Включение OKR в бизнес-ритм

Каждая компания имеет свой собственный уникальный ритм бизнеса: отлив и поток всего, от стратегического планирования старшими руководителями до того, как руководители команд проводят еженедельные обновленные встречи или 1-на-один с их прямыми отчетами.

Платформа OKR — это эффективный способ согласования команд со стратегическими приоритетами, достижения результатов и создания культуры заинтересованных сотрудников, ориентированных на достижение общих целей.

Распространенный вопрос при принятии OKR связан с браком этих двух тем:

"Разделы справки включить OKR и панели мониторинга в существующий бизнес-ритм?"

В этой статье вы узнаете

• Определите ритм бизнеса и то, почему это важно для успешного внедрения OKR.
• Очертите общую частоту OKR, известную как "четыре Cs".
• Отображение типов собраний и действий, которые связываются с платформой OKR.
• Описывать инструменты из приложения, такие как панели мониторинга, которые интегрируют OKR в ваш ROB.

Примечание.

Включение OKR в бизнес-ритм вашей организации является итеративным процессом. Чем больше вы работаете над тем, чтобы увидеть возможности использования OKR в повседневных процессах, тем более упорядоченным становится рабочий процесс.

Важнее сделать первоначальный прогресс и начать поиск отдельных областей для интеграции OKR, чем зависать при попытке создать идеальный рабочий процесс для каждой команды.

Что такое ритм бизнеса и почему важно успешное внедрение OKR?

Каждая компания имеет ритм бизнеса (ROB), рабочий процесс планирования, собраний и выполнения, но они могут сильно отличаться в зависимости от организации. Рассмотрим пример двух компаний, приступающих к работе с OKR:

• Небольшой стартап с 20 сотрудниками может иметь свободный и гибкий ROB. Могут быть два ловких соучредителя, которые принимают быстрые стратегические решения по планированию на основе отзывов о рынке, делятся прогрессом компании через импровизированные послеработные собрания в конференц-зале и получают обновления о состоянии команды по отдельным проектам с помощью нескольких маркеров в чате, когда есть что-то новое для отчета.
• И наоборот, крупное предприятие с 20 000 сотрудников может иметь зрелый и структурированный ROB. Команда высшего руководства может проводить целенаправленные сессии стратегического планирования в течение нескольких недель, совместное использование прогресса компании может повлечь за собой ежемесячное видеосеанс в нескольких часовых поясах, а обновления состояния по отдельным проектам могут быть подробным отчетом по определенному шаблону, который предоставляется нескольким заинтересованным лицам в определенный день и время каждую неделю.

Хотя это правда, что обе эти организации подходят к rob по-разному, в целом они разделяют общие цели:

• Стратегия лидерства (определение концепции и целей для всей организации)
• Организационные коммуникации (широкое распространение этих целей для каждого члена команды, чтобы он понимал направление компании)
• Выравнивание по отделам (стимулирование согласованности и ясности между отделами)
• Выполнение команды (обеспечение прогресса команды и подотчетности в потоке работы)

Благодаря этим ритмам организации могут обеспечить успешность процесса внедрения OKR и достижение их целей.

Одним из самых больших начальных препятствий для включения OKR в ритм бизнеса является просто начало работы. Новые пользователи хотят знать: с чего начать? Как это увязано с планированием? Какие собрания мне понадобятся?

Организации наиболее успешны, когда они начинают с встречи со своей командой там, где они находятся сегодня, вместо того, чтобы изобретать колесо. Определите существующих людей и процессы, которые уже существуют и работают, чтобы внедрение OKR было аддитивным, а не ограничивающим.

Итак, начните с вопроса:

• Что является наименьшим общим знаменателем при планировании? Планируете ли вы централизованно на уровне генерального директора? Или по подразделению или отделу? Или по продукту, в инженерной организации?
• Кто руководит этим планированием сегодня? Кто держит ручку для разработки организационных приоритетов? Кто отвечает за мониторинг и отчетность по ним?
• Как часто вы планируете? Соответствует ли она финансовым годам? По семестру? Нерегламентированное по проекту?

Начиная с существующих работающих ритмов, вы можете выполнять дополнительные собрания в многоуровневом режиме и соответствовать общей частоте OKR.

Общие сведения об общей частоте OKR с "четырьмя cs"

Прежде чем думать о конкретных собраниях, которые могут состояться, важно понять четыре шага в общем потоке и деловом ритме платформы OKR, которые повторяются в течение определенного периода времени. Этот ритм зависит от того, как ваша команда подходит к планированию, но мы, как правило, рекомендуем ежеквартальный ритм, так что это частота, которую мы иллюстрируем здесь.

Простой способ проиллюстрировать и запомнить эти четыре шага — четыре cs: совместная работа, создание, регистрация и закрытие.

