Примечание.
Для доступа к этой странице требуется авторизация. Вы можете попробовать войти или изменить каталоги.
Для доступа к этой странице требуется авторизация. Вы можете попробовать изменить каталоги.
Важно!
Сведения о функциях безопасности и соответствия требованиям доступны в Центре безопасности Microsoft 365 и портале Microsoft Purview. Они больше не доступны в новом Центре администрирования Exchange.
Примечание.
Чтобы заблаговременно сохранить или удалить содержимое почтового ящика для управления сведениями в Microsoft 365, мы рекомендуем использовать политики хранения и метки хранения с портала Microsoft Purview, а не управлять записями обмена сообщениями, как описано на этой странице. Однако вам следует продолжать использовать управление записями сообщений для перемещения сообщений в архивные почтовые ящики.
Если в настоящее время вы используете систему управления записями обмена сообщениями, эта старая функция будет по-прежнему работать параллельно с политиками хранения и метками хранения. Однако мы рекомендуем в дальнейшем использовать политики хранения и метки хранения. Они предоставляют вам единый механизм для централизованного управления хранением и удалением контента в Microsoft 365.
В Microsoft Exchange Server и Exchange Online управление записями сообщений (MRM) помогает организациям управлять жизненным циклом электронной почты и снизить юридические риски, связанные с электронной почтой и другими сообщениями. Она позволяет хранить сообщения в соответствии с политикой компании или требованиями законодательства, а также удалять содержимое, не имеющее юридической или коммерческой ценности.
В этом видеоролике показано, как применять теги хранения и политику хранения к почтовому ящику в Exchange Online.
Messaging Records Management strategy
Управление записями сообщений (MRM) в Exchange Server и Exchange Online выполняется с помощью тегов и политик хранения. Прежде чем обсуждать подробности о каждой из этих функций хранения, важно узнать, как они используются в общей стратегии управления записями учетных записей. Эта стратегия основана на:
Назначение тегов политики хранения (RPT) папкам по умолчанию, например папке "Входящие" и "Удаленные".
Применение тегов политики по умолчанию (DPT) к почтовым ящикам для управления хранением всех элементов без тегов.
Разрешение пользователю назначать личные теги настраиваемым папкам и отдельным элементам.
Отделение функций управления записями сообщений от управления папками "Входящие" пользователей и обычных способов хранения файлов. Пользователи могут не применять требования хранения при хранении сообщений в управляемых папках. Отдельные сообщения могут иметь тег хранения, отличный от применяемого к папке, в которой они расположены.
На следующем рисунке показаны задачи, участвующие в реализации этой стратегии.
Теги хранения
Как показано на предыдущем рисунке, теги хранения используются для применения параметров хранения к папкам и отдельным элементам, таким как сообщения электронной и голосовой почты. Эти параметры определяют, как долго сообщение остается в почтовом ящике, и какие действия необходимо выполнить при достижении указанного срока хранения. Когда срок хранения сообщения достигает срока хранения, оно перемещается в архивный почтовый ящик пользователя или удаляется.
Приведенный ниже рисунок относится к Exchange Server, однако вы можете настроить те же параметры для Exchange Online:
Теги хранения позволяют пользователям отмечать собственные папки почтовых ящиков и отдельные элементы для хранения. Теперь пользователи могут не применять требования к хранению элементов в управляемых папках, подготовленных администратором.
Типы тегов хранения
Теги хранения разделены на следующие три типа в зависимости от того, кто может их применять и где именно в почтовом ящике их можно применять.
