Создание плана управления совместной работой

  • Статья

Всегда лучше начинать переход на Microsoft 365 с четкого видения:

  • Каковы ваши ключевые бизнес-цели?

  • Каким образом средства и возможности обеспечивают ценность для организации в целом и для отдельных сотрудников?

  • Как вы будете измерять успех?

Четкое заявление о концепции содержит критически важные рекомендации по неизбежным компромиссам решений, которые необходимо принять при обдумывая план управления. Степень формальности и глубина, до которой необходимо документировать план управления, должны соответствовать результатам, которые вы хотите достичь. Таким образом, концепция обеспечивает основу для контекста и инвестиций в систему управления.

Microsoft 365 создает новые парадигмы для технологий для поддержки бизнеса. Эти новые парадигмы изменяют способ внедрения, управления и управления этими технологиями.

Система управления Microsoft 365 должна дополнять существующие политики, управляющие локальными средами. Но поскольку облако предоставляет новые возможности для поддержки бизнеса, важно понимать эти возможности и думать о подходе к управлению, который создает соответствующий баланс между целями пользователей, бизнес-рисками и отраслевыми и нормативными требованиями.

Думать о системе управления в первую очередь означает, что вы начинаете свой путь Microsoft 365 с некоторых ключевых решений, которые помогут вам наилучшим образом обеспечить общий успех. Вот некоторые из этих решений:

Нет идеального ответа на эти вопросы — правильные ответы — это те, которые балансируют риск и выгоду для вашей организации.

Что означает система управления для Microsoft 365?

Планирование системы управления для Microsoft 365 заключается в том, чтобы обеспечить защиту критически важных информационных ресурсов при минимизации рисков. Управление включает несколько ключевых областей, каждая из которых должна быть запланирована, скоординирована и адаптирована в соответствии с меняющимися потребностями организации и развитием технологии.

  • Обеспечение операционной деятельности — обеспечение работоспособности платформы, обеспечение производительности. Это в значительной степени ИТ-задача с большинством работ, предоставляемых корпорацией Майкрософт.

  • Information Assurance — управление содержимым на протяжении всего жизненного цикла, рассматривая информацию как ресурс, включая управление записями, соответствие требованиям и безопасность. Для обеспечения информационной безопасности требуется понимание как бизнес-целей, так и нормативных требований. В идеале вы хотите использовать автоматические политики, которые не позволяют пользователям совершать ошибки или предупреждают их в тех случаях, когда им нужно принять взвешенное решение. Если это невозможно применить с помощью политики, необходимо планировать обучение и обучение.

  • Обеспечение результатов — управление уполномоченными владельцами сайтов или команд в правильном направлении для достижения бизнес-результатов. Обеспечение результатов в значительной степени связано с предоставлением рекомендаций авторам контента и владельцам сайтов, групп и команд, обеспечивая доступность соответствующего обучения, чтобы убедиться, что они знают, как сделать правильный выбор, чтобы получить желаемые результаты в рамках общих стандартов и практик организации.

Планирование системы управления должно быть первым, но система управления должна быть тем, что вы постоянно пересматриваете в итеративном процессе. По мере изменения пространства данных с течением времени вы захотите вернуться к решениям по управлению, чтобы адаптироваться к изменяющимся бизнес-потребностям и доступности функций. Вы можете обнаружить, что для обеспечения соответствия вам требуется больший контроль. Вы можете обнаружить, что вам нужно меньше надзора, чтобы поощрять более творческое применение основных функций. Вы можете обнаружить, что роли и обязанности необходимо обновить, чтобы отразить изменения в решении или изменения в том, как пользователи используют различные приложения.

Например, одним из ключевых возможностей Microsoft 365 является возможность легко работать совместно с людьми за пределами организации. Некоторые организации в некоторых отраслях предпочитают блокировать весь внешний общий доступ. Другие пользователи обеспечивают внешний общий доступ в определенных сценариях или с определенными организациями. Нет правильного или неправильного решения об управлении, когда дело доходит до внешнего общего доступа, и существует множество различных сценариев, в которых можно включить различные параметры в Microsoft 365, чтобы разрешить общий доступ в некоторых случаях, а в других — заблокировать его. Если вы только начинаете переход от локальной среды к облаку, важно подумать о решениях о внешнем совместном использовании и понять преимущества и риски, связанные с различными доступными вариантами.

В первую очередь подумайте об управлении

Ваши инвестиции в Microsoft 365 так же хороши, как и ценность содержимого и возможностей, которые вы предоставляете, поэтому размышления об управлении в начале вашего пути гарантируют, что вы не заблокируете или не включите слишком много, прежде чем у вас будет возможность понять и оценить последствия каждого решения. В Microsoft 365 можно включить несколько "переключателей и циферблатов". Эффективный план управления имеет решающее значение для достижения бизнес-целей, но управление заключается в балансировке рисков и преимуществ. Если мы заблокируем все, люди найдут способ обойти правила, если им нужно сделать это, чтобы выполнить работу.

