Information om checklistobjekt i rapporten Project Closing Edit List i Project Accounting i Microsoft Dynamics GP

  • Artikel

Den här artikeln innehåller information om checklistobjekten i rapporten Project Closing Edit List i Project Accounting i Microsoft Dynamics GP och i Microsoft Business Solutions – Great Plains. Rapporten innehåller följande checklista.

Mer information om hur du stänger ett projekt utan att följa stängningsproceduren finns i How To Close a Project Without Doing the Closing Procedure (Så här stänger du ett projekt utan att utföra stängningsproceduren).

Gäller för: Microsoft Dynamics GP
Ursprungligt KB-nummer: 940833

Allmänna steg för varje meddelande

Checklista för tid och material

  • All kostnadstransaktion har bokförts

    Inga opublicerade/arbetskostnadstransaktioner

  • Alla transaktioner som faktureras; Fakturering = Projektbelopp

    Inga opublicerade/arbetsfaktureringstransaktioner
    Faktiska faktureringar = projektbelopp
    Kostnad för intäkter = Faktisk total kostnad

  • Alla faktureringsdokument som tillämpas eller skrivs av

    (Faktiska kvitton + Faktisk avskrivning + Faktisk rabatt upptaget belopp + Faktiskt rabattdollarbelopp - Faktisk avskrivning av skattebelopp - Faktiska termer som tagits skattebelopp) = Faktiska faktureringar

  • Alla kvarhållningsprogram som tillämpas eller återbetalas

    Kontobelopp = 0,00

  • Alla kostnader för intäkter som identifieras

    Faktisk total kostnad = kostnad för intäkter

  • Alla inköp har tagits emot och matchats eller avbrutits

    Arbets-/HIST-POs får inte ha radstatusen Frisläppt, Ändringsordning, Mottagen
    Inga poster i tabell PA_PO_ReceiptLine för det angivna projektet
    Om det inte finns några anslutna POs, Levererade kvantiteter = Antal fakturerade

  • Alla intäkter som identifieras; Intäkter = Projektbelopp

    Intäkter = Projektbelopp
    Om du debiteras, faktisk total kostnad = kostnad för intäkter

Checklista för kostnad plus/fast pris

  • All kostnadstransaktion har bokförts

    Inga opublicerade/arbetskostnadstransaktioner

  • Alla transaktioner som faktureras; Fakturering = Projektbelopp

    Inga opublicerade/arbetsfaktureringstransaktioner
    Faktiska faktureringar = projektbelopp

  • Alla faktureringsdokument som tillämpas eller skrivs av

    (Faktiska kvitton + Faktisk avskrivning + Faktisk rabatt upptaget belopp + Faktiskt rabattdollarbelopp - Faktisk avskrivning av skattebelopp - Faktiska termer som tagits skattebelopp) = Faktiska faktureringar

  • Alla kvarhållningsprogram som tillämpas eller återbetalas

    Kontobelopp = 0,00

  • Alla kostnader för intäkter som identifieras

    Faktiska identifierade intäkter = projektbelopp
    Faktisk total kostnad = kostnad för intäkter

  • Alla inköp har tagits emot och matchats eller avbrutits

    Arbets-/HIST-POs får inte ha radstatusen Frisläppt, Ändringsordning, Mottagen
    Inga poster i tabell PA_PO_ReceiptLine för det angivna projektet
    Om det inte finns några anslutna POs, Levererade kvantiteter = Antal fakturerade

  • Alla intäkter som identifieras; Intäkter = Projektbelopp; alla BEE/EEB-justeringar som gjorts

    Faktiska identifierade intäkter = projektbelopp
    Faktiskt BIEE-belopp = 0; Verkligt EIEB-belopp = 0 per kostnadskategori i projektet.
    Faktisk total kostnad = kostnad för intäkter

  • Alla kvarhållning av kundfordringar faktureras

    Kryssrutan Alla kostnadstransaktioner som bokförs måste markeras
    Alla kvarhållningar måste faktureras och bokföras eller verkligt kvarhållningsbelopp för projekthanteraren = Faktisk fakturerad kvarhållning av kvarhållningsavgiften i projektavgift totalsumma

Obs!