| Тип тега хранения | Применено... | Кем применяется... | Доступные действия... | Сведения |
|---|---|---|---|---|
| Тег политики по умолчанию (DPT) | Автоматически ко всему почтовому ящику Тег DPT применяется к неотмеченным элементам почтового ящика, к которым не был применен тег хранения (непосредственно или благодаря наследованию от папки). |
Администратор | Переместить в архив Удалить и разрешить восстановление Удалить окончательно |
Пользователи не могут изменить теги DPT, примененные к почтовому ящику. |
| Тег политики хранения (RPT) | Автоматически к папке по умолчанию Папки по умолчанию — это папки, которые автоматически создаются во всех почтовых ящиках, например: Входящие, Удаленные и Отправленные. Полный список см. в статье Папки по умолчанию, поддерживающие теги политики хранения. |
Администратор | Удалить и разрешить восстановление Удалить окончательно |
Пользователи не могут изменить теги RPT, примененные к папке по умолчанию. |
| Личный тег | Вручную к элементам и папкам Пользователи могут автоматизировать применение тегов, используя правила папки "Входящие", чтобы перемещать сообщение в папку, к которой применен определенный тег, или применять личный тег к сообщению. |
Пользователи | Переместить в архив Удалить и разрешить восстановление Удалить окончательно |
Личные теги позволяют пользователям определить, как долго будет храниться элемент. Например, к почтовому ящику может быть применен тег DPT для удаления элементов через семь лет, но пользователь может с помощью личного тега создать исключение для таких элементов, как информационные бюллетени и автоматические уведомления, чтобы удалять их через три дня. |
Дополнительные сведения о личных тегах
Личные теги доступны пользователям Outlook и Outlook в Интернете (ранее известному как Outlook Web App) в рамках политики хранения. В Outlook и Outlook в Интернете личные теги с действием "Переместить в архив" отображаются как "Политика архива", а личные теги с действиями "Удалить" и "Разрешить восстановление" или "Окончательное удаление" отображаются как политика хранения, как показано на следующем рисунке.
Пользователи могут применять личные теги к папкам, которые они создают, или отдельным элементам. Сообщения с личными тегами всегда обрабатываются с учетом параметров этих тегов. Пользователи могут помечать личными тегами сообщения, чтобы те удалялись или перемещались до или после запланированного применения к их почтовому ящику параметров, указанных в тегах DPT или RPT. Также можно создавать личные теги с отключенной возможностью хранения. Это позволяет пользователям устанавливать теги на элементы, чтобы они никогда не переносились в архив и срок их действия никогда не истекал.
Примечание.
Пользователи могут применять политики архива к папкам по умолчанию, папкам и подпапкам, созданным пользователями, или отдельным элементам. Пользователи могут применять политику хранения к папкам или подпапкам, созданным пользователями, и отдельным элементам (в том числе к подпапкам и элементам в папке по умолчанию), но не к папкам по умолчанию.
Пользователи также могут использовать диалоговое окно параметров OWA для выбора дополнительных личных тегов, не связанных с их политикой хранения. Выбранные теги становятся доступными в Outlook и Outlook в Интернете. Чтобы пользователи могли выбирать дополнительные теги через OWA, необходимо добавить роль MyRetentionPolicies в политику назначения ролей пользователя. Подробнее о политиках назначения ролей для пользователей см. в статье Политики назначения ролей в Exchange Online. Если разрешить пользователям выбирать дополнительные личные теги, им станут доступны все личные теги в организации Exchange.
Примечание.
Личные теги — это расширенная функция. Для почтовых ящиков с политиками, содержащими эти теги (или как результат добавления пользователями этих тегов к своим почтовым ящикам), требуется корпоративная клиентская лицензия Exchange (CAL).
Период хранения
При включении тега хранения необходимо указать для него срок хранения. Этот срок определяет количество дней, в течение которых сообщение будет храниться в почтовом ящике пользователя после его доставки.
Расчет срока хранения для неповторяющихся элементов (таких как сообщения электронной почты) отличается от расчета для элементов, имеющих дату окончания, или повторяющихся элементов (таких как собрания и задачи). Сведения о том, как рассчитывается возраст хранения для различных типов элементов, см. в статье Как рассчитывается срок хранения.
Можно также создавать теги хранения с отключенной функцией хранения или отключать теги после их создания. Так как сообщения, к которым применен отключенный тег, не обрабатываются, действия хранения к ним не применяются. В результате можно использовать отключенный личный тег, например Никогда не перемещать или Никогда не удалять, для переопределения тега политики по умолчанию или тега политики хранения, которые в противном случае будут применяться к сообщению.
Важно отметить, что "NeverDelete" — это системный тег, созданный системой, который не может быть окончательно удален из клиента, так как он будет автоматически создан заново.
По умолчанию пользователи могут согласиться на использование тегов, которые не включены в назначенную им политику хранения. Если администратору необходимо ограничить доступ к этому тегу или любым другим тегам, которые не являются частью политики, это можно сделать с помощью RBAC (контроль доступа на основе ролей). Дополнительные сведения см. в статье Пользователи могут использовать все личные теги хранения независимо от политики хранения в Exchange Online.
