Khuyến nghị cho việc viết nội dung giao diện người dùng

Áp dụng cho khuyến nghị về danh sách kiểm tra Tối ưu hóa trải nghiệm được thiết kế tốt này: Power Platform

XO:09	Nội dung phải dễ hiểu và cung cấp hướng dẫn rõ ràng. Sử dụng giọng điệu dễ gần, nhất quán và chuyên nghiệp để tạo điều kiện hoàn thành nhiệm vụ.

Hướng dẫn này mô tả các khuyến nghị để tạo nội dung hiệu quả phù hợp với trải nghiệm của người dùng. Nội dung đóng vai trò là phương thức giao tiếp chính trong giao diện người dùng, có sức mạnh truyền đạt những ý tưởng phức tạp hơn so với các yếu tố trực quan. Những từ ngữ chúng ta sử dụng trong ứng dụng sẽ ảnh hưởng đến cách người dùng điều hướng và cảm nhận ứng dụng, cho dù chúng ta đang hướng dẫn họ thực hiện một quy trình hay chia sẻ thông tin hệ thống quan trọng.

Các chiến lược thiết kế chính

Viết nội dung là một phần của thiết kế giao diện người dùng vừa là nghệ thuật vừa là khoa học. Việc kết hợp những phương pháp viết quảng cáo tốt nhất này với các phương pháp thiết kế trực quan tốt nhất sẽ cải thiện trải nghiệm của người dùng.

Làm cho nội dung có thể quét được

Khi sử dụng ứng dụng kinh doanh, mọi người không quan tâm đến các tính năng của UI hoặc bị làm phiền bởi ngôn ngữ hoa mỹ. Họ tập trung vào việc hoàn thành nhiệm vụ. Hãy giúp họ bằng cách viết thành các khối ngắn, dễ quét. Chia văn bản thành các câu và đoạn văn ngắn hơn. Tránh sử dụng ngôn ngữ quá khoa trương. Người dùng thường truy cập vào UI với các mục tiêu cụ thể trong đầu và nội dung phải hướng dẫn họ một cách liền mạch để đạt được các mục tiêu đó.

Hãy súc tích. Nội dung phải ngắn gọn và đúng trọng tâm. Ngắn gọn không có nghĩa là hạn chế mà có nghĩa là hiệu quả. Sử dụng càng ít từ càng tốt nhưng vẫn giữ được ý nghĩa. Đảm bảo rằng mỗi từ trong nội dung của bạn đều có mục đích. Chỉ cung cấp thông tin cần thiết vào đúng thời điểm. Hãy nhớ rằng, quá nhiều nội dung sẽ ít có khả năng được đọc. Hãy làm theo lời khuyên của Mark Twain: "Viết thì dễ. Tất cả những gì bạn phải làm là gạch bỏ những từ sai."

Bắt đầu với thông tin quan trọng nhất: đề xuất giá trị. Nếu đủ chỗ, hãy thêm một hoặc hai đoạn văn ngắn với các chi tiết theo thứ tự quan trọng. Nếu bạn cần nói thêm, hãy sử dụng liên kết "Đọc thêm". Đôi khi, viết nội dung tin nhắn trước rồi mới viết tiêu đề sẽ dễ hơn.

Sử dụng động từ cụ thể bất cứ khi nào có thể. Động từ cụ thể có ý nghĩa hơn với mọi người so với động từ chung chung. Giúp người dùng nhanh chóng hiểu các tùy chọn khả dụng hoặc hành động cần thiết bằng cách sử dụng các từ cụ thể như "lấy", "cập nhật", "chọn" hoặc "thay đổi". Bạn có thể tránh nhầm lẫn và giảm sự mơ hồ bằng cách loại bỏ các từ có nhiều nghĩa.

Giữ cho nó có ngữ cảnh và tập trung vào nhiệm vụ

Hãy cho mọi người biết những điều họ cần biết. Nội dung phải cung cấp cho người dùng những thông tin cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ hoặc đưa ra quyết định sáng suốt trong UI. Người dùng dựa vào nội dung để định hướng cho các tương tác của họ và mong đợi thông tin rõ ràng, có liên quan đáp ứng nhu cầu của họ. Nội dung không bao giờ được gây nhầm lẫn hoặc thất vọng.

