Planera för ämnen

Du har kontroll över hur ämnen upplevs i din organisation. Dina planeringsbeslut för Ämnen säkerställer att ämnen av hög kvalitet visas för dina användare och att de har rätt behörighet att använda och bidra med kunskap.

I den här artikeln går vi igenom dessa planeringsbeslut:

• Vilka SharePoint-webbplatser du vill crawla för ämnen
• Vilka ämnen, om sådana finns, vill du utesluta från ämnesupplevelser
• Vilka användare du vill göra ämnen synliga för
• Vilka användare du vill ge behörighet att hantera ämnen i ämnescentret
• Vilka användare du vill ge behörighet att skapa eller redigera ämnen i ämnescentret
• Vilket namn du vill ge ämnescentret

Säkerhet och sekretess för dina data respekteras och ämnesupplevelser ger inte användarna ytterligare åtkomst till filer som de inte har behörighet till. Vi rekommenderar att du även läser Ämnen säkerhet och sekretess som en del av planeringsprocessen.

Mer information om AI-tekniken bakom Ämnen finns i Alexandria i Ämnen: från stordata till stor kunskap.

Tänk på att Ämnen behöver åtkomst till de webbplatser och filer som användarna använder varje dag. Distribution av ämnen i en test- eller utvecklingsmiljö kanske inte ger användbara resultat.

Obs!

Ämnen stöder inte tjänstkryptering med kundnyckel.

Krav

Du måste prenumerera på Ämnen och vara antingen global administratör eller både SharePoint- och gruppadministratör för att få åtkomst till Administrationscenter för Microsoft 365 och konfigurera Ämnen.

Tilldelning av licenser beskrivs i Konfigurera ämnen. Om du planerar att tilldela licenser programmatiskt kontrollerar du att användarna redan har licenser för Microsoft 365 (till exempel E3 eller E5).

Viktigt

Ämnen crawlar innehåll på de språk som stöds för bearbetning av ämnen.

Ämnesidentifiering

Inställningarna för ämnesidentifiering anger vilka SharePoint-webbplatser som används som källor för ämnen. Detta omfattar både klassiska och moderna webbplatser, samt webbplatser som är associerade med Microsoft Teams och Microsoft 365-grupper. OneDrive-webbplatser ingår inte. Ämnen crawlar alla Office-filer, textfiler och själva SharePoint-webbplatssidorna på de webbplatser som du anger.

Du kan välja att inkludera alla SharePoint-webbplatser, en specifik lista över webbplatser eller inga webbplatser. Vi rekommenderar att du väljer alla webbplatser så att ämnesupplevelser kan identifiera ett stort antal bra ämnen för dina användare.

När du konfigurerar Ämnen kan du välja bland följande alternativ:

• Alla webbplatser: Alla SharePoint-webbplatser i din organisation. Detta inkluderar aktuella och framtida webbplatser.
• Alla, utom valda webbplatser: Alla webbplatser utom de som du anger. Webbplatser som skapas i framtiden kommer att inkluderas som källor för ämnesidentifiering.
• Endast valda webbplatser: Endast de webbplatser som du anger. Webbplatser som skapas i framtiden tas inte med som källor för ämnesidentifiering.
• Inga webbplatser: Ta inte med några SharePoint-webbplatser.

Vi rekommenderar att du väljer tillräckligt många webbplatser för att inkludera minst 20 000 dokument för att få bästa resultat från Ämnen.

Om du väljer Alla, förutom valda webbplatser eller Endast valda webbplatser, kan du ladda upp en .csv fil med en lista över webbplatser. De här alternativen är användbara om du gör en pilot och vill inkludera ett begränsat antal platser att starta.

Du kan kopiera .csv mallen nedan:

Site name,URL

Vi rekommenderar inte att du väljer Inga webbplatser eftersom det förhindrar att ämnen skapas eller uppdateras automatiskt. Du kan dock välja det här alternativet om du vill konfigurera Ämnen och sedan lägga till webbplatser senare.

Vi rekommenderar att du skapar en process där användare eller kunskapshanterare kan begära att enskilda webbplatser tas bort från ämnesidentifieringen om det behövs i din organisation.

Objektinsikter

Ämnen drar nytta av indata som AI samlar in från Microsoft Graph-signaler. Objektinsikter är insikter som Microsoft beräknar med hjälp av maskininlärningstekniker och tillämpar dem som innehållsrekommendationer för dig och dina kollegor i din organisation. Microsoft får insikter från att analysera aktiviteter (till exempel ändra, kommentera eller dela) för att ge användarcentrerade upplevelser med rekommendationer för användare av Microsoft 365. Om du aktiverar objektinsikter i Microsoft 365 får din organisation de mest exakta resultaten i Ämnen.

Multi-geo

Om din organisation har distribuerat Microsoft 365 Multi-Geo respekterar Ämnen datasuveränitet genom att se till att ämnesdata alltid lagras på rätt geo-plats. Ämnescentret etableras på den centrala platsen och innehållet från alla geo-platser bearbetas där. De resulterande identifierade ämnena lagras på samma geo-plats som källinnehållet. Om ämneskällans data flyttas mellan geoplatser flyttas även motsvarande ämnesegenskaper, till exempel beskrivningen.

