Chia sẻ qua

Degrees of Change tự động hóa các hoạt động phi lợi nhuận với Power Pages, Power Apps và AI Builder

Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu cách Degrees of Change, một tổ chức phi lợi nhuận chuyên giúp đỡ những sinh viên thuộc nhóm thiểu số thành công trong học tập tại trường đại học và sự nghiệp của họ, được sử dụng Power Apps, Power Pages và AI Builder để hợp lý hóa hoạt động của mình.

Thông qua các chương trình Act Six và Seed Internships, Degrees of Change cung cấp cơ hội tiếp cận giáo dục đại học và việc làm sau đại học cho những sinh viên xuất sắc có hoàn cảnh khó khăn. Nhóm bao gồm 20 nhân viên, hơn 100 tình nguyện viên cộng đồng và một nhân viên CNTT toàn thời gian.

Kể từ khi Degrees of Change chuyển đổi quy trình nộp đơn và tuyển chọn bằng Power Platform và AI tạo ra, nó có thể cung cấp dịch vụ cho nhiều sinh viên hơn. Sự thay đổi này cũng hợp lý hóa hoạt động và cải thiện việc theo dõi và phân tích dữ liệu.

"Một phần công việc của chúng tôi là trao quyền và cung cấp công cụ cho các tổ chức phi lợi nhuận cộng đồng địa phương. Chúng tôi cung cấp công nghệ, đào tạo và hỗ trợ chương trình giảng dạy để có thể triển khai chương trình Act Six tại cộng đồng của họ."—Tim Herron, Nhà sáng lập & Giám đốc sáng tạo

Đọc toàn bộ câu chuyện: Tổ chức phi lợi nhuận mở rộng các chương trình nghề nghiệp bằng cách sử dụng Power Pages và AI tạo sinh

Thách thức kinh doanh

Nhóm làm việc với bảy cộng đồng, 17 trường cao đẳng đối tác và ngày càng nhiều nhà tuyển dụng ở vùng Tây Bắc Hoa Kỳ. Mỗi cộng đồng đều tuyển dụng tình nguyện viên để điều hành các chương trình Act Six và Seed Internships tại địa phương, với sự hỗ trợ tập trung từ đội ngũ nhân viên Degrees of Change.

Trước khi xây dựng các giải pháp Act Six và Seed Internships bằng các công cụ, nhóm Degrees of Change đã phải đối mặt với một số thách thức về mặt vận hành: Power Platform

  • Các quy trình thủ công và tốn thời gian để quản lý các ứng dụng và lựa chọn chương trình, hạn chế khả năng mở rộng quy mô và phục vụ nhiều sinh viên hơn.
  • Thiếu sự tích hợp giữa các hệ thống khác nhau, dẫn đến việc lưu trữ dữ liệu riêng lẻ và gây khó khăn cho việc theo dõi và phân tích tiến độ cũng như kết quả của học sinh một cách hiệu quả.
  • Hạn chế về nguồn lực khi chỉ có một nguồn lực CNTT toàn thời gian, cản trở khả năng triển khai và duy trì các giải pháp công nghệ hiệu quả.

Phương pháp thực hiện

Degrees of Change đã tự động hóa các quy trình ứng dụng của mình bằng cách sử dụng các công cụ để: Power Platform

  • Xây dựng ứng dụng chấm điểm đơn đăng ký trong Power Apps: Các tình nguyện viên cộng đồng sử dụng ứng dụng này để đánh giá và chấm điểm đơn đăng ký chương trình. Quá trình tự động hóa này đảm bảo các ứng dụng được đánh giá một cách nhất quán và hiệu quả.

  • Tạo một Power Pages cổng thông tin: Ứng viên nộp đơn xin chương trình thông qua một cổng thông tin thân thiện với người dùng. Cổng thông tin này đơn giản hóa quy trình nộp đơn, giúp sinh viên cung cấp thông tin cần thiết dễ dàng hơn.

