Allmän
Vad är Microsoft Bookings?
Microsoft Bookings är en Microsoft 365-app som gör det enkelt att schemalägga och hantera avtalade tider. Bokningar innehåller en webbaserad bokningskalender och integreras med Outlook för att optimera personalens kalender, vilket ger dina kunder flexibilitet att boka en tid som passar dem bäst. Automatiserade e-postmeddelanden minskar antalet no-shows och organisationer sparar tid med en minskning av repetitiva schemaläggningsuppgifter. Bokningar hjälper dig att enkelt genomföra virtuella möten via Skype eller Microsoft Teams. Bokningar hjälper dig också att hantera daglig schemaläggning via Bookings-webbappen eller i Teams. Bokningar är utformade för att uppfylla behoven hos flera delar av en organisation.
Är Bookings tillgängligt för min prenumeration?
Bokningar är tillgängliga med följande prenumerationer:
- Office 365:A3, A5, E1, E3, E5, F1, F3, G1, G3 och G5.
- Microsoft 365: A3, A5, E1, E3, E5, F1, F3, Business Basic, Business Standard, Business Premium, Teams Essentials, Teams Premium. Bokningar är inte tillgängliga som en fristående app. Outlook Web App eller Outlook på webben måste vara aktiverat för att använda Bookings.
En Bookings-licens ger fullständig funktionalitet, inklusive att skapa och hantera kalendrar. Användare kan visa och redigera befintliga kalendrar när dessa användare läggs till som personal i en administratörs- eller visningsroll.
Hur använder jag Microsoft Bookings?
Bookings är en onlinetjänst, så du behöver inte ladda ned något. Gå bara till app-väljaren i Microsoft 365-webbupplevelsen.
Kommer mina kunder att se min personliga kalender eller min affärskalender?
Dina kunder ser bara bokningskalendern som du publicerar online för de tjänster, tider och personal som du väljer.
Hur ändrar jag ett bokningsbart attribut under Hantera personal?
När personal läggs till får de ett e-postmeddelande för att acceptera eller avvisa begäran. De kan öppna samma e-post och välja "Avvisa" så att de inte kan bokas.
Hur kommer slutanvändarna åt Bookings-appen?
Alla som har licens för en prenumeration som stöds eller läggs till som anställd i administratörs- eller tittarrollerna kan komma åt Bookings i app-väljaren i Microsoft 365-webbupplevelsen.
Kan jag använda Bookings på min egen webbplats?
Ja. Vi tillhandahåller ett sätt för dig att bädda in din Bookings-kalender på din webbplats via en iFrame. Inbäddningskoden för länkar finns på fliken Bokningar i appen Bokningar.
Kan jag använda Bookings även om jag inte har någon webbsida för mitt företag?
Ja. Vi tillhandahåller en länk till din bokningssida på fliken Bokningssida i webbappen. Du behöver bara ange den länken till dina kunder eller klienter och de ser den senaste tillgänglighetsinformationen för ditt företag. Du kan också dela bokningssidan i sociala medier eller till och med använda inbäddningsfunktionen som värd för den i en iFrame. Du har också möjlighet att styra vem som kan komma åt sidan. Du kan göra detta genom att inaktivera direkt sökmotorindexering och begränsa åtkomsten till endast dem i din organisation.
Kan vår IT-avdelning kontrollera om slutanvändarna kan komma åt Bookings?
Administratörer kan stänga av Bookings i administrationscentret för Microsoft 365 om de vill. Följ de här anvisningarna för att göra det.
En kund kan också inaktivera åtkomst till Bookings för vissa berättigade licenser i sin klientorganisation. De kan antingen använda en grupprincip för att begränsa licenser eller implementera en postlådeprincip för Outlook-webbappen (OWA) som begränsar vem som kan skapa nya Bookings-kalendrar.
