Druga faza – uvajanje
V tej fazi okvira za uvedbo boste s ključnimi zainteresiranimi skupinami sodelovali pri oblikovanju in zagonu svojega načrta uvedbe. Pripravili boste okolje in preizkusili svoj pristop k uvedbi s prvimi uporabniki ter na podlagi povratnih informacij izvedli potrebne prilagoditve, preden uvedbo razširite na celotno podjetje.
Najpomembnejši koraki faze uvajanja so:
- Priprava načrta uvedbe
- Zagon pri prvih uporabnikih
- Prilagoditev načrta
Izberite to povezavo za prenos različice PDF vodnika za uvedbo rešitve Dynamics 365
Priprava načrta uvedbe
Začnite z širitvijo ozaveščenosti z vključevanjem končnih uporabnikov. Osebe, odgovorne za uspeh, zagotavljajo, da se poslovni cilji uresničujejo, in sicer tako, da ljudem pomagajo uporabljati in pridobiti vrednost z novo rešitvijo Dynamics 365. Poskušajte uporabiti te načine širitve ozaveščenosti:
Komunikacija
- Ugotovite in uvedite različne taktike.
- Osredotočite se na »Kaj s tem pridobim?«.
- Načrt prilagodite podjetju in poslovni kulturi.
- Pošiljajte obvestila.
Dogodki za sodelovanje
- K začetku zagona pritegnite izvršne pokrovitelje.
- Na dogodkih naj bodo osebje za IT in prvaki.
- Razdelite transparente in letake.
- V kavarno/predprostor umestite predstavitvene separeje.
- Organizirajte spletne dogodke za oddaljene podružnice.
V podjetju s scenariji predstavite vrednost
Vključite zgodbe o uspehu
Zgodbe o uspehu so pri dokazovanju uspešnosti rešitve Dynamics 365 pogosto prav tako dragocene kot kvantitativna merila. Skozi celoten proces uvajanja morajo člani projektnih ekip in prvaki ugotavljati, kateri primeri najbolje predstavljajo sodelovanje in ekipno delo med funkcijami, ter jih z uporabo orodij, kot sta Yammer in Teams, deliti z drugimi. Te primere izkoristite v svojih obvestilih, da spodbudite navdušenje in predstavite vpliv rešitve Dynamics 365.
Kaj so elementi dobre zgodbe o uspehu?
- Čas Zgodba se mora začeti s časovnim mejnikom, tako da občinstvo ve, kdaj se je zgodila.
- Liki Zgodba naj vsebuje imena, tako da bo občinstvo vedelo, kdo je sodeloval.
- Dogodki Zgodba naj povzame, kaj se je zgodilo.
- Vizualni elementi Občinstvo si mora predstavljati, kaj se je zgodilo.
Ustvarite predstavitvene dogodke
Tu je nekaj sredstev, zamisli in pristopov za pomoč pri pripravi učinkovitega zagona rešitve Dynamics 365:
- Načrtovalna ekipa in prvaki nosijo majice z imenom rešitve Dynamics 365.
- Po prostorih so izobešeni transparenti, plakati in letaki za rešitev Dynamics 365.
- Predstavitveni separeji v kavarni/predprostoru izpostavljajo različna orodja in funkcije rešitve Dynamics 365 in omogočajo praktične izkušnje.
Kako izbrati zagonske dogodke:
- Razmislite o svojih ciljih za uporabo rešitve Dynamics 365. Kako lahko vaš zagonski dogodek podpre vaše poslovne cilje?
- Razmislite o poslovni kulturi podjetja. Katere vrste dejavnosti bodo pritegnile pozornost vodstva in zaposlenih?
- Razmislite o svojem času in virih. Ali lahko pripravite mešanico dejavnosti za načrtovanje nečesa, kar ustreza vašim potrebam in je usklajeno z vašim urnikom?
