Dela via

Information om checklistobjekt i rapporten Redigera lista för projektstängning i Projektredovisning i Microsoft Dynamics GP

Den här artikeln innehåller information om checklistobjekten i rapporten Projektstängningslista i Projektredovisning i Microsoft Dynamics GP och i Microsoft Business Solutions – Great Plains. Rapporten innehåller följande checklista.

Mer information om hur du stänger ett projekt utan att följa stängningsproceduren finns i Så här stänger du ett projekt utan att göra stängningsproceduren.

Gäller för: Microsoft Dynamics GP
Ursprungligt KB-nummer: 940833

Allmänna steg för varje meddelande

Checklista för tid och material

  • All kostnadstransaktion har bokförts

    Inga opublicerade/arbetskostnadstransaktioner

  • Alla transaktioner faktureras; Fakturering = Projektbelopp

    Inga opublicerade/arbetsfaktureringstransaktioner
    Faktiska faktureringar = projektbelopp
    Kostnad för intäkter = Faktisk total kostnad

  • Alla fakturadokument som används eller avskrivs

    (Faktiska kvitton + Faktisk avskrivning + Faktiskt rabattbelopp + Rabattbelopp i dollar - Faktiskt avskriven skattebelopp - Faktiskt skattebelopp för tagna villkor) = Faktiska faktureringar

  • Alla retaineravgifter som debiteras eller återbetalas

    Kontobelopp = 0,00

  • Alla kostnader för intäkter som redovisas

    Faktisk total kostnad = Kostnad för intäkter

  • Alla köp som tagits emot, matchats eller avbrutits

    Arbets- eller HIST-POs får inte ha radstatusen Frisläppt, Ändringsorder, Mottagen
    Inga poster i tabell PA_PO_ReceiptLine för det angivna projektet
    Om det inte finns några anslutna PO:er skickar du Antal levererade = Antal fakturerade

  • Alla intäkter som redovisas; Intäkter = Projektbelopp

    Intäkter = Projektbelopp
    Om vid fakturering, faktisk total kostnad = kostnad för intäkter

Checklista för kostnad plus/fast pris

  • All kostnadstransaktion har bokförts

    Inga opublicerade/arbetskostnadstransaktioner

  • Alla transaktioner faktureras; Fakturering = Projektbelopp

    Inga opublicerade/arbetsfaktureringstransaktioner
    Faktiska faktureringar = projektbelopp

  • Alla biller-dokument som tillämpas eller skrivs av

    (Faktiska kvitton + Faktisk avskrivning + Faktiskt rabatterat belopp + Faktiskt rabatterat dollarbelopp - Faktisk avskrivning av skatt - Faktiska villkor tagna skatt) = Verkliga faktureringar

  • Alla kvarhållningspersonal som tillämpas eller återbetalas

    Kontobelopp = 0,00

  • Alla kostnader för intäkter som redovisas

    Faktiska identifierade intäkter = projektbelopp
    Faktisk total kostnad = Kostnad för intäkter

  • Alla inköp som mottagits och antingen matchats eller avbrutits

    Arbets-/HIST-POs får inte ha radstatusen Frisläppt, Ändringsordning, Mottagen
    Inga poster i tabell PA_PO_ReceiptLine för det angivna projektet
    Om det inte finns några anslutna PO:er, är mängden levererad = mängden fakturerad.

  • Alla intäkter som redovisas; Intäkter = Projektbelopp; alla BEE/EEB-justeringar som gjorts

    Faktiska identifierade intäkter = projektbelopp
    Verkligt BIEE-belopp = 0; Verkligt EIEB-belopp = 0 per kostnadskategori i projektet.
    Faktisk total kostnad = Kostnad för intäkter

  • Reserveringar av kundfordringar faktureras

    Alla bokförda kostnadstransaktioner måste markeras
    Alla kvarhållningar måste faktureras och bokföras eller verkligt kvarhållningsbelopp för projekthanteraren = Faktisk fakturerad kvarhållning av kvarhållningsavgiften i projektavgiftshuvudsumman

