Публикация меток хранения и их применение в приложениях

Майкрософт рекомендации по лицензированию 365 для обеспечения соответствия требованиям безопасности&.

Примечание.

Этот сценарий поддерживается во всех конфигурациях меток хранения, включая нормативные записи.

Используйте приведенные ниже сведения, чтобы опубликовать метки хранения, а затем применить их к документам и сообщениям электронной почты.

Метки хранения помогают сохранить необходимые и удалить ненужные данные на уровне элементов (документ или электронное сообщение). Они также используются для объявления элемента записью в роли метода управления записями для данных Microsoft 365.

Предоставление доступа к меткам хранения для сотрудников вашей организации выполняется в два этапа:

  1. Создание меток хранения.

  2. Публикация меток хранения с помощью их политик.

Схема ролей и задач для меток.

Следуйте инструкциям ниже, чтобы выполнить два действия администратора.

Совет

Если вы не являетесь клиентом E5, вы можете бесплатно попробовать все функции premium в Майкрософт Purview. Используйте 90-дневную пробную версию решений Purview, чтобы узнать, как надежные возможности Purview могут помочь вашей организации управлять безопасностью данных и соответствием требованиям. Начните сейчас в центре пробных версий Портал соответствия требованиям Microsoft Purview. Сведения о регистрации и условиях пробной версии.

Прежде чем начать

Глобальный администратор организации имеет все разрешения на создание и изменение меток хранения и их политик. Если вы не используете учетную запись глобального администратора, см. сведения о разрешениях для управления записями или управления жизненным циклом информации, в зависимости от используемого вами решения.

Убедитесь, что вы создали метки хранения, которые следует применить к элементам.

Публикация меток хранения

Перед созданием политики меток хранения определите, будет ли она адаптивной или статической. Дополнительные сведения см. в статье Адаптивные и статические области политики хранения. Если вы решили использовать адаптивную политику, перед созданием политики меток хранения необходимо создать одну или несколько адаптивных областей, а затем выбрать их в процессе создания политики меток хранения. Инструкции см. в статье Сведения о конфигурации адаптивных областей.

  1. На Портале соответствия требованиям Microsoft Purview перейдите в одно из следующих расположений.

    • Если используется управление записями:

      • Решения>Управление записями>>Вкладка "Политики меток" >Публикация меток
    • При использовании управления жизненным циклом данных:

      • Решения>Управление жизненным циклом> данных Майкрософт 365. Вкладка>"Политики меток" >Публикация меток

    Ваше решение не сразу отображается в области навигации? Сначала выберите Показать все.

  2. Следуйте подсказкам, чтобы создать политику метки хранения. Будьте внимательны при выборе имени для политики, поскольку имя невозможно изменить после сохранения политики.

  3. Воспользуйтесь ссылкой, чтобы выбрать метки хранения для публикации, а затем нажмите кнопку Далее.

  4. На странице Выберите тип создаваемой политики хранения выберите Адаптивная или Статическая в зависимости от выбора, сделанного вами в инструкциях Перед началом работы. Если адаптивные области еще не созданы, вы можете выбрать Адаптивная, однако не сможете завершить работу мастера из-за отсутствия адаптивных областей для выбора.

  5. В зависимости от выбранной области:

    • Если вы выбрали вариант Адаптивная: на странице Выбрать области и расположения адаптивной политики выберите Добавить области и выберите одну или несколько созданных адаптивных областей. Затем выберите одно или несколько расположений. Расположения, которые можно выбрать, зависят от добавленных типов областей. Например, если вы добавили только тип области Пользователь вы сможете выбрать почта Exchange , но не сайты SharePoint.

    • Если вы выбрали вариант Статическая: на странице Выбрать расположения включите или отключите любые расположения. В каждом расположении можно по умолчанию применить политику ко всему расположению или задать включения и исключения.

    Сведения о выборе расположения см. в статье Расположения.

Чтобы изменить существующую политику меток хранения (тип политики — Публикация), выберите ее и нажмите кнопку Изменить, чтобы начать изменение политики хранения.

Доступность меток хранения для применения

Если вы публикуете метки хранения в SharePoint или OneDrive, обычно эти метки отображаются для пользователей в течение одного дня. Однако, это может занять до семи дней.

