Ustvarjanje vzporednih delovnih tokov odobritve z Power Automate

V vzporednem poteku dela za odobritev mora več oseb odobriti elemente, kot so računi, naročilnice, zahteve za dopust itd. Odobritev vsake osebe je neodvisna od vseh drugih odobriteljev.

V tem vodniku bomo uporabili Power Automate za ustvarjanje poteka v oblaku, ki avtomatizira vzporedni potek dela za odobritev. Ta potek avtomatizira postopek zahteve za dopust zaposlenega, ki zahteva odobritev vseh oseb (ali ekip), ki jih zaposleni redno podpira. Zaposleni uporabljajo seznam za zahtevo za dopust. SharePoint Odobritve dopusta so potrebne s strani neposrednega vodje zaposlenega, prodajne ekipe in ekipe za človeške vire. Vsaka zahteva za dopust se posreduje posameznemu odobritelju v odločitev. Tok pošlje e-pošto s spremembami stanja in nato posodobi z odločitvami. SharePoint

Nasvet

Za podrobne informacije o uporabi SharePoint z Power Automate glejte SharePoint dokumentacijo.

Zahteve

• Power Automate.
• Spletni seznam. SharePoint
• Office 365 Outlook in uporabniški račun. Office 365

opomba,

Čeprav v tej vadnici uporabljamo SharePoint Splet in Office 365 Outlook, lahko uporabite tudi druge storitve, kot so Zendesk, Salesforce ali Gmail. Če uporabljate različico 2010, preberite več v razdelku o upokojitvi poteka dela v različici 2010. SharePoint SharePoint

Preden ustvarite potek, ustvarite spletni seznam. SharePoint Kasneje s tem seznamom zaprosite za odobritev dopustov.

Spletni seznam, ki ga ustvarite, mora vsebovati naslednje stolpce: SharePoint

Naziv	Ena vrstica besedila
Komentarji zaposlenih	Ena vrstica besedila
Komentarji neposrednega vodje	Več vrstic besedila
Komentarji prodajne ekipe	Več vrstic besedila
Komentarji kadrovske ekipe	Več vrstic besedila
Odobreno od neposrednega vodje	Da/ne
Prodajna ekipa odobrena	Da/ne
Odobreno od kadrovske ekipe	Da/ne
Datum začetka počitnic	Datum in ura
Datum konca počitnic	Datum in ura

Zapišite si ime in URL spletnega seznama. SharePoint Te elemente kasneje uporabimo za konfiguriranje sprožilca *Ko je element ustvarjen*. SharePoint

Ustvarite svoj potek iz prazne predloge

1. Prijavite se Power Automate.

2. V navigacijskem podoknu na levi izberite Moji tokovi.

3. V ukazni vrstici izberite Nov potek>Avtomatiziran potek v oblaku.

Dodajanje sprožilca

1. Poimenujte svoj tok.

2. V razdelku Izberite sprožilec poteka izberite Ko je element ustvarjen - SharePoint in nato izberite Ustvari.

3. Na kartici Ko je element ustvarjen izberite Naslov spletnega mesta in Ime seznama za SharePoint seznam, ki ste ga ustvarili prej.

Pridobite upravitelja osebe, ki je ustvarila zahtevo za dopust

1. Izberite +Nov korak in nato v iskalno polje Izberite dejanje vnesite pridobi upravitelja .

2. Poiščite in nato izberite dejanje Pridobi upravitelja (V2) - Office 365 Uporabniki .

3. V polje Ustvarjeno po e-pošti na kartici Pridobi upravitelja vstavite dinamično vrednost Ustvarjeno po e-pošti .

   To dejanje pridobi upravitelja osebe, ki je ustvarila zahtevo za dopust v SharePoint.

Poimenujte in shranite svoj tok

Vnesite ime za svoj potek in nato izberite Shrani , da shranite dosedanje delo.

opomba,

Občasno izberite ikono Shrani , da shranite spremembe poteka.

