Excel Çalışma Kitabı Boyutu Büyüyor

Question

Merhaba,

İnsan Kaynakları Departmanı için kullandığım, çok sekmeli, 7.60 MB boyutlu bir Excel çalışma kitabım var. Hem özlük bilgileri tutuluyor hem puantaj bilgileri. Bunları kullanarak raporlamalar yapıyorum.

Her sekmede çalışan girmek için ayırdığım 500 tablo satırı mevcut. Başlıkla birlikte 501 satır ediyor.

Bazı sekmelerde hesap yapılabilmek için kullanılan sütunlar "ZV" sütununa ulaşıyor. Yanlış hatırlamıyorsam 102 sütun gibi oluyor. Zaten dosyanın boyutunun 7.60 MB olmasının esas nedeni işlem yapılan satır ve sütun sayısı.

Problem şu:

Yeni bir personel işe girdiği veya işten çıkan personel olduğu zaman, ilgili satırdaki "Çalışma Şekli" sütununu "Aktif" veya "Çıkış" olarak değiştiriyorum.

Aynı kişiye çıkış - giriş işlemleri yapılabildiğinden, İndis & Kaçıncı formülü kullanan sütunların önce "Aktif" olanları bulması için, her sayfayı "Çalışma Şekli" ve "Adı Soyadı" şeklinde filtreleyerek, yeniden düzenliyorum.

Bu işlemi yaptığımda 7.60 MB olan dosya boyutu 16.80 MB oluyor ve zaten geç açılan dosya, bir saat açılmıyor. Buna bulabildiğim tek çözüm:

Aç ve onar kullanarak çalışma kitabını yeniden kaydetmek. Çalışma kitabı, 25 dakika sonra, onarılıp, kaydedildiğinde, dosya boyutu tekrar 7.60 MB oluyor.

7.60 MB olan çalışma kitabı boyutu, bu işlemi yaptığımda neden 16.80 MB oluyor?

Olmamasını ben sağlayabilir miyim, yoksa yazılımsal birşey mi?

Yardımcı olabilir misiniz?

Answer 1

Anladığım kadarıyla dosyanızın büyüklüğü ve karmaşıklığı nedeniyle performans sorunları yaşanıyor. Birkaç ek öneri ve çözüm önerisi:

1. Tablo Tasarımı:
   • Dosyanızda çok sayıda ad tanımlama kullanıldığını belirttiniz. Bu ad tanımlamalarının yönetimi zor olabilir. Ad tanımlamalarını mümkünse sadece gerekli olan yerlerde kullanmaya özen gösterin.
2. Veri Modeli ve Power Query:
   • Excel 2013 ve sonraki sürümlerde Veri Modelleri ve Power Query gibi özellikler bulunmaktadır. Büyük veri kümeleri ile çalışırken bu özellikleri kullanarak veri işleme süreçlerinizi optimize edebilirsiniz.
3. İndeksleme:
   • Büyük veri setleri ile çalışırken, formüller ve filtreleme işlemleri performansı düşürebilir. İhtiyaç duyduğunuz verilere daha hızlı erişim sağlamak için sütunları uygun şekilde indeksleyebilirsiniz.
4. Çalışma Kitabı Bölme:
   • Belki de dosyanızı ayrı sekme veya dosyalara bölmeyi düşünebilirsiniz. Her bir bölme, ayrı bir Excel dosyası olabilir ve gerekli olduğunda bağlantılar aracılığıyla birleştirilebilir.
5. VBA Optimizasyonu:
   • Kullandığınız VBA kodları varsa, bu kodları optimize etmek ve gereksiz tekrarlamalardan kaçınmak performansı artırabilir.
6. Otomatik Hesaplama Ayarları:
   • Excel'deki otomatik hesaplama ayarlarını kontrol edin. Eğer hesaplamalar çok sık yapılıyorsa, bu ayarı manuel olarak kontrol edebilirsiniz.
7. Bağlantıları Gözden Geçirme:
   • Eğer dış veri bağlantıları kullanıyorsanız, bu bağlantıları gözden geçirin. Veri bağlantıları gerektiğinden daha sık güncelleniyorsa, güncelleme sıklığını düşünün.
8. Günlükleri İnceleme:
   • Excel'de "Formüller" sekmesi altında "Hata İzleme" özelliğini kullanarak hatalı hücreleri inceleyebilir ve belki de gereksiz formül tekrarlarını ortaya çıkarabilirsiniz.

Bu önerileri deneyerek dosyanızın performansını artırabilir ve boyutunun kontrol altında tutulmasını sağlayabilirsiniz.

