การค้างรับค้างจ่ายต้นทุนโครงการในใบรับสินค้าซื้อ

บทความนี้อธิบายวิธีการติดตามต้นทุนโครงการค้างรับจากใบรับสินค้าของการซื้อใน Microsoft Dynamics 365 Finance

ใบแจ้งหนี้สำหรับโครงการมักจะมาถึงช้ากว่าสินค้าและบริการที่จัดส่ง ซึ่งอาจมีผลกระทบอย่างมากต่อตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพการทำงานหลัก (KPI) ของโครงการ การสามารถติดตามธุรกรรมเหล่านี้ได้ทั้งในรายงานทางการเงินและรายงานของโครงการเป็นสิ่งสำคัญ

สถานการณ์ตัวอย่างต่อไปนี้จะแสดงสิ่งนี้

การให้คำปรึกษา Contoso ได้เริ่มต้นโครงการการปรับใช้ระบบคลาวด์ใหม่ มีการสร้างใบสั่งซื้อเพื่อซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์สำหรับโครงการ คอมพิวเตอร์จะมีต้นทุนเท่ากับ $1500 และบริการการติดตั้งจะมีต้นทุนเท่ากับ $150 ผู้จัดจำหน่ายได้จัดส่งและติดตั้งเครื่องคอมพิวเตอร์แล้ว แต่ใบแจ้งหนี้ยังมาไม่ถึงการให้คำปรึกษา Contoso ผู้จัดการโครงการอยากเห็นการรับรู้ต้นทุนของโครงการที่ $1650 ก่อนที่จะจัดส่งใบแจ้งหนี้ ต้นทุนนี้ควรจะสะท้อนให้เห็นในงบการเงินสิ้นเดือนของของบริษัทด้วย

ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายจะต้องถูกบันทึกบนระดับทางการเงินและระดับโครงการเพื่อวัตถุประสงค์ในการรายงาน การอัพเดตทางการเงินของใบรับสินค้าสามารถติดตามสำหรับประเภทสินค้าและการจัดซื้อ

สำหรับสินค้า บนหน้า พารามิเตอร์บัญชีเจ้าหนี้ เลือกตัวเลือก ลงรายการบัญชีใบรับสินค้าในบัญชีแยกประเภท

สำหรับประเภทการจัดซื้อ บนหน้า กฎนโยบายประเภท เลือกนโยบาย การซื้อ จากนั้นเลือก บันทึกค่าใช้จ่ายการซื้อค้างจ่ายเมื่อรับสินค้า สำหรับประเภทการจัดซื้อแต่ละครั้ง

บัญชี รายจ่ายการซื้อ ยังไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้ และ รายการคงค้างของการซื้อ ใน การตั้งค่าการลงรายการบัญชี จะใช้เมื่อมีการลงรายการบัญชีใบสำคัญที่เกี่ยวข้องกับใบรับสินค้า

ลองดูว่าการลงรายการบัญชีใบรับสินค้าจะส่งผลกระทบต่อบัญชีแยกประเภททั่วไปและข้อมูลโครงการอย่างไรโดยใช้สถานการณ์เดียวกันนี้

ขั้นตอน 1: สร้างและยืนยันใบสั่งซื้อใหม่ให้กับโครงการ เพื่อบันทึกการซื้อของคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งๆ $1500 และบริการติดตั้งได้ $150 #

เมื่อมีการยืนยันใบสั่งซื้อ ธุรกรรมสำหรับต้นทุนผูกมัดจะถูกสร้างขึ้นสำหรับโครงการ

หมายเหตุ

ธุรกรรมสำหรับต้นทุนผูกมัดจะมีการตั้งค่าฟิลด์ จุดเริ่มต้นของธุรกรรม เป็น ใบสั่งซื้อ การสร้างและการยืนยันใบสั่งซื้อไม่ได้เป็นการสร้างธุรกรรมสำหรับโครงการ

ขั้นตอน 2: สินค้าและบริการจะได้รับการจัดส่งและลงทะเบียนใบรับสินค้า

การลงรายการบัญชีใบรับสินค้าจะสร้างและลงรายการบัญชีใบสำคัญในบัญชีแยกประเภท ใบสำคัญจะการหักบัญชีเงินฝากรายจ่ายการซื้อ บัญชีที่ยังไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้ และบัญชีค้างรับค้างจ่ายการซื้อเครดิต

หมายเหตุ

การลงรายการบัญชีใบรับสินค้าจะใช้การตั้งค่าการลงรายการบัญชีสำหรับประเภทการจัดซื้อ และผลิตภัณฑ์ ไม่ใช่การตั้งค่าการลงรายการบัญชีสำหรับประเภทโครงการ เพื่อให้สะท้อนถึงผลกระทบทางการเงินของรายการคงค้างของการซื้อได้อย่างถูกต้อง การตั้งค่านี้จะต้องถูกจัดตำแหน่ง

สามารถแม็ปประเภทการจัดซื้อกับประเภทโครงการบนหน้า ประเภทการจัดซื้อ

ขั้นตอน 3: สร้างใบแจ้งหนี้ของผู้ขายฉบับร่าง

การลงรายการบัญชีใบรับสินค้าไม่มีผลกระทบต่อข้อมูลโครงการ วิธีการแก้ไขปัญหาคือคุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่ายฉบับร่างได้หลังจากที่ลงรายการบัญชีการรับสินค้าซื้อโดยทันที ไปที่หน้า ใบสั่งซื้อ >แท็บใบแจ้งหนี้>สร้าง>ใบแจ้งหนี้ วิธีนี้เป็นการสร้างเอกสารใบแจ้งหนี้ที่ค้างอยู่ที่อัพเดตข้อมูลโครงการ

การสร้างใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่ายฉบับร่างจะสร้างธุรกรรมโครงการที่ค้างอยู่

ในหน้า ต้นทุนผูกมัด เรกคอร์ดที่สร้างขึ้นในขั้นตอนที่ 1 จะถูกปิด และจะมีการสร้างเรกคอร์ดใหม่เพื่อให้สะท้อนถึงต้นทุนผูกมัดที่มาจากใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่ายที่ค้างอยู่ ฟิลด์ จุดเริ่มต้นของธุรกรรม สำหรับต้นทุนผูกมัดจะถูกกำหนดเป็น ใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่าย

ใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่ายจะยังคงอยู่ในสถานะที่ค้างอยู่จนกว่าใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่ายจริงจะมาถึง