Використовуйте категорію Outlook для відстеження зустрічей і електронної пошти

Синхронізація на стороні сервера дозволяє відстежувати електронні листи, зустрічі та завдання у Outlook за допомогою спеціальної категоріїВідстежено до Dynamics 365. Коли ви призначаєте цю категорію електронній пошти, зустрічі чи завданню в Outlook, він синхронізує товар із додатками для взаємодії з клієнтами (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Маркетинг та Dynamics 365 Project Service Automation). Аналогічно, видалення категорії з відстеженого листа, зустрічі чи завдання знімає її з додатків для взаємодії з клієнтами.

Ви також можете вибрати кілька товарів і призначити Відстежений у категорію Dynamics 365 Outlook для них, відстежуючи їх у додатках для взаємодії з клієнтами. Швидко визначати відстежувані елементи, спостерігаючи присутність цієї категорії в папці «Вхідні» та інших папках.

Настройте відстеження на основі категорії за допомогою OrgDBOrgSetting

На момент виходу версії 9.1.0.4039 або новішої відстеження категорії ввімкнуто за замовчуванням.

Порада

Щоб визначити свою версію, увійдіть до програм залучення клієнтів і у верхній правій частині екрана виберіть кнопку Налаштування >Про програму.

Використовуйте категорію для відстеження елементів Outlook

Коли категорія Tracked to Dynamics 365 стане доступною в Outlook, ви зможете використовувати її для відстеження наступних Outlook елементів.

Повідомлення електронної пошти

Відстежуйте лист, призначивши йому категорію Tracked у категорію Dynamics 365. Ви можете одразу побачити призначення категорій у Outlook. Тепер електронна пошта позначається для відстеження. Синхронізація на стороні сервера синхронізує електронну пошту з додатками для взаємодії з клієнтами протягом 15 хвилин, залежно від налаштування синхронізації електронної пошти.

Якщо ви відстежуєте електронну пошту і класифікуєте його як Відстежений до Dynamics, видалення категорії знімає відстеження листа. Однак відповідний запис про активність електронної пошти не видаляється.

Порада

Ви можете налаштувати правило в Outlook для призначення або видалення категорії. Див. розділ Керування повідомленнями електронної пошти за допомогою правил.

Автоматична категоризація електронної пошти

Синхронізація на стороні сервера застосовує категорію Tracked у Dynamics 365 до електронних листів, коли автоматично синхронізує їх за допомогою поштової скриньки Dynamics 365 отримувача.

Коли синхронізований лист отримує кілька отримувачів Dynamics 365, серверна синхронізація автоматично застосовує цю категорію до додаткових поштових скриньок Dynamics 365 — за умови, що кожен отримувач Dynamics 365 увімкнений для синхронізації вхідних електронних листів і з'являється як роздільна активність у рядку отриманого листа. Наприклад, електронні листи, отримані в Exchange отримувачем Dynamics 365 через групу розповсюдження, інший псевдонім електронної пошти або як отримувач BCC, можуть бути ненадійно класифіковані, оскільки відповідна сторона Dynamics 365 може залишатися невирішеною або не відображатися як отримувач у отриманому рядку електронних листів Dynamics 365.

Лише листи, які відповідають коду напрямку Dynamics 365, автоматично класифікуються, коли увімкнуте системне налаштування Відстежувати листи, надіслані між Dynamics 365 користувачами, як дві активності. Наприклад, листи, які відстежуються та надсилаються з Outlook іншим користувачам Dynamics 365, не відображаються як категоризовані у поштових скриньках Outlook отримувачів, оскільки вони представляють копію листа отримано. Ця поведінка дозволяє отримувачу Dynamics 365 відстежувати вхідну копію листа відповідно до системних налаштувань, зазначених раніше.

Призначення

Ви можете відстежити прийом, присвоївши йому категорію Відстежено до категорії Dynamics 365. Зустріч відстежується та синхронізується з додатками для взаємодії з клієнтами відповідно до правил синхронізації на стороні сервера.

Якщо ви відстежуєте зустріч і класифікуєте його як Відстежено до Dynamics, видалення категорії знімає запис із відстеження. Однак відповідний запис про прийом у додатках Dynamics 365 не видаляється.

Завдання

Нотатка

Призначення завдань людям, яких ви фіксуєте в Outlook, не синхронізується з додатками для взаємодії з клієнтами.

Використовуйте трекінг за категоріями в додатку для Outlook

Якщо у вас є додаток Dynamics 365 для Outlook, ви можете використовувати трекінг за категоріями в додатку для Outlook.

У наведеній нижче таблиці перелічено різні сценарії відстеження.

Дія	Результат
Призначте категорію Відстежений у категорію Dynamics 365 для електронного листа/зустрічі	Синхронізація на стороні сервера синхронізує лист/зустріч протягом 15 хвилин. Завантаження App for Outlook на цьому товарі показує статус відстеження.
Відстежуйте електронну пошту/зустріч за допомогою додатку для Outlook	Електронне повідомлення/зустріч відстежується. Категорія Tracked у Dynamics 365 призначається негайно.
Видалення категорії Відстежено до категорії Dynamics 365 у листі/на зустрічі	Синхронізація на сервері знімає предмет приблизно за 15 хвилин. Завантаження додатку для Outlook на цьому листі показує статус відстеження. Запис активності не видаляється з додатків для взаємодії з клієнтами.
Відстежте лист/зустріч за допомогою додатку для Outlook	Електронна пошта/Запис не відстежується, а категорія Відстежена до Dynamics 365 видалена.

