Användarhandbok: Klassificera och skydda med Azure Information Protection enhetlig etiketteringsklient

Anteckning

Letar du efter Microsoft Purview Information Protection, tidigare Microsoft Information Protection (MIP)?

Azure Information Protection-tillägget för Office är nu i underhållsläge och kommer att dras tillbaka april 2024. I stället rekommenderar vi att du använder etiketter som är inbyggda i dina Office 365 appar och tjänster. Läs mer om supportstatus för andra Azure Information Protection-komponenter.

Det enklaste sättet att klassificera och skydda dina dokument och e-postmeddelanden är när du skapar eller redigerar dem inom i dina Office-program: Word, Excel, PowerPoint, Outlook.

Du kan dock även klassificera och skydda filer med hjälp av Utforskaren. Den här metoden stöder ytterligare filtyper och är ett praktiskt sätt att klassificera och skydda flera filer samtidigt. Den här metoden stöder skydd av Office-dokument, PDF-filer, text- och bildfiler och ett flertal andra filer.

Om etiketten använder skydd för ett dokument kanske det skyddade dokumentet inte är lämpligt att spara på SharePoint eller OneDrive. Kontrollera om administratören har aktiverat känslighetsetiketter för Office-filer i SharePoint och OneDrive.

Anteckning

Använd de här anvisningarna för att hjälpa dig att klassificera och skydda dina dokument och e-postmeddelanden. Om du bara behöver klassificera och inte skydda dina dokument och e-postmeddelanden läser du anvisningarna för endast klassificering. Om du inte är säker på vilken uppsättning instruktioner som ska användas kan du kontakta administratören eller supportavdelningen.

Dela en fil på ett säkert sätt med personer utanför organisationen

Filer som är skyddade är säkra att dela med andra. Du kan till exempel bifoga ett skyddat dokument i ett e-postmeddelande.

Innan du delar filer med personer utanför organisationen bör du kontakta supportavdelningen eller administratören om hur du skyddar filer för externa användare.

Om din organisation till exempel regelbundet kommunicerar med personer i en annan organisation kan administratören ha konfigurerat etiketter som anger skydd så att dessa personer kan läsa och använda skyddade dokument. Välj sedan de här etiketterna för att klassificera och skydda de dokument som ska delas.

Om de externa användarna har B2B-konton (business-to-business) som skapats för dem kan du använda Utforskaren för att ange anpassade behörigheter för ett dokument innan du delar det. Om du anger dina egna anpassade behörigheter och dokumentet redan är skyddat för internt bruk ska du först göra en kopia av det för att behålla de ursprungliga behörigheterna. Använd därefter den kopian för att ange anpassade behörigheter.

Använda Office-appar för att klassificera och skydda dokument och e-postmeddelanden

På fliken Start väljer du knappen Känslighet i menyfliksområdet och väljer sedan en av etiketterna som har konfigurerats åt dig. Exempel:

Eller om du har valt Visa stapel från knappen Känslighet kan du välja en etikett i fältet Azure Information Protection. Exempel:

Om du vill ange en etikett, till exempel "Konfidentiellt \ alla anställda", väljer du Konfidentiellt och sedan Alla anställda. Om du inte vet vilka etiketter som ska tillämpas på det aktuella dokumentet eller e‑postmeddelandet kan du använda etiketternas verktygstips för att läsa mer om varje etikett och när du ska använda den.

Om en etikett redan används i dokumentet och du vill ändra den kan du välja en annan etikett. Om du har visat Azure Information Protection-fältet och etiketterna inte visas i fältet där du kan välja klickar du först på ikonen Redigera etikett bredvid det aktuella etikettvärdet.

Förutom att etiketter väljs manuellt kan etiketterna även användas på följande sätt:

• Din administratör har konfigurerat en standardetikett, som du kan behålla eller ändra.

• Administratören konfigurerade etiketter som ska anges automatiskt när känslig information identifieras.

• Administratören konfigurerade rekommenderade etiketter när känslig information identifieras och du uppmanas att godkänna rekommendationen (och etiketten tillämpas) eller avvisa den (den rekommenderade etiketten tillämpas inte).

Ser du inte knappen Känslighet eller förväntade etiketter i Dina Office-appar?

Om du inte ser knappen Känslighet i Dina Office-appar kanske du inte har Azure Information Protection enhetlig etiketteringsklient installerad.

Om du inte ser någon känslighetsknapp i menyfliksområdet, men ser knappen Skydda med etiketter i stället, har du den äldre Azure-Information Protection klassiska klienten installerad och inte Azure Information Protection enhetliga etiketteringsklienten. Mer information finns i den arkiverade klassiska AIP-klientdokumentationen.

Etiketterna kan se annorlunda ut än du förväntar dig av någon av följande orsaker:

• Administratören kan ha konfigurerat om etiketterna. I det här fallet kan du försöka stänga alla instanser av Office-appen och öppna den igen. Den här åtgärden söker efter ändringar i dina etiketter.

• Du kanske inte har någon Office-utgåva som stöds. Om den saknade etiketten gäller skydd så kanske du har en version av Office som inte stöder tillämpningen av Rights Management-skydd.

  Kontrollera genom att väljaHjälp och feedback omkänslighet>. I dialogrutan kontrollerar du om du har ett meddelande i avsnittet Klientstatus som säger att den här klienten inte är licensierad för Office Professional Plus.

  Du behöver inte Office Professional Plus om du har Office-appar från Microsoft 365-applikationer för företag eller Microsoft 365 Business Premium när användaren har tilldelats en licens för Azure Rights Management (kallas även Azure Information Protection för Microsoft 365).