Om du använder en OWA-postlådeprincip för att inaktivera åtkomsten till Bookings har alla användare en Bookings-licens, men när de försöker komma åt appen lyckas de bara om de ingår i principen eller om de har lagts till i en befintlig Bookings-kalender som personal. Information här i avsnittet "Tillåt endast valda användare att skapa Bookings-kalendrar".
Kan jag länka ett betalningsalternativ till mina bokningar?
Nej, det finns inget betalningsstöd i Bookings.
Är Bookings anpassningsbart?
Ja, Bookings är anpassningsbart och kan användas för olika scenarier. När du konfigurerar en Bookings-kalender kan du anpassa många aspekter av den webbaserade schemaläggningssidan, din affärsinformation, personalinformation, tjänsttyper och schemaläggningsprinciper.
Är alla funktioner i den ursprungliga Bookings-webbappen tillgängliga i Microsoft Teams?
En förenklad version av Bookings är nu tillgänglig som en app i Teams. Mer information om den finns i Översikt över bookings-appen i Teams. Det finns djuplänksfunktioner att visa i webbappen, och efter installationen kan daglig användning av Bookings göras utan att du någonsin lämnar Teams. Information flödar mellan plattformar.
Är Bookings ett småföretagserbjudande eller ett Enterprise-erbjudande eller både och?
Bokningar är en idealisk lösning för både Enterprise- och småföretagskunder i olika branscher. Användningsfall är:
Finansiella tjänster
- Samråd
- bank- och försäkringstjänster
- skatteregistreringar
Personalfrågor (HR)
- kandidatintervjuer
- onboarding
- hjälp med förmåner
- utbildning och seminarier
Sjukvård
- patientbesök
- samarbete mellan leverantörer
- försäkringskonsulter
Offentlig & offentlig sektor
- domstolsförhandlingar och rättegångar
- offentliga tjänster
- avdelningsmöten
Utbildning–K-12
- föräldra- och lärarkonferenser
- skolans rådhus
- studievägledares besök
Utbildning – högre utbildning
- kontorstid
- handledning
- studenttjänster
- tentamensregistrering
Detaljhandel
- assisterad shopping
- entreprenörsschemaläggning
- designtjänster
Allmänna företags- och småföretagsbehov
- kund- och klientmöten
- teknisk support
- juridiska granskningar
- faciliteter
Kontoinformation
Behöver jag migrera mitt e-postkonto från min nuvarande leverantör till Microsoft 365?
Du kan behålla din nuvarande leverantör, men Bookings skickar alla meddelanden till e-postmeddelandet som används i ditt Microsoft 365-konto.
Kan mina anställda använda Bookings utan ett Microsoft 365-konto?
Ja. Du kan lägga till din personal med valfri e-post så får de fortfarande e-postbekräftelsen och kalenderbjudningen när någon bokar ett möte med dem.
Kan jag skapa fler än en Bookings-kalender under samma Microsoft 365-konto och växla mellan dem?
Ja. Du kan skapa och hantera mer än en Bookings-kalender med ett konto. Du kan växla mellan dem med hjälp av vården bredvid företagsnamnet i Bookings-webbappen.
Stöds Bookings i en federerad miljö eller hybridmiljö?
Nej. Bokningar är ett molnbaserat program. Det stöds inte i en federerad miljö eller hybridmiljö.
Produktfunktioner
Var visas Bookings-kalendrar i min Microsoft 365-klientorganisation?
Varje ny Bookings-kalender skapar en motsvarande postlåda i Exchange och en relaterad post i Microsoft Entra-ID, där posten visas som en olicensierad användare.
Kan jag ta bort en tidigare skapad Bookings-kalender?
Om du vill ta bort en Bookings-kalender måste du ta bort den associerade postlådan i Exchange. Se Ta bort en Exchange-postlåda.
Om jag skapar en kalender och någon annan har åtkomst till Bookings, skulle de då kunna se min kalender?
De enda personer som har åtkomst till Bookings-kalendrar som du skapar (via webbappen) är alla som har lagts till som personal, antingen i rollen Administratör eller Läsare. Innehavaradministratörer kommer att kunna se en lista över alla Bookings-postlådor i Exchange och Microsoft Entra-ID.