Dodaj dejanje odobritve za neposrednega vodjo

1. Izberite Nov korak.

2. V iskalno polje Izberi dejanje vnesite odobritev .

3. Izberite dejanje Začni in počakajte na odobritev .

   

4. Konfigurirajte kartico Začni in počakaj na odobritev tako, kot ustreza vašim potrebam.

   opomba,

   Polja Vrsta odobritve, Naziv in Dodeljeno komu so obvezna. Za oblikovanje polja Podrobnosti lahko uporabite Markdown .

   

Pomembno

To dejanje pošlje zahtevo za dopust na e-poštni naslov v polju Dodeljeno , zato vstavite žeton E-pošta s seznama Pridobi upravitelja (v2) .

Vstavite vzporedno dejanje odobritve veje za prodajno ekipo

1. Izberite puščico navzdol, ki se nahaja med karticama Pridobi upravitelja (v2) in Začni in počakaj na odobritev .

2. Izberite znak plus, ki se prikaže na puščici navzdol, ko ga izberete.

3. Izberite Dodaj vzporedno vejo.

   

4. Poiščite, izberite in nato konfigurirajte dejanje *Začni in počakaj na odobritev*, ki pošlje zahtevo za dopust prodajni ekipi. Če niste prepričani, kako dodati dejanje »Začni in počakaj na odobritev«, si oglejte korake za dodajanje dejanja odobritve za neposrednega vodjo. ...

   Pomembno

   V polju Dodeljeno dejanja Začni odobritev 2 vnesite e-poštni naslov prodajne ekipe.

Vstavite vzporedno dejanje odobritve veje za ekipo za človeške vire

Ponovite korake za vstavljanje vzporedne veje, ki jo bo prodajna ekipa dodala, nato pa konfigurirajte dejanje odobritve za pošiljanje zahtev za dopust oddelku za človeške vire.

Pomembno

V polju Dodeljeno dejanja Začni odobritev 3 vnesite e-poštni naslov ekipe za človeške vire.

Če ste sledili navodilom, bi moral biti vaš potek podoben temu primeru:

Možnosti po dodajanju vzporednih vej

Ko dodate dejanja vzporednim vejam, lahko korake v potek dodate na dva načina:

• Vstavljanje koraka znotraj veje: Uporabite gumb Vstavi nov korak (+) nad ali pod kartico. Ta gumb se prikaže, ko izberete vejo ali se s kazalcem miške pomaknete nad puščico povezovalnika. Ta gumb doda korak tej **določeni veji**. Ta gumb je prikazan tukaj:

• Dodajte korak v potek dela: Uporabite večji gumb +Nov korak na dnu celotnega poteka dela. Koraki, ki jih dodate s tem gumbom, se izvedejo po zaključku vseh prejšnjih vej. Ta gumb je prikazan tukaj:

V naslednjih razdelkih dodajamo korake znotraj vsake veje:

• Dodajte pogoj, ki preveri, ali je bila zahteva za dopust odobrena ali zavrnjena.
• Pošljite e-pošto, s katero zaposlenega obvestite o odločitvi.
• Posodobite zahtevo za dopust v SharePoint z odločitvijo o odobritvi.

Nato z gumbom +Nov korak pošljemo e-pošto s povzetkom vseh odločitev, sprejetih v zvezi z zahtevo za dopust.

Nadaljujmo:

Vsaki veji dodajte pogoj

1. Izberite prvo vejo Start in počakajte na odobritev .

2. Izberite majhen gumb *Vstavi nov korak* (*Vstavi nov korak*) pod kartico (okrogel gumb s plusom, ki se prikaže, ko premaknete miško nad puščico povezovalnika). +

3. V meniju, ki se prikaže, izberite Dodaj dejanje in nato na seznamu dejanj izberite Pogoj .

4. Izberite prvo polje na kartici Pogoj in nato izberite žeton Odziv iz kategorije Začni in počakaj na odobritev na seznamu dinamične vsebine.

   

5. Preverite, ali je seznam (na sredini kartice Pogoj) nastavljen na je enako.

6. V zadnje polje vnesite Odobri (to besedilo razlikuje med velikimi in malimi črkami).

7. Vaša kartica s stanjem bi morala biti zdaj podobna temu primeru:

   

   opomba,

   Ta pogoj preveri odgovor dejanja *Začni odobritev*, ki gre do vodje zaposlenega.