  • Xây dựng ứng dụng phù hợp trong Power Apps: Nhân viên Degrees of Change quản lý quy trình tuyển chọn và phân công vị trí bằng ứng dụng. Ứng dụng này giúp tự động kết hợp ứng viên với các chương trình, giảm bớt công sức thủ công và tăng độ chính xác.

  • Thêm phần dành riêng cho nhà tuyển dụng vào Power Pages cổng thông tin: Đối với chương trình Thực tập hạt giống, nhà tuyển dụng nhập thông tin tổ chức và nhận danh sách các vị trí thực tập đang tuyển dụng. Phần dành riêng cho nhà tuyển dụng tự động hóa việc thu thập và tổ chức các cơ hội thực tập.

  • Tạo cổng thông tin dành cho nhà quản lý tuyển dụng: Nhà quản lý tuyển dụng gửi yêu cầu về vị trí thực tập và xem xét ứng viên thông qua cổng thông tin. Power Pages Tính năng tự động hóa này hợp lý hóa quy trình tuyển dụng, giúp dễ dàng kết nối ứng viên với các vị trí thực tập phù hợp.

Xác định các nhiệm vụ chính để tự động hóa

Trước khi triển khai các giải pháp của mình, Degrees of Change đã phải đối mặt với một số thách thức về công nghệ với các chương trình Act Six và Seed Internships. Power Platform Nhóm cần một cách an toàn để chia sẻ hơn 1.000 đơn đăng ký mỗi năm với 150 giám định viên tình nguyện. Ban đầu, nhóm đã gửi bản in, sau đó là bản PDF kỹ thuật số cho các tình nguyện viên, điều này hạn chế khả năng mở rộng và gây nguy cơ mất an toàn cho thông tin cá nhân của sinh viên.

Mỗi nhóm cộng đồng sẽ lựa chọn những tình nguyện viên địa phương phản ánh hoàn cảnh đa dạng của học sinh trong khu vực của họ. Những tình nguyện viên này được giao nhiệm vụ xem xét và chấm điểm đơn đăng ký. Điểm số sau đó được sử dụng để đưa ra quyết định xếp lớp, đảm bảo quá trình tuyển chọn công bằng. Một khoản đầu tư đáng kể đã được thực hiện vào một ứng dụng web tùy chỉnh, được xây dựng và bảo trì bởi một nhà cung cấp, nhưng cách tiếp cận này sớm trở nên quá tốn kém.

"Điều hấp dẫn chúng tôi nhất là khả năng tích hợp, mở rộng và linh hoạt của Power Platform có nghĩa là chúng tôi có thể làm được nhiều hơn những gì chúng tôi có thể làm với các nguồn lực mà chúng tôi có."—Tim Herron, Nhà sáng lập & Giám đốc sáng tạo

Biểu đồ hiển thị các nhiệm vụ thủ công đã hoàn thành cho tổ chức phi lợi nhuận Degrees of Change.

Xây dựng ứng dụng để tự động hóa quy trình ứng dụng chương trình

Vào năm 2019, Tommy Kim, chuyên gia CNTT của tổ chức, đã đề xuất một giải pháp nhằm giảm chi phí bảo trì liên tục liên quan đến ứng dụng web tùy chỉnh. Power Platform Giải pháp cũng sẽ cho phép kiểm soát tốt hơn chức năng của giải pháp. Power Platform Nhóm đã sử dụng Power Apps để xây dựng ứng dụng chấm điểm ứng dụng trong vài tuần, cho phép truy cập an toàn và cải thiện tính dễ sử dụng cho các tình nguyện viên trong cộng đồng tham gia đánh giá các ứng dụng chương trình. Power Platform cho phép nhóm Degrees of Change thiết kế, phát triển và duy trì các công cụ cần thiết để triển khai các chương trình Thực tập hạt giống và Hành động sáu với các nhóm cộng đồng địa phương.

Nhóm đã tạo ra một hệ sinh thái các công cụ để đáp ứng nhu cầu của những người khác nhau tham gia vào quá trình ứng tuyển và tuyển chọn.

