасами в Microsoft Dynamics GP.

Применимо к: Microsoft Dynamics GP
Исходный номер базы знаний: 872713

Процедуры закрытия на конец года инвентаризации

Выполните следующие действия, чтобы закрыть год и подготовить записи инвентаризации к новому финансовому году. Закрытие года передает все суммированные суммы за текущий год (затраты и объемы продаж) в журнал транзакций для элементов, для которых вы храните сводную историю продаж. В поле Quantity Sold для каждого элемента задано значение 0. Эти действия также обновляют сумму в поле "Начальное количество" каждого элемента до поля Quantity on Hand на каждом сайте.

Дополнительные ресурсы

Шаги сводки

  1. Публикация всех транзакций за год.
  2. Согласование объемов инвентаризации.
  3. Выполните подсчет физических запасов, а затем внесите все изменения.
  4. Печать дополнительных отчетов.
  5. Создайте резервную копию.
  6. Закройте год.
  7. Закройте финансовые периоды для ряда инвентаризации (необязательно).
  8. Создайте окончательную резервную копию.

Шаг 1. Публикация всех транзакций за год

Убедитесь, что все транзакции выставления счетов, транзакции обработки заказов на продажу и транзакции инвентаризации за текущий год были введены, а затем отправлены перед закрытием года. Это верно, чтобы исторические сведения были точными за год, который вы закрываете, а суммы с начала года точно заданы для нового года. Если вы хотите ввести транзакции в будущем периоде перед закрытием года, создайте новый пакет с новыми транзакциями. Однако не следует публиковать пакет до тех пор, пока год не будет закрыт.

Шаг 2. Согласование количества запасов

Чтобы убедиться, что данные инвентаризации не были повреждены в течение года, вы можете согласовать количество элементов с помощью окна "Сверять количество запасов". Чтобы открыть окно "Сверка количества запасов", выполните следующие действия.

  • В microsoft Dynamics GP наведите указатель мыши на пункт "Сервис" в меню групповой политики Microsoft Dynamics, наведите указатель мыши на "Служебные программы", наведите указатель мыши на "Инвентаризация" и выберите пункт "Выверка".

Если во время процесса согласования обнаружены какие-либо различия, количество будет скорректировано. В случае внесения изменений они будут отражены в отчете о согласовании. Кроме того, включаются все серийные номера и номера большого количества, добавленные для скорректированных элементов. Если вы хотите изменить эти серийные номера и номера большого количества, можно использовать окно ввода транзакции элемента. Введите транзакции корректировки уменьшения, чтобы удалить существующие серийные номера и существующие порядковые номера. Затем введите увеличение транзакций коррекции, чтобы ввести правильные серийные номера и правильные номера большого количества. Чтобы открыть окно "Запись транзакции элемента", в меню "Транзакции" наведите указатель на пункт "Инвентаризация", а затем выберите "Запись транзакции".

Шаг 3. Завершение подсчета физических запасов и последующее внесение изменений

  1. Используйте период обслуживания биржевых календарей, чтобы настроить и сохранить сведения о том, когда можно выполнять подсчет запасов и какие дни будут подсчитаться, когда система вычисляет рекомендуемые даты для следующего количества акций для конкретной комбинации типа "элемент — сайт". Чтобы открыть окно обслуживания "Биржевой календарь", выполните следующие действия.
    • В microsoft Dynamics GP наведите указатель мыши на пункт "Сервис" в меню групповой политики Microsoft Dynamics, наведите указатель мыши на пункт "Настройка", наведите указатель мыши на "Инвентаризация", а затем выберите "Биржевой календарь".
  2. Окно назначения цикла подсчета запасов можно использовать, если вы хотите назначить одну частоту количества акций многим элементам. Чтобы открыть окно назначения цикла подсчета запасов, наведите указатель мыши на пункт "Инвентаризация" в меню "Карточки", а затем выберите пункт "Назначение цикла подсчета".
  3. Создание расписания подсчета запасов. Расписание количества запасов — это список определенных элементов на определенном сайте, который будет подсчитано в течение определенного количества. При запуске расписания подсчета запасов регистрируются сведения о количестве запасов для каждой строки в расписании количества акций. Позже фактическое число счетчиков будет сравниваться с записанными значениями для создания транзакций дисперсии по умолчанию. В ходе этого процесса можно распечатать формы счетчика запасов. Чтобы открыть окно "Расписание количества запасов", наведите указатель на пункт "Инвентаризация" в меню "Транзакции", а затем выберите "Расписание количества запасов".
  4. В окне "Количество акций" введите сведения о результатах подсчета акций. При обработке количества запасов создаются транзакции дисперсии. Если установлен флажок autopost Stock Count Variances (Отклонение количества запасов автопоставок), транзакции также будут публиковаться. Чтобы открыть окно "Запись счетчика запасов", в меню "Транзакции" наведите указатель на пункт "Инвентаризация", а затем выберите "Запись счетчика запасов". Вместо выполнения шага 3 можно вручную создать записи для настройки. Для этого распечатайте контрольный список физических запасов с помощью окна "Отчеты об активности инвентаризации", а затем выполните физический подсчет элементов инвентаризации, чтобы убедиться, что количество в рукой точное для всех элементов. Чтобы открыть окно "Отчеты об активности инвентаризации", наведите указатель на пункт "Инвентаризация" в меню "Отчеты", а затем выберите "Действие".

