Year-End процедуры закрытия в управлении запасами в Microsoft Dynamics GP

В этой статье описывается, как закрыть год и как подготовить данные инвентаризации к новому финансовому году в разделе Управление запасами в Microsoft Dynamics GP.

Применимо к: Microsoft Dynamics GP
Исходный номер базы знаний: 872713

Процедуры закрытия инвентаризации на конец года

Выполните следующие действия, чтобы закрыть год и подготовить данные инвентаризации к новому финансовому году. При закрытии года все суммированные объемы за текущий год (затраты и объемы продаж) переносились в журнал транзакций для элементов, для которых вы хранили сводную историю продаж. Поле Количество проданных для каждого элемента имеет значение ноль. Эти шаги также обновите сумму в поле Начальное количество каждого элемента на поле Количество в руке на каждом сайте.

Дополнительные ресурсы

• См. Year-End советы по закрытию инвентаризации
• См. Year-End вопросы и ответы на Year-End инвентаризации

Инструкции по сводке

1. Публикация всех транзакций за год.
2. Согласование количества запасов.
3. Завершите подсчет физических запасов, а затем опубликуйте все корректировки.
4. Печать дополнительных отчетов.
5. Создайте резервную копию.
6. Закрыть год.
7. Закройте финансовые периоды для серии Инвентаризация (необязательно).
8. Создайте окончательную резервную копию.

Шаг 1. Публикация всех транзакций за год

Перед закрытием года убедитесь, что все транзакции выставления счетов, транзакции обработки заказов на продажу и операции инвентаризации за текущий год были введены, а затем размещены. Это правда, чтобы историческая информация была точной за год, который вы закрываете, и год к дате суммы точно указаны на новый год. Если вы хотите ввести транзакции на будущий период до закрытия года, создайте новый пакет с новыми транзакциями. Однако не публикуйте пакет до тех пор, пока год не будет закрыт.

Шаг 2. Согласование количества запасов

Сверяйте количества для всех элементов с помощью окна Согласование количества запасов, чтобы убедиться, что данные инвентаризации не повреждены в течение года. Чтобы открыть окно Согласование количества запасов, выполните следующий шаг:

• В Microsoft Dynamics GP наведите указатель на пункт Сервис в меню Microsoft Dynamics GP , наведите указатель на служебные программы, выберите Пункт Инвентаризация, а затем — Выверка.

Если в процессе согласования будут обнаружены какие-либо различия, количество будет скорректировано. При внесении корректировок они будут отражены в отчете о согласовании. Кроме того, включаются все серийные номера и номера лотов, добавленные для скорректированных элементов. Если вы хотите изменить эти серийные номера и номера лотов, можно использовать окно Запись транзакции элемента. Введите транзакции корректировки уменьшения, чтобы удалить существующие серийные номера и существующие номера лотов. Затем введите транзакции корректировки увеличения, чтобы ввести правильные серийные номера и правильные номера лотов. Чтобы открыть окно Запись транзакции элемента, наведите указатель на пункт Инвентаризация в меню Транзакции , а затем выберите Элемент транзакции.

Шаг 3. Завершение подсчета физических запасов, а затем размещение любых корректировок