Anteckning

  1. I fönstret för intäktsredovisningspost uppdateras alla identifierade intäkter/BIEE/EIEB.

  2. Kostnader för intäkter eller omsättning uppdateras i kostnadstransaktioner om TM: När den utförs; i faktureringspost om TM: När den faktureras; i intäktsredovisningspost om CP/FP: Kostnad till kostnad/Eff. Förbrukad/slutförd

Detaljerade lösningssteg för varje meddelande

Alla kostnadstransaktioner som bokförs

Det här objektet verifierar att alla kostnadstransaktioner som har angetts också har bokförts. Om kryssrutan för det här objektet är omarkerad följer du dessa steg:

  1. Öppna följande undersökningsfönster för att avgöra vilka transaktioner som förbjuder stängningen.

    Anteckning

    Transaktioner som inte har bokförts förbjuder stängningen.

    Tidrapportinformation

    • På menyn Förfrågan pekar du på Projekt, pekar på PA-transaktionsdokument och väljer sedan Tidrapportinformation.
    • Välj alternativet Ej bokförd . Välj sedan Visa igen.
    • Begränsa efter projekt.

    Detaljer i utrustningslogg

    • På menyn Förfrågan pekar du på Projekt, pekar på PA-transaktionsdokument och väljer sedan Utrustningslogginformation.
    • Begränsa efter projekt.
    • Välj alternativet Ej bokförd. Sedan väljer du Redisplay.

    Övrig logginformation

    • På menyn Förfrågan pekar du på Projekt, pekar på PA-transaktionsdokument och väljer sedan Övrig logginformation.
    • Begränsa efter projekt.
    • Välj alternativet Ej bokförd . Sedan välj Redisplay.

    Utgiftsinformation för medarbetare

    • På menyn Förfrågan pekar du på Projekt, pekar på PA-transaktionsdokument och väljer sedan Employee Expense-Detail (Personalkostnadsdetalj).
    • Begränsa efter projekt.
    • Välj alternativet Ej bokförd. Sedan väljer du Visa igen.

    Information om inventeringsöverföring

    • På menyn Förfrågan pekar du på Projekt, pekar på PA-transaktionsdokument och väljer sedan Inventory Transfer-Detail(Inventeringsöverföringsdetalj).
    • Begränsa efter projekt.
    • Välj alternativet Ej bokförd. Sedan väljer du Redisplay.

    Inköpsmaterial

    • På menyn Förfrågan pekar du på Projekt, pekar på PA-transaktionsdokument och väljer sedan Inköpsmaterial.
    • Begränsa efter projekt.
    • Välj alternativet Ej bokförd. Sedan väljer du Redisplay.

  2. När du har fastställt vilka transaktioner som förbjuder stängningen öppnar du lämpligt batchfönster eller serieinlägg. Publicera sedan transaktionerna. Om transaktionerna inte ska ingå i den faktiska kostnaden för projektet väljer du att ta bort dem, så att deras kostnader inte bokförs.

  3. Om kryssrutan för det här objektet fortfarande är omarkerad och alla kostnadstransaktioner har bokförts eller tagits bort, avstäm kostnadstransaktionerna för den kund som är associerad med det här projektet. Det gör du genom att peka på Verktyg på Microsoft Dynamics GP-menyn, peka på Verktyg, peka på Project, välja PA Reconcile och sedan Kostnadstransaktioner.

