Поделиться через

Управление хранилищем в пуле

Начиная со следующего продления контракта учебного заведения, но не раньше 1 августа 2024 г., все клиенты учебного заведения получат 100 ТБ бесплатного хранилища в пуле в OneDrive, SharePoint и Exchange с дополнительным хранилищем в пуле на платного пользователя в зависимости от вашей подписки.

В этой статье рассказывается о том, как администраторы могут эффективно управлять хранилищем в клиенте в продуктах OneDrive, SharePoint и Exchange с помощью следующих способов:

Просмотр использования и ограничения хранилища в пуле

Хранилище в пуле для образовательных учреждений предоставляет один пул хранилища для каждого клиента, охватывающий OneDrive, SharePoint Online и Exchange Online. Пул носителей представляет максимальный объем хранилища в совокупности для этих трех служб и совместно используется всеми пользователями в клиенте. Все сайты SharePoint и учетные записи OneDrive способствуют созданию хранилища в пуле. В Exchange Online в хранилище в пуле входят почтовые ящики пользователей, общие почтовые ящики и почтовые ящики групп. Все остальные типы почтовых ящиков, включая архивные почтовые ящики, не учитываются в хранилище в пуле.

Дополнительные сведения об ограничениях хранилища в пуле для образовательных учреждений

Просмотр использования хранилища в пуле и прав

Чтобы просмотреть страницу хранилища в центре Microsoft 365 Admin и получить доступ к ней, необходимо войти по крайней мере с ролью sharePoint Администратор. Дополнительные сведения о хранилище в пуле см. на странице описания службы Office 365 для образования.

  1. В центре Microsoft 365 Admin перейдите к хранилищу отчетов>.

  2. На странице Обзор просмотрите сведения об использовании хранилища в пуле и правах.

    На рисунке показана страница хранилища с вкладкой

Общее использование хранилища обновляется каждые 24 часа. Для отражения последних изменений в использовании может потребоваться до 24 часов. Любые изменения, внесенные в ограничение хранилища или лицензии клиента, занимают до 48 часов.

Другие отчеты об использовании в центре Microsoft 365 Admin могут быть полезны для целевых целей, таких как просмотр потребления на уровне объектов, но отчеты могут измерять общий объем хранилища на службу иначе, чем на странице хранилища в пуле. Только итоги, отображаемые на странице хранилища в пуле, будут использоваться для принудительного применения хранилища в пуле.

Примечание.

Клиенты, использующие только Exchange Online для лицензий Alumni, должны ссылаться на отчет об использовании почтового ящика.

Просмотр наиболее частого использования в каждом продукте

  1. В центре Microsoft 365 Admin перейдите к хранилищу отчетов>.
  2. В разделе Использование хранилища по продуктам просмотрите основные сведения об использовании в OneDrive, Exchange и SharePoint. В настоящее время в отчете отображается до 5000 сущностей.
  3. Скачайте весь csv-отчет по каждому из продуктов для автономного анализа.

Все отчеты обновляются автоматически в течение 48 часов. Чтобы обновить отчеты SharePoint и OneDrive по запросу, выберите Создать последний отчет. Обработка запроса и загрузка последнего отчета на основе количества записей в клиенте занимает до 90 минут.

Сведения о пользователе могут быть скрыты по умолчанию. Узнайте больше о раскрытии сведений о пользователях.

Просмотр состояний хранилища в OneDrive

Существует четыре различных состояния хранилища для OneDrive в зависимости от использования ограничений предупреждений.

  • Под ограничением. Если использование хранилища учетной записи OneDrive ниже предела предупреждений.
  • Почти полный: если использование хранилища превысило предел предупреждений и близко к ограничениям учетной записи OneDrive.
  • Полный: если использование хранилища равно ограничениям учетной записи OneDrive. В этом состоянии пользователь не может изменять существующие или добавлять новые файлы в свою учетную запись OneDrive.
  • Превышение предела. Если хранилище превысило ограничения учетной записи OneDrive. В этом состоянии пользователь не может изменять существующие или добавлять новые файлы в свою учетную запись OneDrive.

Дополнительные сведения:

Чтобы просмотреть состояния хранилища в OneDrive, выполните следующие действия:

  1. В центре Microsoft 365 Admin перейдите к хранилищуотчетов>.
  2. В разделе Использование хранилища по продуктам выберите OneDrive.
  3. Просмотрите столбец состояния хранилища, чтобы понять, находится ли OneDrive ниже, близко или превышает квоту.

Если учетная запись OneDrive использовала 90 % или более от ограничения хранилища, пользователь получает уведомление по электронной почте. Панель хранилища обновляется до значка предупреждения, если вы приближаетесь к ограничению, и значка перекрестной метки, если вы превышаете ограничение.