Действия сохранения
При создании или настройке тега хранения можно выбрать одно из следующих действий по истечении срока хранения элемента:
| Действие сохранения | Приняты меры... | За исключением... |
|---|---|---|
| Переместить вАрхив1,2 | Перемещает сообщение в архивный почтовый ящик пользователя Доступно только для DPT и личных тегов Дополнительные сведения об архивации см. в разделе Архивация на месте |
Если у пользователя нет архивного почтового ящика, действие не выполняется. |
| Удалить и разрешить восстановление | Аналогично ситуации, когда пользователь очищает папку "Удаленные". Элементы перемещаются в папку "Восстанавливаемые элементы" в почтовом ящике Exchange Online и сохраняются до истечения срока хранения удаленного элемента. Пользователь получает еще одну возможность восстановить элемент в диалоговом окне Восстановление удаленных элементов в Outlook или Outlook в Интернете. |
Если задать период хранения удаленных элементов равным нулю дней, элементы удаляются без возможности восстановления. Дополнительные сведения см. в статье "Изменение срока хранения окончательно удаленных элементов для почтового ящика Exchange Online". |
| Окончательно удалить | Окончательно удаляет сообщения. После этого сообщения не могут быть восстановлены. |
Если почтовый ящик находится на Хранение на месте и хранение для судебного разбирательства или хранении для судебного разбирательства, элементы сохраняются в папке "Элементы для восстановления" с учетом параметров удержания. При Обнаружение электронных данных на месте в результатах поиска по-прежнему будут возвращаться эти элементы. |
| Установить отметку «Срок хранения истек» | Помечает сообщение как просроченное. В Outlook 2010 или более поздней версии и Outlook в Интернете элементы с истекшим сроком действия отображаются с уведомлением "Срок действия этого элемента истек" и "Срок действия этого элемента истечет через 0 дней". В Outlook 2007 элементы, помеченные как просроченные, отображаются с помощью зачеркивания. | N. О. |
Примечание.
1 В гибридном развертывании Exchange можно включить облачный архивный почтовый ящик для локального основного почтового ящика. Если назначить для основного почтового ящика, размещенного на локальном сервере, политику архивации, элементы будут перемещены в облачный архив. При перемещении элемента в архивный почтовый ящик его копия не сохраняется в локальном почтовом ящике. Если локальный почтовый ящик находится на хранении, политика архивации будет по-прежнему перемещать элементы в архивный почтовый ящик в облаке, где они будут удерживаться в течение заданного периода хранения.
2 Чтобы переместить Calendar элементы из основного почтового ящика в почтовый ящик в сети Архив, создайте тег политики по умолчанию и примените его к почтовому ящику. В Exchange Online личные теги нельзя применить к папке Calendar в Outlook или Outlook Web App.
3 При архивации элементов из папок "Восстанавливаемые элементы" важно учитывать свойство LastModifiedDate. На основе значения LastModifiedDate элементы, присутствующие в папках "Восстанавливаемые элементы" (кроме тех, которые находятся в папке "Удаления", которые не архивированы), будут архивированы через 14 дней или раньше, если в назначенной политике хранения настроен тег политики хранения восстанавливаемых элементов (RPT).
Чтобы проверка LastModifiedDate для элементов в папках "Восстанавливаемые элементы", клиенты могут выполнить команду Get-RecoverableItems:
Get-RecoverableItems <user> -ResultSize Unlimited
Кроме того, администраторы могут выполнить следующую команду, чтобы получить статистику по папкам "Восстанавливаемые элементы", включая дату последнего изменения самого старого элемента (Get-MailboxFolderStatistics):
Get-MailboxFolderStatistics -Identity <user> -IncludeOldestAndNewestItems -FolderScope RecoverableItems | Format-Table Name, OldestItemLastModifiedDate, ItemsInFolder, FolderSize
Дополнительные сведения о создании тегов хранения см. в статье Создание политики хранения.