Giải pháp hỗ trợ ba đối tượng chính:

  1. Các ứng viên (sinh viên) nộp đơn xin chương trình thông qua cổng thông tin Power Pages .

  2. Các tình nguyện viên cộng đồng đánh giá và chấm điểm các đơn đăng ký chương trình trong ứng dụng Power Apps Chấm điểm đơn đăng ký.

  3. Nhân viên Degrees of Change quản lý quy trình tuyển chọn và phân công vị trí trong ứng dụng Power Apps Matching.

Giải pháp Seed Internships hỗ trợ thêm hai đối tượng nữa:

  1. Nhà tuyển dụng nhập thông tin tổ chức của họ và liệt kê các vị trí thực tập có sẵn trong phần dành riêng cho nhà tuyển dụng trên cổng thông tin Power Pages .

  2. Người quản lý tuyển dụng gửi yêu cầu về vị trí thực tập và xem xét ứng viên thông qua Power Pages cổng thông tin.

Ảnh chụp màn hình hiển thị quy trình làm việc tự động của ứng dụng.

Trải nghiệm ứng tuyển chương trình dành cho ứng viên bao gồm một loạt các biểu mẫu, luồng và bước xác thực: Power Pages Power Automate

  1. Trải nghiệm bắt đầu khi ứng viên điền vào biểu mẫu quan tâm. Biểu mẫu này là biểu mẫu công khai, chưa được xác thực Power Pages để thu thập thông tin cơ bản từ những sinh viên quan tâm.

  2. Khi biểu mẫu quan tâm được gửi, Power Pages sẽ tạo một bản ghi trong Dataverse, sau đó kích hoạt một Power Automate luồng kiểm tra thông tin với các liên hệ hiện có. Nếu quy trình xác định học sinh đủ điều kiện để nộp đơn, quy trình sẽ gửi email tới ứng viên có mã mời cho phép họ đăng ký trên cổng thông tin.

  3. Khi ứng viên chọn liên kết trong email của mình, họ sẽ được chuyển đến trang đăng ký trên cổng thông tin. Có thể cấu hình cài đặt xác thực để vô hiệu hóa việc tạo tài khoản mà không cần lời mời, điều này đảm bảo chỉ những ứng viên đủ điều kiện mới có thể tạo tài khoản và bắt đầu ứng dụng.

  4. Sau khi đăng ký, ứng viên sẽ tạo tài khoản và đăng nhập.

  5. Sau khi đăng nhập, ứng viên sẽ được hướng dẫn qua một loạt các trang để hoàn tất đơn đăng ký. Nhóm Degrees of Change đã tận dụng các tùy chọn xác thực có sẵn trong Power Pages để đảm bảo nhập dữ liệu hợp lệ và nhất quán, bao gồm chuẩn hóa định dạng số điện thoại và thiết lập khả năng hiển thị có điều kiện cho các câu hỏi.

Ảnh chụp màn hình hiển thị luồng quy trình ứng dụng chương trình.

Sự kết hợp của các công cụ này cho phép Degrees of Change giải quyết các thách thức về quyền truy cập bên ngoài, bảo mật và khả năng mở rộng liên quan đến việc phát triển các chương trình Thực tập hạt giống và Đạo luật sáu: Power Platform

  • Cho phép ứng viên và nhà tuyển dụng truy cập bên ngoài đã xác thực thông qua cổng thông tin. Power Pages

  • Hiển thị có chọn lọc dữ liệu chương trình phù hợp với những người dùng khác nhau thông qua Power Pages cổng thông tin và Power Apps ứng dụng Ghép điểm và chấm điểm ứng dụng.

  • Bảo mật và duy trì dữ liệu chương trình một cách tập trung trong Dataverse, tích hợp với các Power Pages trang web và ứng dụng trong Power Apps.