Рисунок: панель хранилища со значком предупреждения.

Управление ограничениями хранилища на уровне продукта

В соответствии с требованиями к хранилищу в организации можно изменить ограничения хранилища в OneDrive, SharePoint и Exchange и обеспечить эффективное распределение доступного хранилища. Этот шаг поможет вам оставаться в общей емкости хранилища.

Перейдите к Microsoft 365 Admin Центр > отчетов об >ограничениях хранилища, > чтобы найти сведения о настройке ограничений хранилища.

Установка ограничений хранилища OneDrive

Прежде чем устанавливать ограничения на хранилище OneDrive, ознакомьтесь с иерархией и рекомендациями.

Иерархия ограничений хранилища OneDrive

Иерархия ограничений хранилища OneDrive, упорядоченных по приоритету
1. Назначенный лимит лицензий
2. Ограничение для конкретного пользователя
3. Ограничение клиента по умолчанию или ограничение группы безопасности

  1. Ограничение лицензии определяется лицензией, назначенной владельцу учетной записи OneDrive. Если пользователю назначено несколько лицензий, принимается самый высокий предел лицензий. Ограничение лицензии отражает максимальный объем хранилища для учетной записи OneDrive. Другие ограничения (то есть ограничение для конкретного пользователя, ограничение клиента по умолчанию, ограничение группы безопасности) можно использовать для установки настраиваемого ограничения ниже ограничения лицензии.

    • Пример ограничения лицензии: Если клиент по умолчанию ограничивается 150 ГБ, а у пользователя есть лицензия на Office 365 A1 с ограничением в 100 ГБ, пользователь получит ограничение в 100 ГБ.

  2. Ограничение для конкретного пользователя должно быть меньше или равно ограничению лицензии и переопределяет как ограничение клиента по умолчанию, так и ограничение группы безопасности.

    • Пример ограничения для конкретного пользователя: Если ограничение клиента по умолчанию — 50 ГБ, а ограничение лицензии — 100 ГБ, то для конкретного пользователя можно задать 30 ГБ (ниже ограничения клиента) или 80 ГБ (выше ограничения клиента).

  3. Ограничение группы безопасности пользователя является самым высоким из всех групп безопасности, в которые они входят. Между ограничением клиента по умолчанию и ограничением группы безопасности приоритет имеет нижнее ограничение. Если ограничение группы безопасности больше, чем ограничение клиента по умолчанию, ограничение клиента по умолчанию применяется к учетным записям OneDrive.

    • Пример ограничения клиента и ограничения группы безопасности: Если по умолчанию для клиента задано ограничение в 50 ГБ, а для группы безопасности A — 40 ГБ, а для группы безопасности B — 60 ГБ, пользователи в группе безопасности A получат ограничение в 40 ГБ, а пользователи в группе безопасности B получат ограничение в 50 ГБ.
    • Пример для нескольких групп безопасности: Если пользователь входит в группу безопасности X с ограничением в 10 ГБ и группу безопасности Y с ограничением в 20 ГБ, он получит 20 ГБ — более высокое ограничение.

Рекомендации:

  • Задайте для клиента по умолчанию максимальное хранилище, которое будет иметь большинство пользователей.
  • Если есть несколько пользователей, которым требуется больше хранилища, чем ограничение клиента, предоставьте им ограничение для конкретного пользователя.
  • Если есть группы пользователей, у которых должно быть меньше ограничения клиента, используйте одно или несколько ограничений группы безопасности.
  • Если есть несколько пользователей, которые должны иметь меньше, чем ограничение клиента, предоставьте им ограничение для конкретного пользователя.
  • Если пользователю требуется больше, чем его лицензия дает ему право, назначьте более высокую лицензию.

Установка ограничений хранилища OneDrive по умолчанию

Ограничения OneDrive по умолчанию, установленные на этом шаге, применяются к каждому новому и существующему пользователю с соответствующей лицензией в клиенте. Однако если параметр пользователя был настроен с помощью ограничений хранилища группы безопасности или отдельных пользователей, этот параметр не влияет на ограничения хранилища.

Чтобы задать ограничения по умолчанию, выполните следующие действия:

  1. Перейдите к параметрам в Центре администрирования SharePoint.
  2. Выберите Параметр Ограничения хранилища в OneDrive.
  3. В поле Ограничение хранилища по умолчанию введите объем хранилища по умолчанию (в ГБ), а затем нажмите кнопку Сохранить.

Дополнительные сведения и проверка, если у пользователя есть ограничения на хранение по умолчанию, см. в статье Настройка дискового пространства по умолчанию для пользователей OneDrive.