Политики хранения
Чтобы применить к почтовому ящику один или несколько тегов хранения, необходимо добавить их в политику хранения, а затем применить эту политику к почтовым ящикам. Почтовый ящик не может иметь более одной политики хранения. Теги хранения можно связать с политикой хранения или удалить из нее в любое время. Изменения автоматически вступят в силу для всех почтовых ящиков, к которым применена эта политика.
Политика хранения может иметь следующие теги хранения.
| Тип тега хранения | Теги в политике |
|---|---|
| Тег политики по умолчанию (DPT) | Один тег политики по умолчанию с действием Переместить в архив Один тег DPT с действиями Удалить и разрешить восстановление или Окончательно удалить Одно DPT для сообщений голосовой почты с действием "Удалить" и "Разрешить восстановление " или "Безвозвратное удаление " |
| Теги политики хранения | Один тег политики хранения для каждой поддерживаемой папки по умолчанию > Примечание. С одной политикой хранения нельзя связать несколько RPT для определенной папки по умолчанию (например, "Удаленные"). |
| Личные теги | Любое количество личных тегов > Совет. Большое количество личных тегов в политике могут запутать пользователей. Мы рекомендуем связывать с политикой хранения не более 10 личных тегов. |
Примечание.
С политикой хранения можно не связывать теги хранения, но рекомендуется использовать такой сценарий. Если к почтовому ящику применена политика хранения, с которой не связаны теги хранения, срок хранения элементов этого почтового ящика будет не ограничен.
Политика хранения может включать в себя архивные теги (теги, перемещающие элементы в личный архивный почтовый ящик) вместе с тегами удаления (тегами, удаляющими элементы). К элементу почтового ящика также могут одновременно применяться эти два типа тегов. С точки зрения хранения основной почтовый ящик и сетевой архив не следует рассматривать как отдельные сущности. Параметры хранения применяются к основному почтовому ящику и по умолчанию распространяются на серверный архив. Серверный архив является расширением основного почтового ящика.
When planning to create retention policies, you must consider whether they'll include both archive and deletion tags. Как упоминалось выше, политика хранения может иметь один DPT, использующий действие "Переместить в архив", и один DPT, использующий действие "Удалить и разрешить восстановление" или "Окончательно удалить". Срок хранения DPT с действием "Переместить в архив" должен быть ниже, чем срок хранения DPT с действием удаления. Например, можно использовать DPT с действием "Переместить в архив" для перемещения элементов в архивный почтовый ящик через два года и DPT с действием удаления для удаления элементов из почтового ящика через семь лет. Items in both primary and archive mailboxes will be deleted after seven years.
Список задач управления, связанных с политиками хранения, см. в разделе Процедуры управления записями обмена сообщениями.
Политика хранения по умолчанию
Программа установки Exchange создает политику хранения Default MRM Policy. Политика управления записями сообщений (MRM) по умолчанию автоматически применяется к новым почтовым ящикам в Exchange Online. В Exchange Server политика применяется автоматически, если вы создаете архив для нового пользователя и не указываете политику хранения
Вы можете изменять теги, включенные в политику MRM по умолчанию, например путем изменения срока хранения или действия хранения, отключать тег или изменять политику, добавляя или удаляя из нее теги. Обновленная политика применяется к почтовым ящикам при следующей обработке помощником по работе с управляемыми папками.
Дополнительные сведения, включая список тегов хранения, связанных с политикой, см. в статье Политика хранения по умолчанию в Exchange Online и Exchange Server.
Помощник по работе с управляемыми папками
Помощник для управляемых папок помощник по обслуживанию почтовых ящиков, работающий на серверах почтовых ящиков, обрабатывает почтовые ящики, к которым применена политика хранения.
Помощник для управляемых папок применяет политику хранения путем проверки элементов в почтовом ящике и определения того, являются ли они субъектами хранения. Затем он помечает элементы, которые необходимо хранить, с помощью соответствующих тегов хранения и применяет указанное действие хранения к элементам с истекшим сроком хранения.