• Du kanske inte ingår i etikettens omfång. I det här fallet finns etiketten i en principomfattning som inte innehåller ditt konto. Kontakta din supportavdelning eller administratör.

Dela säkert via e-post

När du delar Office-dokument via e-post kan du bifoga dokumentet till ett e-postmeddelande som du skyddar, och dokumentet skyddas automatiskt med samma begränsningar som gäller för e-postmeddelandet.

Men du kanske vill skydda dokumentet först och sedan bifoga det i e-postmeddelandet. Skydda även e-postmeddelandet om e-postmeddelandet innehåller känslig information. En fördel med att skydda dokumentet innan du bifogar det i ett e-postmeddelande är att du kan använda andra behörigheter för dokumentet än för e-postmeddelandet.

Använd Utforskaren för att klassificera och skydda filer

När du använder Utforskaren kan du snabbt klassificera och skydda en fil, flera filer eller en mapp.

När du markerar en mapp väljs alla filer i mappen, och eventuella undermappar, automatiskt för den klassificering och skyddsalternativ som du anger. Men nya filer som du skapar i mappen eller i undermappar konfigureras dock inte med dessa alternativ automatiskt.

När du använder Utforskaren för att klassificera och skydda dina filer och om en eller flera av etiketterna då visas nedtonade stöder inte de filer som du har valt klassificering. För de här filerna kan du bara välja en etikett om din administratör har konfigurerat etiketten för att tillämpa skydd. Du kan även specificera dina egna skyddsinställningar.

Anteckning

Vissa filer, till exempel körbara filer och Windows-mappen, undantas automatiskt från klassificering och skydd, eftersom en ändring av dem kan hindra datorn från att köras. Även om du kan välja de här filerna så hoppas de över som en undantagen mapp eller fil.

Mer information finns i Filtyper som stöds av Azure Information Protection enhetliga etiketteringsklienten.

Klassificera och skydda en fil med hjälp av Utforskaren:

1. Välj en fil, flera filer eller en mapp i Utforskaren. Högerklicka och välj Klassificera och skydda. Exempel:

   

2. I dialogrutan Klassificera och skydda – Azure Information Protection använder du etiketterna som du gör i ett Officeprogram, vilket ställer in klassificering och skydd som definierats av administratören.

   • Om ingen av etiketter kan väljas (de visas nedtonade): Den valda filen stöder inte klassificering, men du kan skydda den med anpassade behörigheter (steg 3). Exempel:

     

3. Du kan ange egna skyddsinställningar i stället för att använda de skyddsinställningar som administratören kan ha inkluderat i den valda etiketten. Det gör du genom att välja Skydda med anpassade behörigheter.

   Eventuella anpassade behörigheter som du anger ersätter snarare än kompletterar de skyddsinställningar som administratören har definierat för den valda etiketten.

4. Om du har valt alternativet Anpassade inställningar anger du nu följande:

   Alternativ	Beskrivning
   Välj behörigheter	Välj den åtkomstnivå som du vill att personer ska ha när du skyddar den valda filen eller filerna.
   Välj användare, grupper eller organisationer	Ange vilka personer som ska ha de behörigheter som du har valt för filen eller filerna. Ange deras fullständiga e-postadress, e-postadress till gruppen eller ett domännamn från organisationen för alla användare i den organisationen. Du kan också använda adressboksikonen för att välja användare eller grupper från Outlook-adressboken.
   Förfalla åtkomst	Välj det här alternativet endast för tidskänsliga filer så att de personer som du har angett inte kan öppna den valda filen eller filerna efter ett datum som du anger. Du kommer fortfarande att kunna öppna den ursprungliga filen men efter midnatt (din aktuella tidszon) kommer de personer som du angav inte att kunna öppna filen den dag du angav.

5. Klicka på Tillämpa och vänta tills meddelandet Arbetet avslutat visas, så visas resultaten. Klicka sedan på Stäng.

Den valda filen eller filerna är nu klassificerade och skyddas enligt dina val. I vissa fall (när tillägg av skydd ändrar filnamnstillägget) ersätts originalfilen i Utforskaren med en ny fil som har låsikonen för Azure Information Protection. Exempel:

Om du ändrar dig gällande klassificering och skydd eller senare behöver ändra dina inställningar upprepar du bara den här processen med dina nya inställningar.

Klassificering och skydd som du har angett stannar tillsammans med filen, även om du e-postar den eller sparar filen till en annan plats.

Skydda allmänna filtyper

För att skydda allmänna filtyper, som inte har inbyggt stöd för skydd, samtidigt som mottagarna kan komma åt dem som förväntat, rekommenderar vi att du definierar mottagaren som medägare av filen.

Om du till exempel delar en .pub-fil och vill se till att mottagaren kan öppna den väljer du antingen en etikett som beviljar samägarbehörigheter eller anger anpassade behörigheter för filen.

Om du anger anpassade behörigheter för filen ska du i rutan Välj användare, grupper eller organisationer se till att du definierar e-postadressen för de användare som behöver åtkomst till filen.

Exempel:

Mer information finns i Filtyper som stöds av Azure Information Protection enhetliga etiketteringsklienten.

Nästa steg

Mer information finns i:

• Ladda ned och installera Azure Information Protection enhetlig etiketteringsklient
• Klassificera en fil eller ett e-postmeddelande
• Klassificera och skydda en fil eller ett e-postmeddelande
• Öppna filer som har skyddats
• Ta bort etiketter och skydd från filer och e‑postmeddelanden
• Administratörsguide för enhetlig märkning för Azure Information Protection-klient
• Läs mer om känslighetsetiketter