Рабочая область закрытия финансового периода

Эта статья предоставляет обзор рабочей области Закрытие финансового периода и соответствующей конфигурации.

Рабочая область закрытия финансового периода

Рабочая область Закрытие финансового периода позволяет отслеживать процессы финансового закрытия по всем компаниям, областям и людям. В зависимости от представления рабочей области Закрытие финансового периода отображаются либо все задачи и статусы для расписания закрытия, либо только задачи, которые назначены вам.

Необходимо сначала выбрать расписание закрытия в верхней части рабочей области. Все данные, которые отображаются в рабочей области, затем фильтруются по выбранному графику закрытия.

Плитки сводки

Плитки Сводки предоставляют обзор процесса и содержат индикаторы, которые помогают следить за процессом закрытия. Вы можете видеть задачи, которые просрочены, оставшиеся задачи на сегодня, задачи, которые надо сделать сегодня, но они блокированы из-за зависимостей, и все оставшиеся задачи для процесса. Эти сведения отображаются для всех компаний, включенных в выбранное расписание закрытие.

Раздел задач и статуса

В разделе Задачи и статус статус общего графика закрытия разбивается различными способами: статус по компании, статус по области и статус по сотруднику, который несет ответственность. Можно просмотреть статус всех задач в графике закрытия, только задач со сроком выполнения сегодня или просроченных задач, изменяя фильтр в верхней части списка карточек. Можно также выбрать фильтр компаний для просмотра статуса для конкретной компании. Каждая вкладка статуса дает детализацию как по проценту, который был завершен, так и по числу задач, которые остаются. Нажмите на карту или действие Просмотр сведений, чтобы фильтровать подробный список задач по выбранной карте.

Последняя вкладка — для детального списка задач. Это список показывает полный список задач и может быть фильтрован так, что он покажет только задачи, в которых вы заинтересованы. Вы можете фильтровать список задач несколькими способами. Например, вы можете фильтровать по сроку выполнения задачи, связанной компании и связанной зоне. Вы можете также решить показать или спрятать завершенные задачи в списке задач.

Два индикатора использованы для задач:

• Значок восклицательного знака показывает, что задача просрочена. Для задач, которые просрочены, срок выполнения также выделен в красном цвете.
• Значок висячего замка показывает, что задача зависит от других задач, которые пока не завершены. Задачу, которая заблокирована зависимостями, нельзя отметить как завершенную. Вы можете установить зависимости для задачи путем использования действия Задать зависимость.

Имя задачи представляет собой гиперссылку на страницу, куда пользователь должен пойти, чтобы выполнить работу. Эту гиперссылку можно задать с помощью поля Ссылка задачи при изменении или создании задачи.

Можно прикреплять файлы, примечания, изображения и URL-адреса к задаче с помощью действия Вложения. Например, вы можете показать номера журнала, которые использованы как часть задачи, добавить комментарии о конкретной задаче или приложить файл отчета, который был напечатан для задачи. Значок появляется в столбце Вложение для задачи, если вложение присутствует.

Параметр Задача завершена необходимо вручную выбрать после того, как задача завершена. Когда задача отмечена как завершенная, поле Дата выполнения автоматически обновляется до текущих даты и времени. Индикаторы зависимости также обновляются соответствующим образом.

Страница списка всех задач закрытия финансового периода

Вы можете просмотреть все задачи закрытия текущего и предыдущего периодов на странице списка Все задачи закрытия финансового периода. Эта страница списка лучше всего подходит для исторического анализа вашего процесса закрытия, потому что она включает информацию о запланированном сроке выполнения, фактической дате завершения, и лице, которое завершило задачу. Сведения на этой странице списка можно легко экспортировать в Microsoft Excel для отчетности и целей аудита.

Страница Конфигурация закрытия финансового периода

Прежде чем вы можете использовать рабочую область Закрытие финансового периода, вы должны настроить процесс путем использования страницы Конфигурация закрытия финансового периода. (Щелкните Главная книга>Закрытие периода>Конфигурация закрытия финансового периода.)

Ресурсы

На вкладке Ресурсы вы определяете людей, которые включаются в процессы закрытия. Любой работник, который будет ответственен за задачу закрытия, сначала должен быть назначен здесь. Необходимо также определить вид рабочей области работника. Имеются следующие варианты:

• Только назначенные задачи – пользователь увидит только назначенные им задачи.
• Все задачи и статус – пользователь увидит все заключительные задачи и статус всего процесса.

Потребители, которые имеют разрешения осмотреть только их заданные задачи, не смогут добавить задачи к списку задач, редактировать задачи, или удалить задачи из списка задач.

