Oblikovanje procesov
Ko načrtujete avtomatizacijo procesa, je prvi korak odločitev, kdaj in kaj avtomatizirati. Če pogledate poslovni proces, ki ga trenutno imate, morate najprej ugotoviti, kateri del procesa želite avtomatizirati.
Identifikacija področij avtomatizacije
Vrste koristi, ki jih lahko potencialno pridobite z avtomatizacijo, spadajo v te kategorije:
Dosledno uporabljajte standardizirana poslovna pravila
Zmanjšajte ročno delo pri ponavljajočih se procesih
Zmanjšajte človeške napake
Poenostavite odobritve
Povečajte učinkovitost pri transakcijah velikega obsega
Učinkovito premikajte podatke med sistemi (zmanjšajte ročni vnos podatkov)
Povečajte uporabo razpoložljivih virov
Povečajte prepustnost
Uporabite standardizirana poslovna pravila
Poslovna pravila so logika če/potem, ki uporablja vaše poslovne politike. Njihova avtomatizacija zagotavlja, da bodo vsakič dosledno upoštevani.
V našem vzorčnem scenariju poročanja o stroških poslovno pravilo zahteva, da če znesek poročila o stroških preseže $10,000, mora odobriti tudi finančni direktor. Z avtomatizacijo postopka Abhay zagotavlja, da nobeno poročilo o visokih stroških ne bo ostalo neopaženo.
Avtomatizirajte ponavljajoče se procese
Avtomatizacija ponavljajočih se procesov lahko pomaga vašim zaposlenim, da se izognejo duševni in fizični izgorelosti. Procesi, ki se vsakič izvajajo na enak način, bi morali biti visoko na vašem seznamu, ki jih morate upoštevati pri avtomatizaciji.
Na primer, računovodja Abhay mora zbirati obrazce o stroških in potrdila od vseh. Računi so lahko papirnati račun iz restavracije ali papirnati računi prodajalcev. Abhay mora te dokumente ročno skenirati v datoteko PDF in jo shraniti. Abhay mora tudi vnesti, kar je napisano na papirju, in to objaviti v finančnem sistemu za vsako predloženo poročilo o stroških.
Zmanjšajte človeške napake
Naloge, kot je kopiranje in lepljenje vrednosti iz enega sistema v drugega ali vnos podatkov iz papirnatih obrazcev, so procesi, pri katerih lahko pride do človeških napak.
Primer scenarija poročanja o stroških je, ko mora Abhay zaposlenemu povrniti gotovino tako, da poišče bančne podatke zaposlenega in nato dostopa do bančnega sistema.
Diagram, ki prikazuje potek poslovnega procesa za računovodjo Abhaya. Dva koraka v procesu (»Poiščite bančne podatke zaposlenega« in »Povračilo gotovine prosilcu«) sta obkrožena z rdečo barvo, kar označuje potencialna področja, kjer Power Automate z avtomatizacijo teh korakov lahko zmanjšate število človeških napak.
Poenostavite odobritve
Do drugačne vrste napak pride, ko ljudje pozabijo opraviti svoje naloge. Nastavite lahko avtomatizacijo, da jih opomni, naj delajo na nalogi ali procesu, ki jim je bil dodeljen.
Na primer, Lee je predložil poročilo o stroških, vendar Nick že nekaj časa ni odgovoril na zahtevo za odobritev. Avtomatizacijo je mogoče nastaviti tako, da opomni Nicka, naj sprejme odločitev, in celo zagotoviti gumb za odziv neposredno iz opomnika.
Diagram, ki prikazuje potek poslovnega procesa za računovodjo Abhaya. Postopek odobritve je spremenjen tako, da je opomnik za odobritve avtomatiziran z nastavitvijo sprožilne avtomatizacije za preverjanje statusa. Če je odobritev končana, se avtomatizacija konča; in če odobritev ni dokončana, se opomnik pošlje odobritelju in avtomatizacija opomnikov se bo znova zagnala za preverjanje, dokler odobritev ni dokončana.
Povečajte učinkovitost v procesih z velikim obsegom
Drugo področje, ki bi ga morda želeli avtomatizirati, so procesi velikega obsega. Procesi velikega obsega so procesi, ki se vsakodnevno pojavljajo zelo pogosto. Tesno je povezan s ponavljajočimi se procesi, vendar je nekoliko drugačen. Morda imate postopek, ki ima lahko le korak ali dva, ki ju je mogoče avtomatizirati. Če pa je treba postopek izvajati večkrat, imajo lahko že majhne izboljšave velike učinke.
Na primer, če scenarij poročanja o stroških velja za 1000 prodajalcev, bi bila vsaka minuta izboljšave enaka vrednosti dveh delovnih dni prihranjenega časa. Analizo dejanskega vpliva lahko izvedete z uporabo analitičnih funkcij.
Avtomatizirajte vnos podatkov
Podatke morda vnašate ročno, ker imate dva sistema, ki se med seboj ne pogovarjata. V našem scenariju poročanja o stroških Abhay tukaj vnese podatke v računovodski sistem s ponovnim vnosom vrednosti iz predloženega poročila o stroških.
Povečajte uporabo razpoložljivih virov
Dodatni dobri kandidati za avtomatizacijo so tisti procesi, ki jih je mogoče izvajati neodvisno od človeške interakcije. Te vrste postopka ni tako enostavno prepoznati, zato je najboljši način, da si predstavljate, ali obstajajo procesi, ki jih je mogoče dokončati izven vašega običajnega delovnega časa. Takšna avtomatizacija deluje kot "množilec" vaših ljudi in v celoti uporablja vaše druge vire (kot so osebni računalniki).
Avtomatizacijo lahko uporabite tudi za procese, ki vzamejo preveč časa v primerjavi s človeško interakcijo, vendar je sprejemljivo, če se izvajajo ponoči, ko se avtomatizacija ne mudi. Na primer, če oseba začne svoj dan z obdelavo naročil, ki so prispela čez noč, lahko ustvarite avtomatizacijo, ki obdela naročila takoj, ko prejmejo, tako da lahko vaša ekipa takoj zjutraj začne izpolnjevati naročila.
Povečajte prepustnost
Podobno kot pri maksimiranju uporabe razpoložljivih virov vam avtomatizacija pomaga povečati tudi prepustnost določenega procesa. S to vrsto avtomatizacije lahko vaš trenutni proces izvajajo ljudje vzporedno z avtomatizacijo.
Na primer, računovodja Abhay je lahko edina oseba, ki obdeluje poročila o stroških, njegov standardni delovni čas pa je lahko med 9.00 in 18.00. Z nastavitvijo avtomatizacije bi lahko Power Automate obdelovali tudi poročila o stroških in tako imeli Abhay in avtomatizacijo za obdelavo, kar bi povzročilo večjo prepustnost.
Primer scenarija
Ko so uporabljena vsa področja avtomatizacije, spodnji primer prikazuje, kako je mogoče poslovni proces poročanja o stroških pokriti z Power Automate z izboljšavami prepustnosti, maksimiranjem razpoložljivih virov, avtomatizacijo vnosov podatkov in racionalizacijo odobritev.
