Мелкие наличные деньги для Восточной Европы и России

В этой статье содержатся сведения о функции для мелких наличных денег, которая позволяет пользователям в Эстонии, Литве, Чешской Республике, Венгрии, Латвии, Польше и России отражать кассовые операции в системе.

Функцию мелких наличных денег можно использовать для автоматизации операций для приходов и расходов наличных, создания первичных документов и печати связанных отчетов. Функция мелких наличных денег позволяет выполнять следующие операции:

• Учет прихода и расхода доступных наличных средств.
• Создание типовых наличных форм: приходные кассовые ордеры, расходные кассовые ордеры и журнал регистрации кассовых ордеров.
• Управление максимальной суммой наличных денег, которая допускается для операций с клиентами, поставщиками и т. д.
• Отражение кассовых операций в различных валютах в системе.
• Преобразование сумм операций с наличными средствами в иностранной валюте в валюту по умолчанию, чтобы обеспечить отчетность по учету.
• Создание отчета Кассовая книга и отчета кассира.

Необходимые условия

Чтобы вы могли использовать функцию мелких наличных денег, необходимо выполнить следующие обязательные условия:

• Настройка кассовых счетов.
• Настройка профилей разноски кассы.
• Настройка номерных серий для нумерации кассовых документов.
• Настройка значений по умолчанию для параметров управления банком и кассовыми операциями.
• Настройка имен кассовых журналов в главной книге.

Настройка кассовых счетов

Чтобы настроить кассу, откройте Управление банком и кассовыми операциями>Банковские счета>Кассы и введите следующие сведения.

Поле	описание
Наличный расчет	Введите код для идентификации кассового счета (кассы).
Наименование	Введите описание кассового счета.
Валютное	Выберите валюту по умолчанию для кассовых проводок.
Группа номерных серий	Если нумерация кассовых документов должна отличаться от нумерации, которая указана в параметрах, введите код.
Разные валюты	Установите этот флажок, чтобы разрешить разноску валюты, отличной от валюта учета.
Отрицательная касса	Установите этот флажок, чтобы разрешить отрицательные денежные сальдо в любой валюте.

Чтобы настроить правила контроля сальдо денежных средств для кассового счета, выберите кассовый счет, затем на панели действий на вкладке Кассовый счет в группе Лимит остатка щелкните Лимит остатка. Введите следующую информацию.

Поле	описание
Тип валюты	Выберите тип валюты: Валюта учета — используется основной код валюты компании. Указанная валюта — используется код валюты, отличный от основного кода валюты компании.
Валютное	Если выбрано значение Указанная валюта в поле Тип валюты, выберите код валюты. Это поле недоступно, если в поле Тип валюты выбрано значение Валюта учета.
Тип лимита остатка	Выберите одно из доступных значений: Максимум — сальдо денежных средств не должны превышать сумму Лимит остатка для кассового счета (верхняя граница). Минимум — сальдо денежных средств не должны опускаться ниже суммы Лимит остатка для кассового счета (нижняя граница).
Проверка остатка	Выберите, что происходит во время процесса утверждения для кассовых документов, если сумма Лимит остатка для кассового счета превышена: Принять — лимит может быть превышен. Предупреждение — лимит может быть превышен, но пользователь получает предупреждающее сообщение. Кассовый документ подтверждается или утверждается. Ошибка – предел не может быть превышен. Пользователь получает сообщение об ошибке, и кассовый документ не подтверждается или не утверждается. Дополнительные сведения о процессе утверждения для кассовых документов см. в пункте «Утверждение и разноска кассовых проводок» далее в этой статье.
Лимит остатка	Введите лимит для сальдо кассового счета. Сумма должна быть в указанной валюте.

Настройка профилей разноски кассы

Профили разноски кассы определяют разноски в главную книгу. Чтобы настроить профиль разноски кассы, перейдите в пункт Управлениебанком и кассовыми операциями>Настройка>Профили разноски кассы и выберите или создайте профиль разноски. Введите следующую информацию.

Поле	описание
Допустимый для	Выберите, будет ли профиль разноски применяться к конкретному кассовому счету или ко всем кассовым счетам: Таблица — если имеется строка профиля разноски для кассового счета, эта строка используется для разноски проводки по кассе. Все – отсутствует строка профиля разноски для кассового счета.
Наличный расчет	Если вы выбрали Таблица в поле Допустимый для, укажите кассовый счет. Это поле остается пустым, если вы выбрали Все в поле Допустимый для.
Счет ГК	Введите номер счета учета для использования в качестве итогового счета для кассового счета.

