Мелкие наличные деньги

В этой статье представлена информация о функциях мелких наличных денег, которые расширяют существующие функции как глобальную функцию для всех стран и регионов. Дополнительные сведения см. в разделе Мелкие наличные деньги для Восточной Европы и России.

Вы можете использовать функцию мелких наличных денег для автоматизации прихода и расхода наличных, создания первичных документов и печати сопутствующих отчетов.

Функция мелких наличных денег выполняет следующие действия:

• Учет прихода и расхода доступных наличных средств.
• Создание типовых форм наличных денег. Примеры включают приходные кассовые ордеры, расходные кассовые ордеры и журнал регистрации кассовых ордеров.
• Контроль максимальной суммы наличными, разрешенной для клиентов или поставщиков.
• Отражение кассовых операций в различных валютах.
• Преобразование сумм операций с наличными средствами в иностранной валюте в валюту по умолчанию, чтобы обеспечить отчетность по учету.

Необходимые условия

Чтобы вы могли использовать функцию мелких наличных денег, должны выполняться следующие обязательные условия:

• Включите мелкую кассу.

• Настройте следующие элементы:

  • Кассы
  • Профили разноски кассы
  • Номерные серии для нумерации кассовых документов
  • Значения по умолчанию для параметров управления банком и кассовыми операциями
  • Имена кассовых журналов в главной книге

Включить мелкую кассу

Для включения функции мелких наличных денег выполните следующие действия.

1. В Управлении функциями включите функцию Мелкие наличные деньги.
2. Перейдите в раздел Параметры управления банком и кассовыми операциями>Наличный расчет и выберите опцию Включить мелкую кассу .

Настройка кассовых счетов

Чтобы настроить счета наличных денег, выполните следующие действия.

1. Перейдите в раздел Управление банком и кассовыми операциями>Мелкая касса>Кассы.

2. Введите следующую информацию.

   Поле	Описание
   Наличные	Введите код для идентификации кассового счета (кассы).
   Наименование	Введите описание кассового счета.
   Валютное	Выберите валюту по умолчанию для кассовых проводок.
   Группа номерных серий	Если нумерация кассовых документов отличается от нумерации, которая указана в параметрах, введите код.
   Разные валюты	Установите этот флажок, чтобы разрешить разноску валюты, отличной от валюта учета.
   Отрицательная касса	Установите этот флажок, чтобы разрешить отрицательные денежные сальдо в любой валюте.

Чтобы настроить правила контроля сальдо денежных средств для кассы, выполните следующие действия.

1. Выберите кассовый счет.

2. На вкладке Касса в разделе Лимит остатка выберите Лимит остатка, затем введите следующие данные.

   Поле	Описание
   Тип валюты	Выберите тип валюты: Валюта учета — используется основной код валюты компании. Указанная валюта — используется код валюты, отличный от основного кода валюты компании.
   Валютное	Если выбрано значение Указанная валюта в поле Тип валюты, выберите код валюты. Это поле недоступно, если в поле Тип валюты выбрано значение Валюта учета.
   Тип лимита остатка	Выберите тип лимита остатка: Максимум — сальдо наличных денег не должно превышать сумму Лимит остатка для кассового счета (верхняя граница). Минимум — сальдо наличных денег не должно быть меньше суммы Лимит остатка для кассового счета (нижняя граница).
   Проверка остатка	Выберите, что происходит во время процесса утверждения для кассовых документов, если сумма Лимит остатка для кассового счета превышена: Принять — лимит может быть превышен. Предупреждение — лимит может быть превышен, но пользователь получает предупреждающее сообщение. Кассовый документ подтверждается или утверждается. Ошибка — лимит не может быть превышен, и пользователь получает сообщение об ошибке. Кассовый документ не подтверждается или не утверждается. Дополнительные сведения о процессе утверждения для кассовых документов см. в разделе Утверждение и разноска проводок по кассе далее в этой статье.
   Лимит остатка	Введите лимит для сальдо кассового счета. Сумма должна быть в указанной валюте.

Настройка профилей разноски кассы

Профили разноски кассы определяют разноски в главную книгу. Для настройки профиля разноски наличных средств выполните следующие действия.

1. Перейдите в раздел Управление банком и кассовыми операциями>Настройка>Профили разноски кассы.

2. Выберите или создайте профиль разноски и введите следующие сведения.