Är videokonferensmöten integrerade i bookings-appen?
Onlinemöten är tillgängliga i Bookings när du använder Skype- eller Microsoft Teams-klienter. Onlinemöten kan aktiveras på servicenivå, och mötesklienten som du väljer (Skype eller Teams) är den som anges som standard för en bokad personalmedlem. För att ansluta till onlinemötena har varje ny avtalad tid en unik möteslänk kopplad till den avtalade tiden. Hur du ansluter alternativ ingår i händelsen och i bekräftelse e-post till din kund.
Hur fungerar schemaläggningsprincipen?
En inställning med namnet Maximum lead time (Maximal ledtid ) bestämmer längst i förväg (mätt i dagar) som en bokning kan göras. Det måste vara minst 24 timmar mellan Minsta ledtid (minsta ledtid , i timmar, för bokningar och avbokningar) och Maximal ledtid. Maximal ledtid kan anges till en dag om Minsta ledtid är inställd på 0 timmar. Det innebär att en kund kan avboka en bokning fram till den tidpunkt då den startar, och kunderna kan bara schemalägga bokningar om den avtalade tiden är inom nästa dag.
Hur fungerar Bookings i olika tidszoner?
Alla tider är i affärstidszonen (din lokala tidszon) som standard. Alla inställningar som du konfigurerar för en Bookings-kalender, till exempel arbetstid, visas i den här tidszonen. På sidan Självbetjäning kan du visa alla tider för avtalade tider i slutanvändarens tidszon, som kan stängas av om så önskas. Om Always show time slots in business time zone remains unchecked on the Bookings page tab (Visa alltid tider i affärstidszonen) är avmarkerat på sidan Bokningar, kommer personer som besöker sidan att se tidsintervall i sina egna lokala tidszoner.
Det finns ingen bestämmelse om att ange tidszon för personal i Bookings. Personalens tidszon och kontorstid finns i tidszonen för verksamheten.
Kan e-postaviseringar skickas som klientorganisationsdomännamn?
E-postadresserna styrs och hanteras på inställningsnivå för Microsoft 365 och är beroende av domänkonfigurationsinställningarna där. Mer information finns här.
Är möjligheten att skicka SMS beroende av en annan tjänst eller specifik konfiguration?
SMS-meddelanden är för närvarande tillgängliga i Nordamerika och ett Skype- eller Twilio-konto används för SMS-leverans.
Hur kan bokningar visas i en persons kalender?
Bekräftelsen av bokningen skickas till både tjänsteleverantörens och kundens inkorgar. Bekräftelsemeddelandet innehåller en *.ics bifogad fil, som sedan kan läggas till i användarens kalender med all relevant avtalad tidsinformation.
Kan användare redigera bokningar i outlookkalendern?
Nej, för närvarande kan bokningar endast redigeras från Bookings webbportal.
Vad utlöser e-post för tjänstleverantör eller personal och kund?
E-postmeddelanden utlöses baserat på inställningar på fliken Tjänster i bookings-webbappen. En bokning som görs av kunden på självbetjäningssidan eller på fliken Kalender i bookings-webbappen utlöser en bekräftelse och en påminnelse via e-post. Samma sak händer när någon gör en ändring i bokningen via knappen Hantera bokning i bekräftelsemeddelandet eller i webbappen. E-postpåminnelser skickas vid en angiven tidsperiod före en avtalad tid, enligt beskrivningen på fliken Tjänster i bookings-webbappen.
Kan jag boka möten i klassrumsstil som är 1: många i stället för 1:1?
Ja, vi har en gruppbokningsfunktion som gör att flera personer kan boka samma möte samtidigt (till exempel för en fitnessklass). Den här funktionen beskrivs i detalj här.
Kan kalendrar förbli opublicerade (inte offentliga) men fortfarande tillgängliga för utsedda användare?
