在 Bookings 中定義您的服務供應專案

當您在Microsoft Bookings中定義服務供應專案時，您可以設定服務名稱、描述、位置 (選擇您要親自開會，還是要有線上會議) 、持續時間、客戶和員工的預設提醒、服務的內部注意事項，以及定價。 您也可以標記符合提供服務資格的員工。 然後，當客戶到您的商務網站預約約會時，他們可以確切查看有哪些類型的約會可用、選擇他們想要提供服務的人員，以及其服務的成本。

您也可以將自訂資訊和 URL 新增至電子郵件確認，以及當有人透過您的預約頁面預約服務時所傳送的提醒。

觀看：建立新服務

步驟

以下是新增服務的步驟。

注意事項

對商務相關設定所做的變更，例如啟用或停用 OTP) (一次性密碼，或傳送會議邀請，最多可能需要 10 分鐘的時間才能套用。

1. 在 Microsoft 365 中，選取 [應用程式啟動器]，然後選取 [ Bookings]。

2. 移至您的行事曆>服務，然後選取[新增服務]。

   服務數目應限制為 50 個。

3. 在 [ 基本詳細資料 ] 頁面上，新增您的選取專案。

   服務名稱：輸入服務的名稱。 這是會出現在 [行事曆] 頁面下拉式功能表中的名稱。 當任何人在 [行事曆] 頁面上手動新增約會時，也會出現此名稱，而且它會顯示為自助頁面上的磚。

   描述：當使用者選取自助頁面上的資訊圖示時，您輸入的描述會顯示。

   預設位置：此位置會顯示在員工和客戶的確認和提醒電子郵件上，而且會顯示在為預約建立的行事曆事件上。

   新增線上會議：此設定會根據您設定為員工成員預設用戶端的會議，透過 Teams 或 Skype 啟用或停用每個約會的線上會議。

   • 啟用：

     • Teams 或 Skype 會議的連結是預約的唯一連結，將會新增至員工和客戶行事曆上的行事曆活動，以及撥入資訊。

     • 加入會議的連結將會新增至所有確認和提醒電子郵件，如下列範例所示：

       

       注意事項

       Teams 會議可以透過 Teams 行動應用程式、Teams 桌面應用程式、網頁瀏覽器或透過電話撥入來加入。 強烈建議您啟用 Teams 作為租使用者的預設線上會議服務，以獲得最佳的虛擬約會預約體驗。

   • 禁用：

     • 約會不會包含會議選項，而且不會顯示啟用 新增線上會議 時出現的所有會議相關欄位。

   持續時間：這是所有會議的預約時間長度。 時間會從開始時間開始封鎖，這是在預約期間選取的。 員工行事曆上的完整約會時間將會遭到封鎖。

   緩衝時間：啟用此設定可讓您在每次預約約會時，將額外的時間新增至員工的行事曆。

   員工行事曆上的時間將會被封鎖，並影響空閒/忙碌資訊。 這表示，如果約會在下午 3：00 結束，且會議結束時已新增 10 分鐘的緩衝時間，則員工的行事曆會顯示為忙碌且無法預約，直到下午 3：10。 如果您的員工需要一些時間才能準備會議，例如醫生檢閱病患圖表，或是財務顧問準備相關帳戶資訊，這會很有用。 它在會議之後也很有用，例如當有人需要時間前往另一個位置時。

   未設定價格：選取將顯示在 [Self-Service] 頁面上的價格選項。 如果 選取 [未設定價格 ]，則不會顯示成本或定價的價格或參考。

   附注：此欄位會出現在預約員工的預約事件中，以及出現在 Bookings Web 應用程式中 [行事曆] 索引標籤的事件上。

   每個活動的出席者數目上限：此設定可讓您建立服務，讓多人能夠預約相同的約會時間，以及相同的員工 (，例如健身課程) 。 在達到您指定的出席者人數上限之前，可以預約所選服務、員工和時間的約會時段。 您可以在 Bookings Web 應用程式的 [行事曆] 索引標籤中檢視目前的約會容量和出席者。 我們將此稱為 1：N 預約服務。

