Ежедневные операции по подотчетным лицам в России

2024-07-01

В этой статье содержится информация о ежедневных операциях по подотчетным лицам для России. К этим операциям относится обработка денежных средств и исходящих сальдо.

Создание и разноска расходных кассовых ордеров для подотчетных лиц

Эта процедура используется для создания и разноски расходных кассовых ордеров со сведениями о подотчетном лице. Сальдо по подотчетному лицу разносятся на балансовый счет соответствующего сотрудника.

Выберите Управление банком и кассовыми операциями>Проводки по кассе>Журнал кассовых ордеров.
Выберите Создать, чтобы создать журнал кассовых ордеров.
На странице Строки в столбце Тип корр. счета выберите Подотчетное лицо. Затем выберите подотчетное лицо в столбце Корр. счет и введите сумму в столбце Кредит.
Утвердите и разнесите расходный кассовый ордер.
Для запроса сведений о связанных проводках и сальдо по подотчетному лицу, выберите Расчеты с поставщиками>Подотчетные лица>Подотчетные лица, выберите сотрудника, а затем выберите Проводки или Сальдо.

Создание и разноска накладных поставщиков со сведениями о подотчетных лицах

Эта процедура используется для создания и разноски накладных поставщиков со сведениями о подотчетном лице. Сальдо подотчетных лиц разносятся на балансовый счет сотрудника, а не балансовый счет поставщика.

Выберите Расчеты с поставщиками>Заказы на покупку>Все заказы на покупку.
Выберите Создать, чтобы создать заказ на покупку. Дополнительные сведения см. в разделе Создание заказа на покупку.
На странице Заказа на покупку перейдите в представление Заголовок.
На экспресс-вкладке Цена и скидка в поле Условия оплаты выберите условия оплаты.

Примечание

Выберите условия оплаты, где для параметра От подотчетного лица установлено значение Да на странице Условия оплаты.
В поле Подотчетное лицо выберите подотчетное лицо для заказа на покупку.
Введите все необходимые сведения по строке, а затем выберите Покупка>Действия>Подтвердить, чтобы подтвердить заказ на покупку.
Выберите Накладная>Создать>Накладная, чтобы создать накладную поставщика для заказа на покупку.
На странице Накладная поставщика в группе полей Идентификатор накладной в поле Номер введите номер накладной.
Выберите Разнести, чтобы разнести накладную, а затем закройте страницу.
Выберите Расчеты с поставщиками>Запросы и отчеты>Запросы и отчеты о подотчетных лицах>Проводки для просмотра связанных проводок по подотчетным лицам.
Выберите Ваучер, чтобы открыть страницу Проводки ваучера. Балансовый счет поставщика заменяется балансовым счетом сотрудника, а значение в поле Тип разноски меняется на Сальдо сотрудника.

Создание и разноска авансовых отчетов

Эти процедуры используются для создания, изменения, разноски и печати авансовых отчетов, а также для получения сведений о них.

Создание авансового отчета

Выберите Расчеты с поставщиками>Подотчетные лица>Авансовый отчет.
Выберите Создать, чтобы создать авансовый отчет. Кроме того, можно создать авансовый отчет непосредственно со страницы Подотчетные лица, выбрав Создать>Авансовый отчет.
В поле Дата введите дату авансового отчета.

Номер авансового отчета в поле Авансовый отчет автоматически создается на основе номерной серии, которая определяется в параметрах.
В группе полей Номер сотрудника выберите подотчетное лицо.
В поле Назначение аванса введите назначение аванса.
Перейдите к представлению Заголовок.
На экспресс-вкладке Параметры определите даты подтверждения.
На экспресс-вкладке Должностные лица определите ответственных менеджеров.

Создание строк авансового отчета из расходов

Перейдите к представлению Строки.
Выберите Копировать из расходов, чтобы открыть страницу Создать строки авансового отчета. На этой странице отображаются все типы расходов, которые были ранее определены в параметрах.
Выберите строку расхода.
Введите дату проводки в поле Дата.
В поле Номер документа введите номер ваучера подтверждающего расходы.

Примечание

Значения в полях Наименование документа, Курс и Валюта автоматически берутся из справочника ставок расхода.
В поле Количество дней введите количество дней командировки.
В поле В день недели введите сумму суточных расхода.

Примечание

В поле Итоговая сумма отображается итоговая сумма расхода.
Выберите Сохранить, чтобы перенести записи на страницу Авансовый отчет.

Примечание

Значение в поле Счет ГК основано на настройке разноски ставок расхода. Если фактические расходы превышают установленные ставки, создается дополнительная строка для суммы сверх нормы, когда расходы переносятся в авансовый отчет. В этом случае флажок Сверх нормы устанавливается автоматически. В поле Тип строки авансового отчета, который создается с помощью функции Копирование из расходов, устанавливается значение Расход.

Создание строк авансового отчета из источников

Перейдите к представлению Строки.
Выберите Копировать из источников, чтобы открыть страницу Создать строки. На этой странице отображается список документов подотчетного лица (кредитовых проводок), где дата совпадает с датой авансового отчета.

