Sinhronizacijska logika za sestanke, stike in opravila
Članek
Ta članek prikazuje, kako se sestanki, stiki in opravila sinhronizirajo med aplikacijo Dynamics 365 in strežnikom Exchange. E-pošta se sinhronizira ločeno.
Sestanki, stiki in opravila se privzeto sinhronizirajo v obe smeri med aplikacijo Dynamics 365 in strežnikom Exchange. Sinhronizacija na strani strežnika, znana tudi kot sinhronizacija Exchange, je prednostna metoda. Sinhronizacija poteka drugače, odvisno od elementa, ki se sinhronizira, in smeri sinhronizacije.
Zahteve konfiguracije sinhronizacije
Preden se sestanki, stiki in opravila lahko sinhronizirajo, mora ustrezen zapis nabiralnika v aplikaciji Dynamics 365 izpolnjevati naslednje zahteve. Upoštevajte, da nabiralniki v čakalni vrsti ne podpirajo sinhronizacije sestankov, stikov ali opravil.
E-poštni naslov uporabnika je odobren.
Nabiralnik je preskušen in omogočen.
E-pošta, sestanki, stiki in opravila uporabljajo strežniško sinhronizacijo.
Sinhronizacija iz aplikacije Dynamics 365 v strežnik Exchange
Ko je element sinhroniziran s strežnikom Exchange, se vzpostavi povezava. Sinhronizacija je vedno dvosmerna. Vsaka sprememba na eni strani se bo odrazila na drugi.
Sinhronizacija iz strežnika Exchange v aplikacijo Dynamics 365
Sestanki, stiki in opravila se sinhronizirajo iz strežnika Exchange v aplikacijo Dynamics 365 samo, če so izpolnjene naslednje zahteve:
Element je bil ustvarjen v aplikaciji Dynamics 365 for Outlook.
Element je sleden v aplikaciji Dynamics 365 v Dynamics 365 for Outlook.
Kategorija Sledeno v aplikaciji Dynamics 365 se uporablja v aplikaciji Outlook ali drugem e-poštnem odjemalcu, ne v aplikaciji Dynamics 365 for Outlook.
Opomba
Strežniška sinhronizacija sinhronizira sestanke s kategorijo Sledeno v aplikaciji Dynamics 365, če je sestanek v glavni mapi koledarja ali njenih podmapah. Elementi v drugih mapah koledarja niso sinhronizirani.
Ko so te zahteve izpolnjene, strežniška sinhronizacija ustvari element v aplikaciji Dynamics 365 in vzpostavi povezavo. Sinhronizacija je vedno dvosmerna. Vsaka sprememba na eni strani se bo odrazila na drugi.
Način sinhronizacije sestankov med aplikacijama Dynamics 365 in Exchange je odvisen od smeri sinhronizacije in lastnosti sestanka.
Organizator sestanka
Organizator sestankov je ključno polje za sinhronizacijo sestankov. Poganja različna sinhronizacijska vedenja. Na primer, samo Dynamics 365 organizator sestankov lahko sinhronizira in razdeli sestanke od Dynamics 365 udeležencem Exchangea. Ko ustvarjate sestanke s prilagoditvami, kot je Power Automate ali koda po meri, se prepričajte, da je organizator pravilno naveden. Polje organizatorja ni privzeto izpostavljeno v obrazcu za sestanke. Po potrebi ga lahko dodate v obrazce, poglede ali poizvedbe za napredno iskanje, da potrdite prisotnost in pravilnost vrednosti.
Če se organizator sestankov spremeni v Dynamics 365, potem ko je bil sinhroniziran z Exchangeem, lahko to povzroči, da prvotni organizator izda preklic. To se lahko zgodi, ker sestanek ne izpolnjuje več pogojev uporabnikovih sinhronizacijskih filtrov. Poleg tega lahko novi organizator sinhronizira sestanek kot nov sestanek v Exchangeu. Obnašanje pošiljanja preklica prejšnjega organizatorja je mogoče spremeniti z uporabo OrgDBOrgSetting poimenovanega DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync.
Opomba
Sestanek, ustvarjen v aplikaciji Dynamics 365, bo prikazan, kot da ga je ustvaril SISTEM, če so izpolnjeni naslednji pogoji:
Uporabnik, ki sledi sestanku, ni organizator
Nastavitev OrgDBOrgSetting z imenom DisableImplicitSharingOfCommunicationActivities je nastavljena na privzeto vrednost »False«.
Če je organizator sestanka Outlook uporabnik aplikacije Dynamics 365, bo lastnik organizator. Če organizator ni uporabnik aplikacije Dynamics 365, bo lastnik uporabnik, ki je sledil sestanku.
Sinhronizacija sestankov iz aplikacije Dynamics 365 v strežnik Exchange
preslikava: Sestanki v Dynamics 365 se sinhronizirajo z Exchange kot sestanki.