Установка ограничения хранилища OneDrive с помощью групп безопасности

Настройте ограничения хранилища в большом масштабе для каждого пользователя, относящегося к группам безопасности, в соответствии с разрешениями лицензии. Ограничения, применяемые через группу безопасности, могут переопределить ограничения, установленные по умолчанию в Хранилище OneDrive, или любые ограничения, установленные ранее для отдельного пользователя.

  1. Перейдите к разделу Microsoft 365 Admin > Отчеты об > ограничениях хранилища хранилища>.
  2. Выберите изменить ограничения.
  3. Выберите группу безопасности. Параметр для поиска группы безопасности.
  4. В поле "Ограничение на пользователя" введите объем хранилища (в ГБ), а затем нажмите кнопку Сохранить.

В следующем списке описано, как работают некоторые назначения.

  • Если пользователю назначено несколько групп безопасности с разными ограничениями OneDrive, он получает наибольшее ограничение.
  • Если пользователь назначен группе безопасности с ограничением, превышающим допустимое лицензией, то приоритет имеет ограничение лицензии.
  • Если пользователь назначен группе безопасности с ограничением, меньшим, чем клиент по умолчанию, пользователь получает ограничение группы безопасности.
  • Если пользователь назначен группе безопасности с ограничением, превышающим значение по умолчанию для клиента, пользователь получает клиент по умолчанию.
  • Если пользователь назначен группе безопасности, отдельные ограничения, настроенные для пользователя ранее, переопределяются. Чтобы задать различные ограничения для пользователя, принадлежащего к группе безопасности, измените его отдельный предел хранилища.

Примечание.

Ограничения, установленные в группах безопасности, применяются в течение 24–48 часов после входа пользователя или до двух недель, если пользователь не входит в систему.

Установка ограничения хранилища OneDrive для отдельного пользователя

  1. Перейдите к Microsoft 365 Admin Центр> пользователей > Активные пользователи.
  2. Выберите пользователя.
  3. Перейдите на вкладку OneDrive.
  4. В разделе Используемое хранилище выберите Изменить.
  5. Выберите максимальный объем хранилища для этого параметра и введите ограничение хранилища.
  6. Выберите Сохранить.

Примечание.

Определенное пользователем ограничение OneDrive не может превышать назначенное ограничение лицензии. Ограничение для конкретного пользователя может превысить ограничение хранилища клиента по умолчанию и ограничение группы безопасности, если ограничения клиента и группы находятся в пределах назначенного ограничения лицензии.

Дополнительные сведения: Изменение дискового пространства OneDrive определенного пользователя

Установка ограничений хранилища Exchange

Измените ограничение почтового ящика Exchange с помощью Exchange Online PowerShell. Дополнительные сведения см. в статье Увеличение или настройка размера почтового ящика Exchange Online.

Установка ограничений хранилища SharePoint

Установка ограничения хранилища SharePoint для всех сайтов

  1. Перейдите к параметрам в Центре администрирования SharePoint.
  2. Выберите Размеры хранилища для сайтов.
  3. Выберите Вручную , чтобы задать определенные ограничения для каждого сайта, или Автоматически , чтобы использовать столько хранилища организации, сколько необходимо.

Дополнительные сведения: Управление ограничениями хранилища сайтов в SharePoint в Microsoft 365

Установка ограничения хранилища SharePoint для отдельных сайтов

Установите ограничение хранилища для отдельных сайтов, если для клиента задано значение "Ограничения хранилища сайтов SharePoint" вручную.

  1. Перейдите к активным сайтам SharePoint Администратор Center>.
  2. Выберите сайт.
  3. На вкладке Общие в разделе Ограничение хранилища выберите Изменить , чтобы открыть панель изменение ограничения хранилища.
  4. Введите максимальный объем хранилища в ГБ для сайтов.
  5. Разрешите уведомлениям администраторов сайта, когда сайт приближается к ограничению хранилища.
  6. Выберите Сохранить.

Очистка хранилища

Принятие мер по сокращению потребления хранилища до того, как ваша организация достигнет своего предела, имеет решающее значение при эффективном и эффективном управлении хранилищем. Рекомендуется массово удалять неактивных пользователей, ограничить хранение записей Teams, включить архивные почтовые ящики и реализовать политику хранения удаленных элементов, чтобы уменьшить общий профиль хранилища.

Очистка хранилища неактивных пользователей

Просмотр неактивных пользователей

  1. Перейдите к центру Microsoft 365 Admin > отчеты об >>использовании хранилища неактивными пользователями.
  2. Просмотрите до 5000 наименее активных пользователей в клиенте. Минимальный период бездействия — 90 дней.
  3. Экспорт отчета в CSV со всеми отображаемыми столбцами или экспорт в шаблон CSV, используемый для массового удаления в Entra ID.