Ja. Det finns en kryssruta på fliken Bokning i webbappen: Kräv ett Microsoft 365- eller Office 365-konto från min organisation för att boka. Om du markerar den här kryssrutan begränsas självbetjäningssidans åtkomst till endast användare i din klientorganisation. Bokningskalendern som finns i webbappen för skapande och hantering kan endast nås av de personer som läggs till som personal på sidan med administratörs- eller visningsroller.
Hur ofta uppdateras startsidan?
De senaste data som är länkade till startsidan hämtas när webbappen läses in. Mer information om vilken typ av information som spåras av Bookings finns i den här supportartikeln.
Kan jag inaktivera e-postaviseringar för Time Off?
När du spelar in Time Off i Bookings-webbappen utlöses ett e-postmeddelande till personalen. Om några anställda är förvirrade över meddelandet rekommenderar vi att du lägger till mer information i anteckningarna eller rubriken för Time-Off-meddelandet för att bättre informera personalen om vad som händer på administratörssidan.
Kan bookings-kalendrar klonas eller dupliceras, och kan de templateras för enkel skalning?
Processen skulle vara att använda Graph API för att hämta postlådeinformation och sedan använda informationen för att skapa en ny postlåda. API-dokumentationen finns här.
Vilken rapportering är tillgänglig i Bookings?
All Bookings-personal som tilldelats rollen Administratör kan ladda ned flikavgränsade värden (. TSV)-fil med alla bokningar som gjorts under de senaste 120 dagarna. Bokningsrapporter kan laddas ned i . TSV-formulär från fliken Start på sidan Bokningar. Bookings-API:et kan också användas för att samla in dessa data för mer anpassade och specifika ändamål. Mer information finns i Rapporteringsinformation för Bookings.
Går det bara att dela en tjänst på sidan Självbetjäning i taget?
Ja, du kan antingen skapa separata Bookings-kalendrar för varje tjänst, eller så kan du gå till fliken Tjänster och välja Tjänstinformation. Du ser endast en URL för den specifika tjänsten på sidan Tjänstbokning. Du kan sedan dela url:en, som är för den specifika tjänsten.
Vilka alternativ är tillgängliga för att bädda in ett medgivandeformulär eller avslöjande för dem som bokar en avtalad tid?
Vi rekommenderar att du aktiverar kryssrutan Medgivande för kunddataanvändning på sidan Bokning och anpassar formuleringen för att korrekt förmedla organisationens krav på avslöjande eller medgivande. Ett annat alternativ är att lägga till ett anpassat fält i tjänsten som innehåller en länk till medgivandeformuläret. Sedan måste kunderna bekräfta det ifyllda formuläret innan de kan fortsätta med att boka en avtalad tid. Du kan också lägga till url:en för medgivandeformuläret som en annan anteckning i e-postbekräftelse och påminnelser.
Vilka ändringar kan göras i personalvalsfunktionen på bokningssidan för självbetjäning?
Möjligheten för kunder att välja specifika personalmedlemmar vid bokning kan tas bort helt genom att avvälja alternativet Tillåt kunder att välja en specifik person för bokningsalternativet från bokningssidan eller avsnittet Tjänster. Bokningar tilldelar automatiskt en tillgänglig personalmedlem slumpmässigt till bokningen, baserat på personalens tillgänglighet.
Kan Bookings stödja många samtidiga bokningsförfrågningar och självbetjäningsbesök?
Bokning kan stödja en stor mängd besökare och bokningar på en gång. Om sidan upplever en stor mängd trafik får användarna felet "servern är upptagen". Tillgängligheten för avtalade tider uppdateras när sidan läses in och när en bokning görs. Om flera personer försöker boka samma avtalade tid samtidigt låter Bookings bara en person boka den tiden. De andra potentiella kunderna får ett meddelande om att hitta en annan tid.
Sekretess
Var lagras Bookings-data?