1. Совместная работа . Члены команды взаимодействуют друг с другом, чтобы согласовать стратегию, разработать общие OKR и понять, как общие цели от высшего руководства каскада до уровня команды.
2. Создание — okr планируется, записывается и добавляется в Viva Goals. Продолжается совместная работа между участниками команды для завершения okr.
3. Регистрация. На протяжении всего квартала пользователи выполняют проверка для отслеживания хода выполнения. Это можно сделать вручную или автоматически с помощью интеграции данных.
4. Закрыть . В конце периода пользователи размышляют о ходе выполнения, закрывают и оценивают okr, обмениваются ключевыми сведениями и готовятся к предстоящему периоду времени.

Важно отметить, что время и усилия, затраченные на четыре Cs, различаются.

• Совместная работа и создание . Процесс планирования и записи OKR начинается в течение последних 1–2 недель квартала и в идеале завершается в течение первой недели следующего квартала. Таким образом, затраченное время может быть относительно интенсивным (собрание и согласование с коллегами в течение нескольких часов в течение нескольких недель, создание OKR и ввод их в программное обеспечение), но частота низкая (происходит один раз в начале квартала).
• Регистрация. После загрузки OKR в Viva Goals начинается процесс проверка в квартале. Время, затрачиваемое на выполнение фактических проверка входов, невелико (всего несколько минут для обновления метрик или вообще нет времени, если проверка входы автоматизированы), но частота высока (как правило, каждую неделю в течение 12 недель).
• Закрыть . Команды размышляют о своем прогрессе в конце квартала. Время, затраченное на закрытие и просмотр OKR, является умеренным (1–2 часа), а частота низка (один раз в квартал).

После завершения цикла из четырех cs команды повторяют этот процесс в следующий период времени.

Основные сведения о четырех ключевых бизнес-ритмах, которые повысят ценность вашей программы OKR

Одним из лучших способов повысить ценность программы OKR является включение OKR и панелей мониторинга в собрания и мероприятия.

Это помогает обеспечить видимость вашей программы, привить согласованные и здоровые привычки в культуру организации и привести сотрудников в соответствие с общей миссией и видением вашей компании.

Существует четыре ключевые категории и действия собраний, на которые следует сосредоточиться. У каждого из них есть свое назначение, действия и панели мониторинга.

• Стратегия лидерства
• Видимость организации
• Выравнивание по отделам
• Выполнение команды

Создание и настройка панелей мониторинга в Viva Goals

Теперь, когда вы ознакомились с тем, как использовать панели мониторинга OKR в бизнес-ритмах, ознакомьтесь с пошаговыми инструкциями по созданию панели мониторинга, добавлению панелей, настройке мини-приложений и представлению данных в программной платформе Microsoft Viva Goals: просмотр панели мониторинга с помощью Viva Goals.

Рекомендации

1. Признаете, что организации наиболее успешны при включении OKR в существующие успешные процессы. Не заставляйте новый процесс. Скорее, изучите способы, с помощью которых можно добавить okr с помощью позитивных шагов, которые повысят ценность существующего rob.
2. Изучите четыре части частоты OKR, известные как четыре Cs: Совместная работа (совместная работа над созданием общих OKR), Создание (завершение OKR и добавление их в Viva Goals), Проверка (периодическое отслеживание хода достижения цели) и Закрытие (подумайте о достижении цели и закройте и оценка OKR). На каждом этапе важно принять меры, которые помогут уменьшить трения путем:
   • Блокирование календарного времени для стратегического планирования, ежемесячных проверок OKR и сеансов отражения в конце квартала, чтобы эти процессы внедрялись в рабочий процесс и культуру команды.
   • Использование интеграции данных, где это применимо, для автоматизации проверка из одного источника истины.
   • Настройка уведомлений с напоминаниями для поддержки пользователей при выполнении проверка входов. Это создает хорошие привычки и помогает избежать набора его и забыть его менталитет.
3. Создание и использование панелей мониторинга OKR для достижения целей в каждой из следующих четырех категорий:
   • Стратегия лидерства. Относится к определению целей организации.
   • Видимость организации. Относится к информированию о ваших целях с организацией, чтобы все понимали, над чем вы работаете.
   • Выравнивание по отделам. Относится к обеспечению ясности для всех групп, чтобы, опять же, было понятно, над чем вы работаете.
   • Выполнение команды. Относится к достижению целей, достижению прогресса и обеспечению подотчетности.

Если вам нужно больше ясности о том, как включить OKR в бизнес-ритм, задайте себе и вашей команде, если применимо, следующие вопросы:

1. Какие бизнес-ритуалы вы используете, которые развиваются для внедрения OKR?
2. Где можно автоматизировать процессы сбора данных и создания отчетов вручную?
3. В какой категории собраний у вашей организации есть место для улучшения?