Giải pháp này cũng giúp kết nối ứng viên với các vị trí thực tập, một phần khó khăn và tốn thời gian của chương trình Thực tập hạt giống. Một mô hình AI được xây dựng sẵn trong AI Builder thực hiện hai chức năng quan trọng trong việc giảm thiểu sự thiên vị và cho phép khả năng mở rộng trong quá trình lựa chọn:

  • Ẩn danh và trích xuất các thông tin chi tiết quan trọng từ sơ yếu lý lịch của ứng viên.

  • Tổng hợp số lượng lớn dữ liệu chương trình có cấu trúc và không có cấu trúc để tạo ra các đề xuất phù hợp giữa ứng viên và thực tập sinh được nhân viên sử dụng để hỗ trợ quyết định sắp xếp vị trí.

Xây dựng cổng thông tin ứng viên trong Power Pages Design Studio

Nhóm đã mở rộng giải pháp để bao gồm một cổng thông tin cho phép các ứng viên nộp đơn đăng ký chương trình. Power Pages Power Pages Design Studio cho phép bạn xây dựng và triển khai các trang web hướng ra bên ngoài, chẳng hạn như cổng thông tin cho các ứng dụng chương trình. Với Power Pages, bạn có thể xây dựng các trang web sử dụng cùng dữ liệu kinh doanh được chia sẻ được lưu trữ trong Microsoft Dataverse mà bạn sử dụng để xây dựng ứng dụng và tự động hóa.

Ảnh chụp màn hình hiển thị cổng thông tin ứng viên được tạo bằng Power Pages.

Hiểu rõ đặc điểm người dùng là điều quan trọng để đưa ra quyết định về kiến trúc trang web. Power Pages Đối với cổng thông tin Thực tập sinh hạt giống, nhóm đã thiết lập các trang khác nhau dành cho nhà tuyển dụng và ứng viên trên trang web Power Pages .

Trong phần dành cho nhà tuyển dụng của cổng thông tin, nhà tuyển dụng và người quản lý tuyển dụng có thể thiết lập và duy trì hồ sơ nhà tuyển dụng của mình cũng như thêm và theo dõi các vị trí thực tập.

Để mang lại trải nghiệm liền mạch cho người dùng, nhóm Degrees of Change cũng thiết kế cổng thông tin của mình sao cho phù hợp với màu sắc thương hiệu công ty và trang web công khai. Power Pages

Ảnh chụp màn hình hiển thị cổng thông tin ứng tuyển thực tập được tạo bằng Power Pages.

Cải thiện chất lượng và bảo mật ứng dụng

Nhóm Degrees of Change sử dụng ứng dụng chấm điểm đơn đăng ký để chia sẻ và theo dõi tiến trình của hơn 1.000 đơn đăng ký với 150 tình nguyện viên đánh giá cộng đồng. Power Apps Ứng dụng chấm điểm ứng dụng sẽ đọc và ghi dữ liệu chương trình vào Dataverse, giảm thiểu rủi ro về quyền riêng tư liên quan đến việc chia sẻ các bản sao thông tin ứng viên không an toàn.

Ảnh chụp màn hình hiển thị luồng tác vụ chấm điểm ứng dụng.

Giao diện ứng dụng cải thiện khả năng đọc của đơn xin việc bằng cách trình bày thông tin ứng viên thành các phần trên màn hình để làm nổi bật các chi tiết quan trọng nhất.

Tính linh hoạt của giao diện người dùng cho phép nhóm tự chủ khi thêm chức năng hỗ trợ tình nguyện viên trong quá trình đánh giá đơn đăng ký. Power Apps Họ đã tạo ra:

  • Video hướng dẫn để phác thảo chức năng của ứng dụng.

  • Văn bản trợ giúp có thang điểm để hỗ trợ tính nhất quán giữa những người đánh giá.

  • Theo dõi tiến độ nhiệm vụ và lịch trình cho mỗi tình nguyện viên để hoàn thành đánh giá của họ trong khung thời gian yêu cầu.

  • Yêu cầu hỗ trợ tích hợp được tích hợp với Power Automate để tự động chuyển email đến đúng người hỗ trợ. Nhóm thu thập phản hồi từ người dùng ứng dụng để quản lý danh sách cải tiến Ý tưởng.