  1. Identifierade intäkter/BIEE/EIEB uppdateras alla i fönstret Intäktsigenkänningspost.

  2. Kostnaden för intäkter eller intäkter uppdateras i Kostnadstransaktioner om TM: När den utförs; i faktureringspost om TM: När den faktureras; i posten för intäktsigenkänning om CP/FP: Kostnad till kostnad/eff. Förbrukad/slutförd

Detaljerade lösningssteg för varje meddelande

Alla kostnadstransaktioner som bokförs

Det här objektet verifierar att alla kostnadstransaktioner som har angetts också har bokförts. Om kryssrutan för det här objektet är omarkerad följer du dessa steg:

  1. Öppna följande undersökningsfönster för att avgöra vilka transaktioner som förbjuder stängningen.

    Obs!

    Transaktioner som inte har bokförts förbjuder stängningen.

    Timesheet-Detail

    • På menyn Förfrågan pekar du på Projekt, pekar på PA-transaktionsdokument och väljer sedan Tidrapport-Detalj.
    • Välj alternativet Opublicerad . Välj sedan Redisplay.
    • Begränsa efter projekt.

    Utrustning Log-Detail

    • På menyn Förfrågan pekar du på Projekt, pekar på PA-transaktionsdokument och väljer sedan Utrustningslogginformation.
    • Begränsa efter projekt.
    • Välj alternativet Opublicerad . Välj sedan Redisplay.

    Diverse Log-Detail

    • På menyn Förfrågan pekar du på Projekt, pekar på PA-transaktionsdokument och väljer sedan Diverse logginformation.
    • Begränsa efter projekt.
    • Välj alternativet Opublicerad . Välj sedan Redisplay.

    Medarbetare Expense-Detail

    • På menyn Förfrågan pekar du på Projekt, pekar på PA-transaktionsdokument och väljer sedan Employee Expense-Detail (Personalkostnadsdetalj).
    • Begränsa efter projekt.
    • Välj alternativet Opublicerad . Välj sedan Redisplay.

    Inventering Transfer-Detail

    • På menyn Förfrågan pekar du på Projekt, pekar på PA-transaktionsdokument och väljer sedan Inventory Transfer-Detail.
    • Begränsa efter projekt.
    • Välj alternativet Opublicerad . Välj sedan Redisplay.

    Inköpsmaterial

    • På menyn Förfrågan pekar du på Projekt, pekar på PA-transaktionsdokument och väljer sedan Inköpsmaterial.
    • Begränsa efter projekt.
    • Välj alternativet Opublicerad . Välj sedan Redisplay.

  2. När du har fastställt vilka transaktioner som förbjuder stängningen öppnar du lämpligt batchfönster eller serieinlägg. Publicera sedan transaktionerna. Om transaktionerna inte ska inkluderas i den faktiska kostnaden för projektet väljer du att ta bort dem, så att deras kostnader inte bokförs.

  3. Om alla kostnadstransaktioner har bokförts eller tagits bort och kryssrutan fortfarande är omarkerad avstäms kostnadstransaktioner för kunden som är associerad med det här projektet. Det gör du genom att peka på Verktyg på menyn Microsoft Dynamics GP, peka på Verktyg, peka på Projekt, välja PA-stämma av och sedan välja Kostnadstransaktioner.