Användarbehörigheter

De användarbehörigheter som du anger avgör vilka personer i organisationen som interagerar med ämnen och vad de kan göra.

Obs!

För närvarande har Topics inte stöd för att tillhandahålla licenser eller användarbehörigheter för gästanvändare (externa).

Hantera ämnen

Kunskapsansvariga övervakar informationskvaliteten, hur den är strukturerad och andra metodtips i din organisation. De kan bekräfta och avvisa ämnen.

Även om du kan ange enskilda ämneshanterare rekommenderar vi att du skapar en säkerhetsgrupp (eller använder en befintlig) som innehåller de personer som du vill ska vara kunskapshanterare. Du kan ange den här säkerhetsgruppen under installationsprocessen.

Skapa och redigera ämnen

Ämnesdeltagare är experter på mästar- och ämnesämnen i din organisation. De kan skapa och redigera ämnen.

Vi rekommenderar att du låter alla i din organisation skapa och redigera ämnen eftersom ämnesupplevelser fungerar bäst när alla användare kan dela information.

Om du vill begränsa skapande och redigering av ämnen till specifika personer eller grupper skapar du en säkerhetsgrupp för dem och anger den under installationsprocessen.

Du kan välja att inte tillåta att någon bidrar till ämnen, men detta rekommenderas inte. Kunskapshanterare kommer fortfarande att kunna redigera och skapa ämnen om du väljer det här alternativet.

Ämnesvisare

Ämnesvisare kan se information om ämnessidor, i sökresultat och när ämnen är markerade i innehållet, till exempel SharePoint-sidor. Användarna kan bara se identifierade ämnen när de har åtkomst till de filer och sidor som ämnet identifierades i.

När du konfigurerar ämnesvisare kan du välja mellan:

• Alla i min organisation
• Endast valda personer eller säkerhetsgrupper
• Ingen

Vi rekommenderar Alla i min organisation, men om du gör en pilot kanske du bara vill välja utvalda personer eller säkerhetsgrupper. Du kan också välja Ingen om du vill konfigurera Ämnen, men inte tillåta att personer ser ämnen ännu. (Kunskapsansvariga har fortfarande åtkomst så att de kan se ämnena och hjälpa till med beslutet att göra ämnena allmänt tillgängliga.)

Kunskapsregler

Som administratör kan du utesluta vissa ämnen från ämnesupplevelser. Det här är användbart om du vill förhindra att känsliga data visas i ämnen. Även om kunskapshanterare kan exkludera ämnen i ämnescentret är ämnen som exkluderats av administratören inte ens synliga för kunskapshanterare. (Kunskapshanterare kan också ta bort ämnen i ämnescentret efter identifieringen.)

Om du vill undanta ämnen på administratörsnivå måste du lägga till dem i en .csv fil och ladda upp filen. Du kan göra detta under installationen eller senare.

Den .csv filen måste innehålla följande parametrar:

• Namn: Ange namnet på det ämne som du vill exkludera. Du kan göra det på två sätt:

• MatchType-Exact/Partial: Ange om namnet du angav var en exakt eller partiell matchningstyp .

  • Exakt matchning: Du kan inkludera det exakta namnet eller förkortningen (till exempel Contoso eller ATL).
  • Partiell matchning: Du kan exkludera alla ämnen som har ett visst ord i det. Bågen utesluter till exempel alla ämnen med ordet båge i, till exempel arccirkel, plasmabågsvetsning eller träningsbåge. Observera att det inte utesluter ämnen där texten ingår som en del av ett ord, till exempel Arkitektur.

• Står för (valfritt): (Kallas även expansion) Om du vill undanta en akronym skriver du de ord som förkortningen står för.

  

Du kan kopiera csv-mallen:

Name (required),Expansion,MatchType- Exact/Partial (required)

Administration

När du konfigurerar Ämnen skapas ett ämnescenter automatiskt som en del av konfigurationsprocessen. Tänk på vad du vill namnge ämnescentret och vad du vill att URL:en ska vara. Du kan ange både namn och URL som en del av konfigurationsprocessen och du kan ändra namnet (men inte URL) senare i Administrationscenter för Microsoft 365. Du kan bara ha ett ämnescenter.

Checklista för installation

När du konfigurerar ämnesupplevelser behöver du följande objekt när du går igenom installationsguiden:

• Lista över webbplatser som ska inkluderas eller exkluderas om inte alla webbplatser för ämnesidentifiering inkluderas
• Säkerhetsgrupp för ämnesanvändare om inte alla användare kan visa ämnen
• Säkerhetsgrupp för ämnesdeltagare om inte alla användare kan skapa och redigera ämnen
• Säkerhetsgrupp för ämneskunskapshanterare om inte alla användare kan hantera ämnen
• Lista över känsliga ämnen som ska undantas från ämnesidentifiering
• Ett namn på ämnescenterwebbplatsen