С момента публикации меток хранения в Exchange может пройти до семи дней, прежде чем метки станут видны пользователям. Как и все параметры хранения Exchange, почтовый ящик должен содержать не менее 10 МБ данных.

Схема, иллюстрирующая, когда опубликованные метки вступают в силу.

Если после семи дней метки не появляются, проверьте Состояние политики меток, выбрав ее на странице Политики меток на портале соответствия требованиям Microsoft Purview. Если в данных о состоянии содержится пометка (Ошибка), а в сведениях для расположений содержится сообщение о том, что развертывание занимает больше времени, чем предполагалось, или следует повторить попытку развертывания политики, попробуйте выполнить команду PowerShell Set-AppRetentionCompliancePolicy или Set-RetentionCompliancePolicy, чтобы повторить попытку распространения политики:

  1. Подключение к безопасности & PowerShell для соответствия требованиям.

  2. Выполните одну из следующих команд:

    • Для расположений политики Сообщения в частных каналах Teams, Сообщения пользователей Yammer и Сообщения сообщества Yammer:

      Set-AppRetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution
      
    • Для всех других расположений политики, таких как электронная почта Exchange, сайты SharePoint, сообщения каналов Teams и т. д.:

      Set-RetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution
      

Проверка состояния меток хранения, опубликованных в Exchange

В Exchange Online метки хранения доступны конечным пользователям благодаря процессу, который выполняется каждые семь дней. С помощью PowerShell можно узнать, когда этот процесс запускался в последний раз и, соответственно, когда он будет запущен снова.

  1. Подключение к Exchange Online PowerShell.

  2. Выполните следующие команды:

    $logProps = Export-MailboxDiagnosticLogs <user> -ExtendedProperties
    
    $xmlprops = [xml]($logProps.MailboxLog)
    
    $xmlprops.Properties.MailboxTable.Property | ? {$_.Name -like "ELC*"}
    
    

В результатах свойство ELCLastSuccessTimeStamp (UTC) показывает, когда система в последний раз обрабатывала ваш почтовый ящик. Если этого не происходило с момента создания политики, метки не будут отображаться. Чтобы принудительно выполнить обработку, выполните команду Start-ManagedFolderAssistant -Identity <user>.

Если метки не отображаются в Outlook в Интернете, хотя они должны быть видны, очистите кэш браузера (CTRL+F5).

Применение опубликованных меток хранения

Используйте следующие разделы, чтобы узнать, как можно применять опубликованные метки хранения в приложениях:

Кроме того, при использовании Microsoft Syntex и публикации меток хранения в расположениях SharePoint можно применить метку хранения к модели распознавания документов, чтобы идентифицированные документы автоматически помечались.

Когда содержимое будет помечено, ознакомьтесь со следующими сведениями, чтобы понять, когда примененную метку можно удалить или изменить: За раз только одна метка хранения.

Применение меток хранения вручную

Конечные пользователи, а также администраторы могут вручную применять метки хранения из следующих расположений:

  • Outlook и Outlook в Интернете

  • OneDrive

  • SharePoint;

  • сайт группы Майкрософт 365 для Teams

Используйте следующие разделы, чтобы понять, как применять метки хранения.

Применение меток хранения в Outlook

Чтобы присвоить элементу метку в классическом клиенте Outlook, выберите элемент. На вкладке Главная на ленте щелкните Назначить политику, а затем выберите метку хранения.

Кнопка

Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши элемент, выбрать команду Назначить политику в контекстном меню, а затем выбрать метку хранения. При выборе нескольких элементов можно использовать этот метод для назначения одной метки хранения нескольким элементам одновременно.

После того как метка хранения будет присвоена, в верхней части элемента можно будет просмотреть эту метку и описание действий, которые она выполняет. Если к электронному сообщению применена метка хранения, для которой задан срок хранения, то вы сразу сможете увидеть, когда истекает этот срок.

Применение метки хранения по умолчанию к папке Outlook

Метки хранения можно применять к папкам Outlook в качестве меток по умолчанию, которые могут наследоваться сообщениями в этой папке. Щелкните папку правой кнопкой мыши, выберите Свойства, вкладку Политика и выберите метку хранения, которую вы хотите использовать в качестве метки хранения по умолчанию для этой папки.

