Описание управления записями Microsoft Purview

  • 4 мин

Организациям всех типов требуется решение для управления нормативными, юридическими и бизнес-критически важными записями. Microsoft Purview Records Management помогает организациям выполнять юридические обязательства, демонстрировать соответствие нормативным требованиям и уменьшать риск путем удаления элементов, которые больше не имеют бизнес-ценности.

Управление записями основывается на возможностях управления жизненным циклом данных Microsoft Purview. Хотя управление жизненным циклом данных широко посвящено хранению необходимого содержимого и удалению того, что вы не делаете, управление записями добавляет больше контроля над элементами с высоким уровнем ценности — с юридическим, нормативным или критически важным бизнес-значением. Элементы, объявленные как записи, имеют определенные ограничения на разрешенные действия и отслеживаются на протяжении всего их полного жизненного цикла.

Управление записями Microsoft Purview включает в себя множество функций, в том числе:

  • Маркировка содержимого как запись.
  • Определение политик хранения и удаления в рамках лейбла записи.
  • Активация хранения на основе событий.
  • Проверка и утверждение распоряжений.
  • Подтверждение удаления записей.
  • Экспорт сведений о списанных элементах.

Если содержимое помечено как запись, используя метку хранения, происходит следующее:

  • Применяются ограничения для блокирования отдельных действий.
  • Ведется журнал действий.
  • Подтверждение удаления добавляется в конце срока хранения.

Чтобы элементы можно было помечать как записи, администратор настраивает метки хранения.

Администратор может выбрать, чтобы элементы были помечены как записи при настройке политики.

Такие элементы, как документы и сообщения электронной почты, можно затем пометить как записи с учетом этих меток хранения. Элементы могут быть помечены как записи, однако они также могут отображаться как записи, отвечающие нормативным требованиям. Регуляторные записи обеспечивают другие контрольные меры и ограничения, а именно:

  • Метка нормативных требований не может быть удалена, если элемент является нормативной записью.
  • Сроки хранения нельзя уменьшить после того, как применена такая метка.

Дополнительные сведения о сравнении ограничений между записями и нормативными записями см. в разделе "Сравнение ограничений для разрешенных или заблокированных действий" в статье "Сведения об управлении записями". Ссылка на эту статью содержится в сводке и разделе ресурсов данного модуля.

Самое важное отличие заключается в том, что если содержимое помечено как запись, отвечающая нормативным требованиям, то никто (даже глобальный администратор) не сможет удалить эту метку. Маркировка элемента в качестве нормативной записи может иметь необратимые последствия и должна использоваться только при необходимости. В результате этот параметр недоступен по умолчанию и должен быть включен администратором с помощью PowerShell.

Хранение на основе событий

Стандартные политики хранения начинают подсчитывать период хранения с фиксированной точки, например при создании или последнем изменении элемента. Хранение на основе событий отличается: период хранения начинается при возникновении определенного события, а не с фиксированной даты.

Например, организации может потребоваться сохранить записи сотрудников в течение семи лет после того, как сотрудник покидает организацию. При хранении на основе событий время отсчета хранения начинается при записи события активации (отъезд сотрудника), а не при создании документа. Это позволяет точно управлять хранением для элементов, жизненный цикл которого привязан к бизнес-событиям.

Хранение на основе событий полезно для записей, связанных с:

  • Циклы жизни сотрудников (начало процедур по удержанию после завершения трудовых отношений)
  • Записи о продукте (начало хранения при снятии продукта с производства)
  • Записи договоров (начало хранения при истечении срока действия договора)

Проверки перед ликвидацией

Прежде чем элемент будет окончательно удален в конце срока хранения, организации могут потребовать проверки ликвидации. Проверка ликвидации — это процесс, в котором назначенные рецензенты проверяют элемент и утверждают его удаление или расширяют срок хранения.

Проверки ликвидации обеспечивают уверенность в том, что важные записи не удаляются случайно. Microsoft Purview Records Management предоставляет подтверждение ликвидации — запись, подтверждающую, как и когда элемент был окончательно удален, что может быть критически важным для демонстрации соответствия нормативным требованиям аудиторам.

План файлов

План файлов — это средство в Microsoft Purview Records Management, которое помогает организациям управлять своими требованиями к хранению в структурированном виде. С помощью плана файлов можно:

  • Импортируйте существующее расписание хранения из другой системы в Microsoft 365.
  • Просмотр всех меток хранения в одном расположении и управление ими с подробными сведениями о сроках хранения и связанных действиях.
  • Добавьте описательные сведения в метки хранения, такие как орган регулирования и бизнес-функция.

Планы файлов полезны для организаций с существующими расписаниями хранения, которые должны быть согласованы с Microsoft Purview.

Типичные случаи использования управления записями в Microsoft Purview

Существуют различные способы использования Управление записями Microsoft Purview в организации, в том числе:

  • Предоставление администраторам и пользователям возможности вручную выполнять действия сохранения и удаления документов и сообщений электронной почты.
  • Автоматическое выполнение действий сохранения и удаления для документов и сообщений электронной почты.
  • Предоставление администраторам сайта возможности определять действия сохранения и удаления по умолчанию для всего содержимого в библиотеке SharePoint, папке или наборе документов.
  • Предоставление пользователям возможности автоматического выполнения действий сохранения и удаления для сообщений электронной почты с помощью правил Outlook.

Чтобы обеспечить правильное использование Microsoft Purview Управление Записями в организации, администраторы могут работать с создателями контента для составления обучающих материалов. В документации должно разъясняться, как применять метки для содействия использованию и обеспечения единообразного понимания.