При наличии различий введите необходимые корректировки в окне "Запись транзакции элемента" и опубликуйте транзакции. Чтобы открыть окно "Запись транзакции элемента", в меню "Транзакции" наведите указатель на пункт "Инвентаризация", а затем выберите "Запись транзакции".

Шаг 4. Печать дополнительных отчетов

Печать дополнительных отчетов, необходимых для планирования или для постоянных записей. Предлагаемые отчеты приведены ниже.

  • Отчет о состоянии акций
  • Отчет о квитанциях о покупке
  • Отчет о неокупаемости
  • Отчет журнала транзакций
  • Список серийных номеров
  • Список номеров большого количества

Чтобы получить доступ к палитре отчетов, наведите указатель на пункт "Инвентаризация " в меню "Отчеты ". Используйте выбранные элементы из палитры отчетов инвентаризации, чтобы распечатать эти отчеты. Если вы планируете удалить квитанции о покупке в конце года, рекомендуется распечатать отчет о квитанциях о покупках, чтобы просмотреть квитанции, которые будут удалены.

Шаг 5. Создание резервной копии

Создайте резервную копию всех корпоративных данных!
Это верно, что вы сможете быстро восстановиться в случае колебания мощности или возникновения другой проблемы во время процедуры закрытия до конца года.

Шаг 6. Закрытие года

Для этого выберите "Сервис" в меню групповой политики Microsoft Dynamics, наведите указатель мыши на "Подпрограммы", наведите указатель мыши на "Инвентаризация" и выберите "Закрытие до конца года".

Закройте год и выполните следующие задачи:

  • Передает все суммированные суммы за текущий год (затраты и объемы продаж) в журнал транзакций для элементов, для которых вы храните сводную историю продаж.
  • Обновления сумму в поле "Начальное количество" элемента в поле Quantity on Hand на каждом сайте. В некоторых отчетах, например в отчете о неокупаемости, для вычислений отчета используется сумма в поле "Начальное количество".
  • Обнуляет поле Quantity Sold (Количество проданных) в окне обслуживания количества элементов для каждого сайта.
  • Удаляет квитанции о покупках и журнал изменений затрат для проданных товаров.
  • Удаляет все неподдерживаемые элементы из записей item, которые были проданы.
  • Удаляет все атрибуты большого количества из записей нумерованных элементов, если они были проданы.
  • Обновления стандартную стоимость каждого элемента в текущую стоимость, если используется периодический метод FIFO или метод периодической оценки LIFO.
  • Использует окно закрытия Year-End инвентаризации для закрытия года.