Stanje sestanka: Če je status sestanka v Dynamics 365 Dokončan, Preklican, ali Prosto (Odprto), status termina sinhronizira z Exchange kot brezplačno.
Opomnik: Opomin ni nastavljen, če je sestanek pretekel več kot sedem dni ali če je status sestanka Prost (Odprto).
Povabila: Vabilo ni poslano, če:
Sestanek je v preteklosti.
Noben udeleženec ni povabljen.
Uporabnik, ki sinhronizira sestanek, ni organizator.
Nobena od naslednjih lastnosti ni bila spremenjena: zadeva, telo, lokacija, IsAllDayEvent, ScheduledStart, ScheduledEnd, RequiredAttendees, OptionalAttendees, Organizer, AppointmentStatus, PriorityCode, RecurrencePattern.
Sinhronizacija preklicanih in izbrisanih sestankov iz aplikacije Dynamics 365 v strežnik Exchange
Exchange pošlje udeležencem preklic sestanka, ko je sestanek izbrisan v nabiralniku organizatorja.
Če je sestanek izbrisan v aplikaciji Dynamics 365, se preklic ne pošlje v naslednjih primerih:
Sestanek je v preteklosti.
Uporabnik, ki sinhronizira sestanek, ni organizator sestanka.
Sestanek nima udeležencev.
Privzeto se sestanki, ki so preklicani v aplikaciji Dynamics 365, ne sinhronizirajo s strežnikom Exchange kot Preklicano. Če želite spremeniti to vedenje, vklopite možnost SSSPropagateAppointmentCancellationsToExchange v OrgDbOrgSettings. Ko je ta nastavitev omogočena, preklic sestanka v aplikaciji Dynamics 365 prekliče sestanek v strežniku Exchange, ki pošlje preklic udeležencem.
Ko je sestanek izbrisan v aplikaciji Dynamics 365 in sinhroniziran s strežnikom Exchange, je sestanek v strežniku Exchange izbrisan le, če so izpolnjeni vsi naslednji pogoji:
Sestanek je povezan.
Uporabnik, ki sinhronizira sestanek, je organizator.
Če niso izpolnjeni vsi ti pogoji, sestanek še vedno obstaja v strežniku Exchange, vendar ni povezan.
Pri sledenju ponavljajočemu sestanku aplikacija Dynamics 365 ne pošlje novih povabil udeležencem v naslednjih primerih:
Vse pojavitve niza še vedno obstajajo v aplikaciji Outlook in strežniku Exchange.
Noben udeleženec ni bil dodan ali izbrisan.
Če je organizator izbrisal pretekle primerke niza, jih aplikacija Dynamics 365 vidi kot manjkajoče v strežniku Exchange. Ponovno jih ustvari in udeležencem pošlje novo povabilo.
Sinhronizacija sestankov iz strežnika Exchange v aplikacijo Dynamics 365
preslikava: Sestanki v Exchangeu se sinhronizirajo z Dynamics 365 kot sestanki. Ponavljajoči se sestanki se sinhronizirajo z aplikacijo Dynamics 365 kot primarni ponavljajoči se sestanek in njegovi primerki. Če so posamezni primerki ponavljajočega sestanka spremenjeni v strežniku Exchange, se sinhronizirajo z aplikacijo Dynamics 365 kot zapisi o izjemah sestankov.
Stanje sestanka in stanje prost/zaseden: Če je stanje sestanka v Exchangeu Prosto, se stanje sestanka sinhronizira z Dynamics 365 kot Brezplačno. Če je stanje v aplikaciji Dynamics 365 Dokončano ali Preklicano, je stanje sestanka v aplikaciji Dynamics 365 nastavljeno na Dokončano. Če je stanje v aplikaciji Dynamics 365 Odprto , je stanje sestanka nastavljeno na Prosto. Če je status Prost/zaseden sestanka Exchange nastavljen na Delam drugje, je sestanek Dynamics 365 nastavljen na Odprto stanje in status je brezplačen.
Sestanki s stanjem Dokončano ali Preklicano v Dynamics 365: Če je stanje sestanka v Dynamics 365 Dokončano ali Preklicano, morebitne spremembe sestanka v Exchangeu ne bodo sinhronizirane z Dynamics 365.
Rezervacija sestanka in upravljanje sporov: Ko se sestanek spremlja na Dynamics 365, sinhronizacija na strani strežnika uporablja API za rezervacijo, da zagotovi, da so udeleženci na voljo ob določenem času. Če ima na primer koledar organizatorja v aplikaciji Dynamics 365 še en sestanek ob istem času, rezervacija ne uspe in se sestanek ne sinhronizira. Uporabnik lahko naslovi konflikt načrtovanja, izbere, da ga prezre, in pusti, da se sestanek vseeno sinhronizira. Rezervacije iz aplikacije Dynamics 365 v aplikacijo Outlook samodejno prezrejo spor glede razporejanja. Za več informacij glejte razdelek Pri shranjevanju sestanka [predmet sestanka] iz storitve Exchange v Microsoft Dynamics 365 je bil najden spor pri načrtovanju.
