สร้างรายงานแบบไดนามิกด้วยพารามิเตอร์
รายงานแบบไดนามิกคือรายงานที่นักพัฒนาสามารถเปลี่ยนแปลงข้อมูลได้ตามข้อกําหนดของผู้ใช้ รายงานแบบไดนามิกมีประโยชน์ เพราะสามารถใช้รายงานเดียวได้หลายวัตถุประสงค์ ถ้าคุณใช้รายงานแบบไดนามิก คุณจะมีรายงานเฉพาะตัวที่จะสร้างน้อยลง ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาและทรัพยากรขององค์กร
คุณสามารถใช้พารามิเตอร์โดยการกำหนดค่าที่คุณต้องการดูข้อมูลสำหรับในรายงาน และรายงานจะอัปเดตตามนั้นโดยการกรองข้อมูลสำหรับคุณ
การสร้างรายงานแบบไดนามิกจะช่วยให้คุณสามารถให้ข้อมูลแก่ผู้ใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นกว่าข้อมูลที่แสดงในรายงานของคุณ ซึ่งพวกเขาสามารถเปลี่ยนแหล่งข้อมูลและกรองข้อมูลด้วยตนเองได้
ในตัวอย่างต่อไปนี้ คุณได้สร้างรายงานสำหรับทีมฝ่ายขายของ Tailwind Trader ที่แสดงข้อมูลยอดขายในฐานข้อมูล SQL Server รายงานให้มุมมองแบบองค์รวมว่าทีมขายมีประสิทธิภาพในการดำเนินการอย่างไร ในขณะที่รายงานมีประโยชน์ แต่สมาชิกในทีมฝ่ายขายก็ต้องการที่จะกรองรายงานเพื่อให้พวกเขาสามารถดูเฉพาะข้อมูลของตัวเองและติดตามประสิทธิภาพของพวกเขาเทียบกับเป้าหมายการขายได้
สร้างรายงานแบบไดนามิกสำหรับค่าเฉพาะตัว
หากต้องการสร้างรายงานแบบไดนามิก คุณต้องเขียนแบบสอบถาม SQL ของคุณก่อน จากนั้นใช้คุณลักษณะ รับข้อมูล ใน Power BI Desktop เพื่อเชื่อมต่อกับฐานข้อมูล
ในตัวอย่างนี้ คุณเชื่อมต่อกับฐานข้อมูลของคุณบน SQL Server โดยทําตามขั้นตอนเหล่านี้:
หลังจากที่คุณป้อนรายละเอียดเซิร์ฟเวอร์ของคุณแล้ว ในหน้าต่าง ฐานข้อมูล SQL Server ให้เลือก ตัวเลือกขั้นสูง
วางแบบสอบถาม SQL ลงในกล่อง คำสั่ง SQL จากนั้นจึงเลือก ตกลง
เมื่อทําการเชื่อมต่อแล้ว ข้อมูลจะแสดงในหน้าต่างแสดงตัวอย่าง
เลือก แก้ไข เพื่อเปิดข้อมูลใน Power Query Editor
ถัดไป คุณสร้างพารามิเตอร์โดยทําตามขั้นตอนเหล่านี้:
บนแท็บ หน้าแรก ให้เลือก จัดการพารามิเตอร์ > พารามิเตอร์ใหม่
บนหน้าต่าง พารามิเตอร์ ให้เปลี่ยนชื่อพารามิเตอร์ค่าเริ่มต้นเป็นชื่อที่สามารถอธิบายลักษณะได้มากขึ้นเพื่อจุดประสงค์ที่ชัดเจนของพารามิเตอร์ดังกล่าว ในกรณีนี้ คุณเปลี่ยนชื่อเป็น SalesPerson
เลือก ข้อความ จากรายการ ประเภท จากนั้นจึงเลือก ค่าใดก็ตาม จากรายการ ค่าที่แนะนำ
เลือกตกลง
คิวรีใหม่จะแสดงขึ้นสําหรับพารามิเตอร์ที่คุณสร้างขึ้น
ตอนนี้คุณจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนรหัสในแบบสอบถาม SQL เพื่อประเมินพารามิเตอร์ใหม่ของคุณ:
