如何找出位於 Exchange Online 信箱的保留類型

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本文說明如何識別 Microsoft Purview 和 Microsoft 365 中 Exchange Online 信箱上的保留。

Microsoft Purview 提供數種方式，讓您的組織防止永久刪除信箱內容。 這可讓您的組織保留內容以符合合規性法規，或在法律和其他類型的調查期間保留內容。 以下是保留功能的清單， (在 Microsoft Purview 和 Microsoft 365 中也稱為 保留) ：

  • 訴訟保留：套用至 Exchange Online 中使用者信箱的保留。

  • 電子檔探索保留：與 Microsoft Purview 合規性入口網站 中 Microsoft Purview 電子文件探索 (標準) 案例相關聯的保留。 eDiscovery 保留可以套用至使用者信箱，以及適用於 Microsoft 365 群組 和 Microsoft Teams 的對應信箱。

  • 就地保留：使用 Exchange Online 中 Exchange 系統管理中心的 In-Place eDiscovery & Hold 工具套用至使用者信箱的保留。

    注意事項

    In-Place 保留已淘汰，您無法再建立 In-Place 保留或將其套用至信箱。 不過，In-Place 保留可能仍會套用至您組織中的信箱，這也是為什麼會包含在本文中的原因。 如需詳細資訊，請參閱 淘汰舊版電子檔探索工具。

  • Microsoft Purview 保留原則：可以設定為保留 (或保留，然後在 Exchange Online 的使用者信箱中，以及 Microsoft 365 群組 和 Microsoft Teams 的對應信箱中刪除) 內容。 您也可以建立保留原則來保留儲存在使用者信箱中的 商務用 Skype 交談。

    有兩種類型的 Microsoft Purview 保留原則可以指派給信箱。

    • 特定位置保留原則： 這些是指派給特定用戶內容位置的原則。 您可以在 PowerShell Exchange Online 中使用 Get-Mailbox Cmdlet 來取得指派給特定信箱之保留原則的相關信息。 如需這種保留原則類型的詳細資訊，請參閱保留原則檔中 具有特定包含或排除 專案的原則一節。
    • 全組織的保留原則： 這些是指派給組織中所有內容位置的原則。 您可以在 powerShell Exchange Online 中使用 Get-OrganizationConfig Cmdlet 來取得全組織保留原則的相關信息。 如需這種保留原則類型的詳細資訊，請參閱保留原則檔中 適用於整個位置 的原則一節。

  • Microsoft Purview 保留標籤： 如果使用者套用 Microsoft Purview 保留標籤 (設定為保留內容或保留內容，然後刪除其信箱中 任何 資料夾或專案) 的內容，則會將保留放在信箱上，就像信箱被置於訴訟保留或指派給 Microsoft Purview 保留原則一樣。 如需詳細資訊，請參閱本文中的識別保留信 箱，因為已將保留標籤套用至資料夾或專案一 節。

若要管理保留信箱，您可能必須識別放置在信箱上的保留類型，以便執行變更保留期間、暫時或永久移除保留，或從 Microsoft Purview 保留原則排除信箱等工作。 在這些情況下，第一個步驟是識別放在信箱上的保留類型。 此外，因為多個保留 (和不同類型的保留) 可以放在單一信箱上，所以如果您想要移除或變更保留，就必須識別信箱上放置的所有保留。

提示

如果您不是 E5 客戶，請使用 90 天的 Microsoft Purview 解決方案試用版來探索其他 Purview 功能如何協助貴組織管理數據安全性與合規性需求。 立即從 Microsoft Purview 合規性入口網站 試用中樞開始。 瞭解 有關註冊和試用版條款的詳細數據。

步驟 1：取得放置在信箱上的保留 GUID

您可以在 Exchange Online PowerShell 中執行下列兩個 Cmdlet，以取得放置在信箱上的保留 GUID。 取得 GUID 之後，您可以使用它來識別步驟 2 中的特定保留。 訴訟保留不是由 GUID 識別。 信箱的訴訟保留已啟用或停用。

  • Get-Mailbox： 使用此 Cmdlet 來判斷是否已針對信箱啟用訴訟保留，以及取得指派給信箱之電子檔探索保留、In-Place 保留和 Microsoft Purview 保留原則的 GUID。 此 Cmdlet 的輸出也會指出信箱是否已明確地從整個組織的保留原則中排除。
  • Get-OrganizationConfig： 使用此 Cmdlet 取得整個組織保留原則的 GUID。