Настройка номерных серий для кассовых документов

Чтобы настроить номерные серии для кассовых документов, перейдите в пункт Управление банком и кассовыми операциями>Настройка>Параметры управления банком и кассовыми операциями. На вкладке Номерная серия укажите коды номерных серий для документов Приходные кассовые ордера, Расходные кассовые ордера, Ваучер сторно по кассе и Курсовая разница, а также для Номер отчета по обор. по ден. счетам..

Настройка значений по умолчанию для параметров управления банком и кассовыми операциями

Чтобы настроить значения по умолчанию для параметров управления банком и кассовыми операциями для функции мелких наличных денег, перейдите к пункту Управление банком и кассовыми операциями>Настройка>Параметры управления банком и кассовыми операциями. На вкладке Касса введите следующие сведения.

Поле	описание
Наличный расчет	Выберите кассовый счет по умолчанию в журналах.
Разноска кассы	Введите профиль разноски кассы по умолчанию, который используется, если не указан другой профиль разноски.
Контроль использования ваучеров	Выберите, что происходит, если дублирование номеров обнаружено во время проверки номера кассового документа: Запрещать дубликаты Запрещать копии внутри финансового года Принять дубликаты Предупреждать в случае повторений
Проверка суммы операции	Укажите, что произойдет при превышении лимита для операций с контрагентами: Принять — лимит может быть превышен. Предупреждение — лимит может быть превышен, но пользователь получает предупреждающее сообщение. Операция разнесена. Ошибка – предел не может быть превышен. Пользователь получает сообщение об ошибке, и операция не разносится.
Метод проверки	Выберите метод проверки, который будет использоваться для управления превышением сумм лимитов по операциям: Операция — проверка выполняется по проводкам Соглашение — проверка выполняется отдельно по каждой проводке, для которой указан контракт с контрагентом.
Лимит операций	Введите максимальную сумму, которая допускается для операций с контрагентами в наличных средствах.
Разноска на более раннюю дату	Установите этот флажок, чтобы разрешить разнесение кассовых проводок до последней даты кассовой проводки.
Аналитики	Введите аналитики в поля Код подразделения, Аналитический код и Код назначения. Форма печати для кассовых документов будет отражать эти сведения.
Использовать подтверждение	Установите этот флажок для использования дополнительного статуса Подтвержден во время процесса утверждении для кассовых документов. (Дополнительные сведения см. в разделе «Утверждение и разноска проводок по кассе».)

Настройка имен кассовых журналов в главной книге

Чтобы создать журнал для разноски проводок по кассе, перейдите к пункту Главная книга>Настройки журнала>Имена журналов и создайте новую запись. В поле Тип журнала укажите Касса. Определите другие параметры журнала по умолчанию, как требуется.

Ежедневные кассовые операции через журнал кассовых ордеров

Чтобы создать кассовый документ через журнал кассовых ордеров, перейдите к пункту Управление банком и кассовыми операциями>Проводки по кассе>Журнал кассовых ордеров и создайте новый журнал. В области действий щелкните Строки. Добавьте новую строку и введите следующие сведения.