Sinhronizacija preklicanih in izbrisanih sestankov iz strežnika Exchange v aplikacijo Dynamics 365
Ko se v strežniku Exchange izbriše sledeni sestanek ali izjema sestanka, se sestanek med sinhronizacijo v aplikaciji Dynamics 365 ne izbriše, v naslednjih primerih:
Stanje je Dokončano ali Preklicano.
Sestanek je v preteklosti.
Uporabnik, ki sinhronizira sestanek, ni organizator sestanka.
(Izjema sestanka je določen primer ponavljajočega se sestanka, ki je bil individualno spremenjen.)
Sinhronizacija sestankov storitve
preslikava: Sestanki storitev v Dynamics 365 se sinhronizirajo z Exchange kot sestanki.
Vabila in odpovedi: Vabila in odpovedi se nikoli ne pošiljajo za termine storitev.
Kopije: Med sinhronizacijo uporabniki prejmejo svojo kopijo servisnega termina v svoje nabiralnike. Ni osrednjega organizatorja za sestanke storitve.
Sinhroniziranje stikov
preslikava: Stiki v Dynamics 365 se sinhronizirajo z Exchange kot stiki.
Stiki, izbrisani v Dynamics 365, so izbrisani v Exchangeu le, če uporabnik, ki sinhronizira, ni lastnik stika.
Stiki, izbrisani v Exchangeu, so izbrisani v Dynamics 365 samo, če je uporabnik, ki sinhronizira, lastnik stika.
Sinhronizacija opravil
Način sinhronizacije opravil med aplikacijama Dynamics 365 in Exchange je odvisen od smeri sinhronizacije in lastnosti opravila.
Sinhronizacija opravil iz aplikacije Dynamics 365 v Exchange
preslikava: Faksi, pisma, telefonski klici in opravila v Dynamics 365 se sinhronizirajo z Exchange kot opravila.
Opomnik: Če je rok za opravilo več kot en dan nazaj in je stanje opravila v Dynamics 365 Odprto ali Načrtovano, med sinhronizacijo je nastavljen opomnik.
Datum zapadlosti: Načrtovani končni datum opravila v Dynamics 365 se sinhronizira z Exchangeem kot rok izvajanja opravila.
Status opravila: Ko odstotek dokončanega ni naveden:
Odprto opravilo se sinhronizira z aplikacijo Exchange kot Ni začeto.
Dokončano ali Preklicano opravilo se sinhronizira z aplikacijo Exchange kot Dokončano.
Datum dokončanja: Dejanski končni datum opravila se sinhronizira z Exchangeem kot datum dokončanja opravila.
Izbrisana opravila: Opravila, ki so izbrisana v Dynamics 365, so izbrisana v Exchangeu samo, če njihov status v Exchangeu ni Dokončano.
Samodokončanje opravila: Opravila, ki so označena kot Dokončana v Dynamics 365, imajo vrednost v actualEnd polje. Če je polje opravila actualEnd izpolnjeno in je datum v preteklosti, se opravilo samodejno sinhronizira s strežnikom Exchange kot Dokončano. Če za ponovno aktiviranje opravila uporabite prilagoditve, počistite datum actualEnd, da se izognete samodejnemu dokončanju sinhronizacije na strani strežnika.
Sinhronizacija opravil iz strežnika Exchange v aplikacijo Dynamics 365
preslikava: Opravila v Exchangeu se sinhronizirajo z Dynamics 365 kot opravila.
Stanje opravila: Opravila, ki še niso bila začeta v Exchangeu, se sinhronizirajo z Dynamics 365 kot Niso začeta.
Dejanski začetek opravila: Ko se opravilo, ustvarjeno v Exchangeu, sinhronizira z Dynamics 365, je njegovo polje actualStart nastavljeno na trenutni časovni žig.
Izbrisana opravila: Faksi, pisma, telefonski klici in opravila, ki so izbrisani v Exchangeu, so privzeto izbrisani tudi v Dynamics 365. To vedenje lahko spremenite tako, da preklopite OrgDbOrgSetting SSSTaskDeletionSyncBehaviorFromExchange.
Odstotek dokončanja: Naloge, ki so nastavljene kot 100-odstotno dokončane, se sinhronizirajo z Dynamics 365 kot Dokončane.