若要連線至 Exchange Online PowerShell，請參閱連線至 Exchange Online PowerShell。

Get-Mailbox

執行下列命令，以取得套用至信箱之保留和 Microsoft Purview 保留原則的相關信息。

Get-Mailbox <username> | FL LitigationHoldEnabled,InPlaceHolds

提示

如果 InPlaceHolds 屬性中有太多值，而且不會顯示所有值，您可以執行 Get-Mailbox <username> | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds 命令，在個別行上顯示每個 GUID。

下表描述當您執行 Get-Mailbox Cmdlet 時，如何根據 InPlaceHolds 屬性中的值來識別不同類型的保留。

保留類型 範例值 如何識別保留
訴訟暫止 True 當 LitigationHoldEnabled 屬性設定 True為 時，信箱就會啟用訴訟保留。
電子文件探索保留 UniH7d895d48-7e23-4a8d-8346-533c3beac15d InPlaceHolds 屬性包含與合規性入口網站中電子檔探索案例相關聯之任何保留的 GUID。 您可以判斷這是電子檔探索保留，因為 GUID 的開頭是 UniH 前置詞 (表示統一保留) 。
原有範圍暫止 c0ba3ce811b6432a8751430937152491
或
cld9c0a984ca74b457fbe4504bf7d3e00de		 InPlaceHolds 屬性包含放在信箱上之 In-Place 保留的 GUID。 您可以判斷這是 In-Place 保留，因為 GUID 不是以前置詞開頭，就是開頭是 cld 前置詞。
套用至信箱的 Microsoft Purview 保留原則 mbxcdbbb86ce60342489bff371876e7f224:1
或
skp127d7cf1076947929bf136b7a2a8c36f:3		 InPlaceHolds 屬性包含套用至信箱之任何特定位置保留原則的 GUID。 您可以識別保留原則，因為 GUID 開頭為 mbx 或 skp 前置詞。 前skp置詞表示保留原則會套用至使用者信箱中的 商務用 Skype 交談。
從整個組織的 Microsoft Purview 保留原則排除 -mbxe9b52bf7ab3b46a286308ecb29624696 如果信箱從整個組織的 Microsoft Purview 保留原則中排除，則會在 InPlaceHolds 屬性中顯示該信箱所排除之保留原則的 GUID，並由 -mbx 前置詞識別。

Get-OrganizationConfig

如果您在執行 Get-Mailbox Cmdlet 時 InPlaceHolds 屬性是空的，則信箱可能仍會套用一或多個全組織的 Microsoft Purview 保留原則。 在 Exchange Online PowerShell 中執行下列命令，以取得整個組織 Microsoft Purview 保留原則的 GUID 清單。

Get-OrganizationConfig | FL InPlaceHolds

提示

如果 InPlaceHolds 屬性中有太多值，而且不會顯示所有值，您可以執行 Get-OrganizationConfig | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds 命令，在個別行上顯示每個 GUID。

下表描述整個組織保留的不同類型，以及當您執行 Get-OrganizationConfig Cmdlet 時，如何根據 InPlaceHolds 屬性中包含的 GUID 來識別每個類型。

保留類型 範例值 描述
套用至 Exchange 信箱、Exchange 公用資料夾和 Teams 聊天的 Microsoft Purview 保留原則 mbx7cfb30345d454ac0a989ab3041051209:2 套用至 Microsoft Teams 中 Exchange 信箱、Exchange 公用資料夾和 1xN 聊天的全組織保留原則，是由開頭為前置詞的 mbx GUID 所識別。 注意 1xN 聊天會儲存在個別聊天參與者的信箱中。
套用至 Microsoft 365 群組 和 Teams 頻道訊息的 Microsoft Purview 保留原則 grp1a0a132ee8944501a4bb6a452ec31171:3 套用至 Microsoft 365 群組的全組織保留原則和 Microsoft Teams 中的通道訊息是由開頭為前置詞的 grp GUID 所識別。 注意頻道訊息會儲存在與 Microsoft 小組相關聯的群組信箱中。