Answer 2

Dosya içeriğini şöyle detaylandırabiliriz:

Çalışma kitabında 3000 üzeri tanımlı ad vardır. Formüllerdeki "NORMALGUN01" ve "ADISOYADI01" gibi. İcmal sayfası hesaplama kısmında kullanılan ad tanımları "HESAPNORMALGUN01" şeklindedir. Bu ad tanımları, tek sütun ve 500 satır aralığını kapsar.

1. puantaj hesaplamaları

Puantaj hesaplamalarında 49 kriter (normal gün, resmi tatil, dini bayram, raporlu... vb) vardır. Klasik usül puantaja bunlar işlenir ve aylık (01...12 sekmelerinde) olarak hesaplanır.

2. icmal sayfası (özet sayfa)

1. formül - her bir hesaplama kıstasını(normal gün) $BJ sütunuyla, $BU sütunu arasında hesaplar. Ocak ayında $BJ sütunu sadece 01(Ocak) sekmesindeki hesaplamaları gösterir, $BU sütununa geldiğinizde 12 sekmeyi de hesaplar.

=EĞER($G4="";"";+@İNDİS(NORMALGUN01;KAÇINCI($G4;ADISOYADI01;0);0))+EĞER($G4="";"";+@İNDİS(NORMALGUN02;KAÇINCI($G4;ADISOYADI02;0);0))+EĞER($G4="";"";+@İNDİS(NORMALGUN03;KAÇINCI($G4;ADISOYADI03;0);0))+EĞER($G4="";"";+@İNDİS(NORMALGUN04;KAÇINCI($G4;ADISOYADI04;0);0))+@İNDİS(NORMALGUN05;KAÇINCI($G4;ADISOYADI05;0);0)+@İNDİS(NORMALGUN06;KAÇINCI($G4;ADISOYADI06;0);0)+@İNDİS(NORMALGUN07;KAÇINCI($G4;ADISOYADI07;0);0)+@İNDİS(NORMALGUN08;KAÇINCI($G4;ADISOYADI08;0);0)+@İNDİS(NORMALGUN09;KAÇINCI($G4;ADISOYADI09;0);0)+@İNDİS(NORMALGUN10;KAÇINCI($G4;ADISOYADI10;0);0)+@İNDİS(NORMALGUN11;KAÇINCI($G4;ADISOYADI11;0);0)+@İNDİS(NORMALGUN12;KAÇINCI($G4;ADISOYADI12;0);0)

2. formül - içinde bulunduğun aya göre 1. formüldeki hesaplamayı gösterir. Böylece; Ocak ayında dahi, Aralık ayındaki rakamları görmezsiniz. Temmuz ayındaysanız, sadece 7 sekmeyi hesaplayan $BP sütunundaki sonucu görürsünüz.

=EĞER($G4="";"";EĞER($BJ4="";"";EĞER(BUGUN<HESAPNORMALGUN01;$BJ4;EĞER(BUGUN<HESAPNORMALGUN02;$BK4;EĞER(BUGUN<HESAPNORMALGUN03;$BL4;EĞER(BUGUN<HESAPNORMALGUN04;$BM4;EĞER(BUGUN<HESAPNORMALGUN05;$BN4;EĞER(BUGUN<HESAPNORMALGUN06;$BO4;EĞER(BUGUN<HESAPNORMALGUN07;$BP4;EĞER(BUGUN<HESAPNORMALGUN08;$BQ4;EĞER(BUGUN<HESAPNORMALGUN09;$BR4;EĞER(BUGUN<HESAPNORMALGUN10;$BS4;EĞER(BUGUN<HESAPNORMALGUN11;$BT4;EĞER(BUGUN<HESAPNORMALGUN12;$BU4;EĞER(BUGUN>HESAPNORMALGUN12;$BU4;)))))))))))))))x

3. çalışan raporları Çalışan görev atama sayfasında, aylara (giriş - çıkış tarihi gözetilerek) göre çalışan sayısını =+EĞERHATA(EĞER(YADA(A2="PASİF";A2="DESTEK";A2="KONAK");"";EĞER(VE(J2<AYSONUOCAK;S2="-");1;EĞER(VE(J2<AYSONUOCAK;S2>=AYSONUOCAK);1;0)));"") ve birimlere göre çalışan sayısını hesaplar. =+EĞERHATA(EĞER(YADA($A2="PASİF";$A2="DESTEK";$A2="KONAK");"";EĞER(VE($U2=1;$N2=AE$1);1;0));)

Şimdi ilk yazıma ve sizin cevabınıza göre bakalım:

1. Boş Satırları Temizleme:

Öncelikle, çalışan sayısı arttıkça yeniden formüllerle uğraşmamak için; ad tanımlamalarını 500 satır yapmak zorundayım. 2024 için bunu tablo yaparak kısmen çözdüm, ama ad tanımlamaları yine 500 satır olmak zorunda. Bu sebeple; 2023 için boş ("PASİF" olarak işaretlenen) satırları kaldıramam, 2024 için yaptığımda boş satır yok. Yani bu önerinizle alakalı değil.