Alla transaktioner faktureras; Fakturering = Projektbelopp

Det här objektet verifierar att alla faktureringstransaktioner har bokförts. Om kryssrutan för det här objektet är omarkerad följer du dessa steg:

  1. Följ dessa steg:
    1. I fönstret Förfrågan pekar du på Projekt, pekar på PA-transaktionsdokument och väljer sedan Fakturerade projekt.
    2. Begränsa efter projekt.
    3. Markera kryssrutan Arbete . Sedan, välj Visa igen.
  2. När du har fastställt vilka transaktioner som inte har bokförts bokför du transaktionerna i antingen fönstret Faktureringsbatch eller fönstret Seriebokföring.
  3. Om alla faktureringstransaktioner har bokförts och kryssrutan fortfarande är omarkerad kan du stämma av faktureringstransaktioner för kunden som är associerad med det här projektet. Det gör du genom att gå till Menyn Microsoft Dynamics GP, peka på Verktyg, peka på Projekt, välja PA-avstämning och sedan Faktureringstransaktioner.
  4. På menyn Kort pekar du på Projekt och väljer sedan Projekt.
  5. I Projektunderhåll kontrollerar du att det belopp som finns i fältet Fakturering till datum är lika med det belopp som finns i fältet Projektbelopp . Om det är nödvändigt justerar du prognosbudgetvärdena eller avgiftsbeloppen för att korrigera projektbeloppet till lika med det som har fakturerats.

Alla fakturadokument som används eller avskrivs

Det här objektet verifierar att alla faktureringsdokument har betalats eller har skrivits av korrekt. Om kryssrutan för det här objektet är omarkerad följer du dessa steg:

  1. Öppna fönstret Fakturerings- och betalningsförfrågan för att se vilket dokument som måste betalas eller måste skrivas av. Det gör du genom att välja Fråga, peka på Projekt, peka på PA-transaktionsdokument och sedan välja Faktureringar och betalningar.

  2. Följ de här stegen:

    • Ange projektnumret i fältet Projektnummer .
    • Välj Redisplay.
    • Välj varje faktureringsdokument. Kontrollera att beloppet i fältet Förfallet belopp längst ned i fönstret är $0 (noll). Kontrollera också att rätt betalningsinformation fyller i området Betalningar .

  3. Kontrollera att användaren har åtkomst till det alternativa fönstret för att hantera försäljningsdokumenten.

Varför är det här steget viktigt?

Föreställ dig följande scenario. Projektredovisning visar att dokumentet inte tillämpas. Hantering av kundfordringar visar dock att dokumentet tillämpas. I det här scenariot hade den användare som tillämpade betalningen på fakturan i Hantering av kundfordringar inte den nödvändiga åtkomsten till det alternativa fönstret. För att korrigera dessa dokument måste du avanvända dokumentet och sedan tillämpa dokumentet på nytt i Hantering av kundfordringar. Om du vill följa det här steget måste du ha åtkomst till de fönster som krävs för att uppdatera användningsinformationen för Projektredovisning.

Kontrollera detta genom att följa stegen nedan:

  1. På Menyn Microsoft Dynamics GP pekar du på Verktyg, pekar på Installation, pekar på System och väljer Användarsäkerhet.
  2. I fältet ID skriver du användar-ID:t.
  3. Välj motsvarande företag.
  4. Längst ned i fönstret väljer du den understrukna länken Alternativa ändrade formulär och rapporter , som du öppnar ett nytt fönster.
  5. I listan Produkt väljer du Projektredovisning.
  6. I listan Typ väljer du Windows.
  7. Expandera noden Försäljning, expandera noden Tillämpa försäljningsdokument och kontrollera sedan att alternativet för Projektredovisning är markerat.
  8. När du har verifierat säkerheten öppnar du fönstret Tillämpa försäljningsdokument . Det gör du genom att gå till menyn Transaktioner, peka på Försäljning och sedan välja Tillämpa försäljningsdokument.
  9. Tillämpa eller skriv av dokumenten från steg 2 som du fastställde inte tillämpades korrekt eller skrevs av.
  10. Om alla transaktioner har tillämpats, och om checklistans punkt fortfarande är omarkerad, ska du stämma av kassahantering för kunden som är associerad med det här projektet. På menyn Microsoft Dynamics GP, peka på Verktyg, peka på Verktygsprogram, välj Projekt, peka på PA Reconcile och välj sedan Cash Apply.