如需套用至 Microsoft Teams 之保留原則的詳細資訊，請參閱 瞭解 Microsoft Teams 的保留原則。

瞭解保留原則的 InPlaceHolds 值格式

除了將 InPlaceHolds 屬性中的項目識別為 Microsoft Purview 保留原則的前置詞 (mbx、skp 或 grp) ，此值也包含後綴，可識別為原則設定的保留動作類型。 例如，在下列範例中，動作後綴會以粗體類型反白顯示：

skp127d7cf1076947929bf136b7a2a8c36f:1

mbx7cfb30345d454ac0a989ab3041051209:2

grp1a0a132ee8944501a4bb6a452ec31171:3

下表定義三個可能的保留動作：

值 描述
1 表示保留原則已設定為刪除專案。 原則不會保留專案。
2 表示保留原則已設定為保留專案。 原則不會在保留期間到期后刪除專案。
3 表示保留原則已設定為保留專案，然後在保留期間到期后將其刪除。

注意事項

因為保留標籤原則會發佈或自動套用套用套用專案層級動作的標籤，所以它們一律會在信箱的 InPlaceHolds 屬性內顯示 1 的動作值。

若要識別保留是否已套用至信箱內的資料夾或專案，請參閱 識別保留信箱，因為保留標籤已套用至資料夾或專案。

如需保留動作的詳細資訊，請參閱 保留特定期間的內容一 節。

步驟 2：使用 GUID 識別保留

取得套用至信箱之保留的 GUID 之後，下一個步驟是使用該 GUID 來識別保留。 下列各節示範如何使用保留 GUID 來識別保留 (的名稱，以及) 的其他資訊。

電子文件探索保留

在 安全性 & 合規性 PowerShell 中執行下列命令，以識別套用至信箱的電子檔探索保留。 使用 GUID (不包含您在步驟 1 中識別之電子檔探索保留的 UniH 前置詞) 。

若要連線到安全性 & 合規性 PowerShell，請參閱 連線到安全性 & 合規性 PowerShell。

第一個命令會建立包含保留資訊的變數。 此變數會用於其他命令中。 第二個命令會顯示與保留相關聯之電子檔探索案例的名稱。 第三個命令會顯示保留的名稱，以及套用保留的信箱清單。

$CaseHold = Get-CaseHoldPolicy <hold GUID without prefix>

Get-ComplianceCase $CaseHold.CaseId | FL Name

$CaseHold | FL Name,ExchangeLocation

In-Place 保留

在 Exchange Online PowerShell 中執行下列命令，以識別套用至信箱的 In-Place 保留。 針對您在步驟 1 中識別的 In-Place 保留使用 GUID。 命令會顯示保留的名稱，以及保留套用的信箱清單。

Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <hold GUID> | FL Name,SourceMailboxes

如果 In-Place 保留的 GUID 是以 cld 前置詞開頭，請務必在執行上一個命令時包含前置詞。

重要事項

隨著我們繼續以不同方式投資來保留信箱內容，我們宣佈在 Exchange 系統管理中心 (EAC) 中淘汰 In-Place 保留。 從 2020 年 7 月 1 日開始，您將無法在 Exchange Online 中建立新的 In-Place 保留。 但您仍然可以在 EAC 中管理 In-Place 保留，或使用 Exchange Online PowerShell 中的 Set-MailboxSearch Cmdlet 來管理。 不過，從 2020 年 10 月 1 日開始，您將無法管理 In-Place 保留。 您只會在 EAC 中或使用 Remove-MailboxSearch Cmdlet 來移除它們。 如需淘汰 In-Place 保留的詳細資訊，請參閱 淘汰舊版電子檔探索工具。

Microsoft Purview 保留原則

聯機到安全性 & 合規性 PowerShell ，然後執行下列命令，將 Microsoft Purview 保留原則識別 (套用至信箱的全組織或特定位置) 。 使用 GUID (不包括您在步驟 1 中識別的 mbx、skp 或 grp 前置詞或動作後綴) 。

Get-RetentionCompliancePolicy <hold GUID without prefix or suffix> -DistributionDetail  | FL Name,*Location

識別保留信箱，因為已將保留標籤套用至資料夾或專案

每當使用者套用設定為 保留或保留 的保留標籤， 然後將內容刪除 至其信箱中的任何資料夾或專案時， ComplianceTagHoldApplied 信箱屬性就會設定為 True。 發生這種情況時，信箱的處理方式與保留信箱類似，例如指派給 Microsoft Purview 保留原則或置於訴訟保留時，但有些注意事項。 當 ComplianceTagHoldApplied 屬性設定為 True 時，會發生下列情況：

