Meranie úspechu oproti obchodnej hodnote

Po identifikácii obchodnej hodnoty, ktorú považujete za dosiahnuteľnú, musíte zistiť, ako merať pokrok smerom k realizácii tejto hodnoty. Za týmto účelom identifikujte opatrenia SMART. Opatrenia SMART znamenajú:

• Špecifické: Čo, kde a ako. Konkrétny cieľ je jednoznačný a neobsahuje nejednoznačný jazyk.

• Merateľné: Od a Do – meranie poskytuje spätnú väzbu a informuje vás o dosiahnutí cieľa. Hodnota „from“ je zvyčajne tým, čím sme dnes a hodnota „to“ je cieľ, na ktorý sa zameriavame.

• Priraditeľný: Toto je „kto“: jednotlivec alebo skupina, ktorá dosiahne cieľ. Mnohokrát sú zmeny v správaní vyvolané skutočnosťou, že osoba vie, že sa niečo meria. Cieľ *A* sa niekedy definuje ako *Dosiahnuteľný*, ale *Priraditeľný* uznáva, že realistická miera má niečo spoločné s tým, či je cieľ dosiahnuteľný.

• Realistický: Je to, čo sa meria, vôbec uskutočniteľné? Realistické ciele sú náročné, ale dosiahnuteľné v danom časovom rámci.

• Časovo založené: Kedy bude cieľ dosiahnutý? Časový rámec musí byť agresívny, ale realistický

Pri identifikácii opatrenia sa vždy pýtajte sami seba: pomôže to pri realizácii obchodnej hodnoty, ktorú sme identifikovali? Netrávte čas meraním aktivít, ktoré nepomáhajú dosahovať obchodnej hodnoty.

Niektoré opatrenia budú predstavovať sumu v dolároch, iné môžu byť iba čísla. Tieto hodnoty je možné s trochou úsilia previesť na sumu v dolároch. Napríklad, ak viete, koľko času sa ušetrí na osobu, vynásobte množstvo času načítanými nákladmi osoby, ktorá proces vykonáva. Výsledkom je uložená suma v dolároch.

Ďalšiu metodiku stanovovania cieľov, ktorú môžete použiť, je definovať ciele a kľúčové výsledky (OKR). Cieľom je vízia vo veľkom obraze, ktorú sa snažíte dosiahnuť. Kľúčovým výsledkom je spôsob, akým budete merať pokrok pri dosahovaní tohto cieľa. Napríklad cieľom môže byť „Zvýšiť mieru udržania zamestnancov v účtovnom tíme“ a kľúčovým výsledkom môže byť „20-percentný nárast spokojnosti s prácou meranej prieskumom po spustení aplikácie“.

Návratnosť investícií

Výpočet návratnosti investícií (NI) sa vykonáva preskúmaním nákladov na vybudovanie riešenia, aby sa zabezpečilo, že hodnota je vyššia ako tieto náklady.

V mnohých prípadoch, keď podnikový používateľ rieši problém, robí sa to vo svojom voľnom čase a nemusí sa nevyhnutne účtovať ako náklad. Ak však potrebujete určiť návratnosť investícií, je dôležité pochopiť čas, ktorý bude potrebný na vytvorenie riešenia. Aby ste to mohli odhadnúť, prejdite na ďalšiu časť, Vytvorenie projektového plánu.

Príklad: Meranie úspechu riešenia vykazovania výdavkov

Pri rozhodovaní o našich cieľoch sme sa pozerali späť na náš cieľ projektu:

Výkazníctvo výdavkov: Vytvorte proces, ktorý je efektívny pre zamestnancov a účtovné oddelenie, umožňuje rýchlejšie sledovanie rozpočtu a znižuje našu angažovanosť v auditoch.

V našom príklade môžeme zvážiť niekoľko zmysluplných opatrení na dosiahnutie úspechu.

Spočiatku sme uvažovali o sledovaní počtu prehľadov výdavkov, ktoré boli vrátené na prepracovanie. Ak je však aplikácia vytvorená tak, aby zavádzala obchodné pravidlá – napríklad vyžaduje potvrdenie o poplatku vyššom ako $75 – zamestnanec, ktorý odosiela výkaz výdavkov, ho nebude môcť odoslať, kým neposkytne potvrdenie, takže toto opatrenie nebude veľmi zmysluplné.

Jedným z užitočných opatrení je sledovanie času, ktorý zamestnanec potrebuje na dokončenie správy o výdavkoch; koniec koncov sme založili naše úspory nákladov na tom, že používateľ môže ísť z 1 hodiny na 20 minút. Môže byť užitočné sledovať skutočný čas, v ktorom sa používateľ nachádza v aplikácii, aby overil toto číslo a nahlásil sa proti nemu.

Teraz, keď Nick a ostatní manažéri zodpovedajú za schvaľovanie správ o výdavkoch, môže byť užitočné sledovať, ako dlho trvá, kým zamestnanec predloží správu o výdavkoch do času, keď ju Nick a ostatní manažéri schvália. Sledovanie tohto stavu a vedenie správcov, aby si boli vedomí o sledovaní pomôže toto správanie vylepšiť. Ľudia majú tendenciu zameriavať sa na to, čo sa meria.

Ciele SMART, o ktorých sme sa rozhodli, sú:

• V prípade najmenej 80 percent výkazov výdavkov strávia tvorcovia výkazov výdavkov aktívnou prácou na ich tvorbe maximálne 20 minút.

• V prípade najmenej 90 percent výkazov výdavkov je čas medzi odoslaním výkazu a zaznamenaním platby vo finančnom systéme kratší ako tri pracovné dni.

• Do konca roka môžu vedúci oddelení získať prístup k týždennom výkaze o rozpočte, ktorá je aktuálna pre všetky výdavky do jednej hodiny od ich schválenia.

• Do jedného mesiaca od sprístupnenia riešenia 100 percent výkazov výdavkov používa digitálny systém.

• Počet chýb zistených v polročnom audite sa zníži o 50 percent.

Ďalší krok: Vytvorenie projektového plánu