Definiera bevarandeprinciper

Denna artikel beskriver hur administratörer kan definiera kvarhållningsprinciper för att ange hur ofta de vill ta bort gamla data i tabeller som innehåller loggposter och arkiverade poster. Att rensa loggposter kan t. ex. göra det enklare för dig att arbeta med mer relevanta data. Policyer kan radera data baserat på ett utgångsdatum, eller så kan du lägga till filter som bara inkluderar vissa utgångna data.

Nödvändiga konfigurationer och behörigheter

Innan du kan skapa kvarhållningsprinciper måste du ställa in tabellerna som ska inkluderas och tidsperioderna för att spara data.

Inställningar Description
Tillåtna tabeller Vi tillhandahåller en lista över de tabeller som du kan inkludera i kvarhållningsprinciper. Om du vill lägga till tabeller från ett tillägg till en kvarhållningsprincip måste en utvecklare lägga till sina tabeller i listan. Mer information finns i Inkludera tillägget i en kvarhållningsprincip.
Kvarhållningsperioder Ange tidsperioder för vilka data ska behållas i tabellerna i en princip. Perioderna bestämmer hur ofta data ska tas bort.

Du måste också ha SUPER-användarbehörighet eller behörigheten Konfigurera kvarhållningspolicy. Användare som har behörighetsuppsättningen Inställningar för kvarhållningsprincip kan definiera kvarhållningsprinciper för tabeller, även om de inte har läs- och borttagningsbehörighet för tabellerna. Jobbkötransaktionen måste köras som en användare med behörighet att läsa och ta bort data. Bevilja inte behörighetsuppsättningen Konfigurera kvarhållningsprincip till användare som inte bör tillåtas ta bort data.

Note

Om du använder Business Central lokalt och vill prova lagringsprinciper i Cronus-demonstrationsdatabasen finns det några saker du behöver göra. Demonstrationsföretaget innehåller inga tabeller som kan användas med lagringspolicyer, så du måste lägga till dem. Det gör du genom att skapa ett nytt, tomt företag i demonstrationsdatabasen. I det nya företaget importerar du konfigurationspaketet RapidStart för ditt land/din region som motsvarar standardpaketet NAV17.0.W1.ENU.STANDARD.rapidstart. Konfigurationsdata för kvarhållningsprinciper är tillgängliga i det nya företaget.

Skapa perioder för lagring

Lagringsperioderna kan vara så långa eller korta som du vill. Om du vill skapa lagringsperioder går du till sidan Bevarandeprinciper och använder åtgärden Lagringsperiod. De perioder som du definierar är tillgängliga för alla policyer.

Note

Av efterlevnadsskäl definierade vi en minsta kvarhållningsperiod för vissa tabeller. Om du anger en lagringsperiod som är kortare än minimikravet visas ett meddelande om den obligatoriska perioden.

Konfigurera en bevarandeprincip

  1. Välj Sök (Alt+Q) i det övre högra hörnet, ange Kvarhållningsprinciper och välj den relaterade länken.

  2. Skapa en ny kvarhållningsprincip genom att välja Ny.

  3. Välj tabellen som du vill ta med i principen i fältet Tabell-ID.

  4. I fältet Lagringsperiod anger du hur länge informationen i tabellen ska bevaras.

  5. Valfritt: Du kan tillämpa principen på specifika data i en tabell, snarare än alla poster, genom att filtrera data för varje rad. Principen gäller endast för de poster som filtren returnerar. För att ange filterkriterierna, inaktivera växeln Tillämpa på alla poster. Snabbfliken Riktlinjer för dokumentlagring visas, där du kan ställa in filterkriterier. Om du vill lära dig mer om filter fungerar går du till Filtrering.

    Note

    Varje rad har sin egen lagringsperiod. Om du anger olika lagringsperioder för samma data används den längsta perioden. Vissa tabeller innehåller också filter som du inte kan ändra eller ta bort. För att identifiera dessa filter visas de i ett teckensnitt med ljusare färg.

Videovägledning

Den här videon ger ett exempel på hur du ställer in en kvarhållningsprincip.

Tillämpa kvarhållningsprinciper

Du kan använda en jobbköpost för att tillämpa bevarandeprinciper och automatiskt ta bort data, eller så kan du tillämpa principerna manuellt.