"Những cải tiến mà chúng tôi thêm vào trong vài tuần làm việc nội bộ có thể sẽ tốn khoảng $50,000–100.000 đô la cho quá trình phát triển tùy chỉnh."—Tim Herron, Nhà sáng lập & Giám đốc sáng tạo

Ảnh chụp màn hình hiển thị ví dụ về biểu mẫu chấm điểm đơn đăng ký.

Hỗ trợ ra quyết định với AI Builder

Nhóm sử dụng các mô hình AI dựng sẵn trong AI Builder để giảm sự thiên vị và giúp đẩy nhanh quá trình ghép nối các ứng viên với các vị trí tuyển dụng có sẵn trong Chương trình Thực tập Hạt giống. AI Builder thực hiện hai chức năng quan trọng hỗ trợ tính công bằng và khả năng mở rộng của quy trình khớp đơn xin việc cho chương trình Thực tập hạt giống:

  • Ẩn danh và trích xuất các thông tin chi tiết quan trọng từ sơ yếu lý lịch của ứng viên để giảm thiểu sự thiên vị trong quá trình ra quyết định.

  • Tạo các đề xuất phù hợp giữa ứng viên và thực tập bằng cách kết hợp thông tin về ứng viên và vai trò, điểm chất lượng ứng viên do người đánh giá tình nguyện ghi lại trong ứng dụng Chấm điểm đơn xin việc và điểm phù hợp của ứng viên do Microsoft Fabric tạo ra.

Các đề xuất kết hợp từ AI Builder được hiển thị trong ứng dụng Kết hợp để nhân viên xem xét. Nhóm Degrees of Change cũng được thành lập để đưa ra lời giải thích cho từng đề xuất kết hợp. AI Builder

Các khuyến nghị phù hợp làm tăng đáng kể tốc độ và số lượng vị trí thực tập mà nhân viên có thể xử lý. AI Builder

"Việc sử dụng các mô hình dựng sẵn trong AI Builder giúp nhân viên của chúng tôi đưa ra quyết định tuyển dụng nhanh hơn, hiệu quả hơn mà không phải tốn nhiều giờ xử lý dữ liệu thô."—Tim Herron, Nhà sáng lập & Giám đốc Đổi mới sáng tạo

Ảnh chụp màn hình hiển thị luồng tác vụ hệ thống phù hợp.

Tăng tốc độ khớp ứng viên với các mô hình AI

AI Builder cung cấp nhiều mô hình dựng sẵn và khả năng tạo mô hình tùy chỉnh cho các tình huống kinh doanh khác nhau. Để hợp lý hóa quy trình tìm kiếm ứng viên, nhóm Degrees of Change sử dụng các mô hình và công cụ sau:

  • Trích xuất thực thể: Nhóm sử dụng mô hình trích xuất thực thể được xây dựng sẵn trong AI Builder để xác định các yếu tố chính của dữ liệu có cấu trúc từ các ứng dụng ứng viên và dữ liệu không có cấu trúc từ sơ yếu lý lịch của ứng viên. Dữ liệu được sử dụng để đối chiếu với yêu cầu về vị trí thực tập do người sử dụng lao động và quản lý tuyển dụng đưa ra.

  • Đề xuất kết hợp: Sau đó, mô hình AI thứ hai sẽ kết hợp các yếu tố này để tạo ra đề xuất kết hợp được hiển thị cho nhân viên trong ứng dụng Matching.

  • Power Automate: Power Automate điều phối quá trình xử lý thông tin bằng cách cung cấp AI Builder dữ liệu cần thiết từ Dataverse, sau đó lưu trữ kết quả trở lại Dataverse.

Ảnh chụp màn hình hiển thị luồng tác vụ trích xuất thực thể.

"Việc tăng cường quy trình lựa chọn của chúng tôi bằng AI Builder cho phép chúng tôi mở rộng quy mô và tận dụng tối đa các đánh giá của con người."—Tim Herron, Nhà sáng lập & Giám đốc Đổi mới

  • Last updated on