- Razmislite o obstoječih dogodkih v podjetju. Ali je blizu datuma, ko boste začeli uvajati rešitve Dynamics 365, v podjetju morda načrtovan dogodek, v katerega bi lahko vključili vaš zagon?
Razvijte svojo strategijo komuniciranja
Razvijte strategijo komuniciranja, ki bo že pred zagonom spodbudila zavedanje o njem in navdušenje zanj, po zagonu pa obveščajte o uspehih pri uporabi. Pri oblikovanju svojega pristopa upoštevajte naslednje najboljše prakse:
- Pri sestavljanju sporočil bodite pozorni in upoštevajte zaposlene, da bodo vedeli »Kaj s tem pridobim?«.
- Izberite kombinacijo dejavnosti, vključno z e-poštnimi sporočili, plakati in fizičnimi dogodki, ter jih vnesite vzdolž časovnice projekta.
- Organizirajte dogodke, na katerih lahko udeleženci uporabijo izdelke in postavijo vprašanja.
- Dejavnosti prilagodite za izboljšanje ozaveščenosti o podjetju in njegovi poslovni kulturi.
- Če bo kdo od vodilnih poslal sporočilo, v katerem napoveduje Dynamics 365, gostil dogodek ob zagonu ali na sestanku celotnega podjetja predstavil prednosti, je to pomemben korak z vidika potrjevanja pomembnosti uporabe nove tehnologije in bo k temu pritegnilo še druge.
Opravite komunikacijsko ocenjevanje in uporabite predlogo za načrtovanje v delovnem zvezku za načrtovanje uvedbe.
Oblikujte svojo strategijo usposabljanja
Osredotočite se na zakaj. Poskrbite, da bodo zaposleni vedeli, zakaj prihaja do spremembe, kaj bodo z njo pridobili in zakaj se od njih pričakuje, naj se spremenijo.
Uporabite scenarije iz resničnega dela. Uporabite naloge ali poslovne procese, ki jih vaše občinstvo pozna, da ga pritegnete k učenju, kako uporabljati tehnologije.
Uporabite več formatov. Usposabljanje končnih uporabnikov lahko poteka v več oblikah, primernih različnim slogom učenja, geografskim oviram in omejitvam virov.
Utrjujte. Z možnostmi utrjevanja znanja, kot so usposabljanja na zahtevo in učne seje med kosili, ter z možnostmi za usposabljanje novozaposlenih poskrbite, da bo znanje postalo trajno.
Razmislite o usposabljanju glede najboljših praks
Ko sestavljate program usposabljanja, upoštevajte naslednje:
- Trenutna orodja za storilnost, ki jih uporabljate Če trenutno uporabljate sistem za storilnost, boste morda morali vložiti večji napor v fazi usposabljanja, saj bo potrebna sprememba v vedenju.
- Tehnološka pismenost zaposlenih Pri načrtovanju programa usposabljanja morate vedeti, koliko se vaše osebje spozna na tehnologijo. S tem boste lahko ugotovili, kako enostavna jim bo usvojitev novih načinov dela.
- Trenutni programi sprememb Pomembno je razumeti, kateri drugi programi se trenutno izvajajo v podjetju, da osebja ne preobremenite ali zmedete.
- Preference osebja glede usposabljanja Pomembno je razumeti najboljši način za izvedbo usposabljanja v vaši organizaciji, pa naj gre za osebno izvedbo, prek spletnih vadnic z inštruktorjem/brez njega ali druge načine.
Strategijo usposabljanja uskladite z načrtom zagona
Strategijo usposabljanje oblikujte tako, da se bo lahko širila skladno z vašim zagonom. Začnite s skupinami, ki se bodo zavzemale za Dynamics 365, nato pa pred uvajanjem za širše podjetje pripravite oddelek za IT.
Uporabite Delovni zvezek za načrtovanje uvajanja, s katerim v organizaciji ocenite potrebe po usposabljanju in oblikujte svoj pristop k temu.