Примечание

В верхней области в поле Тип источника отображается тип идентификации исходного документа. Источником для типа Счет-фактура служит заказ на покупку, а для типа Кредиторская задолженность — проводка по поставщику. В поле Сумма в валюте проводки отображается общая сумма во вторичной валюте проводки, в поле Валюта отображается код валюты, а в поле Сумма отображается сумма в стандартной валюте компании. В нижней области в поле Номер отображается номер счета-фактуры поставщика. В поле Описание отображается наименование номенклатуры. В поле Валюта отображается валюта ваучера, в поле Сумма в валюте проводки отображается сумма по строке, а в поле Сумма налога в валюте отображается сумма налога.
В верхней области установите флажки Пометка, чтобы выбрать документы, которые требуется скопировать.
Выберите OK, чтобы перенести данные расходов в авансовый отчет.

В поле Номер документа авансового отчета номер исходного счета-фактуры копируется, если в поле Тип строки авансового отчета установлено значение Счет-фактура. Если в поле Тип строки установлено значение Поставщик, копируется номер проводки.

Примечание

Редактировать поля Сумма, Валюта и Счет ГК невозможно.

Создание строк авансового отчета вручную

Эта процедура используется для создания и разноски строк авансового отчета вручную. Можно распределить сумму расходов между различными аналитиками учета. Можно просмотреть созданные записи ГК и проверить распределение суммы расходов.

На экспресс-вкладке Строки авансового отчета выберите Добавить строку, чтобы создать строку.
В поле Дата документа по расходу введите дату документа, описывающего расход.
В поле Номер документа введите номер подтверждающего документа.
В поле Наименование документа введите наименование подтверждающего документа.
В поле Валюта выберите валюту, которая используется для проводки.
В поле Сумма введите потраченную сумму проводки.

Примечание

Сумма должна быть положительной. Не вводите отрицательную сумму в строки авансового отчета. Вместо этого выберите Отклонение или Закрытие через кассу/Закрытие через банк.
В поле Подтвержденная сумма авансового отчета введите подтвержденный расход для авансового отчета.
В поле Счет ГК выберите счет ГК, к которому относится расход.
Выберите Распределить суммы, чтобы открыть страницу Распределение по бухгалтерским счетам.
В поле Принцип распределения выберите, следует ли распределять суммы без учета скидок и наценок или с процентом скидки. Можно создать распределения следующими способами:
- Чтобы создать несколько распределений с одинаковым количеством, процентом или распределением суммы, выберите Разбиение для каждого распределения. Выберите счета ГК для каждого распределения и выберите Распределить поровну.
- Для создания распределения по одному выберите Разбиение. Выберите счет ГК для распределения строки накладной и введите количество, процент или сумму для распределения. Например, если вы выбрали Процент в поле Принцип распределения, введите процент в поле Процент.
Выберите Сохранить, а затем закройте страницу Распределение по бухгалтерским счетам.
На экспресс-вкладке Сведения по строке на вкладке Настройка в поле Налоговая группа выберите код для налоговой группы для авансовых отчетов.
В поле Налоговая группа номенклатур выберите код налоговой группы номенклатур для авансового отчета.
Установите для параметра Цены включают налог значение Да, чтобы указать, что сумма в авансовом отчете включает налог.

Разноска авансового отчета

Эта процедура используется для разноски авансового отчета после заполнения всех сведений в заголовке и строках авансового отчета.

В области действий выберите Разнести>Разнести, чтобы разнести авансовый отчет.

Печать авансового отчета

Эта процедура используется для печати разнесенного финансового отчета. Авансовый отчет можно напечататься после сопоставления авансовой накладной с накладной, выданной подотчетному лицу.

Примечание

Суммы на странице Авансовые отчеты пересчитываются на дату разноски журнала платежей для подотчетного лица.

В области действий выберите Печать>Печать, чтобы открыть страницу Авансовый отчет.
Выберите ОК, чтобы напечатать авансовый отчет в формате Microsoft Excel.

Отклонение авансового отчета

Можно отклонять авансовые отчеты, которые были разнесены и имеют статус Разнесено. Эти отчеты не должны были быть сопоставлены. Счета-фактуры для этих отчетов не создаются.

Выберите авансовый отчет, а затем в области действий выберите Разнести>Отклонение.
Выберите Да, чтобы подтвердить действие.
Для авансового отчета устанавливается статус Отклонено.

Примечание

При отклонении авансового отчета сторнированные проводки создаются для подотчетного лица. Для параметра Сторнировано автоматически устанавливается значение Да на странице Проводки по подотч. лицам. Проводки сопоставляются и реверсируются автоматически.
Закройте страницу.
Выберите Расчеты с поставщиками>Подотчетные лица>Подотчетные лица.
Выберите Проводки, чтобы открыть страницу Проводки по подотч. лицам.
Выберите проводку, выберите Ваучери убедитесь, что параметр Коррекция автоматически установлен в значение Да.