Доступны следующие варианты представления:

  • Удаление: неподдерживаемые элементы

    Если установить флажок "Неподдерживаемые элементы", все неподдерживаемые элементы с нулевым балансом (то есть без количества) будут удалены из всех таблиц инициализации в процессе закрытия до конца года. Элементы можно назначить как неподдерживаемые с помощью периода обслуживания элементов. Неподдерживаемые элементы с нулем (за исключением компонентов комплекта) и без непоставляемых транзакций будут удалены из модуля инвентаризации. Если вы используете модуль "Управление вызовами службы", определите, существуют ли неподдерживаемые элементы в неотправляемом документе службы. Если неподдерживаемые элементы существуют в каких-либо документах службы, перед продолжением их необходимо опубликовать. Отчет об обработке заказов на продажу, отчет о выставления счетов или отчет об обработке заказов на покупку и запросы по-прежнему смогут отображать сведения об этих неподдерживаемых элементах. Однако вы не сможете выполнить поиск по номеру элемента, так как он был удален из главной таблицы элементов. Если вы хотите напечатать отчет или запрос на неподдерживаемом элементе, необходимо включить элемент в диапазон номеров элементов.

    Примечание.

    Если выбрать этот параметр, вы удалите неподдерживаемые элементы. Кроме того, вы удалите весь журнал инвентаризации для элементов. Вы не сможете вернуться к журналу инвентаризации для этих элементов.

  • Remove: Sold Receipts and Cost Change History before [date]

    Если установить флажок " Проданные квитанции", все проданные квитанции, количество полученных сумм и количество проданных сумм будут удалены. (Записи будут удалены из IV10200, которые помечены как проданные [RCPTSOLD=1], и соответствующие записи из IV10201 [связанные с IV10201. RCTSEQNM = IV10200. SRCRCTSEQNM].) Это необязательный шаг, который может не выполняться каждый год. Эти значения могут помочь при возврате элементов посредством выставления счетов. Поэтому вам может не потребоваться удалять квитанции о покупке из файла.

    В групповой политики Microsoft Dynamics удалите: "Проданные квитанции" и "Журнал изменений затрат". Установите флажок "Проданные квитанции" и "Журнал изменений затрат" перед установкой флажка , чтобы удалить все проданные квитанции и изменения исторических затрат для элементов, использующих периодичные значения "Средний бессрочный", "Последний вход", "Первый выход" (LIFO) или "Первый вход", "Первый выход" (FIFO), а затем введите дату. Квитанции о проданных товарах, сведения о количестве проданных товаров и исторические изменения стоимости с датами, которые предстояли введенной дате, будут удалены.

  • Удаление: атрибуты проданных товаров

    Если установить флажок "Атрибуты проданных товаров", значения для номеров проданных товаров будут удалены. Например, можно удалить красное значение атрибута lot Color, если вы продаете все нумерованные элементы, которым присвоено значение красного цвета.

  • Обновление: стандартные затраты элемента

    Если установить флажок "Стандартные затраты" элемента, стандартные затраты для всех элементов, которым назначен метод периодической оценки FIFO или метод периодической оценки LIFO, будут автоматически скорректированы в соответствии с текущей стоимостью каждого элемента или суммой, которую вы недавно оплатили за этот элемент. Если вы зарегистрированы в производственном модуле, вы не сможете установить флажок "Стандартные затраты " для элемента.

    Примечание.

    При обновлении стандартных затрат на элемент во время процесса закрытия инвентаризации Year-End для стандартных элементов затрат необходимо заполнить учетную запись стандартной переоценки затрат в одном из двух расположений, перечисленных ниже, чтобы завершить процесс Year-End Закрытия. Если у вас нет заполненной учетной записи, отчет об исключениях выведет список элементов, которые необходимо заполнить, прежде чем вы сможете обработать закрытие на конец года.

    1. Карты > Учетная > запись элемента > инвентаризации (для каждого периодического элемента)
    2. Microsoft Dynamics GP > Набор инвентаризации > учетных >> записей для публикации в средствах >установки.

Выбрав все необходимые параметры, выберите "Процесс", чтобы начать процесс закрытия до конца года. Когда год закрывается, вы не сможете публиковать, согласовывать количество, изменять методы оценки или изменять десятичные разряды для элементов.

Шаг 7. Закрытие финансовых периодов для ряда инвентаризации (необязательно)

Окно настройки финансовых периодов можно использовать для закрытия финансовых периодов, которые по-прежнему открыты в течение года. Чтобы открыть окно настройки финансовых периодов, выполните следующие действия.

  • В Microsoft Dynamics GP наведите указатель мыши на пункт "Сервис" в меню групповой политики Microsoft Dynamics, наведите указатель мыши на пункт "Настройка", наведите указатель мыши на "Компания", а затем выберите "Финансовые периоды". Он предотвращает случайное сообщение транзакций в неправильный период или год.