   Поле	Описание
   Допустимый для	Выберите, будет ли профиль разноски применяться к конкретному кассовому счету или ко всем кассовым счетам: Таблица — если имеется строка профиля разноски для кассового счета, эта строка используется для разноски проводки по кассе. Все — отсутствует строка профиля разноски для кассового счета.
   Наличные	Если вы выбрали Таблица в поле Допустимый для, укажите кассовый счет. Это поле остается пустым, если вы выбрали Все в поле Допустимый для.
   Счет ГК	Введите номер счета ГК для использования в качестве итогового счета для кассового счета.

Настройка номерных серий для кассовых документов

Чтобы настроить номерные серии для кассовых документов, выполните следующие действия.

1. Перейдите в раздел Управление банком и кассовыми операциями>Настройка>Параметры управления банком и кассовыми операциями.
2. На вкладке Номерная серия укажите коды номерных серий для ссылок Приходные кассовые ордера, Расходные кассовые ордера, Ваучер сторно по кассе и Курсовая разница.

Настройка значений по умолчанию для параметров управления банком и кассовыми операциями

Чтобы настроить значения по умолчанию для параметров управления банком и кассовыми операциями для мелких наличных средств, выполните следующие действия.

1. Перейдите в раздел Управление банком и кассовыми операциями>Настройка>Параметры управления банком и кассовыми операциями.

2. На вкладке Касса введите следующие сведения.

   Поле	описание
   Наличный расчет	Выберите кассовый счет по умолчанию в журналах.
   Разноска кассы	Введите профиль разноски кассы по умолчанию, который используется, если не указан другой профиль разноски.
   Контроль использования ваучеров	Выберите, что происходит, если дублирование номеров обнаружено во время проверки номера кассового документа: Запрещать дубликаты Запрещать копии внутри финансового года Принять дубликаты Предупреждать в случае повторений
   Проверка суммы операции	Выберите, что произойдет при превышении лимита для операций с контрагентами: Принять — лимит может быть превышен. Предупреждение — лимит может быть превышен, но пользователь получает предупреждающее сообщение. Операция разнесена. Ошибка — лимит не может быть превышен, и пользователь получает сообщение об ошибке. Операция не разнесена.
   Метод проверки	Выберите метод проверки, который будет использоваться для управления превышением сумм лимитов по операциям: Операция — проверка выполняется по проводкам. Соглашение — проверка выполняется отдельно по каждой проводке, для которой указан контракт с контрагентом.
   Лимит операций	Введите максимальную сумму, которая допускается для операций с контрагентами в наличных средствах.
   Разноска на более раннюю дату	Установите этот флажок, чтобы разрешить разнесение кассовых проводок до последней даты кассовой проводки.
   Аналитики	Введите аналитики в поля Код подразделения, Аналитический код и Код назначения. Страница печати для кассовых документов отражает эти сведения.
   Использовать подтверждение	Установите этот флажок для использования дополнительного статуса Подтвержден во время процесса утверждении для кассовых документов.

Настройка имен кассовых журналов в главной книге

Для создания журнала для разноски кассовых проводок выполните следующие действия.

1. Перейдите в раздел Главная книга>Настройка журнала>Наименования журналов и создайте запись.
2. В поле Тип журнала укажите Касса. Определите другие параметры журнала по умолчанию, как требуется.

Ежедневные кассовые операции через журнал кассовых ордеров

Для создания кассового документа через журнал кассовых ордеров выполните следующие действия.

1. Перейдите в раздел Управление банком и кассовыми операциями>Мелкая касса>Журнал кассовых ордеров и создайте журнал.

2. На панели действий выберите Строки.

3. Добавьте строку и введите следующие сведения.