Bookings är en Microsoft 365-app, vilket innebär att alla data lagras på Microsoft 365-plattformen och i Exchange. Bokningar följer alla datalagringsprinciper som anges av Microsoft, vilket är samma principer som alla appar i Microsoft 365 följer. Bookings använder delade postlådor i Exchange för att lagra information om kunder, personal, tjänster och avtalade tider. Efterlevnadsprinciper för delade postlådor i Exchange gäller även för Bookings-postlådor. Alla kunddata (inklusive information som tillhandahålls av kunder vid bokning) samlas in i Bookings och lagras i appen, så att de lagras i Exchange. Microsoft Bookings använder samma principer som används av Microsoft 365, som du hittar här.
Finns det något sätt att centralt hantera Bookings-kalendrar för alla användare?
Varje Bookings-kalender underhålls oberoende av varandra. Det finns ingen konsoliderad vy, förutom söklistrutan när du har klickat på caret på startsidan.
Hur autentiseras användare?
Åtkomst till Bookings-webbappen omfattar autentisering via den vanliga Microsoft Entra-autentiseringen. Bokningssidan för självbetjäning kan göras tillgänglig för alla med länk till webbsidan. Men när inställningen Kräv ett Microsoft 365- eller Office 365-konto från min organisation för att boka väljs är sidan begränsad för användning endast inom Microsoft 365-klientorganisationen (med Microsoft Entra-autentisering).
Lämnar kunddata produktionssystemet av någon anledning?
Ja, eftersom Bookings är en del av Exchange tillåter vi Graph API:er och EXCHANGE Web Services-API:er (EWS) så att kunderna kan ladda ned sina egna data som de har åtkomst till.
Finns det möjlighet att anpassa e-postadresser för kundsvar?
Det finns möjlighet att definiera vilken e-postadress kunden skickar sina svar till. Den här inställningen finns på fliken Företagsinformation . Själva bookings-postlådans namn kan också ändras i Exchange, via vanliga processer för byten av Exchange-postlådor.
Vi vill att kunden ska acceptera våra villkor under bokningsprocessen. Är det möjligt?
Den här funktionen finns redan för GDPR-efterlevnad. Sidan Bokning har ett fält för anpassat medgivande, precis under avsnittet med publiceringsinformation. Markera bara den rutan och skriv ditt eget meddelande om anpassat medgivande så visas det som ett obligatoriskt fält på sidan Självbetjäning. Datum och tid då kunden beviljar medgivande registreras.
Det här avsnittet stöder inte RTF, men tror att länkar kan läggas till under avsnittet företagsinformation och visas precis under kryssrutan medgivande.
Hur kan Bookings-associerade postlådor i Exchange identifieras?
Följande kommando kan användas för att hämta information om alla Bookings-postlådor och användare som har åtkomst till dem.
Get-Mailbox -RecipientTypeDetails SchedulingMailbox -ResultSize: Unlimited | Get-MailboxPermission |Select-Object Identity, User, AccessRights | Where-Object {($_.user -like '*@*')}
Tekniska frågor
Om en användare schemalägger en avtalad tid för en tjänst som består av ett onlinemöte, hur får de då Microsoft Teams-länken till mötet om de lämnar det valfria e-postadressfältet tomt?
Om systemet inte har kundens e-postinformation finns det inget sätt att skicka bekräftelsemeddelandet till kunden. Du kan ange e-postadressen som ett obligatoriskt fält, vilket du kan göra på fliken Tjänster i Bookings. När du skapar en ny tjänst i Bookings anges kundens e-postfält som ett obligatoriskt fält som standard.
Hur tilldelas personal till avtalade tider när "Alla" väljs, eller när kunder inte har möjlighet att välja en anställd för den avtalade tiden?
Personalen tilldelas slumpmässigt i dessa scenarier, av alla personalmedlemmar som är tillgängliga vid tidpunkten för den avtalade tiden som bokas. För närvarande finns det inget sätt att säkerställa lika fördelning av slumpmässigt tilldelade avtalade tider för alla anställda, eller att begränsa antalet tilldelade möten till varje anställd. Om det finns belastningsutjämning som behöver göras i personalen efter många slumpmässiga tilldelningar kan det göras manuellt på fliken Kalender på sidan Bokningar.