Области задач

Вы используете зоны задач для того, чтобы группировать закрывающие задачи в логически зоны владения в пределах вашей организации. Например, расчеты с поставщиками, Расчеты с клиентами, или главную книгу могли быть использованы как зоны задачи.

Календари

Календари финансового закрытия создаются на вкладке "Календари". На этой вкладке можно определить рабочие дни для процессов закрытия, а также использовать ее для планирования задач закрытия. Создайте новый календарь и укажите рабочие дни, которые нужно использовать для планирования задач. Самое лучшее создать календарь на долгий период времени, такой как год или несколько лет, ввиду того, что его можно редактировать после создания. После создания календаря щелкните кнопку "Изменить", чтобы обновить календарь для определенных дней, таких как праздники. Задачи закрытия будут запланированы на дни, когда значение "Управление" будет установлено как "Открытый". Если задачи закрытия не должны быть запланированы на определенный день, то тот день должен иметь значение "Управление", установленное на "Закрыто".

Шаблоны

Вы используете шаблон закрытия финансового периода, чтобы определить все задачи, которые входят в процесс закрытия. Задача закрытия — это повторяющаяся работа, которая назначена сотруднику для выполнения в рамках каждого процесса закрытия. В шаблоне должен быть определен относительный срок выполнения для каждой задачи закрытия. Относительный срок выполнения — это число дней перед или после определенной даты окончания периода, когда задача будет должна быть выполнена в каждый период. Каждой задачи также назначается время, к которому она должна быть выполнена. Время завершения устанавливается с использованием контекста часового пояса и будут преобразовано в часовой пояс для каждого пользователя.

Можно назначить задачу в шаблоне для одной или нескольких компаний, где применяется эта задача. Если другое лицо назначено для завершения этой работы в каждой компании, может оказаться полезным создать несколько задач для одной работы. Создайте одну задачу для каждой компании.

Пункт меню Ссылка на задачу связан с работой по задаче и может быть использован для того, чтобы перейти сразу к связанной странице по ссылке на задачу в рабочей области. Например, задачу закрытия для выполнения процесса переоценки в валюте для расчетов с поставщиками можно соединить со связанной страницей Переоценка в иностранной валюте. Вы можете также сделать ссылку на внешний URL-адрес.

Совет

Если вы хотите связать специфический отчет Management Reporter с задачей закрытия финансового периода, вы можете использовать URL-адрес отчета. Чтобы оценить URL-адрес отчета, раскройте отчет в Report Designer и после этого щелкните Файл>Посмотреть отчет, чтобы открыть отчет в веб-браузере. Вы можете после этого скопировать URL-адрес в строке адреса браузера и вставить его в поле URL ссылки на задачу.

Вы можете определить зависимости задачи в шаблоне. Если задача была настроена зависеть от одной или больше задач, то эту задачу нельзя отметить как завершенную, пока все зависимости не будут завершены.

Можно также создать несколько шаблонов финансового закрытия. Вы можете после этого использовать различные шаблоны для того, чтобы отслеживать процессы закрытия для различных типов периодов, таких как конец месяца или конец года, или отслеживать компании, которые используют другие процессы закрытия. После создания одного шаблона можно скопировать его в новый шаблон и сделать необходимые изменения. Можно назначить только один шаблон для каждого графика закрытия.

Планы закрытия

График закрытия используется для назначения шаблона финансового закрытия для конкретного финансового периода, который должен быть закрыт. Затем задачи из шаблона автоматически создаются для указанного периода, и новое расписание закрытия добавляется в рабочую область. При создании нового графика закрытия поле Дата окончания периода используется для того, чтобы определить фактические сроки выполнения для задач закрытия, основанные на относительном сроке выполнения, который задан в шаблоне финансового закрытия.

Назначьте календарь, соответствующий графику закрытия, чтобы показать рабочие дни, которые нужно использовать в планировании задачи. Если не определить конкретный календарь, то сроки выполнения задачи будут использовать все дни недели.

Необходимо также определить компании, которые будут связаны с графиком закрытия. Если задачи шаблона связаны с несколькими компаниям, то отдельные задачи будут созданы для каждой компании, которая есть в графике закрытия и назначена задаче в шаблоне.

После завершения графика закрытия выберите параметр Закрыт. Журнал задач по-прежнему будут доступен со страницы Все задачи закрытия финансового периода, но график закрытия будет удален из рабочей области. После того как график закрытия был помечен как Закрыт, нельзя будет добавлять в него задачи, изменять задачи или удалять задачи из него.