Можно проверить распределение расходов для реверсированной проводки. Реверсированные проводки или учетные проводки со сторно распределяются, как исходные. Однако распределения для сторнированных проводок или учетных проводок со сторно имеют отрицательный знак.

Закрытие сальдо по подотчетным лицам

Закрыть сальдо по подотчетному лицу можно через кассу или через банк.

Закрытие сальдо через кассу

Выберите Расчеты с поставщиками>Запросы и отчеты>Запросы и отчеты о подотчетных лицах>Сальдо.
В поле На дату введите дату, на которую нужно получить сальдо по подотчетным лицам.
Выберите Закрытие через кассу, чтобы открыть страницу Закрытие через кассу.
В поле Дата платежа введите дату платежа.
В поле Сумма для переноса введите сумму сальдо при закрытии.

Примечание

По умолчанию в этом поле отображается сумма из поля Сумма на странице Сальдо.
Установите для параметра Автоматически значение Да, чтобы автоматически создать и разнести журнал ордеров.

Примечание

Если установить параметр Автоматически в значение Нет, журнал создается автоматически, и отображается номер журнала. После этого журнал необходимо разнести вручную.
Выберите OK, чтобы создать журнал ордеров.

Примечание

После обработки журнала ордеров создается расходный или приходный кассовый ордер для подотчетного лица, когда сальдо закрываются. Если сумма в поле Сумма для переноса отрицательная, создается расходный кассовый ордер. Если сумма в поле Сумма для переноса положительная, создается приходный кассовый ордер.
Закройте страницу.

Закрытие сальдо через банк

Процедура закрытия сальдо через банк аналогична описанной выше процедуре закрытия через кассу. Однако на шаге 3 необходимо выбрать Закрытие через банк вместо Закрытие через кассу. Коды для журнала и для банка можно настроить на вкладке Подотчетные лица на странице Параметры расчетов с поставщиками.

Выполнение сопоставления для подотчетного лица

Можно выполнять ручное сопоставление или периодическое сопоставление для подотчетного лица. Если вы установили для параметра Автоматическое сопоставление значение Нет на странице Параметры модуля расчетов с поставщиками, разноску или закрывающие проводки необходимо сопоставить вручную или с помощью функции периодического сопоставления.

Сопоставление проводок по подотчетному лицу вручную

Эта процедура используется для сопоставления проводок по подотчетному лицу вручную.

Выберите Расчеты с поставщиками>Подотчетные лица>Подотчетные лица.
Выберите подотчетное лицо.
Выберите Сопоставить>Сопоставление открытых проводок, чтобы открыть страницу Изменение открытых проводок в нескольких валютах. В верхней области отображаются проводки по дебету для данного подотчетного лица, а в нижней — проводки по кредиту.
В верхней и нижней областях установите флажки Пометка, чтобы выбрать проводки. В поле Сальдо отображается сальдо после сопоставления проводок.
Выберите Обновить, чтобы завершить сопоставление.
Закройте страницу.
На странице Подотчетные лица выберите Сопоставления, чтобы открыть страницу Сопоставления проводок, где можно проверить выполненные сопоставления.

Примечание

Если корректировки курсовой разницы возникают при сопоставлении проводок подотчетного лица, проводки по курсовой разнице создаются из сопоставления. Корректировка курсовой разницы отображается в поле Сумма курсовой разницы на странице Сопоставления проводок.
Закройте страницу.
Выберите Расчеты с поставщиками>Подотчетные лица>Авансовые отчеты.
Выберите авансовый отчет, созданный для выбранного подотчетного лица.
На вкладке Финансы выберите Просмотр распределений, чтобы убедиться, что распределение суммы расходов верно.

Периодическое сопоставление проводок по подотчетному лицу

Эта процедура используется для периодического сопоставления проводок по подотчетным лицам. При использовании функции периодических сопоставлений все открытые проводки сопоставляются в хронологическом порядке.

Выберите Расчеты с поставщиками>Периодические задачи>Подотчетные лица>Периодическое сопоставление.
В поле Дата проводки выберите дату проводки по подотчетному лицу. Все проводки, разнесенные до этой даты, будут сопоставлены.
Установите для параметра Сопоставление по профилям значение Да, чтобы сопоставлялись только проводки с идентичным профилем разноски.
На экспресс-вкладке Включаемые записи определите дополнительную фильтрацию для сопоставления.
Выберите ОК, чтобы сопоставить проводки.

Отмена периодического сопоставления

Эта процедура используется для отмены периодического сопоставления проводок подотчетного лица.

Выберите Расчеты с поставщиками>Периодические задачи>Подотчетные лица>Периодический реверс.
В поле Дата проводки выберите дату проводки по подотчетному лицу. Все проводки, сопоставленные до этой даты, будут реверсированы.
На экспресс-вкладке Включаемые записи определите дополнительную фильтрацию проводок, сопоставления которых требуется отменить.
Выберите ОК для отмены периодического сопоставления.