Hur kan användarna välja att inte ta emot SMS om de redan har valt att göra det tidigare?
När du bokar ett möte med SMS aktiverat uppmanas kunderna att markera rutan för att anmäla sig varje gång de bokar. Kunder kan också svara direkt på SMS-meddelandet (SMS-providern) som anger att de vill att meddelandena ska upphöra, och sedan skickas inga ytterligare texter till det telefonnumret. Om kunden avregistrerar sig från att ta emot sms från leverantören, inte från själva Bookings, får de inte längre SMS i framtiden, inte ens när de anmäler sig från sidan Bokningar.
Felsökning
Det går inte att synkronisera den här personalmedlemmens kalender
Om du får felet "Det går inte att synkronisera den här medarbetarens kalender" innehåller det här avsnittet flera felsökningsprocedurer som hjälper dig att lösa felet.
Om du letar efter information om hur du synkroniserar personalens kalender kan du läsa Lägga till personal i Bookings. På sidan Personalinformation kontrollerar du att händelser i kalendern påverkar tillgängligheten .
Personalmedlemmen måste ändra sina kalenderbehörigheter
För att Bookings ska kunna synkroniseras korrekt med personalens kalendrar måste varje anställd dela sin kalender. Varje anställd måste följa dessa instruktioner för att dela sin egen kalender.
Logga in på Microsoft 365 och välj sedan Outlook i startprogrammet.
Längst upp på sidan väljer du Dela>kalender.
I avsnittet Personer i din organisation väljer du listrutan bredvid Min organisation och väljer sedan Kan visa när jag är upptagen.
Obs!
Den här inställningen delar din ledig/upptagen-information med Bookings och med andra användare i din organisation. Den innehåller ingen annan information.
Välj Klar.
Vi kan inte hitta någon anställd i vår organisation
Om en anställd har lämnat företaget och du har tagit bort dem från din Microsoft 365- eller Office 365-organisation måste du fortfarande ta bort användaren från Bookings. De visas inte i kalendern hindrar kunder från att boka avtalade tider med dem.
Logga in på Microsoft 365 och gå sedan till Bookings>Personal.
Hovra musmarkören över personalmedlemmens namn. Ikonerna Redigera och ta bort visas till höger om kolumnen Telefon .
Välj ikonen Ta bort .
I bekräftelserutan väljer du OK.
Obs!
Om du har fler än en bokningskalender måste du ta bort användaren från alla.
Om du vill kontrollera om du har fler än en kalender går du till den vänstra menyn och väljer listrutepilen bredvid företagets namn och väljer sedan Öppna. Om du bara har en kalender ser du bara alternativet att lägga till en bokningskalender. Det här exemplet visar att det finns en andra kalender med namnet "Contoso CO".
Det finns ett synkroniseringsfel som vi inte kan identifiera
Det här är ett tillfälligt fel och inträffar vanligtvis på grund av en instabil Internetanslutning. Dessa problem löser sig vanligtvis efter några minuter.
Kontakta supporten om du fortfarande ser det här felet efter en längre tid eller om du ser det ofta.
När en deltagare avbryter en gruppbokning skickas avbokningsmeddelanden till alla andra deltagare
Det här är ett känt problem och vårt produktteam undersöker för närvarande rotorsaken. Om du stöter på det här problemet kan du följa de här stegen för att åtgärda det.
Välj Redigera tjänst för den berörda tjänsten.
Gå till fliken Meddelanden .
Avmarkera inställningen "Skicka en mötesinbjudan till kunden, utöver bekräftelsemeddelandet".
Spara ändringarna.
Om problemet kvarstår efter att du har tillämpat de här stegen kontaktar du Microsofts supportteam för ytterligare hjälp.