   

   讓客戶管理其預約：此設定會決定客戶是否可以修改或取消其預約，前提是已透過 Bookings Web 應用程式上的 [行事曆] 索引標籤來預約。

   • 啟用：

     [ 管理預約] 按鈕會出現在客戶確認電子郵件上。 當客戶選取此按鈕時，會出現三個選項：

     • 安排 選取此選項會將使用者帶至服務特定的 Self-Service 頁面，他們可以在其中選取相同服務的新時間和/或日期，以及原始預約中的相同員工成員。 請注意，即使原始員工成員預設附加至重新排程的預約，使用者也可以選擇變更員工成員。

     • 取消預約 這會取消預約，並將它從員工的行事曆中移除。

     • 新增預約 此選項會將使用者帶至 Self-Service 頁面，其中列出所有服務和員工，以排程新的預約。

       

       只有在您熟悉存取 Self-Service 頁面的客戶時，才建議您將此設定保持啟用。

   • 禁用：

     當使用者透過 Bookings Web 應用程式的 [行事曆] 索引標籤預約時，將無法重新排程或取消預約。 不過，透過 Self-Service 頁面預約時，即使停用此設定，客戶仍會有 [ 管理預約 ] 按鈕及其所有選項。

     如果您想要限制存取 Self-Service 頁面，建議您停用此設定。 此外，我們建議您在確認和提醒電子郵件中新增文字，以告知客戶如何透過其他方式變更其預約，例如呼叫辦公室或透過電子郵件傳送技術支援中心。

4. 在 [ 可用性選項] 頁面上，您可以看到您已從 [預約] 頁面 中選取的選項，以取得您員工的排程原則和可用性。 如需詳細資訊， 請參閱設定排程原則。

5. 在已改良的 [ 指派員工 ] 頁面上，您可以順暢地從服務指派和移除指派的員工成員。 此頁面上已新增兩個控制項：

   • 單一員工 選取此選項時，會以單一員工成員排程預約。
   • 多位員工 此功能可讓您建立具有多個員工成員的服務。 預約會與服務的所有指派員工一起排程。 您可以將此服務稱為 N：1 預約服務。

   注意事項

   針對多個員工，您只能在所有指派的員工成員都可參加時建立預約。

6. 每次預約特定約會時，收集所需的資訊時，自訂欄位會很有用。 範例包括臨床造訪前的保險提供者、貸款申請貸款類型、學術諮詢的主要研究，或候選面試的申請者識別碼。 當您的客戶與您和您的員工預約約會時，這些欄位會出現在 [預約] 頁面上。

   客戶電子郵件、電話號碼、位址和附注是不可移動的欄位，但您可以取消選取每個欄位旁的 [ 必要 ]，使其成為選擇性欄位。

7. 在 [ 通知] 頁面上，您可以傳送簡訊、設定提醒，以及傳送通知。

   注意事項

   Bookings 中的簡訊通知需要Teams 進階版授權。

   為客戶啟用簡訊通知 如果選取，系統會將簡訊傳送給客戶，但前提是他們加入宣告。

   提醒和通知會 在約會前的指定時間傳送給客戶、員工或兩者。 您可以根據您的喜好設定，為每個約會建立多個訊息。

   

   您可以在此包含您想要的任何額外文字，例如重新排程的相關資訊，或客戶應該為約會帶什麼。 以下是新增至原始確認電子郵件的自訂文字範例，如Email確認] 欄位的其他資訊所示：

   

   手動預約和 Self-Service 頁面上加入宣告方塊：

   

   簡訊通知看起來會像下列 (請注意，SMS 通知目前僅適用于北美洲) ：

   

8. 還有兩個控制項可用來簡化您的服務建立旅程：

   • 預設排程選項 預設為開啟。 如果您想要自訂客戶如何預約特定員工成員，請關閉切換。
   • 發佈選項 選擇是否要讓此服務在 [Self-Service] 頁面上顯示為可預訂，或是讓服務只能在 Bookings Web 應用程式的 [行事曆] 索引標籤上預訂。