Microsoft 365 grubu posta kutusu boyutu yönetimi

Her Microsoft 365 grubu, grupta alınan e-postaları depolayan özel bir posta kutusuyla donatılmıştır. Grup posta kutusu SharePoint Online, Viva Engage, Teams gibi uygulamalar tarafından da kullanılır. Grup posta kutusu 50 GB'lık ilk depolama kotasıyla donatılmıştır. Grup posta kutusu kotasına ulaşılırsa, gruba e-posta gönderen kişiler teslim edilmedi raporu alır. Bu nedenle, grup posta kutusunun kotasına ulaşmadığından emin olmak için eski içeriği grup posta kutularından kaldırmak iyi bir uygulamadır.

Aşağıdaki yollar, kota hesaplamasının nasıl çalıştığını, grup posta kutusunun kotasına ulaşmadığından emin olmak için en iyi yöntemleri veya proaktif yaklaşımı anlamanıza yardımcı olur. Grup posta kutusuna ulaşıldığında veya kotası aşıldığında gerçekleştirilecek eylem seyri.

Grup posta kutusu boyutunu kontrol altında tutmak için proaktif yaklaşım

Belirtilen süre sınırına ulaşıldığında gruplardan gelen eski e-postaların otomatik olarak kaldırıldığından emin olmak için bekletme ilkeleri oluşturabilirsiniz. Daha fazla bilgi için, Microsoft 365 Grubu için bekletme ilkesi oluşturma adımları hakkında bkz. Bekletme ilkeleri oluşturma ve yapılandırma. Bekletme ilkelerinin verileri temizlemesi daha uzun bir iş döngüsü sürer, bu nedenle grup posta kutusu oluşturulurken uygulanması gerekir. Bekletme ilkeleri, verileri bir grup posta kutusundan hemen temizlemek veya kaldırmak için araç olarak kullanılamaz.

Grup posta kutusu boyutunu izlemek için:

Grup posta kutusuna atanan geçerli kotayı denetlemek için aşağıdaki komutu kullanın:

Get-Mailbox -GroupMailbox <groupname> |ft ProhibitSendReceiveQuota,ProhibitSendQuota,IssueWarningQuota 

Grup posta kutusunun geçerli boyutunu denetlemek için aşağıdaki komutu kullanın:

Get-MailboxStatistics <groupname> | ft TotalDeletedItemSize,TotalItemSize 

Grup posta kutusu sınırına ulaştığında izleyebileceğiniz adımlar:

Daha önce belirtildiği gibi, grup posta kutusu çeşitli uygulamaların verileri depolaması için kullanılır. Grup posta kutusu kotasına ulaştıktan sonra, daha fazla veri kaplayan klasörleri tanımlamak ve uygun eylemi uygulamak önemlidir.

Grup sahipleri, grup posta kutusunu temizlemek ve alanı boşaltmak için bu adımları izleyebilir.

PowerShell'i de kullanabilirsiniz:

1. Grup posta kutusu kotasının aşıldığını onaylamak için aşağıdaki komutla başlayın:

   Get-MailboxStatistics <groupname> |ft TotalItemSize,TotalDeletedItemSize 
   

   Grup posta kutusu sistem, kurtarılabilir ve kullanıcı olarak çeşitli TargetQuotaiçinde dağıtılır. "Kullanıcı" ile eşleşen TargetQuota klasörler, grup kotasının hesaplanmasında dikkate alan tek klasördür.

2. Kullanıcı verilerini kaplayan klasör boyutunu doğrulamak için aşağıdaki komutu kullanın:

   Get-MailboxFolderStatistics <groupname> | where { $_.TargetQuota -like 'User' } | ft Name,FolderPath,FolderType,FolderSize 
   
   Get-MailboxFolderStatistics <groupname> -FolderScope NonIPMRoot | where { $_.TargetQuota -like 'User' } | ft Name,FolderType,*size* 
   

3. Klasörlerin kotasını veya boyutunu denetleyin.

4. Alanı SharePointWebPartsConnectorMessagestüketen klasör Bağlayıcı web bölümünü kullanma bölümünde belirtildiği gibi ise aşağıdakileri yapın:

   1. Kullanılmıyorsa bağlayıcıyı devre dışı bırakın.

   2. İletilerin varsayılan olarak 90 gün içinde temizlenmesini bekleyin.

5. Grup posta kutusu boyutunu kaplayan özel bir klasör yoksa, grup posta kutusu bekletme ilkesini uygulayın ve bekletme ilkesinin grup posta kutusundan e-postaları temizlemesini bekleyin.