Những miếng nhỏ vừa ăn tạo nên dòng chảy tự nhiên. Tập trung vào người dùng, hành động đã thực hiện hoặc những gì họ có thể mong đợi tiếp theo. Để tránh sự thất vọng và gánh nặng nhận thức, đừng đưa vào những thông tin không liên quan hoặc làm mất tập trung vào nhiệm vụ trước mắt.

Đặt lợi ích lên trước hành động hoặc tính năng. Cách tiếp cận này giúp người dùng tăng khả năng hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng bằng cách giải thích lợi ích trước. Kết quả tích cực nào sẽ xảy ra khi họ hoàn thành hành động? Giải thích lợi ích trước khi yêu cầu họ hành động và tránh yêu cầu họ hành động trước khi giải thích lý do.

Đối với nội dung cấp độ nhiệm vụ, đừng tập trung vào việc khoe khoang thương hiệu công ty theo những cách gây cản trở. Ví dụ, hãy loại bỏ "Dịch vụ đưa đón của Microsoft Connector sẽ thuận tiện đến khuôn viên trường của bạn lúc 2:15 chiều" và thay bằng "Dịch vụ đưa đón sẽ đến lúc 2:15 chiều".

Nói bằng ngôn ngữ đơn giản

Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu đối với đối tượng mục tiêu, tránh sử dụng thuật ngữ chuyên môn hoặc thuật ngữ không cần thiết. Người dùng có thể hiểu nội dung một cách dễ dàng, giảm khả năng nhầm lẫn hoặc hiểu sai, cuối cùng là cải thiện sự tương tác. Duy trì trình độ đọc không cao hơn lớp mười. Duy trì trình độ đọc phù hợp sẽ tăng cường khả năng tiếp cận và tính bao hàm, phục vụ cho nhiều đối tượng người dùng hơn.

Bao gồm các câu có 25 từ hoặc ít hơn. Câu văn phải ngắn gọn và súc tích. Những câu ngắn với đầy đủ thông tin sẽ giúp người đọc dễ hiểu hơn, giúp nội dung dễ đọc và dễ hiểu hơn.

Tránh sử dụng thuật ngữ chuyên ngành và từ viết tắt. Ngay cả hầu hết các kỹ sư phần mềm cũng thích ngôn ngữ đơn giản, không mang tính kỹ thuật. Điều đặc biệt quan trọng là phải tránh sử dụng thuật ngữ chuyên ngành trong thông báo lỗi. Điều quan trọng cần nhớ là nhiều cụm từ thông dụng là thành ngữ và có thể không có nghĩa với mọi người.

Thay thế những từ ngữ quá chuyên môn bằng những từ ngữ đơn giản hơn. Những từ như "cấu hình", "kích hoạt" hoặc "không hợp lệ" không cần thiết phải mang tính kỹ thuật. Hãy giữ mọi thứ đơn giản. Chỉ sử dụng các từ viết tắt mà người dùng của bạn quen thuộc. Viết tắt ở lần đề cập đầu tiên trên mỗi trang và bao gồm tham chiếu trong ngoặc đơn; ví dụ: "lời kêu gọi hành động (CTA)".

Tránh dùng phủ định kép. Phủ định kép làm tăng tải nhận thức. Họ khiến mọi người mất nhiều thời gian hơn để giải mã thông điệp. Tập trung vào những hành động trực tiếp và tích cực.

Sử dụng giọng điệu lịch sự và thân thiện

Hãy lịch sự nhưng đừng quá lấy lòng. Mọi người mong đợi được nhắc nhở và hành động. Sử dụng "làm ơn" trong toàn bộ giao diện người dùng là không cần thiết. Sử dụng những từ như "làm ơn" và "xin lỗi" một cách hạn chế, chỉ dùng cho những nhiệm vụ khó khăn, do lỗi của bạn hoặc có hậu quả nghiêm trọng. Tuy nhiên, sẽ không bao giờ là tốt nếu tỏ ra thô lỗ, tự phụ, kiêu ngạo hoặc hoài nghi trong nội dung UI.

Viết như thể đang nói trực tiếp với người dùng. Sử dụng "bạn" giúp tạo giọng điệu thân thiện bằng cách tập trung vào người dùng và giúp tránh dùng giọng bị động. Bỏ đại từ và động từ trợ động đi kèm, và bắt đầu câu bằng một động từ. Một lần nữa, hãy tập trung vào việc tạo kết nối bằng cách sử dụng "bạn" hoặc "của bạn".

