Управление Viva Engage пользователями на протяжении всего жизненного цикла с помощью Microsoft 365

Существует множество типов пользователей в Viva Engage, и управление каждым из них отличается.

• Пользователи с Microsoft Entra ID
• Пользователи без Microsoft Entra ID
• Гости

Как глобальный администратор Microsoft 365 вы управляете жизненным циклом Viva Engage пользователей с помощью Центр администрирования Microsoft 365, а также управляете ими с помощью Viva Engage.

Все сообщества и группы из Viva Engage сетей в собственном режиме управляются через эти центры администрирования. Некоторые из возможностей управления, касающиеся членов сообщества, групп или пользователей, которые могут быть выполнены с помощью Центр администрирования Microsoft 365, включают в себя:

• Добавление или удаление участников сообщества или группы
• Управление собственностью сообщества или группы
• Удаление сообщества или группы
• Восстановление сообщества или удаленной группы
• Переименование сообщества или группы
• Обновление описания сообщества или группы
• Изменение параметра конфиденциальности сообщества или группы

При создании пользователей в Microsoft 365 они могут войти в Viva Engage с учетными данными Microsoft 365. При удалении пользователя из Microsoft 365 он автоматически деактивируется или приостанавливается в Viva Engage. При восстановлении пользователя в Microsoft 365 он повторно активируется в Viva Engage.

Свойства профиля пользователя (например, имя и отдел) из Microsoft Entra ID автоматически заполняются в профиле Viva Engage пользователя. Любые изменения свойств профиля в Microsoft Entra ID отражаются в Viva Engage.

Если у пользователей есть учетная запись Microsoft 365, они не смогут обновить свою информацию непосредственно в Viva Engage. Если пользователи хотят изменить свою информацию, например фотографии, номера телефонов и другие данные, они должны обновить ее в своем профиле Microsoft 365 так же, как и в других приложениях Microsoft 365. Если организация разрешает это, пользователи могут выполнять обновление с помощью Microsoft Delve. Пользователю может потребоваться обратиться за помощью к ИТ-администратору.

Важно!

Если у пользователя был настроенный профиль до апреля 2020 г., он будет перезаписан его Microsoft Entra удостоверением, чтобы создать единый источник истины.

При активации учетной записи Viva Engage пользователя Viva Engage принимает параметр языка в Microsoft 365. Если пользователь или администратор изменяет языковые параметры в Microsoft 365 или Microsoft Entra ID, Viva Engage не подхватывают это изменение. Пользователь может изменить параметры языка Viva Engage в профиле Viva Engage на вкладке Параметры.

Это изменение означает, что мы удаляем свойства, которые не синхронизированы сегодня, например сведения о личной учетной записи электронной почты пользователя. Если вы хотите хранить информационные данные из параметров "Обо мне ", таких как "Школы", "Опыт" и "Интерес", рекомендуется экспортировать эти данные. Используйте Microsoft Graph, чтобы обновить профиль пользователей Microsoft 365 или попросить пользователей обновить его самостоятельно в Microsoft Delve.

Как управляются фотографии пользователей?

Если у новых пользователей в вашей сети уже есть правильная фотография пользователя из Microsoft Entra ID, она продолжит работать после этого изменения.

Если ваша организация обычно отправляет фотографии из Viva Engage, вы можете выполнить следующие действия:

1. Экспорт списка пользователей.
2. Используйте этот список пользователей для экспорта фотографий с помощью скрипта.
3. Отправьте их с помощью Microsoft Graph, чтобы добавить фотографию в остальную часть Microsoft 365.

Создание учетной записи пользователя

Процесс создания пользователя зависит от того, когда была создана сеть Viva Engage.

Сети, созданные до марта 2019 г.

Начиная с марта 2019 года мы изменили способ создания Viva Engage пользователей. Этот процесс отличается для существующих пользователей Microsoft 365 и новых пользователей Microsoft 365.

• До марта 2019 г. Viva Engage пользователи создаются при первом использовании Viva Engage.

  Процесс создания пользователя требует следующих действий:

  1. Глобальный администратор Microsoft 365 создает пользователя в Microsoft 365.

  2. Пользователь входит в Microsoft 365 с помощью поставщика удостоверений, настроенного для клиента.

  3. Пользователь выбирает плитку Viva Engage в средства запуска приложений Microsoft 365, чтобы перейти к Viva Engage.

  4. Для пользователя Microsoft 365 создается новый пользователь Viva Engage. Свойства профиля пользователя и языковые параметры из Microsoft Entra ID автоматически заполняются в профиле Viva Engage пользователя.

