Поделиться через


Формализация сообщений и предупреждений

При отправке уведомлений по электронной почте и сообщений Microsoft Teams, иногда вы можете не захотеть отправлять их от своего имени, но вы все равно можете захотеть, чтобы люди могли связаться с вами.

Использовать общих отправителей

Отправка сообщений от Power Automate как от вашего имени, это нормально в небольших масштабах, но по мере того, как процесс становится более формализованным, мы рекомендуем отправлять сообщения как от общего отправителя. Это помогает получателям узнать, что сообщение было отправлено автоматически, а не в качестве личного. Дополнительное преимущество заключается в том, что люди не будут пытаться беспокоить вас напрямую в ответе на что-то, что носит чисто информационный характер. Для соединителя Microsoft Teams у нас есть несколько действий "Опубликовать как бота Flow", которые хорошо подходят для этого. В Outlook есть действие "Отправить электронное письмо из общего почтового ящика", хотя у вас должен быть собственный почтовый ящик. Этот совет также применим к обновлению заявок, созданию записей и так далее, но особенности будут зависеть от соединителя.

Отправка электронного письма из общего почтового ящика.

Добавление подписи

При использовании автоматизации для отправки электронных писем и сообщений вы хотите, чтобы люди знали, откуда они. Общий почтовый ящик помогает получателю понять, что сообщение исходит не от вас напрямую. Однако в случае, если автоматика сломается или начнет срабатывать слишком быстро, вы должны быть легко доступны для решения проблемы. Это особенно важно, если автоматизация работает с людьми за пределами вашей организации или во внешних системах, где получатель может не знать о вашем потоке. Люди могут даже захотеть связаться с вами, чтобы предложить способы улучшить ваш поток! Мы используем подпись типа "Отправлено из Power Automate. Для получения ответов на вопросы, используйте <электронную почту>. Вам также может пригодиться ссылка на конкретный поток, чтобы вы могли быстро найти его, если кто-то перешлет вам электронное письмо.