Планирование типов контента и рабочих процессов (SharePoint Server 2010)
Применимо к: SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010
Последнее изменение раздела: 2016-11-30
В этой статье описываются типы контента и рабочие процессы, а также приводятся рекомендации по планированию их интеграции в имеющееся решение по управлению документооборотом Microsoft SharePoint Server 2010.
Содержание:
Планирование типов контента
Планирование рабочих процессов
Таблицы
Планирование типов контента
Содержание:
Что такое типы контента?
Интеграция свойств с выпуском 2010 системы Office
Шаблоны столбцов
Типы контента папки
Планирование типов контента документа
Планирование типов контента списка
Планирование преобразования документов
Что такое типы контента?
Тип контента определяет атрибуты элемента списка, документа или папки. Каждый тип контента задает следующие атрибуты:
свойства для связи с элементами этого типа;
метаданные для связи с элементами того же типа;
рабочие процессы, которые можно запустить из элементов этого типа;
политики управления сведениями для связи с элементами этого типа;
шаблоны документов (для типов контента документов);
преобразования документов, которые необходимо сделать доступными (для типов контента документов);
специальные компоненты.
Тип контента можно связать со списком или библиотекой. Это будет означать, что этот список или библиотека могут включать элементы этого типа контента, а также что с помощью команды Создать в этом списке или библиотеке пользователи смогут создавать новые элементы этого типа.
Примечание
Свойства, рабочие процессы, политики и шаблоны также можно напрямую связать со списком или библиотекой. Однако эти связи будут ограничены такими списком или библиотекой и иначе в решении использоваться не могут. В SharePoint Server 2010 рабочие процессы уровня сайта можно связывать с несколькими списками и библиотеками.
Библиотеки и списки документов могут содержать несколько типов контента. Например, в библиотеку могут входить документы и рисунки, связанные с проектом. Если список или библиотека содержат несколько типов контента, то:
по умолчанию команда Создать в таком списке или библиотеке позволяет пользователям выбрать любой из всех доступных типов контента при создании нового элемента (владельцы типа контента могут настроить команду Создать таким образом, чтобы она открывала доступ только к определенным типам контента);
отображаются столбцы, связанные со всеми доступными типами контента.
Специальные типы контента определяются в коллекции типов контента сайта. Специальный тип контента должен, прямо или косвенно, в основе своей иметь основной тип контента, например "Документ" или "Элемент". После определения на сайте специального типа контента он станет доступен в основном сайте и его дочерних сайтах. Чтобы тип контента стал повсеместно доступным, задайте его в коллекции типов контента сайта верхнего уровня в семействе веб-сайтов. Также можно создать специальный тип контента в концентраторе типов контента, который определен в экземпляре службы управляемых метаданных. При создании типа контента в концентраторе он будет доступен для других семейств сайтов, которые являются частью веб-приложений, связанных с этим экземпляром службы управляемых метаданных.
Например, если в организации используется определенный шаблон контракта, в коллекции типов контента сайта верхнего уровня семейства веб-сайтов можно создать тип контента, который будет определять метаданные и шаблон для этого контракта, рабочие процессы, необходимые для просмотра и заполнения контракта, политики, обеспечивающие проверку связанных с контрактом действий, срок хранения контракта и метки для вставки в печатные версии контракта. После этого любая библиотека документов в семействе веб-сайтов, с которым связан тип контента "Контракт", будет содержать все эти компоненты и позволит авторам создавать на базе шаблона новые контракты.
В сайтах на основе SharePoint Server 2010 у каждого элемента списка или библиотеки по умолчанию, таких как "Контракт", "Задача" или "Документ", есть соответствующий основной тип контента в коллекции типов контента сайта. При планировании типов контента можно использовать определения основных типов контента в качестве отправной точки и создавать новые типы контента на базе существующих или при необходимости изменять основные типы контента.
Типы контента организованы в иерархию, которая позволяет одному типу контента наследовать характеристики другого типа контента. Благодаря этому возможно совместное использование характеристик в пределах организации, в то же время группы могут настраивать эти характеристики для определенных сайтов или списков.