1. Используйте окно Обслуживание календаря акций, чтобы настроить, а затем сохранить сведения о том, когда можно выполнять подсчет запасов, а также о том, какие дни будут учитываться, когда система вычисляет предлагаемые даты для следующего количества запасов для определенного сочетания элементов и сайтов. Чтобы открыть окно Обслуживание календаря акций, выполните следующие действия:
   • В Microsoft Dynamics GP наведите указатель мыши на пункт Сервис в меню Microsoft Dynamics GP , наведите указатель на кнопку Настройка, наведите указатель на пункт Инвентаризация, а затем выберите Фондовый календарь.
2. Окно "Назначение цикла счетчика запасов" можно использовать, если вы хотите назначить одну частоту подсчета запасов многим элементам. Чтобы открыть окно Назначение цикла подсчета запасов, в меню Карточки наведите указатель на пункт Инвентаризация, а затем выберите Назначение цикла подсчета.
3. Создайте расписание подсчета запасов. Расписание подсчета запасов — это список определенных элементов на определенном сайте, которые будут подсчитываться во время определенного подсчета. При запуске расписания подсчета запасов фиксируется количество для каждой строки в расписании подсчета запасов. Позже фактическое количество числа счетчиков будет сравниваться с захваченными значениями для создания транзакций дисперсии по умолчанию. Во время этого процесса можно распечатать формы подсчета запасов. Чтобы открыть окно Расписание подсчета запасов, наведите указатель на пункт Инвентаризация в меню Транзакции , а затем выберите Расписание подсчета запасов.
4. Используйте окно Запись счетчика запасов, чтобы ввести сведения о результатах подсчета запасов. При обработке подсчета акций создаются дисперсии транзакций. Если выбрано поле Autopost Stock Count Дисперсии проверка, транзакции также будут размещаться. Чтобы открыть окно Запись счетчика запасов, в меню Транзакции наведите указатель на пункт Инвентаризация, а затем выберите Запись счетчика запасов. Вместо выполнения шага 3 можно вручную создавать корректирующие записи. Для этого распечатайте контрольный список физических запасов с помощью окна Отчеты о действиях инвентаризации, а затем физически подсчитайте инвентарные элементы, чтобы убедиться, что количество на руках является точным для всех элементов. Чтобы открыть окно Отчеты о действиях инвентаризации, в меню Отчеты наведите указатель на пункт Инвентаризация, а затем выберите Действие.

Если есть какие-либо различия, введите необходимые корректировки в окне Запись транзакции элемента, а затем опубликуйте транзакции. Чтобы открыть окно Запись транзакции элемента, наведите указатель на пункт Инвентаризация в меню Транзакции , а затем выберите Элемент транзакции.

Шаг 4. Печать дополнительных отчетов

Напечатайте все дополнительные отчеты, необходимые для планирования или для постоянных записей. Ниже приведены предлагаемые отчеты.

• Отчет о состоянии акций
• Отчет о квитанциях на покупку
• Отчет об обороте
• Отчет журнала транзакций
• Список серийных номеров
• Список номеров лота

Чтобы открыть палитру отчетов, наведите указатель на пункт Инвентаризация в меню Отчеты . Используйте выбранные элементы из палитры отчетов инвентаризации для печати этих отчетов. Если вы планируете удалить проданные квитанции на покупку в конце года, рекомендуется распечатать отчет о квитанциях на покупку, чтобы просмотреть квитанции, которые будут удалены.

Шаг 5. Создание резервной копии

Создайте резервную копию всех данных компании!
Это верно, чтобы вы могли быстро восстановиться в случае изменения мощности или другой проблемы во время процедуры закрытия в конце года.

Шаг 6. Закрытие года

Чтобы сделать это, выберите Сервис в меню Microsoft Dynamics GP , наведите указатель на подпрограммы, наведите указатель на пункт Инвентаризация и выберите Окончание года.

Закрывая год, выполняет следующие задачи:

• Передает все суммированные объемы за текущий год (затраты и объемы продаж) в журнал транзакций для элементов, для которых ведется сводная история продаж.
• Обновления сумму в поле Начальное количество элемента в поле Количество в руке на каждом сайте. В некоторых отчетах, таких как отчет об обороте, для вычислений отчета используется сумма в поле Начальное количество.
• Обнуляет поле Количество проданных в окне Обслуживания количества элементов для каждого сайта.
• Удаляет квитанции на покупку и журнал изменений стоимости для проданных товаров.
• Удаляет все товары, которые были проданы, из записей элементов, которые были проданы.
• Удаляет все атрибуты лота из записей нумеруемых элементов, если они были проданы.
• Обновления стандартную стоимость каждого элемента с текущей стоимостью, если используется периодический метод FIFO или метод периодической оценки LIFO.
• Для закрытия года используется окно инвентаризации Year-End закрытие.

