調查並補救隱私權風險管理中的警示

  • 文章

Microsoft Priva 隱私權風險管理 可協助您檢視數據過度曝光、數據最小化或數據傳輸原則的重要發現。 系統管理員可以檢閱符合您原則條件之內容 的警示 。 檢閱提醒可讓您識別需要後續處理的案例。 您可以藉由建立 「問題」來執行這項作業，以提供結構化的方式來檢閱內容、指派問題的嚴重性，以及共同修復問題。

如果您的原則已設定為傳送通知給使用者，內容擁有者也可以直接從這些電子郵件或 Teams 採取某些矯正動作。 若要深入瞭解，請參閱 在隱私權風險管理中傳送使用者通知。

檢視目前的警示和問題

若要檢視所有通知的狀態及特定通知的存取詳細數據，請移至 [ 通知] 頁面。 根據您用來存取隱私權風險管理的入口網站，請遵循下列步驟：

管理提醒

若要評估您的使用中警示並指定哪些通知需要後續追蹤，請存取您的 [通知] 頁面。 它提供可篩選的原則所產生的警示清單。 您可以個別檢閱以判斷觸發的情況。

從清單中選取警示名稱以檢視詳細數據，例如符合項目的數量，以及依您原則設定所影響的嚴重性。 在 [ 內容] 索引 標籤底下，您可以檢閱此警示中包含哪些檔案。 此資訊可以針對觸發警示的特定事件、檔案所在的位置，以及涉及哪些類型的個人資料，提供其他深入資訊。 警示的觸發程式是由每個原則的特定條件決定。 例如，如果 Priva 偵測到原則指定部門或區域之間的傳輸，數據傳輸原則可能會觸發通知。

評估清單中的任何警示之後，您可以選取 [ 建立問題 ] 以提示用戶進一步調查和採取行動。 系統會要求您為問題命名，並針對內容新增任何相關批注。 如果警示不需要後續處理，您也可以在這裡關閉通知。

提示

若要修改原則的警示頻率或閾值，請流覽 修改通知。

管理問題

系統管理員在評估原則相符的警示時會建立問題。 若要追蹤並解決所指的疑慮，請移至 [ 問題 ] 頁面。 您可以從這裡檢閱個別問題、調查移轉條件、檢閱數據，並採取必要的步驟來關閉案例。

本頁提供所有依嚴重性排序的開放式問題清單，以協助您排定高、中、低類別以及未指派之案例的優先順序。 選取清單中的任何問題，以檢閱其內容並採取行動加以解決。 您可以在檢閱期間給予未指派的問題嚴重性評等。

檢閱問題詳細數據

問題詳細數據頁面可協助引導您完成解決已識別隱私權風險及處理指定檔案的程式。

問題詳細數據頁面上的索引標籤會提供相關聯警示和內容的相關信息，包括：

  • 概觀：顯示問題的基本資訊。 查看問題的目前狀態，以及下一個建議採取的動作。 您也可以查看內容概觀、相關原則、警示的詳細數據，以及時程表。 時程表會顯示您正在擷取內容的位置。 下載的內容將暫時保留以供檢閱。
  • 通知：與此問題相關聯的詳細通知清單。
  • 內容：可篩選的相關內容項目清單。 如果有人已經在 Priva 中採取動作來管理數據，請選取任何項目來檢視其詳細數據，包括任何已發生的活動及其修復歷程記錄。 您也可以選擇採取新的補救動作。
  • 附註：選取以新增或檢視小組關於此問題的任何附注。
  • 共同作業者：檢視和管理可協助解決此問題之共同作業者的清單。

分享問題

將人員新增為共同作業者，可讓您透過安全的 Microsoft Teams 通道、公司電子郵件，或直接在 Priva 中分享問題頁面的連結，與貴企業的其他成員共享問題。 這些選項可在 [ 共用 ] 按鈕底下使用。 透過 Teams 共用時，系統會要求您從貴組織中可用的團隊中選取、選取特定頻道，並留下有關問題的訊息，該訊息會與指定的頻道共用。

檢閱內容並補救問題

若要檢閱與問題相關聯的內容，請在出現提示時選擇 [ 檢閱內容 ] 動作，或開啟 [ 內容] 索引 標籤。選取清單中的任何檔案以完整檢視。 如果之前曾採取過管理此檔案的步驟，您可以在這裡查看有關檔案、記錄中的任何活動及其補救歷程記錄的詳細數據。 選取 [補救 ] 以採取下列一或多個動作。

  • 通知擁有者：通知內容擁有者有關偵測到的問題。

  • 套用保留標籤：為此專案新增可保留、刪除或保留的標籤，然後在指定時間後刪除標籤。 深入瞭解保留標籤。

  • 套用敏感度標籤：為此專案新增可識別其敏感度的標籤，並選擇性地新增包含視覺標記和加密的保護。 深入瞭解敏感度標籤。

  • 標示為不相符：將搜尋結果識別為誤判，以將內容項目從考慮中移除。

  • 只) 刪除 資料最小化原則的 (：使用此選項可虛刪除數據。 專案會移到 Exchange、SharePoint、OneDrive) (刪除的郵件資料夾或回收站，或是包含復原 (Teams 訊息) 選項的刪除選項。 視服務的設定而定，刪除可以在一段設定的期間內反轉。

  • 僅) 針對數據過度曝光和數據傳輸原則設定私人 (：移除此內容項目的開啟存取權。

每個選項都會提示您在確認您的選擇之前，先留下批注以及內容擁有者所需的任何其他支持資訊。

一旦採取所有補救步驟 (包括您認為可採取的任何動作，以及您在Priva) 中可用的選項，且問題已準備好關閉，請使用 [ 解決 ] 按鈕，並在提交之前新增最終批注。

Microsoft Priva 法律免責聲明