Например, для всех документов, предназначенных для поставки клиенту, в организации может требоваться набор метаданных, таких как номер счета, номер проекта и имя руководителя проекта. С помощью создания типа контента верхнего уровня "Поставка клиентам", от которого все остальные типы документов для поставки клиенту наследуют характеристики, обеспечивается связь требуемой информации, включая номера счетов и проектов, со всеми вариантами документов, поставляемых клиенту, в организации. Обратите внимание, что при добавлении другого необходимого столбца в тип контента верхнего уровня "Поставка клиентам" владелец типа контента может распространить изменения во все типы контента, наследующие характеристики данного типа, в результате чего новый столбец будет добавлен во все документы, поставляемые клиенту.
Интеграция свойств с выпуском 2010 системы Office
В системе система Microsoft Office, когда пользователь изменяет документ с сервера управления документами SharePoint Server 2010, в верхней части документа отображается область сведений о документе. Эта область содержит изменяемую форму, отражающую свойства документа на сервере.
Службы SharePoint Server 2010 упрощают настройку формы свойства для типа контента. При настройке типа контента можно запустить службу Microsoft InfoPath 2010, которая создает форму свойства по умолчанию, исходя из свойств типа контента. Форма по умолчанию включает те же элементы управления, макет и схему, которые бы использовались в InfoPath 2010, если бы специальная форма не была определена. Далее форму можно настроить и развернуть как любую другую форму InfoPath 2010. Например, в форму можно добавить эмблему компании, шрифты и цветовую схему, подключить ее к специальному источнику данных, добавить условную логику и разработать компоненты формы, доступные пользователям на основе их ролей.
Помимо изменения свойств в области сведений о документе, разработчики с помощью Microsoft Word 2010 могут вставлять в свои документы свойства, определенные на сервере. Например, если в свойства документа входит имя руководителя проекта, это имя можно вставить на титульную страницу, в колонтитул или в любое другое место, где это имя используется в документе. При назначении нового руководителя проекта для того или иного проекта свойство "Руководитель проекта" можно обновить на сервере управления документами; такое обновление имени руководителя проекта будет отражено во всех экземплярах этого свойства, вставленного в документ.
Использование метаданных с типами контента
Метаданные, или столбцы, представляют собой сведения о документе, которые используются для классификации контента и разбиения его по категориям. Метаданные связываются с типом контента в форме столбцов. Они обеспечивают контекстуальные сведения о документе путем связывания с автором, темой, аудиторией, языком и т. д. В отличие от свойств метаданные хранятся в виде столбцов и поддерживают индексирование и поиск с помощью поисковой системы SharePoint.
Метаданные, добавленные на уровне коллекции веб-сайтов, можно связать с типами контента. Использование метаданных с типами контента позволяет всем последующим типам контента наследовать все или некоторые метаданные, производные от родительского типа контента, на уровне семейства веб-сайтов. Дополнительные метаданные можно затем добавить на более низком уровне, например на уровне документа.
Шаблоны столбцов
Каждый элемент метаданных, связанный с типом контента, представляет собой столбец списка, в котором хранится определенная информация. Списки или библиотеки часто отображаются графически в виде столбцов данных. Вместе с тем, в зависимости от представления, связанного со списком, столбцы могут отображаться в другом виде, например как дни в календаре. В формах, связанных со списком или библиотекой, столбцы отображаются в виде полей.
Можно задать используемые столбцы в нескольких типах контента, создав соответствующие столбцы в коллекции шаблонов столбцов. Такая коллекция существует на каждом сайте семейства сайтов. Что касается типов контента, столбцы, заданные в коллекции шаблонов столбцов сайта, доступны в данном сайте и во всех его дочерних сайтах.
Типы контента папки
Типы контента папки определяют метаданные, связанные с папкой в списке или библиотеке. Когда тип контента папки применяется к списку или библиотеке, команда Создать в этом списке или библиотеке будет включать в себя тип контента папки, что позволит пользователям создавать папки данного типа.
Можно задавать представления в списке или библиотеке, которые доступны только в папках определенного типа контента. Это приведет к тому, что в папке будут содержаться документы определенного типа, а представления в папке будут отображать только те столбцы, которые относятся к типу документа, содержащемуся в папке.