Alla transaktioner som faktureras; Fakturering = Projektbelopp

Det här objektet verifierar att alla faktureringstransaktioner har bokförts. Om kryssrutan för det här objektet är omarkerad följer du dessa steg:

  1. Gör så här:
    1. I fönstret Förfrågan pekar du på Projekt, pekar på PA-transaktionsdokument och väljer sedan Fakturerade projekt.
    2. Begränsa efter projekt.
    3. Markera kryssrutan Arbete . Välj sedan Redisplay.
  2. När du har fastställt vilka transaktioner som inte har bokförts bokför du transaktionerna antingen i fönstret Faktureringsbatch eller i fönstret Seriebokföring.
  3. Om alla faktureringstransaktioner har bokförts och kryssrutan fortfarande är omarkerad kan du stämma av faktureringstransaktioner för kunden som är associerad med det här projektet. Det gör du genom att peka på Verktyg på menyn Microsoft Dynamics GP, peka på Verktyg, peka på Projekt, välja PA-stämma av och sedan välja Faktureringstransaktioner.
  4. Peka på Projekt på kortmenyn och välj sedan Projekt.
  5. I Projektunderhåll kontrollerar du att det belopp som finns i fältet Fakturering till datum är lika med det belopp som finns i fältet Projektbelopp . Om det behövs justerar du prognosens budgetvärden eller avgiftsbeloppen för att korrigera projektbeloppet till lika med det som har fakturerats.

Alla faktureringsdokument som tillämpas eller skrivs av

Det här objektet verifierar att alla faktureringsdokument har betalats eller har skrivits av korrekt. Om kryssrutan för det här objektet är omarkerad följer du dessa steg:

  1. Öppna fönstret Fakturerings- och Betalningar förfrågning för att se vilket dokument som måste betalas eller måste skrivas av. Det gör du genom att välja Förfrågan, peka på Project, peka på PA-transaktionsdokument och sedan välja Faktureringar och Betalningar.

  2. Gör så här:

    • Ange projektnumret i fältet Projektnummer .
    • Välj Redisplay.
    • Välj varje faktureringsdokument. Kontrollera att beloppet i fältet Belopp förfaller längst ned i fönstret är 0 USD (noll). Kontrollera också att rätt betalningsinformation fyller i Betalningar område.

  3. Kontrollera att användaren har åtkomst till det alternativa fönstret för att tillämpa försäljningsdokument.

Varför är det här steget viktigt?

Tänk dig följande scenario: Projektredovisning visar att dokumentet inte tillämpas. Hantering av kundfordringar visar dock att dokumentet tillämpas. I det här scenariot hade den användare som tillämpade betalningen på fakturan i Hantering av kundfordringar inte den nödvändiga åtkomsten till det alternativa fönstret. För att korrigera dessa dokument måste du avanvända dokumentet och sedan tillämpa dokumentet på nytt i Hantering av kundfordringar. Om du vill följa det här steget måste du ha åtkomst till de fönster som krävs för att uppdatera användningsinformationen för Projektredovisning.

Kontrollera detta genom att följa stegen nedan:

  1. På menyn Microsoft Dynamics GP pekar du på Verktyg, pekar på Installation, pekar på System och väljer Användarsäkerhet.
  2. Ange användar-ID i fältet ID .
  3. Välj motsvarande företag.
  4. Längst ned i fönstret väljer du den understrukna länken Alternativa ändrade formulär och rapporter , där du öppnar ett nytt fönster.
  5. I listan Produkt väljer du Projektredovisning.
  6. I listan Typ väljer du Windows.
  7. Expandera noden Försäljning , expandera noden Tillämpa försäljningsdokument och kontrollera sedan att alternativet för Projektredovisning har valts.
  8. När du har kontrollerat säkerheten öppnar du fönstret Tillämpa försäljningsdokument . Det gör du genom att gå till menyn Transaktioner, peka på Försäljning och sedan välja Tillämpa försäljningsdokument.
  9. Tillämpa eller skriv av dokumenten från steg 2 som du har fastställt inte har tillämpats korrekt eller skrivits av.
  10. Om alla transaktioner har tillämpats, och om checklistan fortfarande är omarkerad, ska du stämma av kontanter för kunden som är associerad med det här projektet. Det gör du genom att gå till Menyn Microsoft Dynamics GP , peka på Verktyg, peka på Verktyg, välja Projekt, peka på PA-stämma av och sedan välja Tillämpa pengar.