Izkoristite vire za učenje in usposabljanje
Za pomoč pri zagonu rešitve Dynamics 365 uporabite brezplačne spletne vire za usposabljanje. Microsoft Learn ponuja postopno vodeno učenje glede na vlogo na delovnem mestu in izdelek, vključno z videoposnetki, vadnicami in viri za praktično učenje. V skupnosti Microsoft Dynamics se posvetujte s strokovnjaki in drugimi na podobnih položajih. Pridobite odgovore s postavljanjem vprašanj v forumih, branjem spletnih dnevnikov in člankov z navodili ter ogledom videoposnetkov.
Usposabljanje Microsoft Learn: glavno mesto, kjer so na voljo viri za učenje za Dynamics 365 z videoposnetki, vadnicami in praktičnim učenjem.
Spletni seminarji za Dynamics 365: izobraževanje o izdelkih za pomoč pri pripravi zaposlenih na učinkovito uporabo storitev in aplikacij.
Vadnice za Dynamics 365: osnovni podatki za hiter začetek uporabe, ki jih potrebujete za takojšnjo storilnost.
Kanal za Dynamics 365 v storitvi YouTube: odkrijte, kako vam lahko Dynamics 365 pomaga zagotoviti rast podjetja.
Vzpostavite trajnostno skupnost prvakov
Osebe, odgovorne za uspeh, zagotavljajo, da se poslovni cilji uresničujejo, in sicer tako, da ljudem pomagajo uporabljati in pridobiti vrednost z novo rešitvijo Dynamics 365.
Prvaki:
- Zagotoviti jim je treba formalno usposabljanje za poglabljanje njihovega znanja.
- Spodbuditi jih je treba k vodenju, poučevanju in usposabljanju drugih na enakem položaju, kot so sami, ter jim zagotoviti možnosti, da to storijo.
- Potrebujejo stalno pozitivno spodbudo, ki potrjuje vpliv njihovih prizadevanj.
- Potrebujejo jasen načrt za izvedbo.
Skupnost prvakov vključite v načrt zagona.
Oblikujte in zaženite strategijo programa prvih uporabnikov
Program prvih uporabnikov vaši organizaciji zagotovi zgodnji vpogled, ki vam bo pomagal zagotoviti, da rešitev Dynamics 365 zaživi za vse uporabnike. Na to glejte kot na poskusno izvajanje med reprezentativno skupino, ki vam bo pomagala pri pripravi na zagon po celotnem podjetju. Delo s prvimi uporabniki omogoča, da preizkusite svoje zamisli in zberete povratne informacije, ki bodo projektni ekipi pomagale, da spodbudi zanimanje za zagon po celotni organizaciji.
Zakaj je ta program pomemben:
- Ugotavljanje morebitnih pasti Zberite začetne povratne informacije in ugotovite, ali se pojavljajo morebitne ovire, ki jih bo treba odpraviti pri oblikovanju dokončnega načrta zagona.
- Zbiranje povratnih informacij Pridobite povratne informacije uporabnikov o vaših opredeljenih ciljih in scenarijih za uvedbo rešitve Dynamics 365.
- Reševanje težav Odpravite morebitne težave pri delu z manjšo skupino uporabnikov pred zagonom po celotni organizaciji.
- Iskanje prvakov Oblikujte skupino potencialnih navdušencev, med katerimi boste izbrali prvake. Ti posamezniki bodo sodelavcem pomagali pri sprejemanju rešitve Dynamics 365, ko izvedete celotno uvedbo.
Povratne informacije prvih uporabnikov uporabite za prilagajanja pristopa k uvajanju
Povratne informacije prvih uporabnikov uporabite za vnovični pregled načrtov za komunikacijo, usposabljanje in povratne informacije. Prilagodite celoviti pristop na podlagi prejetih informacij. Razmislite o tem, da bi prve uporabnike vključili v skupino prvakov za Dynamics 365, tako da bodo lahko svoje sodelavce še naprej podpirali med prehodom.
Naslednji korak
Tretja faza – uresničitev vrednosti