Поле	описание
Дата	Введите дату проводки.
Учетная запись	Выберите кассовый счет. По умолчанию кассовый счет задается в параметрах управления банком и кассовыми операциями.
описание	Введите пояснительный текста для проводки.
Дебет и кредит	Введите сумму кассового документа в одном из этих полей: Дебет — это поле используется для регистрации поступления наличных денег и приходного кассового ордера. Кредит — это поле используется для регистрации расходов наличных средств и расходного кассового ордера.
Тип корр. счета и корр. счет	Выберите тип корр. счета и номер корр. счета.
Валютное	Выберите код для валюты проводки.
Ваучер	Это поле заполняется автоматически на основе настроек журнала.
Порядковый номер	Если никакая другая номерная серия не настроена для кассового счета, это поле будет заполнено автоматически на основе номерной серии, которая указана в параметрах. Можно вручную ввести в этом поле требуемый порядковый номер. Чтобы исключить несоответствия в нумерации кассовых документов, применяется следующее правило: номер кассового документа, имеющего более раннюю дату операции, не может быть выше, чем номер кассового документа, который имеет более позднюю дату операции. Если это правило не требуется, установите флажок Разноска на более раннюю дату в параметрах управления банком и кассовыми операциями.
Статус одобрения	Статус первой проводки имеет значение Нет. Сведения о том, как задать статус проводки, см. в разделе «Утверждение и разноска проводок по кассе».
Тип документа	Это поле на вкладке Кассовый ордер заполняется автоматически на основе суммы, введенной для кассового документа: Приходный кассовый ордер — это значение используется в том случае, если вы ввели сумму в поле Дебет для кассового счета. Расходный кассовый ордер — это значение используется в том случае, если вы ввели сумму в поле Кредит для кассового счета. Коррекция — вы ввели отрицательную сумму в поле Дебет или Кредит для кассового счета.
Налоговая группа	Укажите налоговую группу для расчета налогов для операции.
Налоговая группа номенклатур	Укажите налоговую группу номенклатур для расчета налогов для операции.
Причина	На вкладке Кассовый ордер введите текст, описывающий тему проводки. Этот текст печатается на бланке отчетности кассового ордера.
Дата документа	Введите описание, номер и дату основного документа, который является основанием для проводки (например, авансовые отчеты, счет или ордер).
Тип представителя	Это поле может содержать следующие значения: Worker — в запросе " Представитель " содержится список сотрудников, если в поле Корр . счет указан "ГК " или "Банк", либо список контактных лиц контрагента, если в поле Корр. счет указано значение "Клиент " или "Поставщик". Чтобы настроить представителей, перейдите к пункту Основное>Настройка>Контакты>Контактное лицо. Другие — поле поиска Представитель содержит список других клиентов. Чтобы настроить получателей, которые не отображаются в таблице Клиенты или Поставщики, перейдите к пункту Главная книга>Получатели. Этот тип доступен только для Латвии. (Должен быть включен конфигурационный ключ CSELatvia.) Поставщик — поле поиска Представитель содержит список других поставщиков. Для настройки поставщиков перейдите к Расчеты с поставщиками>Поставщики. Клиент — поле поиска Представитель содержит список других клиентов. Чтобы настроить клиентов, перейдите к пункту Расчеты с клиентами>Клиенты.
Уполномоченный	Выберите представителя типа, указанного в поле Тип представителя.
Имя	Это поле заполняется автоматически на основе полей Корр. счет и Представитель. Форма печати для кассовых ордеров будет отражать эти сведения.
Удостоверение личности	Это поле заполняется автоматически на основе данных карты удостоверения личности для контактного лица (представителя). Если в поле Тип корр. счета задано значение Подотчетное лицо, а в поле Корр. счет задан номер сотрудника, приходы и расходы денежных средств могут осуществляться от сотрудника или сотруднику. В этом случае поле Удостоверение личности заполняется автоматически с использованием данных для удостоверения личности из таблицы Сотрудник (Учет кадров>Таблица сотрудников).
Цель	В таблице Назначение определите один или несколько кодов назначения для суммы проводки. Выберите код назначения в поле Назначение и введите пояснение в поле Текст проводки. В поле Сумма введите сумму в валюте проводки. Поле Процент показывает (в процентах) отношение суммы назначения к общей сумме проводки.
Остаток	Рассчитанная сумма остатка. Обратите внимание, что коды назначения должны быть назначены всей сумме проводки.
Должностные лица	На вкладке Должностные лица укажите имена и должности ответственных лиц: директор, главный бухгалтер и кассир. Значения Должность определяются настройкой должностных лиц на вкладках Общее и Главная книга страницы Должностные лица (Основное>Настройка>Контакты>Должностные лица).
Предоплата	Этот флажок устанавливается, если проводка является предоплатой.
Профиль разноски	Введите профиль разноски для кассового счета. По умолчанию используется профиль разноски, который указан в параметрах управления банком и кассовыми операциями.
Разноска по корр. счету	Введите профиль разноски для выбранного корр. счета.
Итоговая сумма	В группе полей Общая сумма в нижней части страницы поле Приход показывает общую сумму, которая вычисляется для всех приходных кассовых ордеров, которые введены в текущий журнал, а поле Расход показывает общую сумму для всех расходных кассовых ордеров.