С помощью объектной модели SharePoint Server 2010 можно настроить команду Создать для типа контента папки таким образом, чтобы при создании новой папки этого типа она заполнялась файлами и документами, основанными на шаблонах, хранящихся на сервере. Такая возможность позволяет, например, применять документы составного типа, для создания которых необходимо использовать несколько файлов.
Набор документов — это новый компонент SharePoint Server 2010, который позволяет использовать Microsoft Office 2010 для управления результатами работы, охватывающими несколько документов. Набор документов — это определенный тип папки, используемый для управления отдельным конечным результатом, или результатом работы, который может включать несколько документов в нескольких расположениях. Набор документов создается на основе расширяемых шаблонов, которые содержатся в системе SharePoint Server 2010. Шаблоны наборов документов можно настраивать так, чтобы они соответствовали результатам работы, характерным для конкретной организации. Наборы документов также включают функцию управления версиями, что позволяет отслеживать состояние всего набора документов на различных этапах его жизненного цикла.
Планирование типов контента документа
Спланируйте типы контента документов для решения с помощью таблицы "Анализ использования документов", которая была заполнена в ходе работы со статьей Идентификация пользователей и анализ использования документов. Запишите свои решения по каждому новому типу контента в таблицу Тип контента (Возможно, на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165878&clcid=0x419).
Каждый тип контента документа должен наследовать свои параметры напрямую из типа контента "Документ" или из типа контента, исходящего из типа контента "Документ". Это позволит гарантировать наличие таких основных столбцов типов документов, как "Заголовок" и "Создано", а также связать шаблон с типом контента.
На первом этапе планирования типов контента документа необходимо просмотреть каждый тип документа, указанный в таблице "Анализ использования документов", чтобы определить, поддерживает ли существующий тип контента документы данного вида. Если основного типа контента (например, "Документ") достаточно, введите имя типа контента в столбец "Тип контента" в таблице "Анализ использования документов".
После проверки списка типов документов и принятия решения о том, какие документы могут использовать основные типы контента, необходимо запланировать новые типы контента документов с помощью представленных далее действий. Для каждого запланированного типа контента заполните отдельную таблицу "Тип контента".
Введите тип документа из таблицы "Анализ использования документов".
Укажите URL-адрес сайта, в котором будет определен новый тип контента. Обратите внимание на то, что типы контента доступны на сайте, где они были заданы, и во всех его дочерних сайтах.
Определение родительского типа контента. Укажите родительский тип контента в поле Родительский тип контента таблицы типа контента: это будет либо основной тип контента, либо уже запланированный специальный тип контента.
Определение столбцов. В таблице Планирование столбцов таблицы типа контента выполните следующие действия:
Введите каждый столбец, наследованный от родительского типа контента. В столбце Новый? введите Нет для каждой записи.
Для каждого дополнительного столбца укажите название предварительно определенного столбца или столбца, который должен быть создан. Очень важно выбрать правильное название столбца, поскольку в нем может быть отражена цель этого столбца. Таким образом, даже если столбец нужного типа уже определен в коллекции столбцов семейства сайтов, можно задать подобный столбец с названием, более подходящим для определенного приложения. Вместе с названиями дополнительных столбцов укажите их типы и определите, являются ли они новыми.
Определение шаблона. В разделе таблицы Планирование шаблона укажите имя шаблона, с которым должен быть связан данный тип контента, и название самого типа контента (например, DOCX); также необходимо представить краткое описание назначения этого шаблона. Если шаблон не был унаследован от родительского типа контента, в поле Новый? введите Нет.
Определение рабочих процессов. Рабочие процессы прикрепляют бизнес-логику к документам и элементам списка. Можно связать любой доступный рабочий процесс с типом контента, и после этого рабочий процесс может быть запущен в любом документе данного типа контента. После проверки рабочих процессов и определения, какие из них являются доступными, укажите рабочий процесс, связанный с каждым типом контента, в разделе Планирование рабочих процессов таблицы типа содержимого. Если рабочий процесс не наследуется от родительского типа контента, укажите эти сведения в столбце Новый?.