Alla avdrag tillämpade eller återbetalade

Det här objektet verifierar att förskottsbetalningen antingen har använts för fakturor eller har återbetalas till kunden. Om kryssrutan för det här objektet är omarkerad följer du dessa steg:

  1. I fönstret Projektunderhåll kontrollerar du beloppet på kontot .

  2. På menyn Kort pekar du på Projekt och väljer sedan Projekt.

  3. Välj projektet.

  4. Om det finns ett belopp i fältet På konto för projektet måste du ange ytterligare en faktureringsfaktura och sedan tillämpa kvarhållningen på fakturan.

    Om faktureringsbeloppet för projektet inte kräver någon korrigering kan du behöva returnera eller justera ett befintligt faktureringsdokument så att du inte överskrider faktureringsbeloppet.

Alla kostnader för intäkter som redovisas

Det här objektet verifierar att den ackumulerade kostnaden för alla intäkter har identifierats korrekt. Om kryssrutan för det här objektet är omarkerad följer du dessa steg:

  1. I fönstret Projektförfrågan jämför du beloppet i fältet Totala kostnader som uppstår och i fältet Kostnad för intäkter .
  2. På menyn Förfrågan pekar du på Projekt och väljer sedan Projekt.
  3. Välj projektet.
  4. Om några värden är felaktiga kan du stämma av intäkterna och kostnaderna för intjäning för kunden. Det gör du genom att peka på Verktyg på Microsoft Dynamics GP-menyn, peka på Verktyg, peka på Projekt, välja PA-stämma av och sedan välja Intäkter och Kostnad för intäkter.
  5. Om det här projektet har en typ av fast pris eller Cost Plus kör du proceduren Intäktsigenkänning. Gör detta genom att följa dessa steg:
    1. På menyn Transaktioner pekar du på Projekt, pekar på Fakturering och väljer sedan Intäktsigenkänning.
    2. Kontrollera att det finns distributioner. Publicera sedan distributionerna.
    3. Om steg a och steg b inte löser problemet kör du proceduren PA Reconcile Periodic för den här kunden och kör sedan Intäktsigenkänning igen. Om du vill köra proceduren PA Reconcile Periodic (Periodisk procedur) går du till Microsoft Dynamics GP-menyn, pekar på Verktyg, pekar på Project och väljer sedan PA Reconcile Periodic (Regelbundna PA-avstämningar).

Alla inköp som tagits emot och matchats eller avbrutits

Det här objektet verifierar antingen att alla inköpsorder har tagits emot och fakturerats eller att alla inköpsorder har annullerats. Om kryssrutan för det här objektet är omarkerad följer du dessa steg:

  1. På menyn Rapporter pekar du på Inköp och väljer sedan Analys.
  2. Skriv ut rapporten Inköpsorderstatus för ett intervall som endast innehåller det här projektet. Kontrollera att inga radobjekt har statusen Frisläppt, Ändra ordning eller Mottaget.
  3. Om du hittar radobjekt med statusen Frisläppt, Ändringsordning eller Mottaget tar du emot och fakturerar radobjekten. Annars avbryter du radobjekten.
  4. På menyn Rapporter pekar du på Inköp och väljer sedan Analys.
  5. Skriv ut rapporten mottagen/inte fakturerad. Om några utskrivna radobjekt är relaterade till det här projektet måste dessa radobjekt faktureras.

Anteckning

Om du vill ta emot eller fakturera en inköpsorder pekar du på Inköp på menyn Transaktioner och väljer sedan Ta emot transaktionspost eller Registrera/Matcha fakturor.
Om du vill avbryta en inköpsorder pekar du på Inköp på menyn Transaktioner och väljer sedan Redigera inköpsorder.