Перед закрытием финансовых периодов убедитесь, что вы выполнили все транзакции за период и год для всех модулей. Если позже вам потребуется опубликовать транзакции в уже закрытый финансовый период, необходимо вернуться в окно установки финансовых периодов, чтобы снова открыть период перед публикацией транзакции.

Шаг 8. Создание окончательной резервной копии

Создайте окончательную резервную копию файлов данных компании и сохраните их в безопасном постоянном хранилище. Он предоставляет постоянную запись финансового положения компании на момент закрытия года.

Советы по закрытию на конец года инвентаризации

  • Закрытие на конец года должно быть выполнено до публикации любых транзакций за новый год.
  • Вы можете выбрать флажок "Неподдерживаемые элементы", "Проданные квитанции" или "Атрибуты проданного товара". Если установить эти флажки, все элементы, проданные квитанции и атрибуты проданных товаров с нулевым балансом будут удалены в процессе закрытия до конца года.
  • Если установить флажок "Стандартные затраты" элемента обновления, стандартные затраты для всех элементов, которым назначен метод периодической оценки FIFO или метод периодической оценки LIFO, будут автоматически скорректированы в соответствии с текущими затратами каждого элемента. Текущая стоимость — это сумма, которую вы недавно оплатите за элемент.
  • Отчет о закрытии года для инвентаризации отсутствует.

Часто задаваемые вопросы о конце года инвентаризации

Вопрос 1. Как средняя стоимость элемента обновляется в течение года и в процессе закрытия до конца года при использовании метода средней бессрочной оценки?

A1. Если вы используете метод средней бессрочной оценки, все квитанции для каждого элемента будут усредлены для определения средней стоимости. Процесс закрытия до конца года не изменяет среднюю стоимость. Однако при этом будут удалены квитанции о покупке, которые были проданы. При следующем входе квитанции средняя стоимость будет переоценна с помощью квитанций, которые остаются в файле квитанций о покупке запасов.

Примечание.

Были внесены улучшения в вычисление средней стоимости в Microsoft Dynamics GP 9.0, которая будет по-прежнему применяться. Дополнительные сведения о вычислении средних затрат см. в разделе "Улучшения вычисления средней стоимости в Microsoft Dynamics GP".

Вопрос 2. Можно ли Year-End закрытия инвентаризации в течение года для обновления стандартной стоимости элементов при использовании метода периодической оценки?

A2. Мы не рекомендуем это делать, так как поле "Начальное количество" обновляется в процессе закрытия до конца года. Это поле будет неправильно в отчетах, таких как отчет о неухимях. Кроме того, все сводные данные журнала продаж будут неправильно перемещены в следующий год.

Вопрос 3. Как влияет закрытие с позднего окончания года инвентаризации в Great Plains?

A3. Закрытие на конец года для этого модуля является необязательным.

В целом поля, обновленные в конце года, используются в отчетах для сводки количества. Если эти поля не важны, вы можете не запускать закрытие на конец года.

В конце года инвентаризации сводная информация журнала перемещается с текущего года на прошлый год (как показано в разделе "Карточки", "Инвентаризация", "Журнал") и обнуляет сведения за текущий год.

Мы рекомендуем закрыть модуль инвентаризации перед публикацией транзакций по продажам и покупкам в новом году, так как в этом случае номера журнала элемента будут не точными (как показано в разделе "Карточки", "Инвентаризация", "Журнал"). Кроме того, отчет о перебоях в инвентаризации может быть не точным, так как начальное количество элементов за год будет не точным. Для иллюстрации предположим, что в 2019 году было продано 100 элементов. Затем в 2020 г. было продано 10 дополнительных элементов. Обе эти транзакции инвентаризации были зарегистрированы в 2020 г. до закрытия инвентаризации в конце 2019 года, поэтому в 2020 г. будет продано 110. После завершения закрытия за 2019 год вы получите значение 0 вместо 10 для количества продаж за 2020 (текущий год) и 110 для количества продаж за 2019 (прошлый год).

В сводных окнах инвентаризации с определенными представлениями календарного или финансового года учитывается дата. Процесс закрытия года инвентаризации не учитывает дату.