Tránh kết hợp ngôi thứ nhất sở hữu ("Bảng điều khiển của tôi") và ngôi thứ hai để giảm tải nhận thức.

Khi sản phẩm hoặc ứng dụng đề cập đến người dùng, hãy sử dụng "chúng tôi" hoặc tên tổ chức của bạn. Tránh gây nhầm lẫn bằng cách xác định rõ ai đang nói hoặc hành động. Ví dụ, sử dụng "Chúng tôi đã tìm thấy những kết quả này" thay vì "Tôi đã tìm thấy những kết quả này". Sử dụng "chúng tôi" có thể khiến giao diện người dùng trở nên gần gũi hơn và thể hiện trách nhiệm giải trình đối với các lỗi hệ thống, nhấn mạnh tầm quan trọng của người dùng trong từng bước thực hiện. Tuy nhiên, tránh lạm dụng "chúng tôi" vì nó có thể làm mất tập trung vào nhu cầu của người dùng. Để tập trung vào người dùng, hãy dành "chúng tôi" cho các lỗi hệ thống, cập nhật trạng thái và các vấn đề liên quan đến hệ thống khác.

Sử dụng các từ viết tắt thông dụng như "it's", "you're", "that's" và "don't" để tạo nên giọng điệu thân thiện, không trang trọng. Không bao giờ sử dụng tên công ty của bạn ở dạng sở hữu và tránh sử dụng nó ở dạng rút gọn. Tránh sử dụng các từ viết tắt mơ hồ như "there'd" và "what're". Tránh kết hợp các từ viết tắt và các từ viết hoa trong UI vì điều này sẽ gây ra sự không nhất quán và làm giảm độ tin cậy. Việc sử dụng các từ viết tắt thay cho các từ viết tắt thông thường sẽ tạo ra sự trang trọng không cần thiết.

Duy trì sự nhất quán về phong cách

Sử dụng một từ hoặc cụm từ một cách nhất quán để chỉ một hành động cụ thể trong suốt trải nghiệm. Ví dụ, nếu bạn gọi quy trình đảm bảo đặt chỗ là "đặt chỗ" ở một khu vực nào đó của giao diện, thì đừng gọi là "lên kế hoạch" hoặc "lên lịch" ở những nơi khác. Để giúp thúc đẩy tính nhất quán, hãy kiểm tra cách sử dụng từ ngữ trong toàn tổ chức của bạn. Tạo danh sách các điều khoản đã thống nhất cho hướng dẫn về phong cách mà nhóm của bạn có thể tham khảo.

Sử dụng chữ viết hoa thích hợp. Ví dụ, hãy đồng ý sử dụng cách viết hoa câu trong toàn bộ UI, chỉ viết hoa từ đầu tiên trong câu, với danh từ riêng - tên người, địa điểm và một số sản phẩm - luôn được viết hoa. Đối với các tiêu đề phụ, nút và siêu liên kết, hãy sử dụng cách viết hoa câu mà không cần dấu câu. Khi còn nghi ngờ, đừng viết hoa. Sử dụng chữ hoa đầu cho chức danh vị trí (Giám đốc tài chính), tên tổ chức hoặc phòng ban (Nhân sự), sản phẩm hoặc chương trình có thương hiệu và tên người và địa điểm. Không nên viết hoa toàn bộ trong bất kỳ trường hợp nào. Nếu bạn cần nhấn mạnh văn bản, hãy cân nhắc sử dụng các kiểu chữ khác nhau như kích thước, độ đậm phông chữ hoặc màu sắc thay vì chỉ viết hoa.

Ưu tiên cấu trúc câu đúng

Phản ứng và cảm nhận của mọi người về đơn xin việc của bạn phụ thuộc một phần vào chất lượng bài viết và giọng điệu cũng như ngữ điệu mà bạn giao tiếp. Nhìn chung, khi viết, có bốn loại câu hoặc cấu trúc câu. Thông thường, nội dung UI sử dụng ba trong bốn loại, tùy thuộc vào mục đích của nội dung và bản chất của sản phẩm.