Alla intäkter som redovisas; Intäkter = Projektbelopp

Den här posten verifierar att intäkterna har redovisats korrekt och att BIEE och EIEB är 0 för varje enskild budget för projektet. Om kryssrutan för det här objektet är omarkerad följer du dessa steg:

  1. På menyn Förfrågan pekar du på Projekt och väljer sedan Projekt.
  2. Ange projektnumret.
  3. Jämför det belopp som finns i fältet Intäkter intjänat med det belopp som finns i fältet Fakturerad till datum i fönstret Projektförfrågan för varje enskild kostnadskategori/budget.
  4. Jämför det belopp som finns i fältet Fakturerat till datum med det belopp som finns i fältet Projektbelopp . Om det belopp som finns i fältet Projektbelopp är felaktigt kan du behöva göra justeringar i prognoserna.
  5. Om några belopp som visas i steg 2 eller i steg 3 är felaktiga ska du stämma av resultatet och kostnaden för intäkter för kunden. Det gör du genom att peka på Verktyg på Microsoft Dynamics GP-menyn, peka på Verktyg, peka på Projekt, välja PA-stämma av och sedan välja Intäkter och Kostnad för intäkter.

Alla intäkter som redovisas; Intäkter = Projektbelopp; alla BEE/EEB-justeringar som gjorts

Den här posten verifierar att intäkterna har redovisats korrekt och att BIEE och EIEB är 0 för varje enskild budget för projektet. Om kryssrutan för det här objektet är omarkerad följer du dessa steg:

  1. På menyn Förfrågan pekar du på Projekt och väljer Projekt.
  2. Ange projektnumret.
  3. Jämför det belopp som finns i fältet Intäkter intjänat med det belopp som finns i fältet Fakturerad till datum i fönstret Projektförfrågan för varje enskild kostnadskategori/budget.
  4. Jämför det belopp som finns i fältet Fakturerat till datum med det belopp som finns i fältet Projektbelopp . Om det belopp som finns i fältet Projektbelopp är felaktigt kan du behöva göra justeringar i prognoserna.
  5. Dessa tre fält ska vara lika. Om några belopp som visas i steg 2 eller i steg 3 är felaktiga ska du stämma av resultatet och kostnaden för intäkter för kunden. Det gör du genom att peka på Verktyg på Microsoft Dynamics GP-menyn, peka på Verktyg, peka på Projekt, välja PA-stämma av och sedan välja Intäkter och Kostnad för intäkter.
  6. Om projektet har en projekttyp med fast pris eller Cost Plus kör du Intäktsigenkänning. Det gör du genom att peka på Projekt på menyn Transaktioner, peka på Fakturering och sedan välja Intäktsigenkänning.
  7. Publicera distributionerna. Om kryssrutan för det här objektet fortfarande är omarkerad följer du dessa steg:
  8. Kör PA Reconcile-proceduren för kunden. För att göra detta, peka på Verktyg på Microsoft Dynamics GP-menyn, peka på Hjälpverktyg, peka på Projekt och välj sedan PA Reconcile Periodic.
  9. Upprepa steg 5 för att köra intäktsredovisning igen.

Alla kvarhållning av kundfordringar faktureras

Det här objektet verifierar att alla kvarhållningsavgifter har fakturerats för det här projektet. Om kryssrutan för det här objektet är omarkerad följer du dessa steg:

  1. Kontrollera att projektet har statusen Slutförd.
  2. Skapa en slutlig fakturering för det här projektet.
  3. Skapa en faktura för att fakturera den återstående kvarhållningsavgiften. Det gör du genom att peka på Projekt på menyn Transaktioner, peka på Fakturering och sedan välja Faktureringspost.

Anteckning

  1. Identifierade intäkter/BIEE/EIEB uppdateras alla i fönstret för intäktsigenkänning.

  2. Kostnad för intäkter eller kostnad för försäljning uppdateras i kostnadstransaktioner om TM: När utförd; i faktureringspost om TM: När fakturerad; i intäktsredovisningspost om CP/FP: Kostnad till kostnad/eff. Förbrukad/slutförd

  • Last updated on