Om du vill tillämpa en bevarandeprincip automatiskt skapar och aktiverar du bara en princip. När du aktiverar en policy skapar Business Central en jobbkötransaktion som tillämpar den enligt dess kvarhållningsperiod. Alla kvarhållningsprinciper använder samma jobbkötransaktion. Som standard tillämpar jobbkötransaktionen policyn varje dag vid 02:00. Du kan ändra standardvärdet, men om du gör det rekommenderar vi att det körs utanför kontorstid. Mer information finns i Använda projektköer för att schemalägga uppgifter.

Du kan tillämpa en princip manuellt med hjälp av åtgärden Tillämpa manuellt på sidan kvarhållningsprinciper. Om du alltid vill tillämpa en princip manuellt aktiverar du reglaget Manuellt. Jobbkötransaktionen ignorerar policyn när den körs.

Visa loggposter för retentionspolicyer

Du kan visa aktiviteter som är relaterade till bevarandeprinciper på sidan Logg för bevarandeprinciper. Transaktioner skapas t. ex. när en policy tillämpas, eller om fel uppstod.

Inkludera tillägget i en kvarhållningsprincip (kräver hjälp från en utvecklare)

Som standard omfattar kvarhållningsprinciper endast Business Central i listan som vi tillhandahåller. Du kan ta bort standardtabeller från listan och du kan lägga till tabeller som du äger. Du kan alltså inte lägga till en tabell som du inte skapade själv. Du kan till exempel inte lägga till andra tabeller från Business Central eller från ett tillägg som du har köpt.

För att lägga till dina tabeller i listan över tillåtna tabeller måste en utvecklare lägga till lite kod. Till exempel till installationscodeunit för tillägget (en codeunit med undertypen install).

När en utvecklare lägger till en tabell kan de ange obligatoriska filter och standardfilter. Obligatoriska filter kan inte tas bort eller ändras senare när du lägger till tabeller för att definiera en bevarandeprincip. Standardfilter är bara förslag.

Nedan följer exempel på hur du lägger till en tabell i listan över tillåtna tabeller med, och utan, obligatoriska filter eller standardfilter. Ett mer komplext exempel finns i codeunit 3999 "reten. Pol. Installera – BaseApp"

 trigger OnInstallAppPerCompany()
    var
        RetenPolAllowedTables: Codeunit "Reten. Pol. Allowed Tables";
    begin
        RetenPolAllowedTables.AddAllowedTable(Database::"Retention Policy Log Entry");
    end;

I följande exempel finns ett obligatoriskt filter.

 trigger OnInstallAppPerCompany()
    var
        ChangeLogEntry: Record "Change Log Entry";
        RetenPolAllowedTables: Codeunit "Reten. Pol. Allowed Tables";
        RetentionPeriod: Enum "Retention Period Enum";
        RecRef: RecordRef;
        TableFilters: JsonArray;
        Enabled: Boolean;
        Mandatory: Boolean;
    begin
        ChangeLogEntry.Reset();
        ChangeLogEntry.SetFilter("Field Log Entry Feature", '%1|%2', ChangeLogEntry."Field Log Entry Feature"::"Monitor Sensitive Fields", ChangeLogEntry."Field Log Entry Feature"::All);
        RecRef.GetTable(ChangeLogEntry);
        Enabled := true;
        Mandatory := true;
        RetenPolAllowedTables.AddTableFilterToJsonArray(TableFilters, RetentionPeriod::"28 Days", ChangeLogEntry.FieldNo(SystemCreatedAt), Enabled, Mandatory, RecRef);
        RetenPolAllowedTables.AddAllowedTable(Database::"Change Log Entry", ChangeLogEntry.FieldNo(SystemCreatedAt), TableFilters);
    end;

När en utvecklare lägger till tabeller i listan kan en administratör inkludera dem i en kvarhållningsprincip.

Analysera retentionsprincipens spårningstelemetri
Revision av ändringar i Business Central
Filtrering
Använda projektköer för att schemalägga uppgifter
Arbeta med Business Central

Sök efter kostnadsfria e-utbildningsmoduler för Business Central här

  • Last updated on