Помощник для управляемых папок функционирует на основе регулировки. Помощники такого типа работают непрерывно и не требуют планирования. Системные ресурсы, которые они могут расходовать, регулируются. Помощник для управляемых папок можно настроить на обработку всех почтовых ящиков на сервере почтовых ящиков в течение определенного периода (известного как рабочий цикл). Помимо этого, через заданный интервал времени в момент, называемый контрольной точкой рабочего цикла, помощник обновляет список обрабатываемых почтовых ящиков. В процессе обновления помощник добавляет вновь созданные или перемещенные почтовые ящики в очередь. Он также изменяет приоритеты для существующих почтовых ящиков, которые не были успешно обработаны из-за сбоев, и перемещает их на более высокое место в очереди, чтобы их можно было обработать за тот же рабочий цикл.
Чтобы запустить помощник вручную для обработки определенного почтового ящика, используйте командлет Start-ManagedFolderAssistant.
Примечание.
Помощник для управляемых папок не выполняет действия над сообщениями, которые не являются субъектами хранения (для которых отключены теги хранения). Можно также отключить тег хранения, чтобы временно приостановить обработку элементов с этим тегом.
Управление записями сообщений не будет перемещать элементы размером больше значений MaxSendSize и MaxReceiveSize, заданных в почтовом ящике.
Перемещение элементов между папками
Элемент почтового ящика, перемещенный из одной папки в другую, наследует все теги, примененные к папке, в которую он перемещен. Если элемент перемещен в папку, для которой не назначен тег хранения, к ней применяется тег DPT. Если элемент имеет явно назначенный тег, этот тег всегда имеет приоритет над тегами папок или тегом по умолчанию.
Применение тега хранения к папке в архиве
Если пользователь применяет личный тег к папке в архивном почтовом ящике, если папка с таким же именем существует в основном почтовом ящике с другим тегом, тег в этой папке архивного почтового ящика сбрасывается, чтобы соответствовать тегу в основном почтовом ящике, как только помощник по работе с управляемыми папками (MFA) обработает почтовый ящик. Это сделано специально, чтобы избежать путаницы относительно элементов в папке в архивном почтовом ящике, срок действия которых отличается от срока действия этой же папки в основном почтовом ящике пользователя.
Пример. У пользователя есть папка с именем Project Contoso в основном почтовом ящике с Delete - three years личным тегом, и папка Project Contoso также существует в архивном почтовом ящике. Пользователь применяет Delete - one year личный тег для удаления элементов в папке Project Contoso архивного почтового ящика. При следующей обработке почтового ящика MFA, папка возвращается Delete - three years к личному тегу на основе тега, примененного в основном почтовом ящике. Это поведение происходит для любой папки, для которой в основном почтовом ящике есть папка с идентичным путем. Папка может быть создана пользователем или используется по умолчанию (например, "Входящие" или "Удаленные").
Удаление тега хранения из политики хранения
После удаления тега хранения из примененной к почтовому ящику политики хранения этот тег становится недоступным пользователю и его невозможно применять к элементам почтового ящика.
Существующие элементы, помеченные этим тегом, будут по-прежнему обрабатываться помощником по работе с управляемыми папками на основе параметров этого тега, а действие хранения, определенное в этом теге, будет применяться к соответствующим сообщениям.
Однако если тег удален, определение тега, сохраненное в службе каталогов Active Directory, также удаляется. Это приводит к тому, что помощнику для управляемых папок необходимо обработать все элементы в почтовом ящике и пометить повторно те из них, к которым применяется удаленный тег. В зависимости от количества почтовых ящиков и сообщений этот процесс может вызвать значительное потребление ресурсов на всех серверах почтовых ящиков, которые содержат почтовые ящики с политиками хранения, включающими в себя удаленный тег.
Важно!
Если тег хранения удален из политики хранения, срок хранения всех элементов почтового ящика, к которым он применен, по-прежнему будет определяться его параметрами. Чтобы параметры тега не применялись к элементам, необходимо удалить тег. При удалении тега он удаляется из всех политик хранения, в которые он включен.
Отключение тега хранения
При отключении тега хранения помощник для управляемых папок пропустит элементы, к которым применен этот тег. Элементы с отключенным тегом хранения никогда не будут перемещаться или удаляться (в зависимости от указанного действия хранения). Так как эти элементы по-прежнему рассматриваются как элементы с тегами, тег политики по умолчанию не применяется к ним. Например, чтобы устранить неполадки с параметрами тегов хранения, можно временно отключить тег хранения, чтобы остановить обработку сообщений с этим тегом помощником по работе с управляемыми папками.
Примечание.
