Ví dụ: Báo cáo chi phí

Ví dụ dưới đây cho thấy tính thiếu hiệu quả của việc phê duyệt chi phí qua giấy tờ thường thấy ở tổ chức đối với nhiều bộ phận và nhân viên.

Nhiều thành viên nhóm giải thích về những điểm hạn chế của quy trình dựa trên giấy tờ như hiện tại.

Qua ví dụ, bạn có thể thấy rằng mỗi người đều có những vấn đề riêng, nhưng vấn đề chung ở đây là quy trình phê duyệt chi phí được thực hiện qua giấy tờ, điều đó khiến cho công việc tạo báo cáo trở nên tẻ nhạt và khó khăn đối với Lee, Shawna và Rebecca. Nick choáng ngợp trước đống giấy tờ gửi đến từ nhóm. Sau đó, Abhay cần phải chép lại và đưa mọi dữ liệu vào Excel để báo cáo ngân sách hằng tuần, rồi còn phải đăng lên hệ thống tài chính. Charlotte muốn biết Lee, Shawna và Rebecca đã chi bao nhiêu thì phải mất rất nhiều thời gian.

Đây là một vấn đề điển hình mà Microsoft Power Platform có thể giải quyết: các biểu mẫu giấy có thể được tạo lại thành màn hình Power Apps, hoạt động phê duyệt có thể được thiết lập trong Power Automate và việc phân tích dữ liệu có thể được thực hiện trong Power BI. Chúng ta sẽ trở lại ví dụ này trong suốt nhóm bài viết này.

Nhóm đã quyết định giải quyết vấn đề sau của doanh nghiệp:

Báo cáo chi phí: Tạo một quy trình hiệu quả cho nhân viên và bộ phận kế toán, cho phép theo dõi ngân sách nhanh hơn và giảm bớt thiếu sót trong lúc kiểm toán.

Rõ ràng là công đoạn này cần phải được chuyển đổi sang dạng kỹ thuật số. Ta hãy làm một phép tính nhanh: nhóm kiểm toán nói rằng họ xử lý khoảng 150 báo cáo chi phí mỗi tuần và chi phí nhân viên tiêu chuẩn của chúng tôi là $90/giờ. Nếu ta có thể rút ngắn một giờ trong cả vòng đời của mỗi báo cáo, thì chỉ riêng lượng thời gian giảm bớt được đã tương đương với ít nhất là $500.000 tiền tiết kiệm. Chúng ta sẽ cần dùng mức giảm bớt đó để bù trừ cho chi phí cấp phép và thời gian phát triển ứng dụng, nhưng chính CFO đã phát biểu rằng riêng sự cải thiện về tính minh bạch ngân sách và sự tuân thủ báo cáo là đủ để đánh giá đây là khoản đầu tư xứng đáng.

Trong suốt quá trình lập kế hoạch cho dự án Power Apps, chúng ta sẽ còn quay lại ví dụ này.

Lưu ý

Bạn có thể cho chúng tôi biết bạn thích dùng ngôn ngữ nào cho tài liệu không? Làm một cuộc khảo sát ngắn. (xin lưu ý, khảo sát này bằng tiếng Anh)

Cuộc khảo sát sẽ mất khoảng bảy phút. Không có dữ liệu cá nhân nào được thu thập (điều khoản về quyền riêng tư).