使用記錄版本設定來更新儲存在 SharePoint 或 OneDrive 中的記錄

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Microsoft 365 安全性與合規性的授權指引。

注意事項

由於法規記錄會封鎖編輯，法規記錄無法使用記錄版本設定。

即使您不是使用法規記錄，您也可以防止租用戶的記錄版本設定。 在 Microsoft Purview 入口網站或 Microsoft Purview 合規性入口網站 中，移至 [記錄管理設定>] [保留標籤>] [設定記錄版本設定]，然後關閉 [啟用記錄版本設定] 的設定。

將文件標示為記錄的功能，以及限制可對記錄執行的動作，是任何記錄管理解決方案的重要目標。 不過，可能也會需要共同作業，讓人員建立後續的版本。

例如，您將銷售合約標示為記錄，但是之後需要使用新的條款來更新合約，並將最新的版本標示為新記錄，同時保留前一份記錄版本。 針對這些類型的案例，SharePoint 和 OneDrive 支援記錄版本設定。 OneNote 筆記本資料夾不支援記錄版本設定。

若要使用記錄版本控制，您首先將文件標示為保留標籤，該標籤會將其項目標示為記錄。 此時，保留標籤旁會顯示名為 [記錄狀態] 的文件內容。 根據標籤預設是否設定為解除鎖定記錄，初始記錄狀態會是 [ 已鎖定 ] 或 [ 已解除鎖定]。

您現在可以執行下列動作：

  • 解除鎖定和鎖定記錄狀態內容，持續編輯並將文件的個別版本保留為記錄。 只有當 [記錄狀態] 內容設為 [鎖定] 時，才會保留記錄的新版本。 這個鎖定和解除鎖定的切換，可降低保留不必要文件版本和複本的風險。

    注意事項

    如果標籤設定為預設解除鎖定記錄，但系統管理員未啟用版本設定，或記錄管理設定禁止，則使用者鎖定檔後將無法解除鎖定文件。

  • 將記錄自動儲存在位於網站內的就地記錄儲存庫中。 SharePoint 和 OneDrive 中的每個網站會在其 [文件保留庫] 中保留內容。 記錄版本會儲存在此文件庫的 [記錄] 資料夾中，作為個別檔案。 如需文件保留庫如何運作的詳細資訊，請參閱保留如何用於 SharePoint 和 OneDrive。

  • 維護包含所有版本的長青文件。 根據預設，每個 SharePoint 和 OneDrive 文件在項目功能表上都會有版本歷程記錄。 在這個版本歷程記錄中，您可以輕鬆查看記錄的版本，並檢視這些文件。

提示

當您將記錄版本設定與具有刪除動作的保留標籤一起使用時，建議您將保留設定的 [開始保留期間的依據:] 設定為 [標籤項目時]。 利用此標籤設定，每個新記錄版本保留期間的開始將會重設，這可確保較舊的版本會在較新版本之前刪除。

如果保留標籤設定為在保留期間結束時進行 處置檢閱 ，則每個版本都會進行自己的處置檢閱。

根據預設，記錄版本設定自動適用於套用了保留標籤 (將項目標記為記錄) 並將該標籤發佈到網站的任何文件。 當使用者透過 [詳細資料] 窗格檢視文件內容時，系統會將 [記錄狀態] 在 [鎖定] 與 [解除鎖定] 之間切換。 檔也可能會顯示掛鎖圖示，以協助識別檔案鎖定的時機。

文件解除鎖定後，任何擁有標準編輯權限的使用者都可以編輯該檔案。 不過，使用者無法刪除檔案，因為它仍是記錄。 編輯完成時，用戶接著可以將 [記錄] 狀態從 [已解除鎖定] 切換為 [已鎖定]，這可防止在此狀態下進一步編輯。

標記為記錄之文件的 [記錄狀態] 內容。

有關記錄鎖定或解除鎖定時允許哪些使用者動作，請參閱比較允許或封鎖哪些動作的限制。

提示

如果您不是 E5 客戶，請使用 90 天的 Microsoft Purview 解決方案試用版來探索其他 Purview 功能如何協助貴組織管理數據安全性與合規性需求。 立即從 Microsoft Purview 合規性入口網站 試用中樞開始。 瞭解 有關註冊和試用版條款的詳細數據。

鎖定和解除鎖定記錄

將會將內容標示為記錄的保留標籤套用至文件之後，具有 [參與] 權限或更低權限等級的任何使用者都可以解除鎖定記錄或鎖定已解除鎖定的記錄。

記錄狀態顯示記錄文件已解鎖。

當記錄解除鎖定時，會發生下列動作:

  1. 如果目前的網站沒有文件保留庫，則會建立一個。

  2. 如果 [文件保留庫] 沒有 [記錄] 資料夾，則會建立一個。

  3. [複製到] 動作會將最新版本的文件複製到 [記錄] 資料夾中。 [複製到] 動作只會包含最新版本，而不包含先前的版本。 此複製的檔現在會被視為檔的記錄版本，且其檔名的格式為：[標題 GUID 版本#]

  4. 在 [記錄] 資料夾中建立的複本會新增到原始文件的版本歷程記錄中，而這個版本則會在 [註解] 欄位中顯示記錄一詞。

  5. 原始文件是可以編輯但無法刪除的新版本。 [文件庫] 欄位 [項目是一筆記錄] 仍然會顯示 [是] 值，因為文件仍是記錄，即使現在可以編輯。

當使用者鎖定記錄後，就不能再次編輯原始檔案。 但是，解鎖記錄的動作會將版本複製到 [文件保留庫] 中的 [記錄] 資料夾中。

記錄版本

每次記錄解鎖時，系統會將最新版本複製到 [文件保留庫]，而該版本的版本歷程記錄的 [註解] 欄位中會包含 [記錄] 一值。

在 [文件保留庫] 中顯示的記錄。

若要查看版本歷程記錄，請選取文件庫中的文件，然後按一下項目功能表中的 [版本歷程記錄]。

搜尋記錄版本設定事件的稽核記錄

鎖定和解鎖記錄的動作會記錄在稽核記錄中。 從 [檔案和頁面活動]，選取 [已將記錄狀態變更為鎖定] 和 [已將記錄狀態變更為未鎖定]。

如需搜尋這些事件的詳細資訊，請參閱 稽核記錄活動。

後續步驟

若需記錄管理支援的其他案例，請參閱 [記錄管理的常見案例]。