8. Ponovite prejšnje korake v vejah Začni odobritev 2 (zahteva za odobritev za prodajo) in Začni odobritev 3 (zahteva za odobritev za človeške vire).

Dodajte dejanja e-pošte v vsako vejo

Na strani ČE DA veje Pogoj izvedite naslednje korake.

Opomba: Vaš potek uporablja te korake za pošiljanje e-pošte, ko je zahteva odobrena:

1. Če želite dodati dejanje Pogoj , izberite Nov korak.

2. V iskalno polje vnesite pogoj.

3. Na seznamu Dejanje pod iskalnim poljem izberite dejanje Pogoj .

4. V polju Pogoj izberite prvo polje Izberite vrednost .

5. Na seznamu Dinamična vsebina izberite vrednost Odgovori Odobritev odgovora .

6. V naslednjem polju v spustnem meniju izberite je enako .

7. V drugo polje za izbiro vrednosti vnesite Odobri.

8. V veji pogoja Če je odgovor da izberite Dodaj dejanje.

   

9. Na kartici Izberi operacijo v iskalno polje vnesite pošlji e-pošto .

10. Izberite dejanje Pošlji e-pošto (V2) .

    

11. V polju Za izberite Dodaj dinamično vsebino.

12. Izberite dinamično vrednost Ustvarjeno po e-pošti iz Odobritve – Začni in počakajte na dejanje odobritve , ki ste ga ustvarili v Dodaj dejanje odobritve.

13. V polje Zadeva vnesite zadevo e-poštnega sporočila. V tem primeru je kot zadevo uporabljena *Vaša zahteva za dopust je bila odobrena*.

14. V polje Telo vnesite sporočilo e-pošte:

    1. Vnesite standardno besedilo, ki ga želite prikazati v e-poštnem sporočilu, na primer Vašo zahtevo za dopust je odobril.
    2. Če želite vstaviti ime osebe, ki je odobrila zahtevo za dopust, postavite kazalec v polje Telo na mesto, kjer želite, da se prikaže ime, in nato izberite Dodaj dinamično vsebino.
    3. V spustnem meniju izberite dinamično vrednost. Naslednji primer uporablja dinamično vrednost Ime odobritelja odgovorov .
    4. Če želite vstaviti komentarje odobritelja, vnesite Komentarji odobritelja.
    5. Postavite kazalec v polje Telo na mesto, kjer želite, da se prikažejo komentarji, in nato izberite Dodaj dinamično vsebino.
    6. V spustnem meniju izberite dinamično vrednost. Naslednji primer uporablja dinamično vrednost Odgovori komentarji .

Če želite poslati e-poštno sporočilo, ko je zahteva zavrnjena, uporabite stran IF NO veje Condition in nato ponovite prejšnje korake, da dodate predlogo za e-poštno sporočilo o zavrnitvi.

Ponovite prejšnje korake v vejah Začni in počakaj na odobritev 2 (zahteva za odobritev za prodajo) in Začni in počakaj na odobritev 3 (zahteva za odobritev za človeške vire).

Posodobite zahtevo za dopust z odločitvijo

Za posodobitev, ko so odločitve sprejete, izvedite naslednje korake. SharePoint

Opomba: Te korake obvezno izvedite na obeh straneh ČE DA in ČE NE veje.

1. Izberite Dodaj dejanje v veji Če je odgovor da .

2. V iskalno polje na kartici Izberi dejanje SharePoint vnesite , izberite filter in nato izberite dejanje SharePoint Posodobi element .

   

3. Konfigurirajte kartico Posodobi element tako, kot ustreza vašim potrebam.

Ponovite prejšnje korake na vejah Začni odobritev 2 in Začni odobritev 3 .

Dokončaj tok

1. Izberite +Nov korak

2. Za pošiljanje e-poštnega sporočila s povzetkom rezultatov posamezne odobritve uporabite prej navedene korake. Pošljite to e-pošto zaposlenemu, ki je zaprosil za dopust. Vaša kartica je lahko podobna temu primeru:

   

Več o sodobnih odobritvah

Uvod v sodobne odobritve