Napredne nastavitve sinhronizacije
Prezri logično izbrisane elemente med sinhronizacijo
Ko se kateri koli element ne ujema več s filtri za sinhronizacijo, je to običajno zaradi enega od dveh razlogov:
Njegov zapis ne obstaja več v aplikaciji Dynamics 365, ker je bil fizično izbrisan.
Njegov zapis še vedno obstaja v aplikaciji Dynamics 365, vendar do njega ni več mogoče dostopati. Uporabnik, ki je bil povezan z nabiralnikom, je izgubil dostop do elementa ali pa so se lastnosti elementa spremenile in se ne ujema več s filtri za sinhronizacijo. Ta pogoj se imenuje logično brisanje.
Sinhronizacija na strežniku privzeto pošlje operacijo brisanja v strežnik Exchange v obeh primerih. Če želite spremeniti to vedenje in prezreti logična brisanja, vklopite možnost DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync v razdelku OrgDbOrgSettings.
Za več informacij o filtrih sinhronizacije glejte:
Ko je v strežniku Exchange kopiran kateri koli povezan element, sinhronizacija na strani strežnika privzeto prezre dejanje kopiranja. To vedenje prepreči ustvarjanje podvojenih informacij v aplikaciji Dynamics 365. Če želite spremeniti to vedenje in prinesti podvojene elemente iz strežnika Exchange, izklopite možnost IgnoreCopiedItemsInSSSForMailbox v nastavitvi OrgDbOrgSettings.
Sinhronizacija prilog k sestankom, naslovov za stik in opravil v aplikaciji Outlook
Naslednji razdelki veljajo za sinhronizacijo prek aplikacije Dynamics 365 for Outlook ali strežniške sinhronizacije. Za več informacij glejte : Integracija e-poštnega sistema.
Sinhronizacija prilog k sestankom
Uporabniki lahko priložijo dokumente, slike, posnetke in druge datoteke sestankom, ki jih ustvarijo v aplikaciji Dynamics 365 ali Dynamics 365 for Outlook. Pri sinhronizaciji sestankov priloge privzeto niso vključene. Če jih želite vključiti:
V aplikaciji Dynamics 365 for Outlook odprite Nastavitve > Skrbništvo > Sistemske nastavitve.
V zavihku Sinhronizacija izberite Sinhroniziraj priloge k sestankom z aplikacijo Outlookom ali Exchange.
Opombe pri sinhronizaciji prilog
Če izklopite sinhronizacijo prilog, se priloge ne prikažejo v sestankih v aplikaciji Dynamics 365. Še vedno se pojavljajo v sestankih v aplikaciji Dynamics 365 for Outlook.
Prilog v ponavljajočih se sestankih ali sestankih storitve ne morete sinhronizirati.
Priloge lahko podaljšajo čas sinhronizacije. Če uporabljate omrežje z nizko pasovno širino, boste morda želeli varčno uporabljati priloge.
Sinhronizacija naslovov za stik
V zavihku Sinhronizacija v aplikaciji Dynamics 365 for Outlook izberite eno od naslednjih možnosti, da izberete način sinhronizacije naslovov za stike:
Sinhroniziraj poštni naslov samo v Outlookovem stiku: En poštni naslov je sinhroniziran med Dynamics 365 in Outlookom. Za večino organizacij je to dovolj in je privzeto.
Sinhronizirajte vse tri naslove (službeni, domači, drugo) v stiku Outlook: Vsi trije poštni naslovi Outlook (službeni, domači in drugo) so sinhronizirani med Dynamics 365 in Outlookom.
Opozorilo
Če imate obstoječe podatke, lahko sprememba nastavitve za sinhronizacijo vseh treh naslovov povzroči izgubo podatkov. Atributi obstoječih sledenih stikov se znova preslikajo, ko je ta nastavitev omogočena. Priporočamo, da pred uvedbo preskusite to možnost in preverite, kako vnovična preslikava vpliva na vaše okolje in podatke. V večini primerov imate vse podatke na eni strani (običajno v aplikaciji Dynamics 365) in jih sinhronizirate na drugo stran (običajno v aplikacijo Outlook ali Exchange).
Sinhronizacija dodeljenih opravil v aplikaciji Outlook
Privzeto se opravila, ustvarjena v aplikaciji Dynamics 365 for Outlook ne sinhronizirajo z aplikacijo Dynamics 365. Če jih želite sinhronizirati, v zavihku Sinhronizacija v aplikaciji Dynamics 365 for Outlook izberite Sinhroniziraj opravila, ki so dodeljena v aplikaciji Outlook.
Opombe pri sinhronizaciji opravil
Ponavljajoča se opravila ni mogoče sinhronizirati.
Oseba, ki dodeljuje opravilo, in oseba, ki ji je opravilo dodeljeno, morata biti v isti organizaciji.
Opravil ni mogoče sinhronizirati na več e-poštnih naslovov.