В первую очередь можно подумать о системе управления.

  • Баланс рисков и преимуществ. Тщательный анализ решений по управлению на ранних этапах развертывания позволяет организациям понять всю среду — бизнес-, нормативную, юридическую, законную, а также спланировать решение, которое оптимизирует все результаты— балансируя риски с преимуществами, иногда принимая риск, а иногда и не принимая риск. Если вы заранее принимаете обоснованные решения, вы получите лучшие результаты без разрастания и неуправляемого содержимого.

  • Адаптируйтесь к различным организациям и различным типам содержимого и сценариям. Решения по управлению — это уникальные решения для каждой организации, так как один размер не подходит всем. У каждой организации не только разные потребности в системе управления, но и решения по управлению часто не совпадают для каждого типа контента в Microsoft 365. Например, управление содержимым команды может отличаться от управления содержимым интрасети и отдельного содержимого в OneDrive.

  • Согласование бизнес-приоритетов. Пора начать думать об управлении, когда вы определяете ключевые бизнес-приоритеты для решений, которые вы создаете в Microsoft 365. Эти ключевые бизнес-результаты определяют контекст планирования управления. Это важно, так как ваши бизнес-цели помогут вам определить, сколько времени и энергии требуется для инвестиций в систему управления. Например, если улучшение возможности обнаружения содержимого в организации не очень важно, скорее всего, вам не нужно тратить слишком много времени на применение или планирование соглашений об именовании файлов. Если, с другой стороны, вы хотите сократить количество экземпляров нескольких версий одного документа в разных репозиториях на предприятии, то решения по управлению требуют процессов и политик и обучения, чтобы авторы содержимого понимали, как именовать файлы и следовать указаниям "одна копия документа", чтобы убедиться, что содержимое размещается только в одном расположении. Это также означает, что вам нужен процесс, чтобы не создавать без необходимости несколько сайтов или групп для одной и той же цели.

Как мы должны сообщать об управлении?

Многие решения по управлению можно реализовать, включив или выключив функции в Microsoft 365. Это может помочь обеспечить соблюдение стандартов управления, но может не помочь сотрудникам вашей организации понять, что им доступно и почему (или почему нет).

Традиционно команды по управлению создают длинные документы, в которых описывается каждое решение по управлению. К сожалению, эти длинные документы редко читаются. Это означало, что требования к управлению, которые зависят от людей для принудительного применения, редко работали. Старайтесь не создавать длинные документы, предназначенные для нескольких аудиторий, когда вы думаете о том, как сообщить о своих ключевых решениях по управлению. Вместо этого подумайте о следующих вариантах:

  • Внедряйте решения по управлению непосредственно в создаваемые решения. Если вы хотите обеспечить защиту конфиденциальной информации в Microsoft 365, реализуйте метки конфиденциальности, чтобы пользователи случайно не предоставляли информацию, которую они не должны предоставлять. Блокировать приложения, в которых невозможно обеспечить соответствующую защиту. Дополнительные сведения о метках конфиденциальности.

  • Подкрепь с помощью обучения. Адаптируйте такие решения, как схемы обучения Microsoft 365 , чтобы обеспечить подкрепление ожиданий вашей организации с помощью обучения, предоставляемого Корпорацией Майкрософт.

  • Доставка как сайт, а не документ. Создайте собственный Центр внедрения Microsoft 365 на информационном сайте SharePoint, чтобы авторы содержимого и владельцы сайтов и команд понимали не только "как", но и "как следует". Создайте страницы, относящиеся к темам, которые рассматривают различные бизнес-сценарии, чтобы предоставить рекомендации и рекомендации по использованию или включению различных возможностей в SharePoint, Teams и других приложениях для достижения бизнес-результатов. Сделайте эти страницы частью интрасети SharePoint.

Каковы ключевые факторы успеха?

Используйте эти ключевые факторы успеха, чтобы обеспечить успешное планирование системы управления для Microsoft 365.

Определение основной команды системы управления

Управление — это командный вид спорта. Убедитесь, что в состав основной команды по планированию системы управления входят представители бизнеса и ИТ-отделов. Скорее всего, вашей команде потребуется чаще встречаться в начале развертывания, а затем периодически проверять новые возможности и новые бизнес-ожидания.

Работайте с ключевыми решениями по управлению, но не пытайтесь принимать все решения одновременно. Принять критически важные решения о подготовке и именовании и внешнем доступе, а затем выполнить остальные решения.