2. Geçici Dosyaları Silme:

Bu öneriniz belki olabilir; dosya kapanırken bunu yapabilecek hazır makro paylaşabilirseniz, sevinirim. Çözmese bile, temizlik iyidir :)

3. Manuel Filtreleme İşleminden Kaçınma:

Bence sorunun temel kaynağı budur. Ancak, ben buraya bir çözüm üretemedim... Manuel veya makroyla, giren - çıkan personel olduğunda "Çalışma Şekli" sütununda "Aktif", "Çıkış" gibi değişiklikler olacak. Bir personele birden fazla giriş - çıkış yapılabildiğinden; "indis + kaçıncı" vb. formüllerin, "Aktif" olarak işaretli satırdaki adı bulması için; en azından "Çalışma Şekli" ve "Adı soyadı" filtreleriyle sıralama yaptırmak zorunlu. Bu sıralamayı yaptığımda; 2. ve 3. maddelerde formüllerin yeniden hesaplanması sebebiyle dosya boyutunun bu işlemden sonra kapattığımda 16 - 17 MB olduğunu, onarıp, açtığımda eski boyutuna döndüğünü düşünüyorum.

4. Çalışma Kitabını CSV Formatına Dönüştürme:

Tam olarak hangi özellikleri kaldıracağını bilemiyorum. Bana lazım olan özellikler olabilir. Gereksiz.

5. Excel Sürümünü Güncelleme:

Sürekli güncel sürüm kullanıyorum. 365 Öğrenci sürüm

6. Otomatik Kaydetmeyi Kapatma:

Şirket ağı üzerince çalışan dosyayı, kapatırken makroyla yedeğini aldığım için bu özellik açık değil.

7. Çalışma Kitabını Bölme:

500(mevcut) - 1000 satır gibi dosyaların, bölünmesi gereken dosyalar olduğunu ve bu sorunun bu şekilde çözülebileceğini düşünmüyorum.

Answer 3

1. Boş Satırları Temizleme:

Kullandığınız sayfalardaki boş satırları ve sütunları temizleyin. Belki kullanılmayan veya gerekli olmayan veriler dosyada birikiyordur.

1. Geçici Dosyaları Silme:

Excel, çalışma kitabını açarken ve kaydederken geçici dosyalar oluşturur. Bu dosyalar gerektiğinde temizlenmeyebilir. Excel'in geçici dosyalarını temizlemek için:

• Dosyayı kapatın.
• Geçici dosya konumunu bulun (genellikle %AppData%\Microsoft\Excel gibi bir dizinde).
• Geçici dosyaları silebilir veya dizini temizleyebilirsiniz.

   3. **Manuel Filtreleme İşleminden Kaçınma:**
  

Filtreleme işlemi sırasında manuel olarak filtre eklemek yerine, VBA (Visual Basic for Applications) kullanarak otomatik bir filtreleme işlemi oluşturmayı düşünün.

1. Çalışma Kitabını CSV Formatına Dönüştürme:

Excel dosyanızı CSV (Comma Separated Values) formatına dönüştürerek gereksiz karmaşıklıkları ortadan kaldırabilirsiniz. Ancak bu durumda bazı özellikler kaybolabilir.

1. Excel Sürümünü Güncelleme:

Eğer kullanıyorsanız, Excel'iniz güncel değilse güncelleyin. Güncel sürümler genellikle performans ve dosya yönetimi konusunda iyileştirmeler içerir.

1. Otomatik Kaydetmeyi Kapatma:

Otomatik kaydetme özelliğini kapatmayı düşünün. Bu, her değişiklik yaptığınızda otomatik olarak dosyanın kaydedilmesini önleyebilir.

1. Çalışma Kitabını Bölme:

Büyük çalışma kitaplarını küçük parçalara bölmeyi düşünün. İlgili sayfaları ayrı dosyalara taşıyabilirsiniz.

Eğer bu adımlar sorununuzu çözmezse, dosyanızın içeriğini inceleyerek belirli bir nedeni tespit etmek daha fazla yardımcı olabilir.

Cevaplarım isteğe bağlıdır ve garantisi yoktur!

*Bu metnin yazarı bu dili konuşmuyor, metin makineye çevrildi, dilbilgisi veya anlatım hataları olabilir.

Umarım bu sana yardımcı olmuştur.

Cevap faydalı oldu mu? Bunları işaretleyin.

Bu, tüm forum katılımcılarına yardımcı olacaktır.