• Sử dụng thường xuyên các câu lệnh mang tính chất tuyên bố . Mô tả các tính năng của một thành phần là một ví dụ về trường hợp bạn có thể sử dụng câu lệnh khai báo.
• Sử dụng câu mệnh lệnh một cách thoải mái. Đây là những lời nhắc và lệnh, chẳng hạn như yêu cầu người dùng xem xét các thay đổi rồi gửi.
• Hãy thận trọng với các câu hỏi . Đây là những câu hỏi. Chúng được chấp nhận trong luồng sản phẩm khi người dùng phải đưa ra lựa chọn. Họ có thể giúp tìm ra giải pháp hoặc làm rõ nhu cầu của người dùng.
• Sử dụng câu cảm thán một cách hạn chế, vì tác động tích cực của chúng sẽ giảm đi nếu sử dụng quá nhiều.

Biết khi nào nên sử dụng giọng chủ động

Trong câu chủ động, chủ ngữ thực hiện hành động của câu; ví dụ: "Nhập một vài chữ cái." Trong câu bị động, chủ ngữ nhận hành động; ví dụ: "Nên nhập một vài chữ cái."

Câu bị động che khuất hoặc bỏ qua tác nhân, làm cho câu kém trực tiếp và đôi khi mơ hồ. Nó thiếu sự rõ ràng và thẩm quyền.

Bảng sau minh họa dạng câu chủ động và câu bị động.

Hiện hoạt	Bị động
"Nhấp vào nút 'Gửi' để lưu thay đổi của bạn."	"Những thay đổi của bạn sẽ được lưu khi bạn nhấp vào nút 'Gửi'."
"Nhập địa chỉ email của bạn để nhận thông tin cập nhật."	"Thông tin cập nhật sẽ được nhận sau khi nhập địa chỉ email."
"Chọn ngôn ngữ bạn muốn từ menu thả xuống."	"Có thể chọn ngôn ngữ ưa thích từ menu thả xuống."
"Điền thông tin liên lạc của bạn vào mẫu."	"Mẫu đơn phải được điền đầy đủ thông tin liên lạc."
"Xem lại các điều khoản và điều kiện trước khi tiếp tục."	"Các điều khoản và điều kiện cần được xem xét trước khi tiến hành."
"Nhấp vào hình ảnh để xem ở kích thước đầy đủ."	"Bạn có thể xem hình ảnh ở kích thước đầy đủ bằng cách nhấp vào hình ảnh."

Trong mỗi ví dụ này, câu chủ động cung cấp hướng dẫn rõ ràng cho người dùng (chủ ngữ) bằng cách chỉ rõ hành động họ cần thực hiện. Sự rõ ràng này giúp người dùng hiểu những gì họ cần làm hiệu quả hơn vì nó đưa ra định hướng tốt hơn. Trong các ví dụ bị động, không có tác nhân nào được chỉ ra, do đó không rõ ai sẽ thực hiện hành động đối với chủ thể. Người dùng cần phải biết khi nào họ cần phải hành động.

Có thể sử dụng ngữ bị động để làm dịu thông điệp hoặc tránh quá trực tiếp, chẳng hạn như khi xảy ra lỗi; ví dụ, khi trọng tâm là truyền đạt thông tin về những gì đã xảy ra thay vì đổ lỗi hoặc trách nhiệm, hãy sử dụng ngữ bị động. Chúng tôi thấy thất bại thật đáng thất vọng bất kể lỗi thuộc về ai. Không bao giờ ám chỉ hoặc cáo buộc người dùng.

Bảng sau minh họa ngữ chủ động và ngữ bị động trong thông báo lỗi.

Hiện hoạt	Bị động
"Bạn đã nhập sai mật khẩu."	"Mật khẩu đã được nhập không đúng."
"Chúng tôi không tìm thấy tập tin."	"Không tìm thấy tập tin."
"Bạn đã gửi biểu mẫu."	"Biểu mẫu đã được gửi đi."
"Chúng tôi đã gặp lỗi khi xử lý yêu cầu của bạn."	"Đã xảy ra lỗi khi xử lý yêu cầu của bạn."
"Chúng tôi đã lưu lại những thay đổi."	"Những thay đổi đã được lưu."

Để có thông lệ và tiêu chuẩn tốt nhất, hãy dựa vào ngữ pháp chủ động. Tuy nhiên, đối với các hướng dẫn chung (đặc biệt là khi đề xuất những điều cần tránh hoặc thông báo lỗi), hãy sử dụng ngữ bị động.