Определение политики. Политика — это набор правил для типа контента. Политика состоит из компонентов, которые конкретизируют каждое правило: например, возможна ли печать элементов того или иного типа контента и какие действия элемента подлежат аудиту. Политику можно применить и к специальному типу контента. Обратите внимание на то, что применение политики к основному типу контента невозможно. Дополнительные сведения о планировании политики см. в разделе Планирование политики управления информацией (SharePoint Server 2010). Изучив политики и определив доступные компоненты и шаблоны политики, в разделе Планирование политики таблицы типа содержимого выполните следующие действия.
Если у родительского типа контента есть параметры политики, они будут применяться без изменений к новому типу контента. Вследствие этого политики, будучи однажды заданы, применяются ко всем соответствующим типам контента. Если текущий тип контента наследует параметры политики от родительского типа, в разделе Планирование политики таблицы типа контента ответьте Да на вопрос "Определена ли политика в родительском типе контента?".
Если текущий тип контента наследует политику от родительского типа контента, в поле Впишите имя политики в разделе Планирование политики введите имя для шаблона политики. Аналогично, если текущий тип контента не наследует политику и необходимо применить шаблон политики, в поле Впишите имя политики в разделе Планирование политики введите имя для шаблона политики.
Если текущий тип контента наследует один или несколько отдельных компонентов политики от родительского типа контента, введите все компоненты политики в таблицу Компонент раздела Планирование политики. Аналогично, если текущий тип контента не наследует политику и требуется связать компоненты политики с текущим типом контента, введите эти компоненты политики в таблицу Компонент. Обратите внимание на то, что невозможно связать одновременно и отдельные компоненты политики, и политику по имени с типом контента.
Определение преобразования документов. Службы SharePoint Server 2010 поддерживают установку компонентов преобразования документов на сервере, которые преобразуют документы из одного формата в другой. Обзор преобразования документов см. далее в разделе Планирование преобразования документов.
Можно связать один или несколько конвертеров документов с типом контента. Например, если тип контента связан с шаблоном типа DOCX, можно связать конвертер Из документа Word в веб-страницу, который включен в службы SharePoint Server 2010, с типом контента. Это позволит пользователям создавать документы для типа контента в Microsoft Office Word 2007, а затем преобразовывать их в веб-страницы для публикации.
Примечание
На страницах центра администрирования SharePoint Server 2010 администраторы могут включить конвертер документов, чтобы он стал доступен во всех библиотеках документов веб-приложения. Если включить конвертер таким образом, нет необходимости связывать его с типами контента во всех сайтах веб-приложения.
В разделе Планирование преобразования документов таблицы типа контента введите все конвертеры документов для связи с типом контента, уточните, не является ли конвертер новым (а значит, требующим установки), и добавьте комментарии.
Планирование типов контента списка
Элементы типа контента списка включают столбцы метаданных, связанные с типом контента и рабочими процессами, которые могут выполняться в элементах этого типа контента списка. Чтобы задать уникальный для данного решения тип элемента списка, используйте тип контента списка. Например, в решении обработки вызовов клиентов, которое используют специалисты службы поддержки для изучения и решения технических проблем клиентов, может использоваться тип контента списка для систематизации данных по каждому обращению в службу поддержки и отслеживания обращений с помощью рабочего процесса.
| Действие листа |
|---|
Выполните планирование новых типов контента списка в соответствии со следующей процедурой. Для каждого запланированного типа контента списка заполните отдельную таблицу типа контента. В поле таблицы Тип документа введите Список.
|
Планирование преобразования документов
Службы SharePoint Server 2010 поддерживают установку на сервере компонентов преобразования документов, которые преобразуют документы из одного формата в другой. Преобразование можно выполнить либо в интерфейсе пользователя, либо программным путем, например из настраиваемого рабочего процесса. Отношения между исходными документами и их экземплярами после преобразования сохраняются. Службы SharePoint Server 2010 включают конвертеры, которые позволяют создавать веб-страницы на основе документов Microsoft Office Word 2007 и форм Microsoft Office InfoPath 2007.