Доступны следующие варианты представления:

• Удалить: неподдерживаемые элементы

  Если выбрать поле "Прекращенные элементы" проверка, все элементы, не имеющие нулевого остатка (т. е. количество), будут удалены из всех таблиц IV в процессе закрытия года. Элементы можно назначить как неохваченные с помощью периода обслуживания элементов. Неподдерживаемые элементы, количество которых равно нулю (за исключением компонентов комплекта) и не имеют незаписанных транзакций, будет удалено из модуля Инвентаризация. Если вы используете модуль "Управление служебными звонками", определите, существуют ли какие-либо неподдерживаемые элементы в любых неопубликованных служебных документах. Если неподдерживаемые элементы существуют в любых неопубликованных служебных документах, перед продолжением их необходимо опубликовать. Отчет об обработке заказов на продажу, отчет о выставлении счетов или отчет об обработке заказа на покупку и запросы по-прежнему смогут отображать информацию об этих неподдерживаемых товарах. Однако вы не сможете выполнить поиск по номеру элемента, так как он был удален из таблицы Master Item. Если вы хотите распечатать отчет или получить запрос о прекращении действия элемента, необходимо включить элемент в диапазон номеров элементов.

  Примечание.

  При выборе этого параметра вы удалите неподдерживаемые элементы. Кроме того, вы удалите весь журнал инвентаризации для элементов. Вы не сможете детализировать журнал инвентаризации для этих элементов.

• Удалить: проданные квитанции и журнал изменений затрат до [даты]

  Если выбрать поле Проданные квитанции проверка, все проданные квитанции, количество полученных сумм и количество проданных сумм равны, будут удалены. (Записи будут удалены из IV10200, помеченных как проданные [RCPTSOLD=1], и соответствующие записи из IV10201 [связаны IV10201. RCTSEQNM = IV10200. SRCRCTSEQNM].) Это необязательный шаг, и он не может быть процедурой, которая выполняется каждый год. Эти значения могут помочь при возврате элементов с помощью выставления счетов. Таким образом, вы можете не удалять квитанции о покупках из файла.

  В Microsoft Dynamics GP удалите журнал проданных квитанций и изменений затрат до. Выберите поле Проданные квитанции и журнал изменений стоимости до проверка, чтобы удалить все проданные квитанции о покупке и исторические изменения стоимости для элементов, использующих метод периодической оценки Average Perpetual, Last In, First Out (LIFO) Perpetual или First In, First Out (FIFO) Периодической оценки, а затем ввести дату. Проданные квитанции, сведения о количестве проданных и исторических затратах с датами, которые наступают до введенной даты, будут удалены.

• Удалить: атрибуты проданных лотов

  Если выбрать поле Атрибуты проданного лота проверка, значения для номеров проданных лотов будут удалены. Например, можно удалить значение красным для атрибута лота Color, если вы продали все нумеруемые товары, которым было присвоено значение красным.

• Обновление: стандартная стоимость элемента

  Если выбрано поле Стандартные затраты элемента проверка, стандартная стоимость для всех элементов, которым назначен метод периодической оценки FIFO или метод периодической оценки LIFO, будет автоматически скорректирована с учетом текущей стоимости каждого элемента или суммы, которую вы недавно заплатили за элемент. Если вы зарегистрированы в модуле Производство, вы не сможете выбрать поле Стандартные затраты проверка элемента.

  Примечание.

  При выборе обновления стандартной стоимости элемента во время процесса закрытия Year-End инвентаризации для стандартных элементов затрат необходимо иметь учетную запись переоценки стандартных затрат , заполненную в одном из двух перечисленных ниже расположений, чтобы процесс Year-End Закрыть. Если учетная запись не заполнена, отчет об исключениях выведет список элементов, которые необходимо заполнить, прежде чем вы сможете обработать закрытие на конец года.

  1. Карты > Учетная запись элемента > инвентаризации > (для каждого периодического элемента)
  2. Microsoft Dynamics GP > Средства > настройки > серии "Публикация > учетных записей" для инвентаризации>.

Выбрав все необходимые параметры, выберите Процесс , чтобы начать процесс закрытия на конец года. Когда год будет закрыт, вы не сможете публиковать, выверять количества, изменять методы оценки или изменять десятичные разряды для элементов.

Шаг 7. Закрытие финансовых периодов для серии Inventory (необязательно)

Окно Настройки финансовых периодов можно использовать для закрытия финансовых периодов, которые по-прежнему открыты в течение года. Чтобы открыть окно Настройки финансовых периодов, выполните следующие действия:

• В Microsoft Dynamics GP в меню Microsoft Dynamics GP последовательно выберите Пункты Инструменты, Настройка, Компания, а затем — Финансовые периоды. Он предотвращает случайное размещение транзакций в неправильном периоде или году.