คลิกขวาที่ Query1 จากนั้นเลือก ตัวแก้ไขขั้นสูง
แทนที่ค่าที่มีอยู่ในคําสั่งปฏิบัติการด้วยเครื่องหมายและ (&) ตามด้วยชื่อพารามิเตอร์ของคุณ (SalesPerson) ดังที่แสดงในรูปภาพต่อไปนี้
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีข้อผิดพลาดแสดงอยู่ที่ด้านล่างของหน้าต่าง จากนั้นจึงเลือก เสร็จสิ้น
แม้ว่าคุณจะไม่เห็นความแตกต่างบนหน้าจอ แต่ Power BI เรียกใช้คิวรี
เมื่อต้องการยืนยันว่ามีการเรียกใช้คิวรี คุณสามารถเรียกใช้การทดสอบได้โดยการเลือกคิวรีพารามิเตอร์และการป้อนค่าใหม่ในกล่อง ค่าปัจจุบัน
ไอคอนคำเตือนอาจปรากฏขึ้นถัดจากคิวรี ถ้าเป็นเช่นนี้ ให้เลือกคิวรีนั้นเพื่อดูข้อความแจ้งเตือน ซึ่งระบุว่าจำเป็นต้องมีสิทธิ์ในการเรียกใช้คิวรีฐานข้อมูลดั้งเดิมนี้ เลือก แก้ไขสิทธิ์ จากนั้นจึงเลือก เรียกใช้
เมื่อเรียกใช้คิวรีสําเร็จแล้ว พารามิเตอร์จะแสดงค่าใหม่
เลือก ปิดและใช้ เพื่อกลับไปยังตัวแก้ไขรายงาน
ในตอนนี้ คุณสามารถใช้พารามิเตอร์กับรายงานได้:
เลือก แก้ไขคิวรี > แก้ไขพารามิเตอร์
บนหน้าต่าง แก้ไขพารามิเตอร์ ให้ใส่ค่าใหม่แล้วเลือก ตกลง
เลือก ใช้การเปลี่ยนแปลง จากนั้นจึงเรียกใช้คิวรีดั้งเดิมอีกครั้ง
ในตอนนี้ เมื่อคุณดูข้อมูล คุณจะเห็นข้อมูลสําหรับค่าใหม่ที่ส่งผ่านพารามิเตอร์
ตอนนี้คุณสามารถสร้างรายงานที่แสดงข้อมูลสำหรับค่าเฉพาะหนึ่งค่าในแต่ละครั้ง จําเป็นต้องใช้ขั้นตอนเพิ่มเติมเพื่อแสดงข้อมูลสําหรับค่าหลายค่าในเวลาเดียวกัน
สร้างรายงานแบบไดนามิกสำหรับค่าหลายค่า
เพื่อรองรับค่าหลายค่าในแต่ละครั้ง ก่อนอื่นคุณจำเป็นต้องสร้างเวิร์กชีต Microsoft Excel ซึ่งมีตารางที่ประกอบด้วยหนึ่งคอลัมน์ที่ประกอบด้วยรายการค่าต่าง ๆ
ขั้นตอนถัดไปให้ใช้คุณลักษณะ รับข้อมูล ใน Power BI Desktop เพื่อเชื่อมต่อกับข้อมูลในเวิร์กชีต Excel จากนั้นจึงทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
บนหน้าต่าง ตัวนําทาง ให้เลือก แก้ไข เพื่อเปิดข้อมูลในตัวแก้ไข Power Query ที่ซึ่งคุณจะเห็นคิวรีใหม่สําหรับตารางข้อมูล
เปลี่ยนชื่อคอลัมน์ในตารางให้เป็นชื่อที่สามารถอธิบายลักษณะของคอลัมน์นั้นได้มากขึ้น
เปลี่ยนชนิดข้อมูลคอลัมน์เป็น ข้อความ เพื่อให้ตรงกับชนิดพารามิเตอร์และเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาการแปลงข้อมูล
ในส่วน คุณสมบัติ ของคิวรี ให้เปลี่ยนชื่อของแหล่งข้อมูลเป็นชื่อที่สามารถอธิบายลักษณะของแหล่งข้อมูลนั้นได้มากขึ้น สำหรับตัวอย่างนี้ ให้ใส่ SalesPersonID