Помимо внешнего общего доступа, о котором говорилось ранее, еще одним ключевым решением для каждой организации является подготовка сайтов и групп. Так, например, необходимо учитывать следующее:

  • Так как пользователям так легко создавать группы и команды Microsoft 365, вам может потребоваться открыть группу и создание команд, чтобы ИТ-специалисты не заполонили запросами на их создание от имени других людей. Чтобы избежать разрастания, можно создать пользовательский рабочий процесс, который отправляет сообщения электронной почты с информацией об управлении, обучении и другие сведения создателям групп и команд. (Например, "Вы только что создали сайт или команду, сообщество и т. д. -- Вот ваши обязанности и ссылки на обучение...") С другой стороны, в зависимости от вашей организации, вы можете контролировать, кто имеет возможность создавать группы.

  • Если вы хотите управлять созданием сайтов SharePoint, можно скрыть ссылку Создать сайт на начальной странице SharePoint. Создайте настраиваемую форму или создайте пользовательский макет сайта и скрипт сайта для автоматизации подготовки новых современных сайтов SharePoint с помощью предварительно определенной структуры сайта, которая может содержать ссылки на рекомендации по управлению и обучению.

Согласование решений с бизнес-целями

Цели бизнес-результатов должны быть основным фактором принятия решений по управлению:

  • Изучите нормативные требования, влияющие на вашу организацию. Некоторые ключевые решения и требования к реализации могут быть согласованы с средой, в которой вы работаете.

  • Старайтесь не быть в ловушке в "Это то, что мы всегда делали". Облако и растущая глобализация многих организаций открывают новые возможности. Оспорить предположения, если они не соответствуют бизнес-целям. Можете ли вы ослабить правила для некоторых сценариев или для некоторых людей? Можно ли получить тот же бизнес-результат с помощью функций Microsoft 365, а не полностью блокировать действие?

  • Если вы заблокируете все, люди найдут обход. Постарайтесь понять ключевые бизнес-сценарии, которые пользователи хотят включить, и предоставить соответствующие рекомендации и учебные курсы.

  • Рассмотрите возможность включения действий для просмотра ключевых сайтов и действий, чтобы убедиться, что владельцы сайтов и команд следуют вашим рекомендациям по управлению.

Определение ролей и обязанностей

Помимо команды управления, существует несколько других ключевых ролей или команд, которые могут помочь вашей организации в успешном использовании Microsoft 365. Некоторые роли могут быть объединены или заполнены один и тот же человек, а другие могут быть не подходят для всех организаций. Большинство организаций имеют исполнительного спонсора microsoft 365 в целом, а некоторые также имеют руководящий комитет или команду для Microsoft 365 в целом или только для интрасети. Узнайте больше о комплексных ролях администратора и разрешениях, доступных в Microsoft 365.

Вернуться к изменениям в бизнесе и технологиях

Управление microsoft 365 не является "один раз и готово". Планируйте следить за тем, что происходит в Microsoft 365, и при необходимости адаптировать свои рекомендации по управлению. (Это важная причина, по которой создание длинного документа управления не является хорошей идеей. Предприятия и технологии меняются. Обновить веб-страницу легко. Обновление и повторное распространение документа гораздо сложнее.)

Иметь стратегию для передачи политик и рекомендаций по управлению

В конечном счете успех планирования системы управления зависит от того, насколько хорошо вы сообщили ожидания членам организации. Помимо описанных ранее рекомендаций, рассмотрите следующие аспекты:

  • Можете ли вы включить "как следует" с вашим "как" обучение? Другими словами, можно ли создать "центр ресурсов пользователей" для Microsoft 365, где можно предоставить ресурсы и учебные материалы, которые помогут предоставить рекомендации и учебные курсы, которые помогут пользователям эффективно внедрить Microsoft 365? Лучшее содержимое по управлению содержит рекомендации, которые помогут всем пользователям внедрить и получить максимальное значение от Microsoft 365.

  • Следует ли создать сертификацию и повторную сертификацию для владельцев сайтов и команд?

  • Можете ли вы создать программу Microsoft 365 Champions для своей организации? Рассмотрите возможность присоединиться к всемирной программе чемпионов Microsoft 365 , чтобы получить идеи и подходы к своей собственной программе чемпионов и связаться с единомышленниками и лидерами мышления из корпорации Майкрософт и вокруг нее.

Рекомендации по планированию системы управления совместной работой

Управление в microsoft Cloud Adoption Framework для Azure

Общие сведения об управлении SharePoint

Планирование организации и управления жизненным циклом для служб групп

Совместная работа с файлами в SharePoint с помощью Microsoft 365