Новые сети, собственные сети и принудительные сети удостоверений Microsoft 365

Если в Viva Engage выбран параметр Применить удостоверение Office 365 (в том числе в собственном режиме), так как пользователи, соответствующие Viva Engage, добавляются в Microsoft 365, они автоматически добавляются в качестве ожидающих пользователей в Viva Engage. Их состояние изменяется с Ожидание на Активно при первом использовании Viva Engage.

Процесс выполняет следующие действия:

1. Глобальный администратор Microsoft 365 создает пользователя в Microsoft 365.

2. В Microsoft 365 создается ожидающий пользователя. При первом использовании Viva Engage ожидающий пользователь становится активным пользователем.

• Во время перехода: для разных категорий пользователей выполняются различные действия:

  Тип пользователя	конфигурация сети Viva Engage	Способ их добавления
  Новые пользователи, добавленные в клиент Microsoft 365	Принудительное использование выбранного удостоверения Office 365	Пользователи автоматически добавляются в качестве ожидающих пользователей в Viva Engage.
  Существующие пользователи в клиенте Microsoft 365	Принудительное использование выбранного удостоверения Office 365	Пользователи Microsoft 365 должны использовать Viva Engage для добавления в качестве пользователя Viva Engage.

Блокировка пользователя

Когда microsoft 365 глобальный администратор блокирует пользователя в Microsoft 365, пользователь выходит из Viva Engage и всех других служб Microsoft 365.

Процесс выполняет следующие действия:

1. В Центр администрирования Microsoft 365 выберите пользователя и выберите Изменить пользователя. Состояние входа отображается в сведениях о пользователе.

2. Выберите Изменить рядом с полем Состояние входа и установите флажок Разрешить пользователю входить в значение Блокировать вход пользователя.

Это действие передается в Viva Engage, и соответствующий пользователь выходит из Viva Engage (на всех устройствах). В следующий раз, когда этот пользователь попытается войти в Viva Engage с любого устройства, ей будет предложено войти с учетными данными Microsoft 365. Однако пользователь не может войти в систему, так как для его состояния входа задано значение Заблокировано. Как Viva Engage проверенный администратор, вы можете просмотреть действия учетной записи в области Сетевой Администратор, чтобы убедиться, что Viva Engage пользователь вышел из Viva Engage (то есть у него нет активных сеансов Viva Engage).

Удалить пользователя

Если сотрудник покидает компанию, его можно удалить из Microsoft 365. При удалении пользователя из Microsoft 365 соответствующий пользователь деактивируется (также называется приостановленным) в Viva Engage. На следующей схеме показано, как это работает:

Процесс выполняет следующие действия:

1. Администратор удаляет пользователя из Microsoft 365.

2. Удаление пользователя в Microsoft 365 передается в Viva Engage, а соответствующий пользователь Viva Engage деактивируется в Viva Engage. Вы можете выполнить ту же операцию в Центре администрирования Viva Engage: выберите Удалить пользователей и отключить этого пользователя.

   

   Отключенные (или приостановленные) пользователи отображаются на страницах Viva Engage администрирования как отключенные системным администратором, как показано на следующем снимке экрана:

   

   При удалении пользователя в Microsoft 365 он становится неактивным. Примерно через 30 дней данные пользователя удаляются безвозвратно. См. статью Удаление пользователя из организации.

   Аналогичным образом, когда пользователь отключен в Viva Engage, он становится неактивным в Viva Engage. Примерно через 90 дней деактивированные пользователи будут окончательно удалены, но их имена, файлы, сообщения и данные о действиях сохраняются.

Важно!

При удалении пользователя из Microsoft 365, и это передается в Viva Engage, имя пользователя, файлы, сообщения и данные о действиях остаются в Viva Engage даже если пользователь удаляется. Варианты удаления пользователя таким образом, что его имя и данные также удаляются из Viva Engage, см. в разделах Удаление пользователей и Управление запросами субъектов данных GDPR в Viva Engage Enterprise.

Восстановление пользователя

Когда администратор восстанавливает пользователя с Viva Engage в Microsoft 365, он повторно активируется в Viva Engage. На следующей схеме показано, как это работает:

Процесс выполняет следующие действия:

1. Администратор Microsoft 365 может восстановить удаленного пользователя в Microsoft 365, как показано на следующем снимке экрана:

   

2. Это действие также передается в Viva Engage, и ранее отключенный пользователь в Viva Engage повторно активируется.

Сведения о профиле пользователя

Взаимодействие с профилем пользователей зависит от того, подключена ли учетная запись к Microsoft Entra ID.

Для Microsoft Entra подключенных учетных записей

Microsoft 365 использует Microsoft Entra ID облачной службы для управления пользователями. В локальной среде можно управлять пользователями в облаке или создавать и синхронизировать пользователей, сообщества или группы в Microsoft 365 и Microsoft Entra ID.