В поле срока хранения для отключенного тега пользователь видит значение Никогда. Если пользователь отметит элемент, который не следует удалять, включение тега в будущем может привести к непреднамеренному удалению элементов. То же самое относится к тегам с действием "Переместить в архив".
Удержание хранения
Если пользователи временно отсутствуют на работе и не имеют доступа к своей электронной почте, параметры хранения можно применить к новым сообщениям до того, как они вернутся на работу или получат доступ к своей электронной почте. В зависимости от политики хранения сообщения могут удаляться или перемещаться в личный архив пользователя. Действие политики хранения для почтового ящика можно приостановить. При этом вы также можете добавить комментарий для пользователя почтового ящика (или другого пользователя, имеющего доступ к этому почтовому ящику) о приостановке хранения, в том числе времени начала и окончания приостановки. Эти комментарии отображаются в поддерживаемых клиентах Outlook. Вы также можете локализовать комментарий на выбранный пользователем язык.
Примечание.
Приостановка хранения не влияет на то, как обрабатываются квоты на хранение почтовых ящиков. В зависимости от использования почтового ящика и применимых квот почтовых ящиков можно временно увеличить квоту хранилища почтовых ящиков для пользователей, которые находятся в отпуске или не имеют доступа к электронной почте в течение длительного периода времени. Дополнительные сведения о квотах хранилища почтовых ящиков см. в статье Ограничения хранилища почтовых ящиков.
Во время длительных отсутствий на работе пользователи могут накапливать большое количество электронной почты. В зависимости от объема электронной почты и длительности отсутствия, таким пользователям может потребоваться несколько недель, чтобы разобраться в своих сообщениях. Учитывайте этот фактор время перед отключением приостановки хранения.
Если ваша организация никогда не внедряла управление записями управления мобильными записями и пользователи не знакомы с его функциями, вы также можете использовать удержания хранения на начальном этапе подготовки и обучения при развертывании управления мобильными записями и медикаментов. Можно создать и развернуть политики хранения и обучать пользователей работе с ними без риска перемещения или удаления элементов до овладения пользователями техникой установки тегов. За несколько дней до окончания разминки и тренировочного периода следует напомнить пользователям о сроке разминки. По истечении этого периода можно снять с почтовых ящиков пользователей удержание на хранение и разрешить помощнику для управляемых папок обрабатывать элементы почтовых ящиков и применять к ним указанные действия хранения.
Если вы используете гибридный Exchange, обратите внимание на следующее поведение: Если в Microsoft 365 настроено удержание для хранения, оно записывается в msExchUserHoldPolicies атрибут объекта пользователя, GUID к которому применяется удержание. Затем этот атрибут синхронизируется с локальной службой Active Directory. Когда MFA обрабатывает почтовый ящик на наличие элементов, которые можно удалить, она встречает атрибут.msExchUserHoldPolicies Однако получить сведения о настроенном удержании, поскольку они недоступны в локальной организации Exchange Server. Чтобы предотвратить удаление данных, которые может потребоваться сохранить, MFA пропускает удаление этих элементов из папки DiscoveryHolds в почтовом ящике. Со временем эта папка заполняется, что приводит к Recoverable Items достижению квоты. Вы можете найти инструкции по устранению этого поведения и рекомендации по конфигурации в статье поддержки " Восстанавливаемые элементы" (папка "Неочищенные для почтового ящика" в случае судебного разбирательства или удержания хранения ).
Дополнительные сведения об удержании хранения для почтового ящика см. в статье Включение временного сохранения для почтового ящика.
Запуск диагностики для проверки параметров политики хранения
Примечание.
Для использования этой функции требуется учетная запись администратора Microsoft 365. Эта функция недоступна для Microsoft 365 для государственных учреждений, Microsoft 365, предоставляемого 21Vianet, или Microsoft 365 Germany.
Вы можете запустить автоматическое диагностическое проверка для почтового ящика пользователя, чтобы проверка и проверить параметры политики хранения, настроенные для пользователя.
Чтобы запустить диагностическую проверку, нажмите кнопку ниже.
В Центре администрирования Microsoft 365 откроется страница со всплывающим элементом. Введите адрес электронной почты почтового ящика, который необходимо проверить, и щелкните Выполнить тесты.