Отчет автоматически обновляется в течение 72 часов. Чтобы проверка, если какие-либо документы неактивных пользователей по-прежнему используются другими пользователями в клиенте, обратитесь к дате последнего действия из отчета хранилища OneDrive.

Устранение неполадок:

  • Пустое значение в столбце Последний вход Entra ID указывает, что пользователи в последний раз обращались к своей учетной записи до апреля 2020 года. Microsoft Entra ID поддерживает интерактивные входы с апреля 2020 г. Дополнительные сведения о типе ресурса signInActivity
  • Если в клиенте скрыты данные уровня пользователя, невозможно получить сведения об использовании Exchange для клиента. Отображение данных на уровне пользователя для просмотра сведений об использовании Exchange в неактивных отчетах.
  • Если системе не удается получить неактивные сведения о пользователе, она автоматически повторяет операцию и инициирует новый запрос на получение последнего отчета. Для повторного создания отчета потребуется до 72 часов.
  • Если пользователь не использует продукты SharePoint и OneDrive, сведения о пользователе не отображаются в отчете о неактивных пользователях.

Массовое удаление пользователей

  1. Войдите в Центр администрирования Microsoft Entra.
  2. Выберите Пользователи >Все пользователи >Массовые операции >Массовогоудаления.

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

Настройка политик срока действия группы

Политики срока действия групп Microsoft 365 автоматически удаляют неактивные группы из системы. По истечении срока действия группы и ее удалении также удаляется связанное с ней хранилище в SharePoint и Exchange.

Узнайте больше о том, как работает политика истечения срока действия.

Очистка нелицензированных учетных записей OneDrive

Распространенный сценарий обучения для нелицензированных учетных записей OneDrive — переназначение пользователей учащихся на бесплатную Exchange Online для выпускников. После переназначения лицензии выпускника oneDrive пользователя не удаляется автоматически. Эти нелицензированные учетные записи OneDrive учитываются в потреблении хранилища в пуле клиента.

Вы можете определить нелицензированные учетные записи OneDrive с помощью Центра администрирования SharePoint для создания отчетов о нелицензированных учетных записях. Ниже показано, как с помощью Центра администрирования SharePoint создать отчет о нелицензированных учетных записях OneDrive.

  1. Войдите в Центр администрирования SharePoint с помощью рабочей или учебной учетной записи.
  2. Перейдите в раздел Отчеты и выберите Отчеты пользователей.
  3. В разделе Использование OneDrive выберите Нелицензированные пользователи.
  4. Отчет можно скачать в виде CSV-файла.

В отчете отображаются имя пользователя, адрес электронной почты, тип учетной записи и дата последнего действия для каждой нелицензированных учетных записей OneDrive.

Чтобы очистить эти учетные записи OneDrive и восстановить пространство в пуле носителей, администраторам необходимо удалить OneDrive с помощью командлетов Remove-SPOSite и Remove-SPODeletedSite в PowerShell.

Чтобы сохранить нелицензированные учетные записи OneDrive и оптимизировать затраты на хранение, используйте Microsoft 365 Архив для автоматической архивации нелицензированных учетных записей OneDrive. Архивные нелицензированные учетные записи OneDrive не учитываются при использовании хранилища в пуле. Выполните следующие действия, чтобы настроить выставление счетов за нелицензированную учетную запись в Microsoft 365.

Узнайте больше о нелицензированных учетных записях OneDrive и об управлении лицензиями выпускников.

Если клиент находится вне хранилища в пуле

Если используется 80 % хранилища в пуле, технический контакт получает Уведомления по электронной почте. Если используется 90 % хранилища в пуле, уведомления с баннерами также отображаются в Центр администрирования Microsoft 365 и Центре администрирования SharePoint. При 100 % емкости клиент имеет 30 дней, чтобы выполнить действия, прежде чем сайты OneDrive и SharePoint перейдут в режим только для чтения.

В режиме только для чтения пользователи не могут добавлять новое содержимое или изменять существующее содержимое в OneDrive и SharePoint. Пользователи по-прежнему могут просматривать, скачивать или удалять содержимое и очищать корзину. Exchange остается без изменений, и пользователи могут продолжать отправлять и получать почту.

После запуска принудительного применения и перехода OneDrive и SharePoint в режим только для чтения необходимо либо уменьшить использование хранилища до предела (удаление содержимого, архивация и т. д.), либо увеличить емкость хранилища выше уровня использования (добавление или обновление лицензий, приобретение пакетов хранилища и т. д.), чтобы выйти из режима только для чтения. Дополнительные сведения о платных лицензионных взносах см. в статье Расчет хранилища в пуле.

Примечание.

Обновление использования хранилища в пуле может занять до 24 часов, а ограничение хранилища в пуле может занять до 48 часов, чтобы отразить новые покупки.