При использовании стандартной метки хранения в качестве метки по умолчанию для папки Outlook:

  • Для всех немаркированных элементов в папке применяется эта метка хранения.

  • Наследование передается во все дочерние папки, а элементы наследуют метку от ближайшей папки.

  • Элементы, которые уже помечены, сохраняют метку хранения, если она не была применена другой меткой по умолчанию.

  • Если вы изменяете или удаляете метку хранения по умолчанию для папки: существующие метки хранения, примененные к элементам в этой папке, также изменяются или удаляются только в том случае, если эти метки были применены меткой по умолчанию.

  • При перемещении элемента с меткой хранения по умолчанию из одной папки в другую с другой меткой хранения по умолчанию: элемент получает новую метку хранения по умолчанию.

  • При перемещении элемента с меткой хранения по умолчанию из одной папки в другую без метки хранения по умолчанию: старая метка хранения по умолчанию удаляется.

Если применяются метки, которые не являются стандартными метками хранения, но помечают элементы как записи (или нормативные записи), эти метки можно изменить или удалить только вручную.

Применение меток хранения в Outlook в Интернете

Чтобы пометить элемент в Outlook в Интернете, щелкните правой кнопкой мыши элемент >Назначить политику>, выберите метку хранения. В отличие от классической версии Outlook, этот метод нельзя использовать, если выбраны элементы с несколькими элементами.

Меню

После того как метка хранения будет присвоена, в верхней части элемента можно будет просмотреть эту метку и описание действий, которые она выполняет. Если сообщение электронной почты классифицировано и имеет соответствующий период хранения, вы можете быстро узнать, когда истечет срок действия сообщения.

Метка, назначенная электронной почте в Outlook в Интернете.

Как и в классической версии Outlook в Интернете, вы также можете применять метки хранения к папкам. Щелкните папку правой кнопкой мыши, выберите Назначить политику и измените параметр Использовать политику родительской папки на метку хранения, которую вы хотите использовать в качестве метки хранения по умолчанию для этой папки.

Применение меток хранения в OneDrive и SharePoint

Применение меток хранения вручную поддерживается только в новом интерфейсе, а не в классическом интерфейсе.

Чтобы пометить документ (включая файлы OneNote) в OneDrive или SharePoint, выберите элемент > в правом верхнем углу и щелкните Открытьзначок области сведений.>Применение метки> хранения выберите метку хранения.

Вы также можете применить метку хранения к элементу списка, папке или набору документов, а также задать метку хранения по умолчанию для библиотеки документов.

Применение списка меток для элемента в SharePoint.

Применив метку хранения к элементу, вы можете просмотреть ее в области сведений при выборе этого элемента.

Примененная метка отображается в области Сведений.

В SharePoint, но не в OneDrive, можно создать представление библиотеки, содержащей столбцы Метки или Элемент является записью. В этом представлении отображаются метки хранения, назначаемые всем элементам, а также элементы, являющиеся записями. Обратите внимание, что вы не можете отфильтровать представление по столбцу Элемент является записью. Инструкции по добавлению столбцов см. в статье Отображение и скрытие столбцов в списке или библиотеке.

Применение меток хранения с помощью Майкрософт 365 групп

При публикации меток хранения в Группы Microsoft 365 расположении метки хранения отображаются на сайте SharePoint Teams, но не поддерживаются ни в одном почтовом клиенте для почтовых ящиков групп. Применение метки хранения на сайте идентично использованию документов в SharePoint.

Пользователи также могут применять метки хранения непосредственно в Teams на вкладке Файлы :

Применение метки хранения в канале Teams на вкладке Файлы.

Применение метки хранения по умолчанию ко всему контенту в библиотеке SharePoint, папке или набору документов

Этот метод требует публикации меток хранения в политике меток хранения.

Помимо того, что пользователи могут применять метку хранения к отдельным документам, вы также можете применить метку хранения по умолчанию к библиотеке, папке или набору документов SharePoint. В этом сценарии документы в этом расположении могут наследовать выбранную метку хранения по умолчанию. Хотя применяется одна и та же метка, каждый документ будет храниться и удаляться отдельно в соответствии с началом периода хранения в метке.

