Обзор

Viva Цели позволяет выполнять массовый импорт целей, ключевых результатов и проектов с помощью стандартного шаблона Excel. Массовый импорт позволяет принимать уже существующие списки OKR и projects и быстро добавлять их в Viva Цели.

Предварительные требования и сведения, которые следует отметить

Максимальное число OKR и инициатив и проектов: Одновременно можно импортировать только 1000 записей. Разделите файлы, если нужно импортировать более 1000 OKR.

Формат файла: Файлы должны сохраняться только как .xlsx (шаблон будет предоставлен в .xlsx)

Имя файла: Не переименовывайте листы, так как это важно для автоматического обнаружения системой во время процесса импорта. Кроме того, не переименовывайте и не удаляйте заголовки столбцов из шаблона.

Роль и разрешение:

  • Этот параметр включен только у администраторов организации, владельцев организации, владельцев команд и администраторов команд.
    • Администратор организации, владелец организации — разрешено импортировать OKR и проекты в любую команду и в организацию.
    • Владелец команды, команда Администратор — разрешено импортировать только OKR и проекты в команды, в которых пользователь является администратором или владельцем команды.

Импорт OKR и инициатив/проектов

  1. Перейдите в группу или организацию, в которую вы хотите импортировать OKR и проекты, щелкните раскрывающийся список рядом с кнопкой Добавить цель и выберите Импорт OKR.
  2. Ознакомьтесь с инструкциями по использованию шаблона и щелкните ссылку, чтобы скачать шаблон Excel.
    1. Шаблон Excel также содержит все необходимые инструкции на листе Read Me .
    2. Дополнительные сведения о каждом поле см. на странице "Основные поля" и "Дополнительные поля" в Excel.
  3. Заполните OKR и сведения о проекте на вкладке OKR и Проект и сохраните файл с расширением .xlsx.
  4. Перетащите заполненную книгу Excel в раздел отправки файла (вправо) или щелкните гиперссылку, чтобы выбрать файл из локального хранилища.
  5. Вы увидите предварительный просмотр нескольких записей из файла, чтобы убедиться, что выбрана правильная.
  6. Если файл указан правильно, нажмите кнопку Импорт.

Важно!

Для импорта записей из файла системе может потребоваться некоторое время.

Чтобы просмотреть сведения о состоянии импорта и сведения об импорте, инициированном за последние 28 дней, выберите Просмотр состояния на баннере, который появится вверху, или щелкните фотографию профиля и выберите Параметры учетной > записи Мой сводка импорта.

После завершения импорта можно скачать отчет о состоянии импорта со страницы сводки "Мой импорт", чтобы просмотреть, какие OKR и проекты успешно импортированы, а какие нет.

Записи, которые не были импортированы, см. в столбце "причина" в отчете о состоянии импорта. Исправите ошибки и повторно загрузите их в том же файле. Обратите внимание, что система не создает повторяющиеся записи, если атрибуты OKR и проектов, такие как владелец, заголовок, период времени и группа или организация, к которым она принадлежит, не изменяются.

Вопросы и ответы (часто задаваемые вопросы)

  1. Какие форматы файлов поддерживаются?

    1. Только .xlsx файлы.
  2. Какие ограничения необходимо знать пользователям?

    1. Число строк в Excel не должно превышать 1000.
    2. Максимальный размер файла составляет 5 МБ.
    3. Файл не должен быть защищен.
    4. Избегайте изменения имени листа (для быстрого обнаружения), переименования заголовков столбцов и удаления столбцов.
  3. Где пользователи могут узнать, какие столбцы необходимы, что следует заполнить и другие сведения?

    1. На вкладке Инструкции в шаблоне Excel подробно описаны необходимые сведения.
  4. Добавляет ли эта функция только новые OKR и проекты?

    1. Эта функция также изменяет существующие OKR и (или) Проекты, если в системе Viva Цели найдено точное совпадение. Совпадения определяются на основе заголовка, владельца OKR или проекта, типа (организация, имя группы, лицо) и периода времени, что позволяет избежать создания повторяющихся OKR и проектов.
  5. Как пользователи могут выровнять дочерний OKR с родительским OKR?

    1. Родительский и дочерний OKR должны существовать на листе Excel.
    2. Скопируйте значение ссылки OKR родительского элемента в поле Parent OKR дочернего элемента.
  6. Как пользователи могут найти состояние хода выполнения импорта?

    1. После завершения импорта пользователю будет отправлено сообщение электронной почты с сводкой. Ссылка на страницу сводки импорта будет включена, где пользователи могут скачать файл excel состояния импорта. Этот файл содержит сведения о состоянии для каждого OKR в отправленном файле Excel.
  7. Сколько времени потребуется для завершения импорта после отправки файла пользователем?

    1. В зависимости от размера файла и количества строк это может занять до 30 минут.
  8. Каким пользователям разрешено импортировать OKR из файла Excel?

    1. Пользователь должен иметь одну из следующих ролей, чтобы иметь право на просмотр параметра импорта OKR:
      1. Администратор организации
      2. Администратор команды
      3. Владелец команды
      4. Владелец организации

      Примечание.

      Обратите внимание, что владельцы и администраторы команд могут импортировать OKR только в команды, где они являются администратором или владельцем команды, а не на уровне организации.

  9. Как пользователи могут узнать, что OKR не успешно импортированы и как они могут повторно загрузить?

    1. На листе Excel состояния импорта есть выделенный столбец, в которых подробно описана проблема для каждого OKR, завершившемся сбоем в операции импорта.
    2. Пользователи могут прочитать сведения, выполнить необходимые изменения на том же листе и (или) в системе Viva Цели и перезапустить процесс импорта с помощью того же листа.
  10. Если владельцы OKR не являются частью организации Viva Цели, может ли пользователь получить разрешения на импорт?

    1. Нет. Пользователи должны существовать в Viva Goals Organization во время импорта.
  11. Должны ли владельцы OKR, периоды времени и команды существовать перед импортом OKR?

    1. Да, владельцы OKR, периоды времени и команды не могут быть созданы или приглашены в процессе импорта OKR. Попытка добавить их с помощью импорта приведет к ошибке.