Помимо обеспечения инфраструктуры на сервере для установки и работы конвертеров документов, службы SharePoint Server 2010 предусматривают службу балансировки нагрузки, которую можно настроить для оптимизации использования ресурсов сервера. В планирование преобразования документов входит настройка фермы серверов, чтобы оптимально сбалансировать нагрузку для преобразования документов.
Чтобы конвертер стал доступен пользователям, его необходимо установить в ферме серверов, а затем администратор сервера должен его включить. После включения конвертера на сервере его можно использовать для исходных документов на этом сервере.
Чтобы настроить конвертеры документов, выполните следующие действия.
На основе анализа использования документов, который выполнялся в разделе Идентификация пользователей и анализ использования документов, определите кандидатов на преобразование документов, то есть документы, которые созданы в одном формате, но подлежат публикации или архивации в другом формате.
Для всех необходимых преобразований определите программы конвертирования, которые будут использоваться для преобразования на серверах.
При необходимости установите программы конвертации на серверах приложений (средний уровень) фермы.
Настройте службы запуска и балансировки нагрузки либо на веб-серверах, либо на серверах приложений (средний уровень).
Выделите моменты в жизненном цикле документа, когда выполняется преобразование.
Определите способ выполнения преобразований: вручную или с помощью специальных решений для их запуска.
Планирование рабочих процессов
Рабочие процессы реализуют в приложении SharePoint Server 2010 бизнес-процессы в документах, формах, на веб-страницах и в элементах списков. Они могут быть связаны с библиотеками, списками или типами контента.
В сфере управления документами рабочие процессы используются для пересылки документов между участниками процесса, выполняющими свои задачи по управлению документами, например рецензирование документа, утверждение его публикации или управление ликвидацией. Кроме того, настраиваемые рабочие процессы используются для перемещения документов между сайтами и библиотеками. Например, можно создать рабочий процесс для копирования документа с одного сайта на другой в соответствии с расписанием его архивирования.
SharePoint Server 2010 включает рабочие процессы, выполняющие следующие задачи управления документами:
сбор отзывов — рассылка документа для рассмотрения;
утверждение — рассылка документа для утверждения (зачастую этот этап является необходимым условием публикации);
ликвидация — управление сроками действия документа и его ликвидацией;
сбор подписей — пересылка документа для подписывания;
перевод — управление переводом документа на один или несколько языков;
утверждение восточноазиатского документа — направление документа на утверждение с использованием штампов цифровой подписи и процесса согласования, ориентированного на группы.
Свяжите рабочий процесс с типом контента, если рабочий процесс должен быть доступен в любое время использования данного типа контента. Например, для типа контента заказа на покупку может потребоваться утверждение руководителем перед выполнением перевода. Чтобы рабочий процесс утверждения всегда был доступен в начале работы с заказом на покупку, создайте тип контента "Заказ на покупку" и свяжите с ним рабочий процесс утверждения. Затем добавьте тип контента "Заказ на покупку" с библиотеками, в которых будут храниться заказы на покупку.
Чтобы запланировать рабочие процессы для решения управления документами, проанализируйте каждый тип контента документа, который будет реализован, и определите бизнес-процессы, которые должны быть доступны для выполнения в контенте данного типа. Затем определите рабочие процессы, которые должны быть доступны для данного контента.
| Работа с таблицей |
|---|
В разделе "Планирование рабочего процесса" таблицы типа контента (Возможно, на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165878&clcid=0x419) введите имя каждого рабочего процесса и его назначение и укажите, требуется ли новый (пользовательский) рабочий процесс для реализации этого процесса. |
Ниже дан пример таблицы, содержащей анализ рабочего процесса для типа контента контрактов.
| Процесс контракта | Рабочий процесс контракта | Новый? |
|---|---|---|
Рецензирование черновиков |
Сбор отзывов |
Нет |
Получение утверждения руководителя и юрисконсульта |
Утверждение |
Нет |
Разрешение открытых вопросов |
Отслеживание вопросов |
Нет |
Получение подписей |
Сбор подписей |
Нет |
Таблицы
Для записи сведений, представленных в этой статье, используйте следующие таблицы: