Встроенные рекомендации в Outlook

Встроенные предложения в Outlook — это краткие уведомления на основе ИИ, которые отображаются в Outlook при чтении или составлении сообщения электронной почты или приглашения на собрание.

Встроенные предложения помогут повысить производительность и производительность вашей команды, отображая полезные предложения, советы и рекомендации по управлению электронной почтой и проведению собраний. Они помогают информировать и направлять вас в принятии эффективных решений по электронной почте и собраний. Они также помогут вам восстановить часы внимания и улучшить привычки совместной работы в дополнение к другим практическим преимуществам. Типы встроенных предложений перечислены некоторые из того, что вы можете увидеть в Outlook.

Примечание.

Только вы видите свои данные. См. подробности в статье Часто задаваемые вопросы о конфиденциальности.

Просмотр встроенных предложений

Встроенные предложения доступны в последних версиях Outlook в Интернете и Outlook для Windows с лицензиями Microsoft 365 или Microsoft 365. Чтобы просмотреть встроенные предложения в Outlook для Windows, убедитесь, что на компьютере имеется следующее:

В Outlook для Windows и Outlook в Интернете встроенные предложения будут отображаться при чтении или составлении сообщения электронной почты или приглашения на собрание.

Типы встроенных предложений

Ниже приведены некоторые из рекомендаций, которые могут появиться в Outlook:

Отказ от предложений в тексте

  1. Чтобы отказаться от встроенных предложений в Outlook, щелкните значок Viva Аналитика на ленте Главная страница Outlook. Или если вы используете Outlook в Интернете, значок Viva Аналитика находится в меню с многоточием (...) при чтении сообщения электронной почты или при отправке нового сообщения.

  2. Щелкните значок Параметры (шестеренка) в надстройке Viva Аналитика.

    параметры Viva Аналитика

  3. В разделе Параметры для встроенных предложений производительности измените параметр на Выкл.

Если я отказался, могу ли я вернуться обратно?

Да. Если вы откажетесь, вы можете в любое время отказаться от него, чтобы восстановить доступ к встроенным предложениям.

Предоставление отзывов

Вы можете предоставить отзыв о встроенном предложении, выбрав в предложении обратную связь . В разделе Отзывы выберите "большие пальцы вверх" или "большие пальцы вниз" и любые другие применимые отзывы. Если выбрать большие пальцы вниз, вы увидите меньше этого предложения.

Вы также можете выбрать Отключить все уведомления, если вы не хотите получать какие-либо встроенные предложения в будущем.

Вы также можете предоставить общий отзыв о чем-либо, щелкнув значок смайлик в правом верхнем углу области надстройки Viva Аналитика.

Планирование отправки предложений

При создании сообщения электронной почты в Outlook в разделе Планирование отправки предложений отображаются предложения по планированию доставки электронной почты. Дополнительные сведения об этой функции и ее использовании см. в статье Планирование отправки предложений.

Рекомендуемые невыполненные задачи

При составлении или чтении электронного письма или приглашения в календарь может появиться предложение просмотреть предлагаемые невыполненные задачи для отправителя электронной почты или приглашения в календарь. Существуют предложения задач, основанные на ваших сообщениях электронной почты с отправителем за последние 14 дней, и они помогут вам отслеживать задачи, которые вы обещали выполнить или которые участники команды попросили выполнить.

Рекомендуемые невыполненные задачи

Вы можете выбрать Просмотреть мои задачи , чтобы просмотреть и отслеживать потенциально неурегуляемую задачу в Аналитике. Как показано на этом рисунке, вы можете открыть связанную задачу (RE: Kat — Anisa chat) для получения дополнительных сведений или выбрать Пометить как выполнено или Не задача , чтобы удалить ее из списка задач.

Пометка задач как выполненных

Найдите больше времени для продуктивной работы

При чтении приглашения календаря может появиться предложение зарезервировать время для целенаправленной работы (если у вас большая нагрузка на собрание), чтобы получить больше времени на выполнение глубокой работы и освободить календарь для работы, которая больше всего важна.

Выберите Просмотреть рекомендуемое время , чтобы открыть панель, которая отображает все время, доступное для фокусировки в течение предстоящей недели, с несколькими доступными слотами каждый день. Одним щелчком мыши можно добавить время продуктивной работы в календарь и приготовиться к глубокой работе без отвлекающих факторов. Вы также можете забронировать все доступное время для продуктивной работы одним щелчком мыши, тем самым настраивая вас на продуктивную работу в течение более длительного времени.

Время фокуса на книге

Планируйте свое время

При создании сообщения электронной почты или приглашения календаря в Outlook о предстоящем времени от работы может появиться предложение, аналогичное приведенному ниже.

Планирование времени, встроенное предложение

Уменьшите нагрузку, связанную с планированием времени вдали от работы, с помощью контрольного списка Планирование вашего времени. Когда появится встроенное предложение по нему, выберите План , чтобы открыть контрольный список, и выполните следующие действия.

  • Разрешите все ваши встречи в одном месте с помощью специального сообщения о вашем запланированном отпуске.
  • Составляйте автоматические ответы и уведомляйте команду о запланированном отгуле.
  • Запланируйте время фокусировки, чтобы завершить задачи, прежде чем уйти, и наверстать упущенное на работе, когда вернетесь.

Планируйте контрольный список времени

Дополнительные сведения об использовании контрольного списка см. в разделе Планирование времени.

Резервируйте время продуктивной работы

Если приглашение на собрание конфликтует с существующим блоком времени фокусировки, может появиться предложение защитить блок времени фокуса, переместив время фокуса в другое время или на собрание в другое время.

Защита времени фокусировки

Выберите Просмотреть другое доступное время , чтобы открыть панель надстройки Аналитика и отобразить все доступное время на предстоящей неделе, чтобы перенести собрание. Выбрав временной блок, вы можете предложить организатору собрания новое время.

Отправка сообщения электронной почты во время фокуса

Выберите Переместить блок фокусировки , чтобы открыть надстройку Аналитика и отобразить все доступные блоки фокус-времени в течение предстоящей недели. Выбрав временной блок, вы можете переместить блок фокуса, который находится в конфликте, в новое время, гарантируя, что у вас есть время для глубокой работы.

Перемещение блока фокуса

Резервирование времени для подготовки к собраниям

Область применения: пользователи с подпиской Viva Аналитика

Примечание.

Мы находимся в процессе развертывания этих изменений для клиентов.

При получении приглашения на собрание может появиться предложение забронировать время подготовки к собранию.

Сведения о времени подготовки собрания в приглашении на собрание с помощью кнопок Принять и забронировать время и Отзыв.

Viva Аналитика предлагает время резервирования для подготовки к собраниям, например просмотр документов и выполнение связанных задач, при соблюдении следующих условий:

  • Собрание:
    • Имеет 11 или меньше приглашенных.
    • Срок выполнения составляет от 30 до 60 минут.
    • Не повторяется.
    • Не была отменена.
    • Требуется ответ участника.
    • Не является частным.
    • Не имеет состояния "Бесплатный", "Работа в другом месте" или "Прочь".
  • Вы:
    • Откройте приглашение на собрание по крайней мере за 15 минут до начала собрания.
    • Иметь не менее 15 минут, доступных для времени подготовки в рабочее время.
    • Не любил ни одного участника собрания подготовки подталкивать за последние семь дней.
    • Еще не забронировали время подготовки к этому собранию.
    • Обязательный участник собрания.
    • Не отклонил собрание.

При выборе параметра Забронировать время в предложении Viva Аналитика принимает приглашение, открывает панель надстройки Outlook и предлагает запланировать время подготовки. Вы выберете один из следующих вариантов:

Снимок экрана: параметр

Снимок экрана: Viva Аналитика области надстройки Outlook с сводкой по времени и расположению собрания. Три варианта, описанные в статье, отображаются под кнопкой, которая говорит: "Забронировать 30 минут за день до этого". Курсор наведен на "Конец недели, до собрания" > "30 мин."

  • Время:
    • Прямо перед собранием
    • За день до собрания
    • Последний рабочий день недели перед собранием
  • Длительность:
    • 15 минут
    • 30 минут
    • 1 час

В зависимости от выбранных параметров Viva Аналитика ищет пустое место в календаре и планирует встречу с именем "Время подготовки к [название собрания]".

Снимок экрана: календарь, в котором есть встреча с именем

Сократите время собрания

Область применения: это предложение в настоящее время доступно только для пользователей, зарегистрированных в соответствующем плане обслуживания.

При создании приглашения на собрание длительностью в один час может появиться предложение сократить собрание на 15 минут, чтобы создать буфер времени и сэкономить время участников.

Сократите время собрания

Выберите Сократить собрание , чтобы уменьшить время собрания на 15 минут. Кроме того, откроется надстройка Insights, в которой можно увидеть время, сэкономленные всеми участниками собрания.

Сокращение собрания; хорошая работа

Сокращение собрания активируется, когда:

  • Вы создаете одночасовое собрание.
  • Вы не запланировать собрание в тот же день.
  • Для повторяющихся собраний есть по крайней мере три участника, включая организатора. Участники могут быть необязательными или обязательными.
  • Для собраний, которые не повторяются, есть по крайней мере четыре участника, включая организатора. Участники могут быть необязательными или обязательными.

Отслеживайте коэффициент открытия сообщений

Область применения: эта аналитика в настоящее время доступна только для пользователей, зарегистрированных в соответствующем плане обслуживания.

При чтении отправленного сообщения вы можете увидеть аналитические сведения о том, какой процент получателей электронной почты открыл его.

Отслеживайте коэффициент открытия сообщений

Выберите Просмотреть дополнительные аналитические сведения , чтобы узнать, сколько людей открыли или переадресовали ваше письмо, а также среднее время, затраченное на чтение этого сообщения, а также аналогичные сведения для всех вложений в этом сообщении. Эта информация поможет вам при необходимости следить за получателями и(или) адаптировать стиль общения для выполнения работы.

открытые тарифы Email

Отслеживание электронной почты

Область применения: это предложение в настоящее время доступно только для пользователей, зарегистрированных в соответствующем плане обслуживания.

При создании сообщения электронной почты для более чем пяти получателей может появиться предложение с сообщением "Аналитика может отслеживать электронную почту".

Выберите Отслеживать это сообщение, чтобы просмотреть частоту открытия сообщений электронной почты и дополнительную статистику по этому сообщению. Эта информация становится доступной через 15 минут после отправки сообщения электронной почты. Эти сведения можно просмотреть, открыв отправленное сообщение электронной почты или открыв надстройку Аналитика и выбрав Отслеживание открытых ставок электронной почты.