Для библиотеки документов настройка меток по умолчанию выполняется на странице Параметры библиотеки для библиотеки документов. Выбрав метку хранения по умолчанию, вы также можете присвоить ее существующим элементам в библиотеке.

Например, если у вас есть метка хранения маркетинговых материалов и вы знаете, что конкретная библиотека документов содержит только этот тип контента, можно сделать метку хранения маркетинговых материалов меткой по умолчанию для всех документов в этой библиотеке.

Применить метку на странице параметров библиотеки.

Поведение меток при использовании метки по умолчанию для SharePoint

Для стандартных меток хранения, которые применяются в качестве метки хранения по умолчанию к библиотеке, папке или набору документов:

  • Для всех новых элементов, не помеченных в контейнере, будет применена эта метка хранения.

  • Для папок наследование передается во все дочерние папки, а элементы наследуют метку от ближайшей папки.

  • Если выбран вариант применения метки по умолчанию к существующим элементам: элементы, которые уже помечены, сохраняют метку хранения, если она не была применена другой меткой по умолчанию.

  • Если изменить метку хранения по умолчанию для контейнера: существующие метки хранения, примененные к элементам в этом контейнере, изменяются только в том случае, если выбран вариант применения метки по умолчанию к существующим элементам, и эти метки были применены меткой по умолчанию.

  • Если удалить метку хранения по умолчанию для контейнера: элементы сохраняют свои метки.

  • При перемещении элемента с меткой хранения по умолчанию из одного контейнера в другой: элемент сохраняет существующую метку хранения по умолчанию, даже если в новом расположении есть другая метка хранения по умолчанию. Только если изменить метку по умолчанию для этого нового расположения, перемещенный элемент может наследовать метку по умолчанию от текущего расположения.

Если применяются метки, которые не являются стандартными метками хранения, но помечают элементы как записи (или нормативные записи), эти метки можно изменить или удалить только вручную.

Автоматическое применение метки хранения к электронному сообщению с помощью правил

В Outlook можно создать правила для применения метки хранения.

Например, вы можете создать правило, которое применяет ту или иную метку хранения ко всем сообщениям, отправляемым в определенную группу рассылки или из нее.

Чтобы создать правило, щелкните правой кнопкой мыши элемент >Правила>Создание правила>Дополнительные параметры>Мастер>применения политики хранения.

Мастер правил с возможностью применения политик хранения.

Хотя пользовательский интерфейс относится к политикам хранения, здесь отображаются метки хранения, которые можно выбрать, а не политики хранения.

Обновление меток хранения и их политик

Если вы изменяете метку хранения или политику меток хранения, а метка или политика хранения уже применяются к содержимому, обновленные параметры будут автоматически применены к этому содержимому в дополнение к содержимому, которое было недавно идентифицировано.

Некоторые параметры невозможно изменить после создания и сохранения метки или политики, в том числе:

  • Имена меток хранения и политик, связанных с этими метками, тип области (адаптивная или статическая), а также параметры хранения, исключая период хранения. Однако если период хранения основан на времени применения метки к элементам, его изменить нельзя.
  • Параметр, помечающий элементы как запись.

Удаление меток хранения

Вы можете удалить метки хранения, которые в настоящее время не включены ни в какие политики меток хранения, которые не настроены для хранения на основе событий или помечают элементы как нормативные записи.

Для меток хранения, которые вы можете удалить, если они были применены к элементам, удаление не будет выполнено,а вы увидите ссылку на обозреватель содержимого для идентификации помеченных элементов.

Однако отображение помеченных элементов в обозревателе содержимого может занять до двух дней. В этом сценарии возможно удаление метки хранения без отображения ссылки на обозреватель содержимого.

Блокировка политики для предотвращения изменений

Чтобы гарантировать, что никто не сможет отключить политику, удалить ее или сделать ее менее строгой, см. раздел Использование блокировки для сохранения для ограничения изменений политик хранения и политик меток хранения.

Дальнейшие действия

Чтобы помочь вам отслеживать метки, примененные из опубликованных политик меток хранения, выполните следующие действия:

Хранение на основе событий — еще один поддерживаемый сценарий для меток хранения. Дополнительные сведения см. в статье Начало хранения при наступлении события.