Hãy lưu ý đến nội dung cần thiết cho công nghệ hỗ trợ

Khả năng truy cập bao gồm việc đảm bảo rằng nội dung có thể nhận biết, vận hành và hiểu được bởi tất cả người dùng, bao gồm cả người khuyết tật. Các tính năng như văn bản thay thế mô tả hoặc văn bản alt cho hình ảnh đảm bảo rằng người dùng phụ thuộc vào công nghệ hỗ trợ có thể truy cập và dễ dàng hiểu được nội dung UI. Trong khi văn bản thay thế thường được sử dụng với hình ảnh để cung cấp mô tả văn bản cho trình đọc màn hình, nó cũng có thể được sử dụng cho các thành phần không phải văn bản trên trang web, chẳng hạn như video, tệp âm thanh, biểu đồ, đồ thị và các thành phần tương tác như nút hoặc biểu tượng.

Khi viết văn bản thay thế, hãy cung cấp văn bản ngắn gọn và mô tả truyền tải mục đích và nội dung của hình ảnh. Tiêu đề phải rõ ràng, cung cấp nhiều thông tin và phù hợp với bối cảnh của hình ảnh. Tránh sử dụng ngôn ngữ quá chuyên môn hoặc các chi tiết không cần thiết. Tập trung vào việc truyền tải thông tin cần thiết, chẳng hạn như các đối tượng chính, hành động hoặc yếu tố trực quan, đồng thời tránh diễn giải hình ảnh theo hướng chủ quan. Viết ngắn gọn để đảm bảo trình đọc màn hình có thể đọc được một cách hiệu quả. Hãy nhớ rằng khuyến nghị tiêu chuẩn về độ dài tối đa của văn bản thay thế là khoảng 125 ký tự. Viết với giọng điệu trung tính và đảm bảo nội dung đúng ngữ pháp.

Viết cho độc giả quốc tế

Khi viết nội dung cho một ứng dụng được sử dụng trên toàn thế giới, hãy cân nhắc đến sự đa dạng và nhạy cảm về văn hóa để đảm bảo tính bao hàm và phù hợp cho người dùng từ các nền tảng khác nhau. Sử dụng ngôn ngữ trung lập về mặt văn hóa để khán giả toàn cầu có thể dễ dàng hiểu được. Tránh sử dụng thành ngữ, tiếng lóng hoặc ám chỉ đến nền văn hóa cụ thể. Bằng cách này, bạn sẽ không vô tình loại trừ hoặc xúc phạm người dùng đến từ các khu vực hoặc nền tảng ngôn ngữ khác nhau. Cung cấp phiên bản giao diện được bản địa hóa với bản dịch phù hợp với ngôn ngữ và phương ngữ của từng đối tượng mục tiêu để tăng cường sự tương tác và hiểu biết của người dùng.

Hiểu các chuẩn mực, giá trị và sở thích văn hóa khi thiết kế nội dung cho đối tượng khán giả quốc tế. Mỗi nền văn hóa có phong cách giao tiếp, nghi thức và chuẩn mực xã hội riêng biệt ảnh hưởng đến hành vi và kỳ vọng của người dùng. Để tạo ra giao diện phù hợp với người dùng, cần phải cân nhắc các yếu tố như biểu tượng màu sắc, biểu tượng và định dạng trình bày nội dung cụ thể cho từng nền văn hóa. Chọn các yếu tố trực quan như biểu tượng và hình ảnh có ý nghĩa đối với người dùng trong nhiều bối cảnh văn hóa khác nhau. Trong khi một số biểu tượng có thể mang ý nghĩa phổ quát thì một số biểu tượng khác có thể có cách diễn giải khác nhau đáng kể tùy thuộc vào chuẩn mực văn hóa và tín ngưỡng. Hợp tác với các chuyên gia địa phương hoặc tiến hành thử nghiệm người dùng trong quá trình thiết kế và bản địa hóa có thể cung cấp những hiểu biết có giá trị và đảm bảo rằng giao diện phản ánh sắc thái văn hóa và sở thích của đối tượng mục tiêu.

Danh sách kiểm tra tối ưu hóa trải nghiệm

Danh sách kiểm tra tối ưu hóa trải nghiệm