  • 如果信箱或使用者的 Microsoft 365 帳戶遭到刪除，信箱就會變成 非作用中的信箱。
  • 如果信箱已啟用，則無法 (主要信箱或封存信箱) 停用信箱。
  • 已從信箱中刪除的專案會遵循兩個路徑的其中一個，視其是否已加上標籤而定：
    • 當 信箱沒有保留時，未標記的專案會遵循已刪除專案的相同路徑。 永久刪除這些專案所需的時間取決於 已刪除的專案保留 設定，以及是否啟用信箱的 單一專案復 原。
    • 如果套用 Microsoft Purview 保留原則，但保留在個別專案層級，卷標的專案會以相同的方式保留在 可復原的項目資料夾 中。 如果多個專案具有設定為 保留或保留 的不同標籤，然後以不同間隔 刪除 內容，則會根據套用標籤的組態來保留每個專案。
  • 其他保留，例如 Microsoft Purview 保留原則、電子檔探索保留或訴訟保留，可以根據 保留原則來延長標籤專案保留的時間長度。

若要檢視單一信箱的 ComplianceTagHoldApplied 屬性值，請在 Exchange Online PowerShell 中執行下列命令：

Get-Mailbox <username> | FL ComplianceTagHoldApplied

如需保留標籤的詳細資訊，請參閱 保留標籤。

在延遲保留時管理信箱

從信箱移除任何類型的保留之後，就會套用 延遲保留 。 這表示實際移除保留會延遲 30 天，以防止從信箱中清除) (永久刪除數據。 這可讓系統管理員搜尋或復原移除保留後將清除的信箱專案。 下次受管理的資料夾小幫手處理信箱時，信箱會延遲保留，並偵測到已移除保留。 具體來說，當受管理的資料夾助理員將下列其中一個信箱屬性設定為 True 時，會對信箱套用延遲保留：

  • DelayHoldApplied：此屬性適用於使用 Outlook 和 Outlook 網頁版) 儲存在使用者信箱中之人員所產生的電子郵件相關內容 (。
  • DelayReleaseHoldApplied：此屬性適用於非 Outlook 應用程式所產生的雲端式內容 (，例如 Microsoft Teams、Microsoft Forms，以及儲存在使用者信箱中的 Microsoft Viva Engage) 。 Microsoft 應用程式產生的雲端資料通常會儲存在使用者信箱的隱藏資料夾中。

對信箱設定延遲保留時 (當先前的任一屬性設定為 True)，信箱仍會被視為處於無限期保留，就像信箱處於訴訟資料暫留。 30 天后，延遲保留會到期，而 Microsoft 365 會自動嘗試移除延遲保留 (，方法是將 DelayHoldApplied 或 DelayReleaseHoldApplied 屬性設定為 False) 以便移除保留。 當其中一個屬性設定為 False 之後，下次受控資料夾小幫手處理信箱時，就會清除標示為要移除的對應專案。

注意事項

如果停用信箱的用戶帳戶，受控資料夾小幫手不會處理信箱，而且延遲保留會在 30 天過期之後保留。 如需詳細資訊，請 參閱延遲保留考慮。

若要檢視信箱之 DelayHoldApplied 和 DelayReleaseHoldApplied 屬性的值，請在 Exchange Online PowerShell 中執行下列命令。

Get-Mailbox <username> | FL *HoldApplied*

若要在延遲保留到期之前移除，您可以執行一個 (或兩者) Exchange Online PowerShell 中的下列命令，視您要變更的屬性而定：

Set-Mailbox <username> -RemoveDelayHoldApplied

或

Set-Mailbox <username> -RemoveDelayReleaseHoldApplied

您必須獲指派 Exchange Online 中的法律保留角色，才能使用 RemoveDelayHoldApplied 或 RemoveDelayReleaseHoldApplied 參數。

若要移除非使用中信箱的延遲保留，請在 Exchange Online PowerShell 中執行下列其中一個命令：

Set-Mailbox <DN or Exchange GUID> -InactiveMailbox -RemoveDelayHoldApplied

或

Set-Mailbox <DN or Exchange GUID> -InactiveMailbox -RemoveDelayReleaseHoldApplied