Чтобы проверить записи журнала на панели операций щелкните Проверить.

Ежедневные кассовые операции через общий журнал

Для создания кассовой проводки через общий журнал, перейдите к пункту Главная книга>Записи журнала>Общие журналы и создайте новый журнал. В области действий щелкните Строки. Добавьте новую строку и введите следующие сведения.

Поле	описание
Дата	Введите дату проводки.
Тип счета	Выберите Кассовые операции.
Учетная запись	Выберите номер кассового счета.
Текст проводки	Введите пояснительный текста для проводки.
Дебет и кредит	Введите сумму кассового документа в одном из этих полей: Дебет — это поле используется для регистрации поступления наличных денег и приходного кассового ордера. Кредит — это поле используется для регистрации расходов наличных средств и расходного кассового ордера.
Тип корр. счета и корр. счет	Выберите тип корр. счета и номер корр. счета.
Валютное	Выберите код для валюты проводки.

На вкладке Накладная можно указать профили разноски для выбранного счета и корр. счета. Если зарегистрированная проводка является предоплатой, установите флажок Предоплата на вкладке Платеж. В группе полей Представитель заполните поля, как вы делали для строк журнала ордеров для печати отчета Касса. Чтобы проверить записи журнала на панели операций щелкните Проверить.

Утверждение и разноска проводок по кассе

Для проводок по кассе могут быть применены следующие статусы: Нет, Подтверждено, Утверждено и Отклонено. Параметр Использовать подтверждение на экспресс-вкладке Утверждение вкладки Касса на странице Управление банком и кассовыми операциями>Настройка>Параметры управления банком и кассовыми операциями позволяет активировать два дополнительных статуса: Подтверждено и Отклонено. Подтверждение удобно, когда выдаются кассовые документы, а кассовые приходные и расходные ордера являются общими для двух сотрудников: бухгалтер и кассир. Функция Сброс статуса меняет текущий статус проводки. Утверждено становится подтвержденным , а подтвержденное не становится никаким . Записи в кассовом журнале могут редактироваться только в том случае, если они имеют статус Нет. Проводки по кассе могут быть отклонены только в том случае, если статус проводки имеет значение Подтверждено. Отклоненные кассовые документы включаются в отчет Журнал регистрации кассовых документов, но они отражаются в отчете Кассовая книга. Чтобы подтвердить проводку, выберите соответствующую строку журнала ордеров, затем щелкните Одобрение документов>Подтвердить. Создается номер ордера на основе указанной номерной серии. Статус проводки изменяется на Подтверждено, и изменять строку журнала больше нельзя. Сальдо кассового счета не изменяется. Чтобы отклонить кассовый документ, щелкните Одобрение документов>Отклонить. Этот вариант доступен только для документов со статусом Подтверждено. Чтобы утвердить проводку, выберите соответствующую строку журнала ордеров, затем щелкните Одобрение документов>Утвердить. Статус Утверждено указывает, что денежные средства получены или выданы. Кассовое сальдо изменяется. Можно разнести проводки по кассе. Чтобы отменить статус Утверждено и сбросить статус на Нет, щелкните Одобрение документов>Сброс статуса. Можно разносить только утвержденные проводки по кассе. Чтобы разнести журнал, щелкните Разноска>Разноска.

Печать кассового ордера

Чтобы напечатать кассовый ордер, выберите строку журнала ордеров, затем в области действий щелкните Печать>Отчет по кассовым ордерам. Система генерирует форму печати расходного кассового ордера или приходного кассового ордера, в зависимости от того, введена ли сумма в поле Дебет или Кредит для выбранной строки:

• Если есть сумма в поле Дебет: приходный кассовый ордер
• Если есть сумма в поле Кредит: расходный кассовый ордер

Строки журнала ордеров со статусом Подтверждено, Утверждено или Отклонено могут быть напечатаны. Можно также печатать документы кассовых ордеров с помощью пункта Управление банком и кассовыми операциями>Запросы и отчеты>Кассовый ордер.

Периодические задачи

Следующие задачи могут выполняться с помощью пункта Управление банком и кассовыми операциями>Периодические задачи.