   Поле	Описание
   Дата	Введите дату проводки.
   Учетная запись	Выберите кассовый счет. По умолчанию кассовый счет задается в параметрах управления банком и кассовыми операциями.
   Описание	Введите текст для проводки.
   Дебет, кредит	Введите сумму кассового документа в одном из этих полей: Дебет — это поле используется для регистрации поступления наличных денег и приходного кассового ордера. Кредит — это поле используется для регистрации расходов наличных средств и расходного кассового ордера.
   Тип корр. счета, корр. счет	Выберите тип корр. счета и номер корр. счета.
   Валюта	Выберите код валюты проводки.
   Ваучер	Это поле задается на основе настройки журнала.
   Порядковый номер	Если никакая номерная серия не настроена для кассового счета, это поле будет задано автоматически на основе номерной серии, которая указана в параметрах. Можно вручную ввести в этом поле номер заказа. Чтобы помочь исключить несоответствия в нумерации кассовых документов, применяется следующее правило: номер кассового документа, имеющего более раннюю дату операции, не может быть выше, чем номер кассового документа, который имеет более позднюю дату операции. Если этот контроль не требуется, установите флажок Разноска на более раннюю дату в параметрах управления банком и кассовыми операциями.
   Статус утверждения	Статус первой проводки имеет значение Нет. Сведения о том, как задать статус проводки, см. в разделе Утверждение и разноска проводок по кассе.
   Тип документа	Это поле на вкладке Кассовый ордер задается автоматически на основе суммы, введенной для кассового документа: Приходный кассовый ордер — вы ввели сумму в поле Дебет для кассового счета. Расходный кассовый ордер — вы ввели сумму в поле Кредит для кассового счета. Коррекция — вы ввели отрицательную сумму в поле Дебет или Кредит для кассового счета.
   Налоговая группа	Укажите налоговую группу для расчета налогов для операции.
   Налоговая группа номенклатур	Укажите налоговую группу номенклатур для расчета налогов для операции.
   Основание	В этом поле на вкладке Кассовый ордер введите текст, чтобы описать тему проводки. Этот текст печатается на странице отчетности кассового ордера.
   Дата документа	Введите описание, номер и дату основного документа, который является основанием для проводки (например, авансовые отчеты, счет или ордер).
   Тип представителя	Это поле может содержать следующие значения: Работник — если значением поля Корр. счет является ГК или Банк, подстановка Представитель содержит список сотрудников. Если в поле Корр . счет выбран Клиент или Поставщик, подстановка Представитель содержит список контактных лиц контрагента. Чтобы настроить представителей, перейдите к пункту Основное>Настройка>Контакты>Контактное лицо. Другие — поле поиска Представитель содержит список других клиентов. Чтобы настроить получателей, которые не отображаются в таблице Клиенты или Поставщики, перейдите к пункту Главная книга>Получатели. Примечание. Этот тип представителя доступен только в Латвии. (Должен быть включен конфигурационный ключ CSELatvia.) Поставщик — поле поиска Представитель содержит список других поставщиков. Для настройки поставщиков перейдите к Расчеты с поставщиками>Поставщики. Клиент — поле поиска Представитель содержит список других клиентов. Чтобы настроить клиентов, перейдите к пункту Расчеты с клиентами>Клиенты.
   Уполномоченный	Выберите представителя типа, указанного в поле Тип представителя.
   Имя	Это поле задается автоматически на основе значений Корр. счет и Представитель. Страница печати для кассовых ордеров отражает эти сведения.
   Остаток	Рассчитанная сумма остатка. Обратите внимание, что коды назначения должны быть назначены всей сумме проводки.
   Профиль разноски	Введите профиль разноски для кассового счета. По умолчанию используется профиль разноски, который указан в параметрах управления банком и кассовыми операциями.
   Разноска по корр. счету	Введите профиль разноски для выбранного корр. счета.
   Общий период времени	В разделе Общая сумма в нижней части страницы поле Приход показывает общую сумму, которая вычисляется для всех приходных кассовых ордеров, которые введены в текущий журнал. Поле Расход показывает общую сумму для всех расходных кассовых ордеров.

Чтобы проверить записи журнала на панели операций, выберите Проверить.

Ежедневные кассовые операции через общий журнал

Для создания кассовой проводки через общий журнал выполните следующие действия.

1. Перейдите в раздел Главная книга>Записи журнала>Общие журналы и создайте журнал.

2. На панели действий выберите Строки.

3. Добавьте строку и введите следующие сведения.

   Поле	Описание
   Дата	Введите дату проводки.
   Тип счета	Выберите Кассовые операции.
   Учетная запись	Выберите номер кассового счета.
   Текст проводки	Введите пояснительный текста для проводки.
   Дебет, кредит	Введите сумму кассового документа в одном из этих полей: Дебет — это поле используется для регистрации поступления наличных денег и приходного кассового ордера. Кредит — это поле используется для регистрации расходов наличных средств и расходного кассового ордера.
   Тип корр. счета, корр. счет	Выберите тип корр. счета и номер корр. счета.
   Валюта	Выберите код для валюты проводки.

На вкладке Накладная можно указать профили разноски для выбранного счета и корр. счета. Если зарегистрированная проводка является предоплатой, на вкладке Платеж выберите флажок Предоплата. В разделе Представитель настройте поля, которые будут печататься в отчете Касса. Чтобы проверить записи журнала на панели операций, выберите Проверить.