提示

在上一個命令中指定非作用中信箱的最佳方式是使用其辨別名稱或 Exchange GUID 值。 使用其中一個值有助於防止不小心指定錯誤的信箱。

如需使用這些參數來管理延遲保留的詳細資訊，請參閱 Set-Mailbox。

延遲保留考慮

在延遲保留時管理信箱時，請記住下列事項：

  • 如果 DelayHoldApplied 或 DelayReleaseHoldApplied 屬性設定為 True ，且信箱 (或對應的使用者帳戶) 已刪除，信箱就會變成非作用中的信箱。 這是因為如果任一屬性設定為 True，信箱就會被視為保留中，而刪除保留信箱會導致信箱處於非作用中狀態。 若要刪除信箱，而不讓它成為非作用中信箱，您必須將這兩個屬性設定為 False。
  • 如果 DelayHoldApplied 或 DelayReleaseHoldApplied 屬性設定為 True，信箱會被視為保留無限制的保留期間。 不過，這並不表示信箱中 的所有 內容都會保留。 這取決於設定為每個屬性的值。 例如，假設這兩個屬性都設定為 True ，因為會從信箱中移除保留。 然後使用 RemoveDelayReleaseHoldApplied 參數) ，只移除套用至非 Outlook 雲端數據 (的延遲保留。 下次受管理的資料夾小幫手處理信箱時，會清除標示為要移除的非 Outlook 專案。 標示要移除的任何 Outlook 專案都不會被清除，因為 DelayHoldApplied 屬性仍然設定為 True。 反之亦然：如果 DelayHoldApplied 設為 False，DelayReleaseHoldApplied 設定為 True，則只會清除標示為要移除的 Outlook 專案。

如何確認整個組織的保留原則已套用至信箱

將全組織保留原則套用或移除至信箱時，匯出信箱診斷記錄可協助您確定 Exchange Online 已將保留原則套用或移除至信箱。 若要檢視這項資訊，您必須先使用 Exchange Online PowerShell 來驗證一些事項。

取得明確套用至信箱之任何保留原則的 GUID

Get-Mailbox <username> | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds

取得套用至信箱的任何全組織保留原則 GUID

Get-OrganizationConfig | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds

取得 HoldTracking 的信箱診斷

保留追蹤信箱診斷記錄會維護套用至使用者信箱的保留記錄。

$ht = Export-MailboxDiagnosticLogs <username> -ComponentName HoldTracking
$ht.MailboxLog | Convertfrom-Json

檢閱信箱診斷記錄的結果

如果您從上一個步驟收集數據，產生的數據看起來可能會像這樣：

ed : 0001-01-01T00:00:00.0000000藏 : mbx7cfb30345d454ac0a989ab3041051209:1ht : 4Lsd : 2020-03-23T18:24:37.1884606ZOsd : 2020-03-23T18:24:37.1884606Z

使用下表可協助您了解診斷記錄中列出的每個先前值。

值 描述
ed 表示結束日期，也就是停用保留原則的日期。 MinValue 表示原則仍指派給信箱。
藏 指出保留原則的 GUID。 此值會與您針對指派給信箱的明確或全組織保留原則所收集的 GUID 相互關聯。
ht 表示保留類型。 值為 0 、InPlaceHold 為 1 、 ComplianceTagHold 為 2 、DelayReleaseHold 為 3 、 OrganizationRetention 為 4 、CompliancePolicy 為 5 、SubstrateAppPolicy 為 6，SharepointPolicy 為 7 。
Lsd 指出 [上次開始日期]，也就是將保留原則指派給信箱的日期。
Osd 表示原始開始日期，這是 Exchange 第一次記錄保留原則相關信息的日期。

當保留原則不再套用至信箱時，我們會暫時延遲保留使用者，以防止清除內容。 您可以執行 命令來 Set-Mailbox -RemoveDelayHoldApplied 停用延遲保留。

後續步驟

識別套用至信箱的保留之後，您可以執行工作，例如變更保留期間、暫時或永久移除保留，或從 Microsoft Purview 保留原則排除非作用中的信箱。 如需執行保留相關工作的詳細資訊，請參閱下列其中一篇文章：