Alla kvarhållningsprogram som tillämpas eller återbetalas

Det här objektet verifierar att behållaren antingen har tillämpats på fakturor eller har återbetalats till kunden. Om kryssrutan för det här objektet är omarkerad följer du dessa steg:

  1. I fönstret Projektunderhåll kontrollerar du beloppet på kontot .

  2. Peka på Projekt på kortmenyn och välj sedan Projekt.

  3. Välj projektet.

  4. Om det finns ett belopp i fältet På konto för projektet måste du ange ytterligare en faktureringsfaktura och sedan tillämpa kvarhållningsnyckeln på fakturan.

    Om faktureringsbeloppet för projektet inte kräver någon korrigering kan du behöva returnera eller justera ett befintligt faktureringsdokument så att du inte överskrider faktureringsbeloppet.

Alla kostnader för intäkter som identifieras

Det här objektet verifierar att den ackumulerade kostnaden för alla intäkter har identifierats korrekt. Om kryssrutan för det här objektet är omarkerad följer du dessa steg:

  1. I fönstret Projektförfrågan jämför du beloppet i fältet Totala kostnader som uppstått och i fältet Kostnad för intäkter .
  2. På menyn Förfrågan pekar du på Projekt och väljer sedan Projekt.
  3. Välj projektet.
  4. Om några värden är felaktiga kan du stämma av intäkter och kostnader för intäkter för kunden. Det gör du genom att peka på Verktyg på menyn Microsoft Dynamics GP, peka på Verktyg, peka på Projekt, välja PA-stämma av och sedan välja Intäkter och Kostnad för intäkter.
  5. Om det här projektet har en typ av fast pris eller Cost Plus kör du proceduren Intäktsigenkänning. Gör så här:
    1. På menyn Transaktioner pekar du på Projekt, pekar på Fakturering och väljer sedan Intäktsigenkänning.
    2. Kontrollera att det finns distributioner. Publicera sedan distributionerna.
    3. Om steg a och steg b inte löser problemet kör du proceduren FÖR stämning av periodisk PA för den här kunden och kör sedan Intäktsigenkänning igen. Om du vill köra procedur för stämning av periodisk PA pekar du på Verktyg på menyn Microsoft Dynamics GP, pekar på Verktyg, pekar på Projekt och väljer sedan PA-avstämning periodisk.

Alla inköp har tagits emot och matchats eller avbrutits

Det här objektet verifierar antingen att alla inköpsorder har tagits emot och fakturerats eller att alla inköpsorder har annullerats. Om kryssrutan för det här objektet är omarkerad följer du dessa steg:

  1. På menyn Rapporter pekar du på Inköp och väljer sedan Analys.
  2. Skriv ut rapporten Inköpsorderstatus för ett intervall som endast innehåller det här projektet. Kontrollera att inga radobjekt har statusen Frisläppt, Ändra ordning eller Mottaget.
  3. Om du hittar radobjekt med statusen Frisläppt, Ändra order eller Mottaget tar du emot och fakturerar radobjekten. Annars avbryter du radobjekten.
  4. På menyn Rapporter pekar du på Inköp och väljer sedan Analys.
  5. Skriv ut rapporten mottagen/inte fakturerad. Om några utskrivna radobjekt är relaterade till det här projektet måste dessa radobjekt faktureras.

Obs!

Om du vill ta emot eller fakturera en inköpsorder pekar du på Inköp på menyn Transaktioner och väljer sedan Mottagning av transaktionspost eller Retur/Matcha fakturor.
Om du vill avbryta en inköpsorder pekar du på Inköp på menyn Transaktioner och väljer sedan Redigera inköpsorder.