Утверждение и разноска проводок по кассе

Для кассовых проводок могут применяться следующие состояния:

• Неизвестно
• Подтверждено
• Одобрено
• Аннулировано

Параметр Использовать подтверждение доступен на экспресс-вкладке Утверждение вкладки Касса. Перейдите в раздел Управление банком и кассовыми операциями>Настройка>Параметры управления банком и кассовыми операциями, чтобы активировать два дополнительных статуса: Подтверждено и Отклонено.

Подтверждение удобно, когда выдаются кассовые документы, а кассовые приходные и расходные ордера являются общими для двух сотрудников: бухгалтер и кассир. Функция Сброс статуса меняет текущий статус проводки. Утверждено становится Подтверждено, а Подтверждено становится Нет. Записи в кассовом журнале могут редактироваться только в том случае, если они имеют статус Нет. Проводки по кассе могут быть отклонены только в том случае, если статус проводки имеет значение Подтверждено.

• Чтобы подтвердить проводку, выберите соответствующую строку журнала ордеров, затем выберите Одобрение документов>Подтвердить. Создается номер ордера на основе указанной номерной серии. Статус проводки изменяется на Подтверждено, и изменять строку журнала больше нельзя. Сальдо кассового счета не изменяется.
• Чтобы отклонить кассовый документ, выберите Одобрение документов>Отклонить. Этот вариант доступен только для документов со статусом Подтверждено.
• Чтобы утвердить проводку, выберите соответствующую строку журнала ордеров, затем выберите Одобрение документов>Утвердить. Статус Утверждено указывает, что денежные средства получены или выданы. Кассовое сальдо изменяется. Можно разнести проводки по кассе.
• Чтобы отменить статус Утверждено и сбросить статус на Нет, выберите Одобрение документов>Сброс статуса. Можно разносить только утвержденные проводки по кассе. Чтобы разнести журнал, выберите Разноска>Разноска.
• Журналы с отклоненными документами могут быть разнесены, но не будут создавать ваучеры для этих проводок. Все отклоненные документы регистрируются и доступны для рассмотрения на странице Проводки по кассе.

Периодические задачи

Чтобы выполнить следующие задачи, перейдите в раздел Управление банком и кассовыми операциями>Периодические задачи.

Периодическая задача	Описание
Проверка остатка	Проверьте сальдо для выбранного кассового счета на указанную дату и выведите результат в информационном сообщении. Только утвержденные проводки могут учитываться в расчет сальдо.
Пересчет баланса по кассе	Используйте эту задачу, чтобы проверить, что бухгалтерский баланс для кассовых счетов соответствует сальдо по кассе.
Переоценка в иностранной валюте — Касса	Используйте эту задачу, чтобы убедитесь, что у вас адекватное сальдо в валюте по умолчанию на дату отчетности, когда операции вводятся в иностранных валютах. Используйте функцию Фильтр на вкладке Записи для добавления, чтобы указать кассовый счет, для которого требуется выполнить задачу. В диалоговом окне для задачи используйте поля Из валюты и В валюту, чтобы указать валюты проводки. Система сравнивает сумму в валюте, которая была конвертирована с использованием валютного курса на выбранную дату, с суммой в валюте по умолчанию. Разность этих сумм (за исключением предыдущей корректировки курсовой разницы) является рассчитанной курсовой разницей. Эта задача создает утвержденную проводку по кассе типа Курсовая разница. Эта проводка ГК создается с использованием финансового счета, который указан в поле Внереализационная прибыль или Внереализационный убыток в таблице Валюта.

Запросы и отчеты

Запрос или отчет	Описание
Проводки по кассе	Выберите Управление банком и кассовыми операциями>Запросы и отчеты>Проводки по кассе для просмотра проводок по кассе. Используйте функцию Фильтр, чтобы указать дополнительные критерии для ограничения выбора кассовых проводок.
Остаток по кассе	Выберите Управление банком и кассовыми операциями>Запросы и отчеты>Остаток по кассе для просмотра остатка по кассе.
Касса — Выверка ГК	Перейдите в раздел Управление банком и кассовыми операциями>Запросы и отчеты>Отчеты по обороту денежных средств>Касса — Выверка ГК для выполнения этого отчета.
Отчет по выписке по кассе	Перейдите в раздел Управление банком и кассовыми операциями>Запросы и отчеты>Отчеты по обороту денежных средств>Отчет по выписке по кассе для выполнения этого отчета.
Отчет по кассовым проводкам	Перейдите в раздел Управление банком и кассовыми операциями>Запросы и отчеты>Отчеты по обороту денежных средств>Отчет по кассовым проводкам для выполнения этого отчета.