Когда пользователи Microsoft 365, которые не знакомы с Viva Engage впервые получают доступ к Viva Engage, используя свои Microsoft Entra учетные данные, создается пользователь Viva Engage. Затем профиль пользователя Viva Engage заполняется свойствами пользователя Microsoft Entra. При изменении свойств профиля пользователя в Microsoft Entra ID они обновляются в профиле Viva Engage существующего пользователя. Например, если отдел пользователя изменяется в Microsoft Entra ID, он также изменяется в Viva Engage.

Профили пользователей, которые они видят в Viva Engage— это их профиль Microsoft 365, если их организация использует Microsoft Entra ID для управления учетными данными пользователей.

• Чтобы просмотреть свой профиль в Microsoft 365, пользователи могут выбрать свою фотографию профиля и выбрать Моя учетная запись.

  

  В моей учетной записи отображаются сведения об учетной записи пользователя для Microsoft 365. Если организация разрешает редактирование персональных данных, пользователи могут выбрать Личные сведения и добавить нужные сведения. Если организация не разрешает редактирование, параметры не будут редактироваться, и пользователи увидят ссылку Почему не удается изменить ссылку, которую они могут выбрать для получения дополнительных сведений.

  Фотографии пользователей синхронизируются из корпорации Майкрософт. Чтобы подготовиться к этому изменению, убедитесь, что фотографии вашей организации можно найти в любом из следующих мест:

  • Перейдите в список Все пользователи в Центр администрирования Microsoft Entra и выберите нужного пользователя для изображения.
  • Убедитесь, что на странице Моя учетная запись на портале Майкрософт есть фотография.
  • Получите API фотографий с помощью предварительной версии Microsoft Graph.
  • Получите командлет UserPhoto Exchange Online, если применимо.

• Чтобы просмотреть свой профиль в Viva Engage, пользователи могут выбрать Изменить параметры, а затем — Профиль.

Для учетных записей, отличных от Azure AD

Если пользователи Viva Engage не Microsoft Entra ID, они могут обновить свои профили в Viva Engage, щелкнув Изменить параметры, а затем — Профиль.

Глобальный администратор Microsoft 365 может изменять свойства пользователя из Центр администрирования Microsoft 365.

Изменение свойств пользователя в Microsoft 365

1. В Центр администрирования Microsoft 365 перейдите в раздел Пользователи и выберите или найдите пользователя, как показано на следующем снимке экрана.

   

2. Выберите пользователя и нажмите кнопку Изменить , чтобы изменить свойства, например Имя пользователя или Контактные данные.

   

   Microsoft Entra ID обновляет следующие свойства Viva Engage:

   Свойство в Microsoft Entra ID	Свойство в Viva Engage
   Адрес электронной почты "Display Name" (Отображаемое имя); должность; Отдел Кабинет Рабочий телефон Мобильный телефон Описание	Электронная почта "Display Name" (Отображаемое имя); должность; Отдел Расположение Рабочий телефон Мобильный телефон Обо мне

   В Microsoft 365 свойства пользователей, обновленные для Viva Engage, отображаются в следующих диалоговых окнах:

   • Диалоговое окно "Изменение адресов электронной почты"

     • Диалоговое окно "Изменение контактных данных"

       

Вопросы и ответы

Обновлены ли изображения профилей пользователей с Microsoft 365 до Viva Engage?

Да. Профиль обновляется изображением профиля пользователя Microsoft 365. Это обновление инициируется, когда пользователь выбирает плитку Viva Engage из Microsoft 365 или входит в Viva Engage. Изменения отражаются в профиле Viva Engage в течение нескольких часов. Если пользователь позже обновит свое изображение профиля, Viva Engage изображение профиля обновится после следующего использования пользователем Viva Engage.

Изменяется ли адрес электронной почты в Microsoft 365, активирует ли он изменение адреса электронной почты в Viva Engage?

Да.

Что происходит, когда пользователь покидает компанию?

Когда пользователь покидает компанию и Microsoft Entra ID обновляется, его Viva Engage содержимое профиля заменяется датами начала и окончания, а его название меняется на Бывший участник. Все сообщения и файлы, которые они разместили, остаются в Viva Engage.

Моя компания имеет конфигурацию, в которой не все пользователи Viva Engage еще находятся в Microsoft 365. Как в этом случае работает управление жизненным циклом?

Пользователями, которые входят в систему Viva Engage с учетными данными Microsoft 365, можно управлять в Microsoft 365. Вы можете продолжать управлять пользователями, которые не используют свои учетные данные Microsoft 365 так же, как вы управляете ими сегодня. В конечном итоге при перемещении всех пользователей в Microsoft 365 у вас будет одно единое место для управления всеми пользователями.

Статьи по теме

Управление сообществом или группой Viva Engage

Изменение параметров профиля

Добавление, блокировка и удаление Viva Engage пользователей