Общий план собрания

Примечание.

Мы находимся в процессе развертывания этих изменений для клиентов.

Общие планы собраний в Microsoft Viva Аналитика помогут вам продвигать здоровые нормы собраний с коллегами. С помощью общих планов собраний можно автоматизировать следующие параметры для продвижения рекомендаций собраний, поддерживаемых исследованиями:

  • Продолжительность собрания . Дайте людям передышку между событиями, начиная собрания на несколько минут позже или завершая их на несколько минут раньше.
  • Ссылка на Teams . Включите ссылку на собрание Microsoft Teams для всех собраний, чтобы пользователи могли посещать их удаленно.
  • Обратная связь . Узнайте, как работают собрания, отправив участникам опросы об эффективности собраний.

Для организаторов планов

Если у вас есть подписка уровня "Премиум" Viva Аналитика, вы можете создать план собрания и предоставить общий доступ к ней. Вы не должны быть менеджером. В этом разделе мы поговорим о том, как создать план и поделиться им с выбранными вами людьми.

Создание плана собрания и предоставление общего доступа к ним

Чтобы создать общий план собрания, перейдите на вкладку Действующие собрания в приложении Viva Аналитика в Teams или в Интернете. Затем выберите Начать работу в разделе Общий план собрания.

Снимок экрана: карточка общего плана собрания на вкладке Действующие собрания.

Узнайте больше о том, как может помочь общий план собрания. Затем выберите Начало работы.

Снимок экрана: окно

Во-первых, вы задали некоторые нормы собраний, которые влияют на то, как собрания отображаются в календарях и в Teams. Затем вы пригласите участников присоединиться к вашему плану.

Создание норм собрания

  • Автоматическое сокращение продолжительности всех собраний . Выберите, должны ли события автоматически начинаться поздно или рано, а затем выбрать количество минут. Вы задали количество минут по умолчанию для собраний, срок которых составляет менее одного часа, и для собраний, продолжительность которых составляет один час или больше. При автоматическом сокращении собраний вы повышаете благополучие всех участников, разрешая перерывы между событиями "спина к спине".

  • Автоматически включать ссылку на собрание Microsoft Teams . Выберите, содержит ли каждое приглашение на собрание ссылку на собрание по сети в Microsoft Teams. Добавление ссылок Teams способствует проведению гибридных собраний, включая удаленных и очно участвующих.

  • Получение отзывов от участников собрания. Активируйте опросы эффективности собраний для участников планирования, у которых есть подписка на Viva Аналитика. Опросы эффективности собраний способствуют здоровой культуре собраний, предоставляя организаторам собраний агрегированные отзывы о том, что хорошо работает с и что вы могли бы улучшить в будущих собраниях.

Снимок экрана: создание норм группы (шаг 1/2).

Завершив настройку норм собрания, нажмите кнопку Далее.

Важно!

Вы сможете вносить изменения в личные параметры после запуска плана. Тем не менее, если вы хотите внести изменения для всех пользователей, необходимо выйти из плана и начать новый.

Приглашение участников

Введите имена в поле Получатели . Завершив добавление получателей, вы можете отправить им приглашение присоединиться к плану. Выберите Подтвердить для отправки.

Если у вас есть один или несколько пользователей, которые сообщают вам, мы автоматически заполняем участников вашей команды. Затем вы можете добавлять или удалять людей по мере необходимости.

Снимок экрана: ввод текста для добавления участников (шаг 2/2).

Получив приглашение, получатели могут принять или отклонить его.

Для получателей плана

Любой пользователь может присоединиться к общему плану собрания и принять участие в нем. Если у вас нет подписки Viva Аналитика уровня "Премиум", Viva Аналитика не будут отображаться параметры для запроса отзывов о собрании.

Присоединение к общему плану собрания

Если кто-то приглашает вас присоединиться к общему плану собрания, вы получите приглашение в Teams. Если вы хотите присоединиться к плану и настроить параметры, настроенные организатором, выберите Присоединиться. Если вы хотите изменить параметры собраний перед присоединением, нажмите кнопку Изменить.

Снимок экрана: приглашение получателя в Teams присоединиться к общему плану собрания.

Если вы уже являетесь частью общего плана собраний, Viva Аналитика применяет параметры из плана, к которому вы только что приглашены, а затем суммирует изменения в разделе Изменения плана. Если вы в порядке с этими изменениями и хотите продолжить присоединение к плану, выберите Присоединиться. Если вы хотите внести изменения перед присоединением, нажмите кнопку Изменить.

Для всех участников плана

После того как вы являетесь частью общего плана собрания( организатором или участником), вы увидите это на вкладке Эффективные собрания в разделе Общий план собрания .

Изменение общего плана собрания

Любой, кто является частью плана, может внести изменения в свои личные параметры. Выберите Изменить в разделе Общий план собрания , который перейдет на страницу Параметры .

Снимок экрана: карточка общего плана собрания на вкладке Действующие собрания. Карточка содержит кнопку Изменить.

Чтобы изменить, следует ли отправлять опросы отзывов о собраниях, установите переключатель в разделе Получение отзывов о собраниях. Этот параметр не будет отображаться, если у вас нет подписки на Viva Аналитика уровня "Премиум".

Чтобы начать или остановить автоматическое сокращение собраний, установите переключатель в разделе Сократить собрания. Если вы включаете эту функцию, используйте раскрывающееся меню, чтобы указать, как рано вы хотите завершить собрания или как поздно вы хотите начать их.

Чтобы добавить или остановить добавление ссылок Teams на собрания, переключите переключатель в разделе Добавление собрания Teams.

Снимок экрана: параметры действующих собраний на странице параметров Teams для Viva Аналитика.

Примечание.

Внесенные здесь изменения применяются только к параметрам и не изменяют параметры других участников плана. Если вы упорядочили план и хотите внести изменения, применимые ко всем пользователям, необходимо выйти из плана, создать новый и повторно пригласить участников.

Выход из общего плана собрания

Если вы хотите оставить план, измените план на вкладке Действующие собрания или перейдите на страницу Параметры и выберите Эффективные собрания.

В разделе Общий план собрания выберите Оставить план.

Снимок экрана: параметр

После нажатия кнопки Оставить план укажите, хотите ли вы сохранить какие-либо из этих параметров, связанных с собранием, в плане:

  • Автоматическое сокращение продолжительности всех собраний
  • Автоматическое включение ссылки на собрание Microsoft Teams
  • Получение отзывов от участников собрания

Снимок экрана: окно подтверждения для завершения общего плана собрания. Окно содержит кнопку Подтвердить.

Выберите Подтвердить. Параметры применяются сразу.