Периодическая задача	описание
Проверка остатка	Проверьте сальдо для выбранного кассового счета на указанную дату и выведите результат в информационном сообщении. Только утвержденные проводки могут учитываться в расчет сальдо. Проводки, помеченные как На зарплату, не учитываются.
Пересчет баланса по кассе	Используйте эту задачу, чтобы убедиться в том, что бухгалтерский баланс для кассовых счетов соответствует сальдо по кассе.
Создание кассового отчета (только для Польши)	Создайте отчет Касса. Номер отчета Касса создается на основе номерной серии, которая настроена для Номер отчета. В диалоговом окне для задачи в поле До даты укажите последнюю даты, для которой проводки по кассе должны учитываться для отчета Касса. Используйте функцию Фильтр на вкладке Записи для добавления, чтобы указать дополнительные критерии для ограничения выбора кассовых проводок. Эти критерии могут включать номера кассовых счетов и коды валют. В поле Создать по выберите пользователя, ответственного за создание отчета. Для просмотра созданного отчета Касса используйте кнопку Кассовые отчеты на странице Кассовые счета.
Касса — Курсовая разница ФИФО и ЛИФО (только для Польши)	Расчет курсовой разницы по польским стандартам. Используйте функцию Фильтр на вкладке Записи для добавления, чтобы указать кассовый счет, для которого требуется выполнить задачу. Установите флажок Пересчет, чтобы сделать полный перерасчет корректировки курсовой разницы для всех открытых периодов. Ниже указан порядок расчета курсовой разницы при использовании методов ФИФО (первым пришел, первым ушел) и ЛИФО (последним пришел, первым ушел): Метод ФИФО — система выполняет поиск проводок расхода, которые имеют более раннюю дату проводки (меньший порядковый номер), и сопоставляет их с проводками прихода, которые имеют более раннюю дату проводки (меньший порядковый номер). Метод ЛИФО — система выполняет поиск проводок расхода, которые имеют более позднюю дату проводки (больший порядковый номер), и сопоставляет их с проводками прихода, которые имеют более позднюю дату проводки (больший порядковый номер). Сопоставленная сумма отражается в поле Сопоставлено в валюте на странице Проводки по кассе. Если имеется корректировка курсовой разницы, сумма отражается в поле Сумма курсовой разницы, и создается проводка с типом документа Курсовая разница в таблице Проводки по кассе. Счета ГК для проводок прибылей/убытков задаются в таблице Валюта (Финансовая прибыль от курсовой разницы и Финансовый убыток от курсовой разницы).
Переоценка в иностранной валюте — Касса	Используйте эту задачу, чтобы получить адекватное сальдо в валюте по умолчанию на дату отчетности, когда операции вводятся в иностранных валютах. Используйте функцию Фильтр на вкладке Записи для добавления, чтобы указать кассовый счет, для которого требуется выполнить задачу. В диалоговом окне для задачи используйте поля Из валюты и В валюту, чтобы указать валюты проводки. Система сравнивает сумму в валюте, которая была конвертирована с использованием валютного курса на выбранную дату, с суммой в валюте по умолчанию. Разность этих сумм (за исключением предыдущей корректировки курсовой разницы) является рассчитанной курсовой разницей. Эта задача создает утвержденную проводку по кассе типа Курсовая разница. Эта проводка ГК формируется с использованием счета учета для кассы и счета учета, который указан в пункте Внереализационная прибыль или Внереализационный убыток в таблице Валюта.

Запросы и отчеты

Запрос или отчет	описание
Просмотр проводок по кассе	Для строки журнала ордеров используйте кнопку Запросы на панели действий для просмотра проводок по ГК, кассового сальдо и других сведений.
Проводки по кассе	Выберите Управление банком и кассовыми операциями>Запросы и отчеты>Проводки по кассе для просмотра проводок по кассе. Используйте функцию Фильтр, чтобы указать дополнительные критерии для ограничения выбора кассовых проводок.
Журнал регистрации (для Эстонии и России)	Отчет в пункте Управление банком и кассовыми операциями>Запросы и отчеты>Журнал регистрации отражает все приходных и расходные кассовые ордера, которые были выданы.
Кассовая книга (для Латвии, Литвы, России)	Отчет в пункте Управление банком и кассовыми операциями>Запросы и отчеты>Отчет по кассовой книге отражает фактическое движение денежных средств (приходы и расходы).