Делегувати користувачів

Якщо ви дозволите комусь іншому керувати вашою електронною поштою та календарем надаючи їм доступ до делегатів, делегат може отримати доступ до ваших категорій у Outlook, якщо делегат має права редактора.

Якщо у вашій поштовій скриньці є категорія Tracked у Dynamics 365, делегат може відстежувати ваші листи та зустрічі, призначивши Tracked у категорію Dynamics 365.

Відстеження за категоріями з Dynamics 365 для Outlook

Dynamics 365 для Outlook не підтримує відстеження за категоріями. Не вмикайте OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems в організації, налаштованій для використання Dynamics 365 для Outlook.

Вимкніть відстеження відповідно до категорії

Ви можете вимкнути трекінг на основі категорій для організації Dynamics 365 додатків, вимкнувши OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.

Нотатка

Якщо вимкнути OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems, категорія Tracked у Dynamics 365 буде м'яко видалена, а призначення категорії зберігається у Outlook. Якщо ви видаляєте категорію з головного списку, вона видаляється назавжди.

запитання й відповіді

Чи можу я відстежувати свої Outlook контакти, призначивши Tracked до Dynamics 365 категорії?
Ні, контакти Outlook не підтримують відстеження за категоріями.

Що станеться, якщо я перейменую Tracked на Dynamics 365 категорію?
Якщо ви перейменовуєте категорію, серверна синхронізація продовжує ідентифікувати категорію за її ідентифікатором. Він використовує ID для відстеження та відстеження елементів Outlook.

Нотатка

У випадку з делегатами різниця в назвах категорії між делегатом і власником основної поштової скриньки не підтримується і може призвести до несподіваної поведінки. Зрівняйте назву категорії делегата та основного власника поштової скриньки.

Що станеться, якщо я видалю категорію «Відстежено» до Dynamics 365?
Якщо ви видаляєте категорію, серверна синхронізація відновлює її на сервері Exchange приблизно за 15 хвилин.

Коли я вперше ввімкну OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems, чи будуть мої раніше відстежувані елементи призначені в категорію Відстежені Dynamics 365?
Ні, серверна синхронізація не призначає категорію вже відстеженим елементам.

Якщо я призначу Tracked у категорію Dynamics 365 Outlook обговорення, що відбувається?
Якщо ви класифікуєте тему розмови як Відстежена на Dynamics 365, всі листи в цій гілці отримують цю категорію і відстежуються.

Чи можу я призначити Tracked до Dynamics 365 категорії для повторюваних прийомів?
Якщо класифікувати повторювану зустріч як Відстежена до Dynamics 365, всі окремі випадки прийому отримують цю категорію і відстежуються.

Що станеться, якщо відстежувана електронна пошта не вдасться виконати?
За замовчуванням невдалі автоматичні відстежувані листи повторюються у новому циклі синхронізації — приблизно кожні 15 хвилин. Система повторює до п'яти разів. Якщо повторні спроби зазнають невдачі після п'яти спроб, лист отримує категорію Відстежено до Dynamics 365 (Недоставлено) і подальші спроби не відбуваються. Система повторно запускає автоматичні відстежувані листи, які не виходять з ладу, з такими помилками:

• Просування електронних листів зазнає невдачі через налаштування плагіна в клієнтському середовищі.
• Просування електронних листів не зазнає успіху через тайм-аут у додатках для взаємодії з клієнтами або Microsoft Exchange.
• Повідомлення електронної пошти було відхилене з InvalidSender або через деякі невідомі рішення.
• Повідомлення електронної пошти не вдається надіслати, якщо відповідальний за чергу не призначає їм відповідною ролі безпеки. Без правильної ролі безпеки власник не може володіти записом електронної пошти, яку відстежує черга.

Після п'яти повторних спроб, якщо невдача у просуванні листа була пов'язана з помилкою плагіна, спробуйте виправити плагін. Потім призначте Track у категорію Dynamics 365 для ручного відстеження недоставлених листів і відстеження їх у додатках для взаємодії з клієнтами.

Як видалити відстеження на основі категорій через OrgDBOrgSetting?
Щоб вимкнути спеціальну категорію Tracked to Dynamics 365 Outlook, потрібно увімкнути OrgDBOrgSetting у вашій організації. Програми для взаємодії з клієнтами надають інструмент OrgDBOrgSettings, який дає адміністраторам змогу впроваджувати певні оновлення, які були раніше зарезервовані для впровадження реєстру.

1. Дотримуйтеся вказівок в цій статті, щоб отримати покрокові інструкції для отрмиання цього інструмента.
2. Після вилучення інструмента, вимкніть OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.
3. Вимкнення OrgDBOrgSetting видаляє категорію Tracked to Dynamics 365 у всіх поштових скриньках Exchange, які мають увімкнену серверну синхронізацію приблизно за 15 хвилин.

Також можна використовувати цей інструмент для редагування в OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.