Alla intäkter som identifieras; Intäkter = Projektbelopp

Den här posten verifierar att intäkterna har identifierats korrekt och att BIEE och EIEB är 0 för varje enskild budget i projektet. Om kryssrutan för det här objektet är omarkerad följer du dessa steg:

  1. På menyn Förfrågan pekar du på Projekt och väljer sedan Projekt.
  2. Ange projektnumret.
  3. Jämför det belopp som finns i fältet Intäkter intjänad med det belopp som finns i fältet Fakturerad till datum i fönstret Projektförfrågan för varje enskild kostnadskategori/budget.
  4. Jämför det belopp som finns i fältet Fakturerat till datum med det belopp som finns i fältet Projektbelopp . Om beloppet i fältet Projektbelopp är felaktigt kan du behöva göra justeringar i prognoserna.
  5. Om några belopp som visas i steg 2 eller i steg 3 är felaktiga ska du stämma av intäkter och kostnader för intäkter för kunden. Det gör du genom att peka på Verktyg på menyn Microsoft Dynamics GP, peka på Verktyg, peka på Projekt, välja PA-stämma av och sedan välja Intäkter och Kostnad för intäkter.

Alla intäkter som identifieras; Intäkter = Projektbelopp; alla BEE/EEB-justeringar som gjorts

Den här posten verifierar att intäkterna har identifierats korrekt och att BIEE och EIEB är 0 för varje enskild budget i projektet. Om kryssrutan för det här objektet är omarkerad följer du dessa steg:

  1. På menyn Förfrågan pekar du på Projekt och väljer Projekt.
  2. Ange projektnumret.
  3. Jämför det belopp som finns i fältet Intäkter intjänad med det belopp som finns i fältet Fakturerad till datum i fönstret Projektförfrågan för varje enskild kostnadskategori/budget.
  4. Jämför det belopp som finns i fältet Fakturerat till datum med det belopp som finns i fältet Projektbelopp . Om beloppet i fältet Projektbelopp är felaktigt kan du behöva göra justeringar i prognoserna.
  5. Dessa tre fält ska vara lika med. Om några belopp som visas i steg 2 eller i steg 3 är felaktiga ska du stämma av intäkter och kostnader för intäkter för kunden. Det gör du genom att peka på Verktyg på menyn Microsoft Dynamics GP, peka på Verktyg, peka på Projekt, välja PA-stämma av och sedan välja Intäkter och Kostnad för intäkter.
  6. Om projektet har en projekttyp med fast pris eller Cost Plus kör du Intäktsigenkänning. Det gör du genom att peka på Project på menyn Transaktioner , peka på Fakturering och sedan välja Intäktsigenkänning.
  7. Publicera distributionerna. Om kryssrutan för det här objektet fortfarande är omarkerad följer du dessa steg:
  8. Kör procedur för PA-avstämning för kunden. Det gör du genom att peka på Verktyg på Menyn Microsoft Dynamics GP, peka på Verktyg, peka på Projekt och sedan välja PA-avstämning periodisk.
  9. Upprepa steg 5 för att köra Intäktsigenkänning igen.

Alla kvarhållning av kundfordringar faktureras

Det här objektet verifierar att alla kvarhållningsavgifter har debiterats för det här projektet. Om kryssrutan för det här objektet är omarkerad följer du dessa steg:

  1. Kontrollera att projektet har statusen Slutfört.
  2. Skapa en slutlig fakturering för det här projektet.
  3. Skapa en faktura för att fakturera den återstående kvarhållningsavgiften. Det gör du genom att peka på Project på menyn Transaktioner , peka på Fakturering och sedan välja Faktureringspost.

Obs!

  1. Identifierade intäkter/BIEE/EIEB uppdateras alla i fönstret Intäktsigenkänningspost.

  2. Kostnaden för intäkter eller intäkter uppdateras i Kostnadstransaktioner om TM: När den utförs; i faktureringspost om TM: När den faktureras; i posten för intäktsigenkänning om CP/FP: Kostnad till kostnad/eff. Förbrukad/slutförd