ถัดไป คุณจําเป็นต้องสร้างฟังก์ชันที่ส่งผ่านคิวรี SalesPersonID ใหม่ไปยัง Query1:
คลิกขวาที่ Query1 จากนั้นจึงเลือก สร้างฟังก์ชัน
ป้อนชื่อสำหรับฟังก์ชัน จากนั้นจึงเลือก ตกลง
ฟังก์ชันใหม่ของคุณจะปรากฏขึ้นในบานหน้าต่าง คิวรี
เพื่อตรวจสอบให้แน่ใจว่า Query1 ไม่แสดงขึ้นมาในรายการเขตข้อมูลสำหรับรายงาน ซึ่งอาจทำให้ผู้ใช้สับสนได้ คุณสามารถปิดใช้งานจากการโหลดในรายงานได้โดยการคลิกขวาที่ Query1 อีกครั้งจากนั้นให้เลือก เปิดใช้งานการโหลด (เลือกตามค่าเริ่มต้น) เพื่อปิดใช้งานคุณลักษณะนี้
เลือกคิวรี SalesPersonID ที่คุณโหลดจากเวิร์กชีต Excel จากนั้นบนแท็บ เพิ่มคอลัมน์ ให้เลือก เรียกฟังก์ชันแบบกําหนดเอง เพื่อเรียกใช้ฟังก์ชันแบบกําหนดเองที่คุณสร้างขึ้น
บนหน้าต่าง เรียกฟังก์ชันแบบกำหนดเอง ให้เลือกฟังก์ชันของคุณจากรายการ คิวรีของฟังก์ชัน
ชื่อคอลัมน์ใหม่จะอัปเดตโดยอัตโนมัติและตารางที่ประกอบด้วยค่าต่าง ๆ ที่คุณกําลังจะส่งผ่านพารามิเตอร์นั้นจะถูกเลือกตามค่าเริ่มต้น
เลือก ตกลง และหากจำเป็น ให้เรียกใช้คิวรีดั้งเดิม
คอลัมน์ใหม่สําหรับฟังก์ชัน GetSalesFromSalesPerson ของคุณจะปรากฏขึ้นถัดจากคอลัมน์ SalesPersonID
เลือกไอคอนลูกศรสองอันในส่วนหัวของคอลัมน์ใหม่ จากนั้นจึงเลือกกล่องกาเครื่องหมายของคอลัมน์ที่คุณต้องการโหลด ส่วนนี้คือตําแหน่งที่คุณกําหนดรายละเอียดที่พร้อมใช้งานในรายงานสําหรับแต่ละค่า (ID พนักงานขาย)
ยกเลิกการเลือกที่กล่องกาเครื่องหมาย ใช้ชื่อคอลัมน์เดิมเป็นคำนำหน้า ที่ด้านล่างของหน้าจอ เนื่องจากคุณไม่จำเป็นต้องเห็นคำนำหน้าพร้อมกับชื่อคอลัมน์ในรายงานแล้ว
เลือกตกลง
คุณสามารถที่จะดูข้อมูลสำหรับคอลัมน์ที่คุณเลือก สำหรับแต่ละค่า (ID พนักงานขาย) ได้แล้ว
หากจำเป็น คุณสามารถเพิ่มค่าเพิ่มเติม (ID พนักงานขาย) ไปยังคอลัมน์ SalesPersonID ในเวิร์กชีต Excel ได้ หรือคุณสามารถเปลี่ยนค่าที่มีอยู่ได้
บันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ จากนั้นจึงย้อนกลับไปที่ Power Query Editor
บนแท็บ หน้าแรก ให้เลือก การแสดงตัวอย่างการรีเฟรช จากนั้นเรียกใช้คิวรีดั้งเดิมอีกครั้ง (หากจำเป็น) คุณควรเห็นยอดขายจาก ID พนักงานขายใหม่ที่คุณเพิ่มลงในเวิร์กชีต
เลือก ปิดและใช้ เพื่อกลับไปยังตัวแก้ไขรายงานที่คุณเห็นชื่อคอลัมน์ใหม่ในบานหน้าต่าง เขตข้อมูล
ในตอนนี้ คุณจะสามารถเริ่มสร้างรายงานของคุณได้