Перед закрытием финансовых периодов убедитесь, что вы опубликовали все транзакции за период и год для всех модулей. Если позже вам придется размещать транзакции в финансовом периоде, который вы уже закрыли, необходимо вернуться в окно Настройки финансовых периодов, чтобы повторно открыть период, прежде чем вы сможете опубликовать транзакцию.

Шаг 8. Создание окончательной резервной копии

Создайте окончательную резервную копию файлов данных компании и храните их в надежном и постоянном хранилище. Он дает вам постоянный отчет о финансовом положении компании на момент закрытия года.

Советы по закрытию запасов на конец года

• Закрытие на конец года должно быть сделано до того, как будут размещены какие-либо транзакции на новый год.
• Вы можете выбрать флажок Проверка снятых товаров, Проверка Проданные квитанции или Атрибуты проданных лотов проверка. Если выбрать эти проверка поля, все элементы, проданные квитанции и атрибуты проданных лотов с нулевым балансом будут удалены в процессе закрытия на конец года.
• При выборе поля Стандартные затраты элемента обновления проверка стандартные затраты для всех элементов, которым назначен метод периодической оценки FIFO или метод периодической оценки LIFO, будут автоматически скорректированы с учетом текущей стоимости каждого элемента. Текущая стоимость — это сумма, которую вы недавно заплатили за элемент.
• Для инвентаризации нет отчета о закрытии года.

Часто задаваемые вопросы о запасах в конце года

В1. Как средняя стоимость элемента обновляется в течение года и в процессе закрытия на конец года при использовании метода средней бессрочной оценки?

A1. Если вы используете метод средней бессрочной оценки, все квитанции по каждому элементу будут усреднены для определения средней стоимости. Процесс закрытия на конец года не меняет средние затраты. Однако при этом будут удалены проданные квитанции на покупку. При следующем вводе квитанции средняя стоимость будет переоценена вместе с квитанциями, которые остаются в файле Инвентаризация покупок.

Примечание.

Были внесены улучшения в вычисление средней стоимости в Microsoft Dynamics GP 9.0, которая по-прежнему будет применяться. Дополнительные сведения об расчете средних затрат см. в разделе Усовершенствования, внесенные в вычисление средних затрат в Microsoft Dynamics GP.

В2. Можно ли использовать окно "Инвентаризация Year-End закрытия" в течение года для обновления стандартной стоимости товаров при использовании метода периодической оценки?

О2. Мы не рекомендуем это сделать, так как поле Начальное количество обновляется в процессе закрытия года. Это приведет к неправильному значению этого поля в отчетах, таких как отчет об обороте. Кроме того, все сводные данные журнала продаж будут неправильно перенесены на следующий год.

В3. Каков эффект от закрытия запасов в конце года в Великих равнинах?

A3. Окончание года для этого модуля является необязательным.

Таким образом, поля, обновляемые в конце года, используются в отчетах для сводных данных по количеству. Если эти поля не важны, вы можете не закрывать данные на конец года.

В конце года инвентаризация перемещает сводную историю с текущего года на прошлый год (как показано в разделе Карточки/Запасы/История) и обнуляет сведения о текущем году.

Рекомендуется закрыть модуль инвентаризации перед публикацией операций продажи и покупки в новом году, так как в этом случае номера журнала товара будут не точными (как показано в разделе Карточки/Запасы/История). Кроме того, отчет об обороте запасов может быть не точным, так как начальные количества товара за год не будут точными. Чтобы проиллюстрировать, предположим, что вы продали 100 товаров в 2019 году. Затем вы продали 10 дополнительных товаров в 2020 году. Вы разместили обе эти операции инвентаризации в 2020 году до закрытия 2019 года для запасов, поэтому в 2020 году у вас будет количество проданных 110. После завершения закрытия 2019 года вы получите значение 0 вместо 10 для количества продаж за 2020 год (текущий год) и 110 для количества продаж за 2019 (прошлый год).

В сводных окнах инвентаризации с конкретными представлениями календаря или финансового года учитывается дата. Процесс закрытия года инвентаризации не учитывает дату.