主題中的探索和策劃主題

主題會將資訊組織成 Microsoft 365 環境中的知識。 我們都曾在檔和網站頁面中讀取過不熟悉的詞彙。 我們多次停止花費寶貴時間搜尋詳細資訊的作業。

主題會使用 Microsoft Graph 和 AI 來識別組織中 的主題 。 主題是一個片語或詞彙,對組織具有特定意義,且具有相關資源,可協助人員瞭解其內容,並尋找更多相關資訊。 有許多不同類型的主題可能對您的組織很重要。 一開始,可以識別下列主題類型:

  • 專案
  • 事件
  • 組織
  • 位置
  • 產品
  • 創意成果
  • 研究領域

AI 會識別與主題相關聯的人員和內容,如果探索到足夠的內容,就會成為建議的主題。 它會尋找識別下列屬性,並將其顯示在 主題頁面上

  • 替代名稱和/或縮寫。
  • 主題的簡短描述。
  • 可能熟悉此主題的人員。
  • 與主題相關的檔案、頁面和網站。

屬性是從檔案和頁面中識別,這些檔案和頁面是識別主題之辨識項的一部分。 替代名稱和縮寫是來自這些檔案和頁面。 簡短描述源自這些檔案和頁面,或透過 Wikipedia 從網際網路。 來源檔案、頁面或 Wikipedia 一文會連同建議的屬性一起參考。 人員是根據其作用中的貢獻 (建議的,例如,編輯檔案和頁面) 。 特定人員參與程度的參考會提供識別人員原因的提示。 檔案、頁面和網站的排名取決於它們是否為主題的核心,或是否可以提供主題的概觀或簡介。

並非每個已識別的主題都對您的組織很有用。 它可能尚未識別任何正確的替代名稱、描述、適當的人員或內容。 因此,新增未識別的主題、保留建議的主題和策劃主題的能力,對於改善組織中可探索的主題品質非常重要。

當內容適當時,主題會建議在不同的 Microsoft 365 應用程式上醒目提示或顯示這些主題,例如 SharePoint 新式頁面或Outlook 網頁版。 作者也可以在 SharePoint 頁面上、在聊天訊息中直接參考 Microsoft Teams,以及在撰寫電子郵件時直接參考Outlook 網頁版。 當使用者想要深入瞭解主題時,他們可以選取主題來檢視提供簡短描述 的主題摘要 卡片。 如果想要深入瞭解,他們可以在摘要中選取 [主題詳細 資料] 連結,以開啟詳細的主題頁面。

主題摘要卡片的螢幕擷取畫面。

此外,使用者也可以透過 Microsoft Search 尋找主題。

主題策劃和意見反應

主題歡迎人類參與,以改善主題的品質。 雖然 AI 一開始會識別並建議主題,但手動編輯參與者的內容、手動新增的主題、使用者對於 AI 探索到的屬性和內容的確認,以及主題的實用性意見反應都是不可或缺的。

  • 您組織中的 知識管理員 可以檢閱主題。 知識管理員可以檢閱他們有權查看的主題。 在主題中心的 [ 管理主題 ] 頁面上,他們可以選擇確認 AI 產生的主題 (「建議的主題」) 為有效、拒絕主題以防止內容被檢視為主題、建立 AI 未探索到的主題,或識別可從主題專家的一些編輯獲益的主題,使其更有説明或更精確。 如需詳細資訊,請 參閱主題中心的管理主題

  • 您可以將 建立和編輯主題 許可權指派給任何授權的使用者,讓他們可以變更現有主題或建立新主題。 這可讓瞭解主題的使用者直接更新主題頁面,以進行更正或新增其他資訊。 他們也可以新增 AI 無法識別的新主題。 如果這些手動新增的主題有足夠資訊,且 AI 能夠識別這類主題,AI 的其他建議可能會增強這些手動新增的主題。 人類和 AI 可以一起保持一段時間的知識精確度,而不會讓單一人員擁有此知識。 如需詳細資訊,請 參閱建立新主題編輯主題

  • 即使是只有主題檢視者 (主題檢視) 讀取權限的使用者,也會被要求確認特定主題的實用性。 主題 摘要 卡片上會詢問意見反應問題,以改善主題及其資訊的價值。 AI 建議的品質和實用性相關問題會一次一個地呈現給使用者。 問題包括:

    1. 在 SharePoint 頁面中識別主題是否實用。 如果醒目提示不正確或沒有説明,則有機會移除該醒目提示。 如果有足夠的人指出在特定頁面上未正確識別主題,則最終會移除所有使用者的此醒目提示。

    2. 建議的主題是否對組織有價值。 如果有足夠的人表示建議的主題有價值,則會自動確認主題。 或者,如果建議的主題沒有價值,則會自動拒絕主題。 知識管理員可以在 [ 管理主題 ] 頁面上觀察此活動。

    3. 人員和資源建議是否實用。

    4. 在主題中心首頁上,您可以看到組織中與您有連線的主題。 您可以選擇保留在主題中,或自行移除。 此意見反應會反映給探索此主題的每個人。 如需主題中心首頁的詳細資訊,請參閱 主題中心概觀

即使使用人工編輯,AI 仍會持續尋找有關主題的詳細資訊,並尋找人為驗證。 例如,如果 AI 認為您是應該列為主題專家的人,則會要求您確認這一點。

識別主題類型

識別主題中的主題類型可讓您的組織依主題類型來組織主題。 在建議的主題中,AI 會識別與您主題相關的類型。 編輯或策劃主題時,您也可以新增這些主題類型,以改善主題的資訊和協助工具。 主題中有超過 150 種可辨識的主題類型。

     
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